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1、关于加强公司文件管理的若干规定1 总体要求 为建立公司文件规范管理、高效运转的长效机制，根据公司公文处理办法等规定，结合工作实际，特制定本规定。 文件管理总体要求：在源头把关、过程控制、信息化应用、作风建设等方面，采取有效措施，进一步加强公司文件管理，切实建立起分类明确、流程清晰、管理规范、运转高效的公司文件管理体系，努力从根本上解决公司文件多、流转时间长等突出问题。 2 加强源头把关，减少文件数量 2.1 坚持按章办事。公司现行规章制度或文件已有明确规定的，应按照制度规定执行，不再制发文件。 2.2 主动履行职责。公司内控制度及授权范围内的事项，应按照职责权限处置，不再签报或行文请示。 2.
2、3 避免重复发文。同一项内容的文件或规章制度，同一时间开展的全局性工作，已由集团公司发文的，分公司一般不再另外行文。 2.4 控制层级范围。合理使用“红头文件”、工作表单、非正式发文等形式制发文件，不得提升文件层级，不得扩大发放范围。对于事业部、专业公司管理权限范围内的工作，无特殊要求，公司文件只发到事业部、专业公司层面。 2.5 用好信息系统。工作总结、情况报告、问题建议等，应通过政务信息系统平台报送，不得以“红头文件”、签报、非正式文件报送。 2.6 多用其他方式。能通过电话、传真、电子邮件、业务平台布置的工作，不制发文件。需在一定范围内通告的事项，可通过内部网站、报刊、公共平台发布，不制
3、发文件或只印制少量文件用于存档等需要。 3 加强过程控制，规范文件流转 3.1 严格发文流程。报请公司领导签批的文稿，遵循处室拟稿、部门办公室审核、部门领导审核、总师审核（相关事项）、办公厅核稿、公司领导签批的程序。 3.2 避免多头报送。除上级规定和领导有特殊要求外，报送文件一般只报分管领导。 3.3 不得直送横传。除紧急特殊情况，不得将文件直送公司领导。部门办完承办的事项后，应及时将文件退回办公室，不得横传后续承办部门。 3.4 控制办理时限。发文签报会签一般应于2个工作日内完成，需讨论研究的应于5个工作日内完成。直属单位报送的请示类文件，部门领导阅知后2个工作日内应答复报送单位并尽快办理
4、。 3.5 急件随时处理。公司领导外出期间的紧急非涉密发文，可通过移动办公平台签发，或通过传真等形式发送签发；对于公司领导已了解内容的发文，经请示其同意后可先发文后补签。上级机关要求上报或办理的事项，要严格按照规定时限办结。 3.6 加大催办力度。需要催办的文件，送办公厅之前，主办部门应专人催办；送办公厅之后，由办公厅单独或与主办部门共同催办。 3.7 及时取送文件。各部门（单位）文书人员每个工作日至少到机要室取送文件1次，接到紧急办理的短信、电话后，应尽快取件办理。 3.8 规范纪要办理。对于党组会、办公会、专题会等各类会议纪要，遵循拟稿部门审核、办公厅审核、公司领导签批的程序和相关规定办理
5、。 4 加强信息化应用，提高流转效率 4.1 公文流转无纸化。内外部来文为纸质的（不含内参等资料、材料），扫描成电子文件流转；带有独立成册纸质附件的，一般只提供题目，附件不扫描上传。 4.2 阅件网上阅批。公司领导阅批后有办理要求的，转为办件办理。 4.3 办件网上签批。除项目批复文件的可研报告外（需提供归档），所有办件内容均应在网上流转。 4.4 涉密不得上网。涉及国家秘密、公司核心商密的文件资料，仅在系统中登录省略性标题、文号、发文机关名称，仍以纸件流转。 4.5 实施并行会签。需要2个及以上部门会签的发文、签报，无纸化条件下应同时发送会签部门。 4.6 突出提醒提示。急件、特急件在标注紧
6、急程度的同时,应短信或电话提醒。 4.7 增强保密意识。使用公司电子公文管理系统人员要严格遵守公司电子公文运行管理办法及相关规定，不得泄露登录密码，不得转借Ukey，确需他人帮助处理时应先授权并在事后取消授权。 5 加强作风建设，提高服务水平 5.1 转变思想观念。克服文件办理中的形式主义、官僚主义，严禁以文件贯彻文件，减少转发文件，不发一般号召性文件及敷衍了事的文件。 5.2 改进作风文风。行文要主题突出，结构严谨，言简意赅。一般情况下，“红头文件”正文不超过3000字，签报正文不超过2000字，工作表单不超过1000字。 5.3 增强全局意识。部门之间要加强沟通协调，防止制发的文件与其他部门相关制度、政策冲突，防止一项工作多头发文、层层发文、重复发文。 5.4 牢记责任担当。办理文件不推诿、不拖延、不应付，恪尽职守，高度负责。周末及节假日遇到需要紧急办理的文件，应视同工作日处理。 6 附则 6.1 各部门、各单位要严格按照本规定，强化落实，开拓创新，努力巩固和扩大党的群众路线教育实践活动成果。 6.2 办公室要进一步加强相关业务指导和管理，通过统计发文数量、检查文件质量、通报文件管理工作情况等措施，完善文件管理考评体系与机制，切实提高公司文件管理水平，进一步发挥文件管理在促进改革发展中的重要作用。
