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1、在全县政府系统办公室主任会议上的发言同志们：根据会议议程安排，我就如何做好办公室文字综合工作作个发言。我从事办公室工作已有9个年头了，其中在乡镇办公室近一年时间。近8年时间在县政府办公室工作。想起当年刚到政府办的时候，领导的教诲，前辈的嘱托，字字句句仍在耳边回荡。当时我的一个感觉就是，那么高的标准，那么严的要求，要当一个合格的秘书，真是不容易。而今，我亲身体会到其中的酸甜苦辣，特别是搞文字综合工作，其中滋味更是言语难以表达。通过这么多年的办公室工作，对文字综合工作有了一定的领悟，虽然只是一鳞半爪，但也是由情而生，由感而发。现在就谈谈这几年的点滴体会，与大家共同学习。文字综合工作是一项直接参与和
2、进入领导决策的工作，是办公室发挥参谋助手的重要手段。文字综合工作涉及面非常广，小到一个电话记录、一个会议通知、一个情况反映，大到年度工作总结、领导讲话、汇报材料、调研文章等等，是一项十分复杂艰辛的创造性劳动，这项工作能不能完成，完成得好不好，不仅代表着办公室工作的质量和服务水平，也在一定程度上代表和体现着一级政府和领导的工作水平和形象。一个称职的办公室人员，必须具有运筹能力、办事能力、组织协调能力、文字表达能力和操作现代办公设备的能力。但是，我认为最重要、最基本的是要具备文字表达能力，这也是实现其他能力的基础。可以这么说，文字综合能力是办公室工作人员的基本功，是“看家”本领，记得XX部长曾说过
3、，办公室的人不会写材料，还搞什么办公室工作。当然，办公室其他工作也很重要，办文办会、信息传递、督查落实等等。哪一个环节都不能疏忽，哪一件事情都得做清楚。但最基本的就是文字综合工作。一个单位材料质量的好坏，代表着一个单位的形象和水平，也是一个单位办公室综合能力的集中体现。所以说，对于办公室工作人员来讲，加强文字综合工作的锻炼，努力提高文字综合水平，是十分重要的。那么，要怎样才能提高文字综合能力呢？我想，应该注意在以下几个方面下功夫。一、要善于学习学习这个问题可以说是老生常谈了，不管哪个行业、不管哪个岗位，或者对于每个人来说，学习的重要性不言而喻。古人说，“学海无涯”、“学无止境”，确实如此。对于
4、多年从事办公室工作的我，体会更深。不学习，知识就无法得到更新；不学习，就难以适应领导的要求。尤其是现在的领导，理论水平和业务水平都很高，对办公室工作的要求也很高。这就要求文字综合人员必须具备较强的理论功底和较高的文化素质。只有知识面广了，综合素质提高了，看问题才有广度，才有辩证，写出的文稿才有深度，才能发挥好参谋助手的作用。在草拟今年政府第一次全体会议黄县长的讲话稿时，我就深有感触。起草前，县长对全体会议讲话的主题和内容大致讲了个框架，主要是讲“迎通车”活动和创新问题。根据县长提的要求，我收集了一些材料，草拟了初稿。县长看了初稿后，找我谈了两次。第一次，他手里拿着一本名叫第六项修炼的书，问我有
5、没有看过这本书，主要是讲创新型组织的，还有一本第五项修炼，主要是讲学习型组织的。我说，我听都没听过，更不要说看过。第二次在修改材料的时候，他又给我讲了许多创新方面的知识，举了煮青蛙、爵士乐，猴子扔草帽等几个例子。对我启发很大，也使我深感惭愧，觉得自己要补充的知识太多了。后来，办公室两位副主任出差到上海、福州，把这两本书买了回来。有一次开会的时候，我坐在后面，就把第五项修炼拿出来，准备好好学一学，没翻两页就想睡觉了。这本书对我来讲，确实比较深奥，很难看懂，也提不起什么兴趣。但即便如此，还是要看，而且要认真看，认真学，否则就跟不上领导的要求，就会落伍。作为办公室文字工作人员，要抓好以下几个方面的学
6、习。一是要学习业务。文字综合工作不是生来就会的，是不断学习积累的过程。特别是刚到办公室工作的人员，更要注重业务学习。关键是要多看多问，看别人的材料怎么写，看文件格式是怎样的，看看会议纪要是怎么写的，看看别人的讲话稿是怎么写的。只有多看了，心里才有底。我刚到县政府办的时候。连会议纪要都写不来。为了写一个会议纪要，把全年的会议纪要都翻出来看了一遍。还有一次县里在龙栖山举办一期乡镇主要领导学习班，为了起草县委程书记的一个讲话，我苦思冥想，无从下笔，忽然想到党校经常办学习班，也许会有许多领导的讲话，于是跑到党校找了一大堆材料来看，从中吸收了一些，才完成了任务。特别是政府和部门出台的一些文件，有一定的公
7、文规范要求，不学习一点公文写作知识是很难达到要求的。现在乡镇和部门的很多文件，就是因为不符合规范要求，被我们退了回去。所以，建议搞办公室的同志，好好学学XX省人民政府公报和县政府办200X年10月编印的国家行政机关公文处理文件汇编，相信会收获不少。二是要学习理论。不懂大家有没有读过毛泽东选集，里面的许多文章都是毛主席亲自起草和修改的，希望大家有空的话好好看一看。还有就是邓小平文选和江泽民“三个代表”重要思想，都是办公室工作人员必读的。三是要学习政策、法规、市场经济、行政管理等知识。四是要学习文史以及古典、现代文学知识。五是要学习电脑知识，使自己更加熟练地运用互联网检索资料，更加熟练地运用微机处
8、理文稿。也许大家会说，要学这么多东西，哪里学得完呀。没错，需要我们学习的东西太多了。所以说，学习是个漫长的积累过程，要靠平时的点滴积累，力求先学一点、多学一点、学深一点，使自己真正成为学习型的干部。二、要善于收集俗话说：“巧妇难为无米之炊”，这个“米”就是平时收集的大量原始材料。我到办公室这么多年，能够完成领导交办的各项文字综合工作任务，很重要的一个方面就是注意材料的收集。我刚到政府办的时候，挂农业线，我写的许多材料都是靠平时收集的一本杂志中国农村工作通讯。后来跟县长后，主要是靠两本刊物，一本是调研内参，另一本是发展研究。这两本杂志跟随了我多年，从96年到现在，我都留着，舍不得扔。收集材料的渠
9、道我认为主要有四个方面：一是从报刊杂志上收集。整本书有用的，整本书留下来；一两篇有用的，就复印下来；一段话、一个标题有用的，就把它摘录下来。二是收集上级的文件材料。最重要的是各级领导的各类讲话稿。三是收集本县的有关材料，包括县委、县政府、乡镇、部门的材料。四是收集网站上的一些好文章。这几年网络发展很快，乡镇也可以上宽带了，因特网里的文章浩如烟海，取之不竭，用之不尽，大家要利用好这个优势，多搜索、多下载一些资料存起来。材料收集，如韩信点兵，多多益善。只要认为对自己可能用得到的，都要处处留心，采取不同的形式存贮起来，形成自己的资料库。手中有粮，才能做到心中不慌。材料收集多了，不管写什么讲话稿或是草
10、拟文件，你都能从资料库里找到范文，或是找到一些有用的素材，那么你写起来，就轻松多了，就会收到事半功倍的效果。三、要善于思考思考过程本身就是学习过程的继续和深化，也是提高文字综合能力的重要途径。作为文字综合工作者，要把所学的、所看的、所听的东西消化，把他人的东西变成自己的东西，就要勤于思考、善于思考，才能使学的知识升华。一是要善于谋篇布局。写作前要精心构思，拟定写作提纲。构思是写作过程的重要环节，也是决定文章优劣的前提。要善于对不同形式、不同风格的材料进行比较，熟练掌握各种文体的写作特点。文章的结构布局直接关系到文稿的好坏，要多在这方面花些心思。结构和标题要新颖，敢于标新立异，不要老是循规蹈矩，
11、墨守陈规，否则，写出来的稿子就会犯“党八股”的毛病。“天下文章一大抄，看你会抄不会抄”，这也说明了写作要动脑，善于思考。提纲拟定了，再根据提纲去收集材料，材料收集全了，再动笔。这样写起来，就容易些。二是要学会换位思考。我们草拟的讲话稿、文件，代表着一级政府，一级领导，不是代表我们起草人员本身。所以要站在领导的角度、全局的高度分析问题。这就是量体裁衣问题。同是一项工作、一件事情，书记讲的和副书记讲得不一样，县长讲的和副县长讲的也不可能一样，县领导讲的和部门领导讲的又不一样。我发现有的部门在代拟县领导讲话稿时，常常存在这方面的问题，通篇材料都是部门口气，把本该由部门领导讲的话让县领导讲，站在部门的
12、角度，怎么痛快怎么写，明显场合不妥、语言不妥、对象不妥，与领导的地位也不相称。这样的材料，局长讲可以，县领导讲就不大好。三是要符合领导的语言习惯。领导身份不同、地位不同，语言习惯与讲话的风格也不同。有的喜欢就事说事，单刀直入；有的注重引经据典，循循善诱；有的理论功底深，要求理论有高度，以理服人；有的实践经验比较丰富，侧重以事明理；有的喜欢讲宏观，有的喜欢讲具体；有的喜欢明白平淡，有的喜欢排比对仗。作为文字秘书，如何适应领导的不同要求，要做到这一点，就要知己知彼。要在同领导交谈、接触中细心揣摩，他们平时重视哪些工作，喜欢怎样说明问题，都要做到说者无意，听者有心。同时，在日常工作中要做有心人，利用
13、各种机会同领导交流看法，沟通思想，随时收集领导各种场合、各种言行表现出来的思想观点，以便更好地把握领导的思路和意图，最后在文稿中体现出来。这样，写出的文稿才会符合领导的口味。四、要善于修改古人说“文章不厌百回改”、“善作不如善改”。说明了文字修改工作的重要性。文字工作人员，要养成勤于修改的好习惯。对每篇文稿都要反复推敲、精耕细作，在修改的过程中不断提高写作能力。一是对不符合主题的内容进行修改。全文要紧扣主题，段落要紧扣标题，不符合主题、不符合标题的内容要尽量删去，避免文不对题、词不达意。二是要注意数据的准确。这是文稿中最容易犯的错误，一篇文稿，特别是一些重要文件，数字错了，后果不堪设想。我搞文
14、字综合工作，有时出错，也就是错在数字上，挨了领导的批评。所以对引用的数字，一定要细致入微，对于有疑问的要多方面核实，确保准确无误，千万不能想当然，跟着感觉走。三是要注意修改错别字。校稿不够认真，个别文字出错也是常见的问题。在文字核稿时要特别细心，当然文字工作量大线长，有时候错个别字也是难免的事。但要吸取教训，避免一错再错。这里，我顺便讲几个容易出错的字。一个是“拨款”的“拨”字，部门、乡镇有不少要钱的请示，就把拨款打成了“拔”款，有一个单位连续几次请示这个字都用错，这是打字人员和校稿人员粗心的问题。还有就是“家具”的“具”，许多材料里也用错，加了个单人旁，这个字用错的地方非常多，大家逛街的时候
15、不妨留心看一下街上的广告牌，“家具”的“具”写错的还不少。再比如，“部分”的“分”，也是没有单人旁的。容易出错的字很多，这里就不一一例举。四是要树立意识。也就是要追求文稿的档次和质量。无论是起草或初审文稿，都要讲究质量，精益求精。尤其是领导的重要文稿，更要多方锤炼，反复推敲，精雕细琢，在反复的修改中不断完善。文字综合工作本来就是在不断的修改中完成的，自己要一遍一遍地修改，拿给领导审阅后，还要经过领导的修改，有时甚至被领导改得面目全非。所以说，要领导满意，首先要自己觉得满意。文字综合工作任务很重，篇篇出不现实，但要尽力而为。五、要善于解脱办公室工作“繁、忙、杂、乱、多”，承担着大量的政务和事务，
16、办文要撰写材料、打字复印，审核校稿；办会要迎来送往，布置会场，端茶送水。同时还要接听电话，通知会议。工作千头万绪，常常忙得焦头烂额。哪一个环节稍有疏忽，出力不讨好，还得受批评。平时还得比别人早上班晚下班。尤其是文字综合工作人员，加班加点，通宵达旦更是常有的事。有人说，办公室人员“政治上是红人，工作上是忙人，生活上是穷人，身体上是病人”，尽管讲得不一定准确，但也有一定道理，相信大家都有同感。因此，文字工作人员，要时时保持一颗平常心，吃得辛苦，乐得艰苦，耐得清苦，甘当幕后英雄。特别是在压力面前，要学会解脱自己、放松自己，洒脱一些，不以物喜，不以己悲。总之，搞文字工作，综合一句话，就是要抓住“一个根本、两个关键”。一个根本就是要符合领导的口味；两个关键，
