ERP中的资金管理和内部银行

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1、1 36 目目 录录 ERPERP 中的资金管理和内部银行中的资金管理和内部银行 2 2 一 集成环境下的资金管理 2 会计科目的层次 2 集成中的资金管理 3 二 现金流量表 4 现金流量状态 5 未清项管理 5 实时的现金流量表 6 三 管理会计和部门现金流量表 6 利润中心 7 主合同 7 利润中心和主合同的现金流量表 8 四 内部银行 8 内部资金占用 8 2 36 内部银行 8 资金使用的六层结构 9 内部银行利率 10 内部银行利息计算实例 10 部门利息补贴 11 年终上缴利润 13 固定资产的利息核算 14 五 资金预测 15 资金计划层次 15 预测 15 结语 16 3 3

2、6 ERPERP 中的资金管理和内部银行中的资金管理和内部银行 资金管理资金管理 Treasury 是现代企业管理的一项重要内容 很多问题都和资金管理相关 比如如何降低库存是管理中极为 关键的问题 降低库存的一个主要目的就是盘活资金 为了获 得更多的资金用于企业的发展 向银行贷款几乎是每一个企业 的必经之路 但银行贷款的利息却又使企业的财务费用急剧上 升 即便是股份制企业 可以通过公开市场筹措到大量资金 但是面对资本市场 却仍然存在一个投资回报的问题 如何平 衡自有资金和借贷资金之间的关系 是企业面临的一大课题 企业一方面要保持资金适当的流动性以应付到期的债务 另一 方面又必须有效地降低资金占

3、压成本 Note 在商贸企业中 高效的资金流管理和物流管理构成 了企业的核心竞争力 如果能将每个业务部门乃至每一笔业务的资金占压成本量 4 36 化 那无疑将大大地增强绩效考核和决策的科学性 这种需求 在结构庞大 产品线众多 的企业里往往也会存在 ERP 是现代企业的内部管理平台 除了人们熟知的 MRP 等 管理工具之外 ERP 为企业资金管理领域也提供了丰富的分析 工具 目前国内已经有相当数量的企业开始运用 ERP 进行管理 本文旨在介绍在 ERP 环境下 资金管理的各种概念 工具及其 实现 一一 集成环境下的资金管理集成环境下的资金管理 ERP 的一个重要特点是集成 现代 ERP 系统在功

4、能上涵盖 了企业运作的所有方面 Note 集成集成 Integration 使得在 ERP 平台上工作的人 们用一个声音说话 他们所面对的是一套源头唯一而且勾稽准 确的数据 ERP 中的资金管理就是根植于这种集成环境下的 在我们 详细介绍资金管理所处的集成环境前 首先让我们看一个重要 的资金管理概念 会计科目的层次会计科目的层次 在财务会计中 我们通常会对会计科目进行一定的分类 5 36 比如资产类 负债类 权益类或损益类 但在资金管理中对于 会计科目存在另一种视角 如图一所示 科目被置于三个层次 之上 现金层现金层 包含所有的现金和银行存款等科目 它相当于我国 企业会计准则 现金流量表 本文

5、中略作 现金流量表 中 对于现金和现金等价物 的定义 本文随后的章节将介绍利用 ERP 实时生成 现金流量表 收入支出层收入支出层 包含的科目代表了企业现金流量的起源 比如 产品销售收入代表了现金流入的起源 固定资产 库存商品代 表了现金流出的起源 而长期投资 应交税金的明细科目则分 别代表了现金流入和流出 所有的权益类和损益类科目都应包 含在这一层 这一层对应于 现金流量表 中现金流量的分类 或者说直接反映了 现金流量表 表项一至四 应收应付层应收应付层 虽然称为应收应付层 但它不仅包含应收帐款 和应付帐款 而且还包含预收和预付帐款 其他应收和应付款 应收和应付票据等科目 这一层的科目反映了

6、收入和支出在形 成现金流量之前以短期债权债务存在的临时状态 它对应 现 金流量表 指南 中计算各表项时的调整项 6 36 Note ERP 中的资金管理模块是一个数据接收系统 通过 对财务会计中的科目分层 财务的帐务处理被自动地转换成了 资金管理的语言 下文我们将详细介绍这种转换 完成资金管理并不需要额 现现金金层层 现现金金层层 应应收收应应付付层层 应应收收应应付付层层 收收入入支支出出层层 收收入入支支出出层层 固固定定资资产产 工工资资 库库存存商商品品 原原材材料料 产产品品销销售售收收入入 间间接接费费用用 图1 会计科目的分层 90 60 30 收入和支出 应收和应付 现金和银行

7、存款 销销售售生生产产采采购购 库库存存管管理理 售售前前和和销销售售合合同同 MPS MRP 采采购购请请求求 采采购购合合同同 销销售售发发货货 销销售售开开票票 销销售售收收款款 采采购购收收货货 发发票票校校验验 采采购购付付款款 图2 资金管理在ERP系统中 通通过过系系统统集集成成自自动动记记帐帐 财财务务会会计计和和资资金金管管理理 7 36 外的数据输入工作 这样一方面减少了日常财务工作的负荷 另一方面保证了财务会计和资金管理两个领域信息的一致 在 系统实施过程中 财务会计模块会定义会计科目表 与此同时 资金管理模块需要对所有的科目进行上述的分层 集成中的资金管理集成中的资金管

8、理 科目分层之后 我们看一看资金管理是怎样集成到整个 ERP 中的 如图二所示 在资金管理的上方是 ERP 中业务和物 流 Logistics 的各个模块 销售 生产 采购和库存管理 整 个业务流程很难一言概括 也不是本文的重点 因此我们仅做 简要介绍作为本篇的背景 企业销售人员进行各种售前活动 签定销售合同 ERP 运 行 MPS 和 MRP 生成生产定单和采购申请 分别由生产部门和 采购部门完成 而库存管理部门通过系统集成管理库存 如采 购合同收货 生产定单的收发货和销售发货 采购合同的完成 需经过收货入库和供应商发票校验等步骤 最终系统根据付款 条款生成付款建议 由出纳审核后正式付款 同

9、样的 销售合 同必须经过销售发货和财务部开票等步骤 风险管理部门根据 公司政策进行催款和对帐 最终收到货款 Note ERP 通过整合企业内部流程 规范信息流转 保证 8 36 了各部门的协同工作 在上述流程运转中 有些业务行为需要用会计的语言记录 下来 这时业务和财务的集成体现在 ERP 的自动记帐自动记帐功能上 系统根据业务部门提供的信息在会计模块中自动产生会计分 录并更新帐簿 图二中的黑色箭头就代表了自动记帐 而箭头 指向的圆环表示生成的会计分录根据科目的三个层次又被转换 成了资金管理的语言 例如当库存管理部门针对某张销售合同发货出库时 系统 根据发出的商品 发出商品的库存地等信息自动生

10、成 借 产品 销售成本 贷 库存商品 金额为该批次产品成本的会计分录 由于产品销售成本和库存商品同属资金管理中收入支出层 因 此这笔凭证不会在资金管理中产生影响 又如当财务参照该次发货在系统中生成发票时 系统将自 动生成 借 应收帐款 该客户明细 贷 产品销售收入 贷 应 交税金 的会计分录 由于应收帐款属于应收应付层 而产品 销售收入和应交税金都属于收入支出层 因此这笔业务会对资 金管理产生影响 但此时还没有形成现金流 最后当收到销售货款时财务在系统中输入会计分录 借 银 行存款 贷 应收帐款 该客户明细 银行存款属于现金层 而 9 36 应收帐款属于应收应付层 因此这笔业务也会对资金管理产

11、生 影响 而且已经形成了现金流 从上述三个例子中 我们可以看到系统判断一笔分录是否 对资金管理产生影响取决于该笔分录的各行是否跨越了不同的 会计科目层次 我们将在下节的资金管理状态 中详细解释 Note 总之 通过 业务 会计 资金管理 的信息 流转 ERP 中的资金管理吸收了来自企业各个方向的信息 保 证了资金管理各种功能的实现 下面我们将介绍资金管理中的一个重要功能 现金流 量表 二二 现金流量表现金流量表 我国自 1998 年 1 月 1 日起施行 企业会计准则 现金流量 表 以来 企业界和会计界对于该报表的编制方法进行了广泛 的探讨 和国际上其他国家的现金流量表相比 我国的现金流 量表

12、同时要求使用直接法和间接法编制 同时一般国家作为选 择补充资料的直接法更是作为正式表项 这当然有利于报表阅 读者的理解 但在会计实务中大大增加了该表的编制难度 从 而使该报表的准确程度和作用受到影响 这种难度也导致后来 10 36 表中增值税项目的简化 在一般手工记帐或简单会计软件的环境下 企业一般使用 准则指南 中的工作底稿法 或T 形帐户法 编制 其实质是 使用间接法计算表中的直接法表项 而一些会计软件的处理方 法是在输入会计分录时 增加现金和现金等价物科目的输入内 容 即指明每笔现金收支是属于那一个表项 这一方面增加 了会计工作量 另一方面由于在每笔收付款时必须人工查找该 笔往来最初产生

13、的原因 使得输入的准确性大受影响 特别当 一笔收付款对应多个表项时 如给供应商付款时包括了货款和 增值税两个表项 这种方法要求将分录中现金行手工计算并拆 分成几行 造成不必要的麻烦和错误 Note 在 ERP 集成环境下我们通过资金管理模块可以自动 生成实时的现金流量表 11 36 首先让我们看两个在 ERP 的会计和资金管理中非常重要的 概念 现金流量状态现金流量状态 当系统通过集成或人工产生一笔会计分录时 资金管理模 块会判断这笔业务是否会对现金流量产生影响 同时系统会自 动对它的状态作出判断 是已经生成现金流量了 还是仅仅作 为债权或债务存在 已经生成现金流量的 系统将它的状态设成 A

14、A 收付款收付款 如图三凡是一笔分录中有一行属于现金层 而至少存在另一行属 于应收应付层 或收入支出层 时 它的现金流量状态就是 A 现金和银行存款 现金和银行存款 应收和应付 应收和应付 收入和支出 收入和支出 固定资产 工资 库存商品 原材料 产品销售收入 间接费用 B 发票 A 收付款 自自动动或或人人工工逐逐笔笔清清帐帐 现现金金流流量量表表 图3 自动实时的现金流量表 12 36 收付款 对于仍处于应收应付阶段的 系统将它的状态设成 B B 发发 票票 如图三凡是一笔分录中存在两行分别属于收入支出层 和 应收应付层 时 它的现金流量状态就是 B 发票 上一节提到的销售开发票业务在资金

15、管理中就反映为现金 流量状态 B 而收到货款业务则属于现金流量状态 A 虽然 ERP 不鼓励多借多贷的会计分录 但是对于这种分录系统会自动计 算各种现金管理状态的金额 计算的规则本文就不再赘述了 未清项管理未清项管理 在 ERP 的财务会计中 对于应收帐款和应付帐款的明细帐 管理使用了未清项管理未清项管理的概念 在某一个客户或供应商的明 细帐下 各笔发票和收付款不仅反映借贷和金额 同时还记录 了它们之间的相互清帐关系 上例中 财务在处理从客户收款的业务时 可以在输入银 行科目后 直接从系统提示的该客户尚未收款的发票清单中选 择一笔或多笔进行清帐 系统会自动生成会计分录 同时将该 笔收款和那几笔

16、发票设为已清项已清项状态 剩下的发票仍保持未清未清 项项状态 ERP 系统除了提供上述的人工逐笔清帐的功能外 还 提供了一些自动逐笔清帐的功能 图三中我们以应收应付层中 13 36 相互指向的箭头表示这种清帐的关系 未清项管理虽然是财务 会计的概念 但是它对于资金管理却有重要意义 图三中红色 的箭头表示这样一个过程 Note 当一笔收款或付款发生时 通过逐笔清帐系统找到 了当初的各笔发票 通过这些发票系统再自动向收入支出层 追 索 从而找到了该笔现金流量的源头 两笔业务 收款和发票 此时在资金管理中连成了一笔完整的现金流量 现实中 一笔收付款往往会有不止一个源头 比如货款和 增值税 此时系统会自动计算出它们各自的金额 Note 抛开技术上的处理手段 我们可以将上述两个概念 简单地看作是 ERP 系统将来自企业各方的信息转换成了资金管 理的语言 附注 在实际 ERP 中为了增加系统的灵活性 资金管理模 块主要不是按会计科目进行分析 而是按 现金流量项目 分 析和进行数据库存储的 现金流量项目 以一对多的形式定义 在会计科目中 即几个科目对应一个 现金流量项目 在财 务记帐时系统自动确定