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1、1 71 XX 医药企业治理 信息治理系统重在治理 企业信息治理的实质确实是企业治理的信息化 是企业将 融合先进治理思想的信息技术进一步应用于治理 从而提高企 业治理的效率和效益 因此 实施信息治理系统重点考虑的问 题是治理问题 这种思想一直贯穿在 XX 医药公司信息治理系统 的设计与实施过程中 1 1 实施信息治理系统的目的不仅仅是为了建立一个信息系统 实施信息治理系统的目的不仅仅是为了建立一个信息系统 而是要引入一种先进的治理 或者讲最终目的是为了实现一而是要引入一种先进的治理 或者讲最终目的是为了实现一 种先进的治理 种先进的治理 A 信息化建设初期 选择具有先进治理模式的信息治理系统
2、XX 医药公司是一个已有五十多年经营历史的老企业 经营 范围包括中西药品 医疗器械 玻璃仪器 化学试剂四大类商 品 经营规模达到年销售 5 亿元以上 是 XX 医药商业的 龙头 企业 也是首批通过国家 GSP 医药商品质量治理规范 认证企 业 随着公司经营规模的不断扩大 经营方式的多样性 企业 的治理也越来越复杂 面对不断蓬勃壮大进展的业务 公司领 导意识到企业在治理上必须跃上一个更新的台阶 实现统购分 销 统一物流治理 建立企业整体现代化治理系统已成为当务 之急 公司 1997 年便使用了小型数据库下的局部计算机治理系 2 71 统 该系统在开展业务合作 实现局部数据共享 有效化库存 治理等
3、方面为企业带来了可见的绩效 为实现企业的规范化治 理打下了坚实的基础 积存了信息化治理的理论预备和实践经 验 但该软件系统构建的相对固定性和企业的进展壮大 组织 机构的调整变化 业务开展的延伸之间的矛盾日趋激烈 数据 库技术及开发工具的不断升级 系统的构建差不多越来越不能 适应公司目前和以后的各种治理需求 公司领导在企业加速进展的时期对公司全面信息化给予了 极大重视 预备将公司各职能机构的信息系统进行统一 使信 息共享 消灭信息孤岛 加强治理 提高效率 增加效益 同 时通过实施计算机治理系统的过程 能够逐步提高企业整体经 营治理的水平 提高企业整体计算机应用的水平 提高计算机 部门技术实力 在
4、公司领导预备对公司实施全面信息化建设的初期 就差 不多有了引进先进治理的构思 顺着那个思路 信息部门从众 多软件公司中选择出几家经验丰富 技术领先的公司 再通过 数次考察和调研 包括了解软件公司实力 考察用户使用情况 等 最终确定了其中一家作为合作伙伴 要紧缘故也是看中该 公司的信息治理系统在治理上具有一定的先进性 符合公司领 3 71 导引进先进治理的要求 医药公司以往对信息系统的改进差不多上通过领导下达指 令 信息部来完成对计算机程序的修改 缺乏各种相应的报告 文档 手册甚至流程图等重要文件 企业信息化治理相对落后 而此次信息系统的建立 双方首先共同成立了项目组 按照项 目治理的程序来完成
5、整个信息系统的构建 从引进先进治理的 角度来讲 公司的信息治理部门差不多先行一步 B 在信息治理系统设计中 引入先进的治理 在信息治理系统的设计时期 项目组对客户需求进行了调 研 通过与公司领导的沟通 对系统在治理层面上的需求有更 加深刻的了解 从公司整体治理的角度上来讲 系统需要支持 以下几方面 采购统一治理 销售统一治理 仓储统一治理 多年来 XX 医药公司所下属的各个分公司都各自拥有采购 仓储以及销售等部门 不仅在人员机构上重复设置 资源上白 费严峻 经营中也经常由于内部之间的竞争而给公司带来损失 统一购进治理后 由于药品采购集中 采购量相对增大 对压 4 71 低供货单位的供货价格以及
6、操纵回款周期都有阻碍 统一销售 治理后 对销售价格 销售毛利 客户资信等方面都能够进行 严格有效的操纵 幸免了以往分公司之间的内部竞争 统一仓 储治理后 公司对所有分公司的仓库治理员和库房进行统一治 理 合理有效地利用资源 幸免了白费 也大大提高了公司整 体仓储配送能力 完成了客户需求调研以及客户需求分析报告确认后 项目 小组结合公司目前实际情况和同行业单位先进治理经验 制定 了信息治理系统项目的目标分析 对项目的目标进行了细化 内容有 资料治理 使公司内部各个分公司之间的编码统一 编码统一是公司统一购进 仓储 销售治理的前提 以往 分公司每家都有自己的一套完整的编码 公司无法对整体进行 查询
7、统计 因此从公司治理的角度来讲 统一编码是一切治理 的基础工作 在统一编码的过程中 各个分公司由于对信息系 统了解程度不一 都以各自为中心来考虑 使得编码长度一直 增加 最后甚至达到 14 位 项目小组从方便治理的角度动身 参考同行业单位经验 提出了一套统一编码的方案 那个方案 专门好地解决了编码问题 为信息系统打下一个良好的基础 5 71 合同治理 加强合同治理 使经营规范化 合同治理在往常是被视为累赘的一种治理制度 由于各分 公司关于合同治理重视不够 同时原来的合同治理本身制定不 够完善 因此一直没有真正实施过 这次作为一个项目目标被 完整地提出来 采购治理 建立物流整体采购配送的信息平台
8、 批发销售治理 实现信息网络化治理 实现业务系统数据 的核算 汇总 集成 配送治理 建立立体仓库的信息化治理 为用户建立订购 系统 为厂家提供商品流向查询 客户档案和信誉度治理 建立合理的信誉指标体系 操纵 经营风险 人员考核 建立合理的考核指标 准确考核职员的工作业 绩 市场分析 为公司经营治理者提供快速 准确 多角度 全方位的统计 财务接口 实现财务与业务系统的对接 降低人员的劳动 强度 系统治理 为企业不断优化业务流程提供技术基础 6 71 系统开放 为提高公司的计算机应用能力 对公司提供系 统开发平台 项目目标细化的过程中 专门多先进治理的方案差不多被 提出来 其中一些关于公司治理者来
9、讲甚至是特不迫切的 接 下来项目小组就将信息系统的目标确定为 1 精确 实时地反映和准确处理公司各项业务活动 实现 企业药品 进 销 调 存 结 的一体化治理 准确是信息 系统的基础 通过药品信息和数据的传递 将进货环节 配送环节 销 售环节 结算环节和打算环节的所有工作联系统一起来 进货 部门依照电脑资料可清晰地明白药品流向 周转情况 准确及 时地进货 物资的入库 出库以及仓库存货一目了然 自动完 成价格查询 销售信息采集和消减柜存帐目等工作 核算部门 通过计算机自动对各项数据进行汇总和帐务处理 并打印出各 种报表供上级部门批阅 中高层治理人员不但能够查看各种报 表 也能够通过计算机了解各种
10、资料 发觉问题及时处理 计 算机化治理大大节约了人力 提高了准确程度 通过计算机网 络快速 准确地猎取第一手的信息和数据 加快了信息的传递 和药品流通的速度 为企业在商战中获胜提供了可能 7 71 2 真正实现单品的批次治理 单品的批次治理需要全面掌握每种药品的 进 销 调 存 结 情况 靠手工来实现大型企业的单品治理是不可能的 信息治理系统的目标确实是要将准确的单品的批次治理为现实 将单品治理渗透到整个商业物流的每一个环节 治理者可对所 经营的药品的进行准确的跟踪 为实现 GSP 持续认证打下坚实 的基础 3 有效操纵药品的进货 幸免药品短缺或重复进货 由于流通业导入专业化分工机理 产生出像
11、生产流水线一 样的高效率 系统特不设置采购业务的治理 一方面 通过完 善的前期采购打算 依照药品的不同性质 不同属性 不同治 理方式 不同结算方式来操纵药品的进货量与进货额 实现权 限治理 另一方面通过标准的安全储量治理 来建议 预警药 品的订货时刻 数量 频率等 完成最佳效益点订货 从而有 效的操纵库存储量与库存药品结构的最佳配比治理 4 优化药品结构 减少资金占用 公司主力药品的销售情况决定着公司的命运 因此主力药 品周转不快 体现的利润不大就会成为药品公司的重大问题了 为了药品结构的合理化 必须对药品公司的主力药品是什么进 8 71 行具体的认定 通过系统的销售分析 可知客户群的消费水平
12、 和主力药品的种类 价格和品质 推断二者是否一致 客户对 各种药品的需要是如何样一种倾向 这种药品今后是否有专门 大的销售增长 公司治理者在作销售分析之后 就要采取措施 把客户所希望的药品种类 品质和数量反映到药品的构成方面 5 合理操纵库存 提高资金利用率 在公司的经营活动中 准确掌握药品的销售情况 及时处 理滞销药品 调整进货内容 提高药品周转率是特不重要的问 题 假如通过信息治理系统分析药品周转率 就能专门清晰的 明白哪些是呆滞药品 相应的就可尽快采取停止进货 促销等 策略以减少其库存 从而最大限度的减少损失 6 及时 准确地将企业各类信息加工处理后反馈给公司的 最高治理层 提供可靠 完
13、整 科学的决策依据 每一个成功的商业企业 都离不开企业决策者对市场的准 确预测和成功的进展战略 在企业制定打算时 通过信息系统 的分析 将大大提高制定打算的科学性 信息治理系统将使医 药公司真正拥有信息治理系统 决策系统 企业的业务经营活 动 各项打算的核算 统计工作 包括打算报表的汇总 药品 9 71 进 销 存的统计核算 财务会计活动等都能够利用计算机来 进行 由于信息系统负担了全部业务经营活动的核算和资料储 存业务 使得企业的经营决策有了科学的依据 7 加强对职员治理考核的科学性 提高劳动效率 充分调 动职员的积极性 制造性 目前 在企业手工操作方式下 大量的人力只能忙于记帐 和统计 信
14、息治理系统通过网络技术使企业的各个部门做到信 息共享 通过数据库技术储存上百万甚至上亿条的信息数据 同时快速地进行统计和核算 并可通过条形码技术加快药品的 流转速度 所有这些都为提高业务处理和核算工作的效率提供 了可能 节约了大量的人力和物力从事企业的决策和分析工作 同时由于手工操作的劳动量大 工作人员的负担重 造成出错 率相当高 不仅为企业的经营核算带来专门多不便 同时也会 对企业信誉产生不良的阻碍 而信息治理系统准确 完善 强 壮 提高了企业办公人员的工作质量 C 在信息治理系统实施和后期维护中 将先进的治理固化 信息系统实施过程中 项目小组严格按照项目治理中所要 求的进度操纵 在规定时刻
15、内完成了项目的实施 同时 各个 部门以及各个环节所涉及的相关治理规章制度 用户手册以及 10 71 系统手册也相继制定出来 关于公司治理来讲 无疑是将先进 治理进一步升华 下面是部分规章制度以及治理文档 XX 医药公司企业治理体系文件 文件名称 外联销售部岗位职责描述 编号 SYJB03008版号 A030500共 页 职能部门 系统岗位设置小组起草人 审核人 批准人 批准日期 执行日期 变更记录 持有人 受控号 部门职能概述 部门名称外联销售部编号 0106 主管领导 服务对象外联人员 医疗单位 其它药品经营单位 工作地点药品站外联销售大厅工作时刻周一至周五全天 周六上午 职能概述为医疗单位
16、 其他药品经营单位 包括二 三级经营单位 提供药 品销售服务 设置岗位1 外联销售开票岗位 2 外联客户治理岗位 3 外联记帐岗位 岗位职责描述 岗位名称外联销售开票岗位编号 010601 直接上级 服务对象外联人员 医疗单位 其它药品经营单位 11 71 1 严格按照系统销售界面开票 执行先产先销原则 严格按照公司 制定的价格政策 按客户类不执行相应的价格体系 协议价 招 标价等 2 依照验收部签注已收货 意见的 销售退货通知 单 打印出销售退货 清单 交外联内勤人员 处理 岗位名称外联客户治理岗位编号 010602 直接上级 服务对象客户 资料中心 1 对拟发生业务关系的客户进行合法资格及信用等方面的严格审查 索取相关资料 及时交资料中心录入并存档 2 拟定所有客户的资信额度及调整幅度报主管经理批准后 及时移 交资料中心录入并存档 3 严格按核定的资信额度跟踪治理客户的应收帐款 4 对所保管资料的完整 有序负责 岗位名称外联记帐岗位编号 010603 直接上级 服务对象外联销售开票员 外联客户治理员 1 对系统开出的销售清单按财务相应规定进行审核 加盖财务专用 章 按销售清单上的清
