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1、1. 目的：为保守公司机密，使客户资料易于调阅、参考、应用，并为以后电脑化生产管 理MRP 作预备。2. 范围：适用于有关业务接单，报/议/决价，合同评审、生管、制程、出货之客户资料管制。 3. 定义： 客户编码原则为C+3码，意义如下： C 流水号Customer客户4. 使用流程：流 程责任单位相 关 讲 明使用表单估价报价客户发要约回复、议价客户/业务组客户向我司发估价通知，由业务窗口承接传真客户/业务/技术部门业务单位会同技术部门估价，技术问题与客户沟通成本分析表报价单客户/业务业务单位回复客户并与客户议价报价单发包 生产部合约审查产品编码/客户编码资料留存客户/业务客户决价发包/若未
2、发包则资料存档。销售合同技术部门产品编码/客户编码，送合约审查。品管部/业务/财务审查客户之要求、技术水准、信用（付款）度合同审查表业务/生产部生产部依交期安排生产联络单5. 参考表单：5.1 成本分析表(FM720107)5.2 报价单(FM720108)5.3 销售合同5.4 合同审查表(FM720101)5.5 联络单6. 参考文件：无1.目的建立公司文件和资料审核、分发及更新程序，使公司文件均能得到有效操纵。2.范围适用于涉及文件(含资料)编写、审核、批准、发放、回收及更新的部门主管及个人。3.定义3.1 质量体系所产生的受控文件共3类：3.1.1 质量手册；3.1.2 程序文件；3.
3、1.3 工作文件，包括如下：A.岗位职责；B.相关部门制订的图纸、工艺卡片、检验标准、操作规程和治理规定等。3.2 外来文件：非本公司制订的但用于本公司质量体系的文件，如法律、法规、标准、国际公约、惯例和顾客提供的文件等。4.职责4.1 质量手册：4.1.1 ISO推行小组负责编写质量手册及其更新版本； 4.1.2 治理者代表负责审核质量手册的内容。4.1.3 董事长批准质量手册。 4.1.4 办公室负责：质量手册的分发、原稿的存档及作废版本处理。注：质量手册的分发参照质量手册操纵分发名单。4.2 程序文件： 4.2.1 各部门主管负责编写与本部门相关的程序文件及其更新版本；4.2.3 治理者
4、代表负责审核程序文件。4.2.4 董事长负责批准程序文件。4.2.5 办公室负责：分发程序文件；原稿的存档及处理作废版本。注：程序文件的分发参照附录“文件分发名单操纵表”，程序文件涉及的班组依实际情况进行颁发操纵。4.3 工作文件：4.3.1 相关部门主管负责组织编写本部门的“工作文件”及更新版本；4.3.2 公司治理者代表负责审核“的工作文件”内容。4.3.3 董事长负责批准工作文件；4.3.4 办公室负责工作文件及更新版本的分发和原稿的存档及处理作废版本。注：工作文件的分发参照附录“文件分发名单操纵表”，工作文件涉及的班组依实际情况进行颁发操纵。4.4 外来文件： 4.4.1 办公室负责：
5、操纵、分发外来文件及更新版本和处理作废版本；存档外来文件。4.4.2 各部门主管负责存档本部门使用的外来文件。5.要求5.1 总则受控文件的编写、审核、批准、更改、发行、存档、作废等，按本程序职责讲明执行。5.2 受控文件分发前预备：5.2.1 文件的编号和批准：文件在经相关部门或个人在编写完成后进行如下处理： A.编号：按照“ 5.12” 的要求进行编号。 B.批准：按照本程序“4.职责”的要求由相应的批准人在文件上签章使文件生效；5.2.2 受控文件的登记和标识： A.文件批准后并登录于“文件目录”中； B.交分发者的文件能够是原稿、复印件或传真方式。 C.若以原稿或复印件交分发者，则在作
6、为原稿/复印件的文件首页背面盖“受控”章以便识不。 D.若以传真方式送分发者，分发者收到传真后在首页背面盖“受控”章以便识不。 E.关于分发给使用部门的原稿或复印件，应由文件的分发部门在相应的文件的首页正面加盖红色的“受控”章，以表明文件处于“受控”状态。 F.关于非受控文件，如：用于教育培训的文件等，应于首页加盖“非受控”章，以便识不。5.3 受控文件分发：5.3.1 分发前，文件的批准人确定文件分发范围，填写“文件分发名单”，文件分发名单确定的原则是：凡是与文件执行内容有关的部门均应得到相应文件的有效版本。5.3.2 文件分发者按批准人确定的“文件分发名单”复印文件，并将文件分发给相应的部
7、门或个人。5.3.3 同意文件人在“文件分发记录表”上签章，作为文件接收的证据。5.3.4 假如分发的文件是更新版本，分发者应按照原分发范围（即原有的“文件分发名单”）要求文件的接收人出示失效文件，并盖作废章做作废处理或当场销毁，分发者在“文件分发记录表”上签章作已处理失效文件记录，作废文件的原稿需保留。5.4 受控文件的更改：5.4.1 质量手册、程序文件及工作文件需更改时，如涉及文件内容的更改，由申请者填写“文件更改申请”表，经治理者代表审核后经董事长批准，由办公室按照5.3节的规定分发至相关单位部门和个人。假如只是错字或字数的删减等的更改，则可由治理者代表认可后直接在文件上更改(含原件)
8、，并在更改处签章。5.4.2 除非有特不指定，受控文件的更改应由治理者代表审核后经董事长批准。5.4.3 文件内容做小的改动时，须抽换更改的那一页次及版本页(首页)，其余页次内容不作变更。5.4.4 更改版本号整数位或更改页码时，整份文件换为新版。5.4.5 文件版本更改准则A.文件的首版，其起始版本号应为1.0。B.凡是对文件中一般的非原则性差错的更改，每更改一次应顺次提升版本号小数点后面的一位数，如由1.0改为1.1由1.2改为1.3等。C.凡是文件更改中涉及系统的要紧内容或需要增、减页次等，应更改版本号整数位，每更改一次顺次提升整数位1.2改为2.0；2.4改为3.0等，每次更改后的新版
9、本号的小数位应从X.0开始。D.表格的版本、版次的更改与文件相同。 5.5 受控文件存档参照质量记录操纵程序JS-QP4202执行。5.6 受控文件操纵：5.6.1 受控文件统一由办公室分发，其他部门未经授权不得分发。5.6.2 如确因实际需要增发文件，能够向文件批准者申请：A.由批准人直接填写在“文件分发名单”中，正式拥有受控文件。B.要求一份复制版本，复制版本盖非受控章，以不列入更新操纵范围。 5.7 质量手册和程序文件的制作内容应包含如下几个方面，工作文件可依照实际需要对以下内容做适当的选择：5.7.1 目的:为了顺利执行程序，先必须清晰地阐述编写文件的动身点。5.7.2 范围:对文件有
10、阻碍的组织、功能、条款、范围进行描述。5.7.3 定义:恰如其分地解释程序中特定的词、条款或符号。5.7.4 职责:操纵、权力和确保任务执行的责任。5.7.5 工作程序:通过特定的工作顺序来完成特定的工作内容。5.7.6 参考资料:确定与程序有联系的特定的文件、资料。5.7.7 报告和记录:列出与程序有关的所有表单或报告。5.8 文件制作章节编号及规定:5.8.1 章节编号规定如下:1.目的2.范围3.定义4.职责4.1 4.2 5.工作程序5.1 5.2 5.2.2 A.B.Ca.b.5.2.3 A5.3 6.参考资料7.报告和记录5.8.2.章节编号以不超过四位数为原则，超过时以A,B,C
11、.表示，再次以a,b,c,.表示。5.8.3.程序文件参考依“5.8.1.”节的项目及顺序编写，若没有参考资料或流程图时， 则在该项目填入“略”即可。5.9.要求:以本规范字体(宋体标小四号字)为标准参考字体。5.10 文件编写准则5.10.1 质量手册 采纳6位编码，其规定如下： - - A. 为泉州市坚实水泥制品有限公司的代码； 为质量手册的不码； 为质量手册的流水号代码。 如： JS - QM - 01 流水号 质量手册泉州市坚实水泥制品有限公司5.10.2 程序文件 采纳8位编码,其规定如下： - - - - A. 为泉州市坚实水泥制品有限公司的代码“JS”；B. 为文件不代号，QP表
12、示程序文件； C.对应ISO 9001：2000项目(48)以48表示。a.4 质量治理体系 b.5 治理职责 c.6 资源治理 d.7 产品和/或服务实现的过程 e.8 测量、分析与改进 D. 为每大项的分项代号，以19表示，如： a.4 质量治理体系 41 总要求42 文件要求 b.5 治理职责 51 治理层承诺52 以顾客为中心53 质量方针 54 策划 55 职责、权限和沟通 56 治理评审 c.6 资源治理 61 资源预备 62 人力资源 63 设施 64 工作环境 d.7 产品实现 71 产品实现策划 72 与客户相关的过程 73 设计和开发 74 采购 75 生产和服务的运作 76 测量和监控设备的操纵 e.8 测量、分析与改进 81 策划 82 测量和监控 83 不合格的操纵 84 资料分析 85 改进 E. 两位为流水号，自0199号由各部门依据需要以流水号方式编号，如： JS - QP - 42 - 01 流水号 程序文件分项代号 程序文件
