第六章Access数据库报表的创建和使用

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1、6 1报表概述6 2创建报表6 3报表的再设计6 4排序和分组6 5子报表 第六章报表的创建和使用 小节 学习目标 了解报表的功能与类型 能够使用向导创建报表并对报表进行再设计 能够对报表中的数据进行排序与分组 6 1报表概述 6 1 1报表的功能6 1 2报表的结构6 1 3报表的视图6 1 4报表的类型 返回 6 1 1报表的功能 报表是Access用来打印数据库信息的对象 它的主要功能就是根据需要将数据库中的有关数据提取出来进行整理 分类 汇总和统计 并以要求的格式打印出来 报表可以打印输出表 查询或窗体中的数据 报表和窗体这两种对象有着本质的区别 报表只能查看数据 而窗体可以改变数据源

2、中的数据 返回 5 6 1 2报表的结构 报表的结构和窗体类似 也由节组成 报表可以包含这些节 主体 报表页眉 报表页脚 页面页眉 页面页脚 组页眉和组页脚 返回 主体 页面页眉 报表页脚 报表页眉 页面页脚 6 报表页眉 页脚 页面页眉 页脚都可以通过 视图 菜单选定显示或不显示 而组页眉和组页脚只有在创建分组报表时根据需要显示 一个报表通常包含多页 整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚 通常作为整个报表的封面和封底 每一页由主体 页面页眉和页面页脚组成 组页眉和组页脚数随有无分组和分组的层数多少而定 其名称也随具体分组字段而定 报表中 主体是不可或缺的 绝大多数报表都有页面页眉和页面页脚

3、 简单的报表可以没有报表页眉和报表页脚 不分组的报表没有组页眉和组页脚 7 主体是报表的主要组成部分 用来显示报表数据源中的记录 报表页眉是报表的首部 用来显示报表标题 报表徽标 单位或部门名称 日期和说明性文字等信息 报表页脚是报表的尾部 用来显示整个报表的统计数据 日期和说明性文字等信息 页面页眉在每一页的顶部 用来显示列标题 页码 日期等信息 8 页面页脚在每一页的底部 用来显示页面摘要 页码 日期和本页汇总数据等信息 组页眉在组的明细部分的最前面 用来显示分组字段等分组信息 组页脚在组的明细部分的最后面 用来显示分组统计数据等分组信息 9 6 1 3报表的视图 Access数据库的报表

4、有3种视图 设计视图 打印预览视图和版面预览视图 返回 10 设计 视图 在 数据库 窗口选定某个报表后单击窗口上部的 设计 按钮 就打开了窗体的 设计 视图 设计 视图用来创建或再设计报表 11 打印预览 视图 打印预览 视图用来查看将在报表的每一页上显示的数据 在 数据库 窗口选定某个报表后单击窗口上部的 预览 按钮 就打开了报表的 打印预览 视图 12 版面预览 视图 版面预览 视图用来查看报表的版面设置 其中只包括报表中部分数据 所以运行速度比打印预览要快 单击工具栏中的 视图 按钮可以实现报表的 设计 视图 打印预览 视图间的直接转换 但要转换为 版面预览 视图则只能单击工具栏中 视

5、图 按钮右侧的下拉箭头后选取 返回节 13 6 1 4报表的类型 在Access中 常用的报表可分为以下几种类型 明细报表 汇总报表 交叉列表报表 图表式报表 标签式报表 返回节 14 1 明细报表 15 2 汇总报表 汇总报表显示报表数据源中相关记录的汇总数据 图中所显示的报表中只包含按班级汇总的最高分和平均成绩 这个报表是按 班级名称 分组的 在组页眉和页脚部分放置了汇总控件 该报表隐藏了主体部分的控件 16 3 交叉表报表 交叉列表报表是基于交叉表查询的报表 其数据的组织形式和交叉表一样 图中给出的 学生选课交叉列表 报表的数据源是 学生选课交叉表查询 17 4 图表式报表 图表式报表将

6、报表数据源中的数据以图形方式形象直观地表示出来 18 上图为学生课程成绩按班级汇总的平均成绩图表 图表中的水平坐标按 课程名称 分类 图表数据是按班级汇总的课程平均成绩 此图表清楚地显示每一个班各门课程成绩的相对好坏 19 5 标签式报表 标签式报表就是将报表数据源中少量数据以标签的方式组织在一起 下图就是一个邮政标签实例 6 2创建报表 在 数据库 窗口选中报表对象 然后单击 新建 按钮就打开了 新建报表 对话框 返回 21 报表只能有一个数据源 如果报表所需的数据存储在多个表上 则必须先创建一个基于多个表的查询 然后再以这个查询为数据源创建报表 一般情况下基于查询创建报表比基于表要好 这样

7、做所返回的数据集会尽可能小 因而性能得到提高 22 本节内容 6 2 1自动创建报表6 2 2使用报表向导创建报表6 2 3使用向导创建标签6 2 4使用向导创建图表报表 23 6 2 1自动创建报表 例6 1以 学生情况 表为数据源建立名为 学生情况表格式1 的报表 返回节 操作步骤 1 打开 学生管理 数据库 选报表对象 单击 新建 按钮 2 在打开的 新建报表 对话框中选择 自动创建报表 表格式 3 选定数据源 本题是 学生情况 表 单击 确定 按钮 6 2 2使用报表向导创建报表 返回节 报表的特点是数据多 布局要求高 如果完全靠手工设定每一个控件会十分繁杂而枯燥 利用自动报表功能创建

8、报表虽然快捷 但格式单调 使用向导创建报能避免上述两种方法的不足之处 是创建报表最主要的方法 使用向导创建报表 可以通过系统提供的一系列对话框 输入自己的设计思想 依靠系统自动完成报表的设计 如果系统生成的报表不够理想 还可以在 设计 视图中进行再设计 25 例6 2以 班级简况 表为数据源使用向导创建名为 班级简况纵栏表1 的报表 包括所有字段 操作说明 在 报表向导 对话框之三中 下页图 设置排序字段 最多可以按4个字段排序 既可升序也可降序 单击 升序 或 降序 按钮切换 本题设置 班级代号 为唯一的排序字段 以升序排序 例6 3分组 下页 例6 3以 学生情况 表为数据源使用向导创建名

9、为 向导创建学生情况1 的报表 包括所有字段 以 班级代号 为唯一分组字段 布局方式为 分级显示1 操作说明 1 在 报表向导 对话框之二 下页图 中确定是否添加分组级别 如果是多级分组 还可以对分组字段的优先级进行调整 本题就以系统预设的 班级代号 作为唯一的分组字段 2 在打开的对话框之三中设置排序字段 3 在 报表向导 对话框之四 下页图 中设置报表的布局方式 本题在 布局 选项组中选择 分级显示1 选项 其它组取默认设置 关于使用向导创建报表的几点说明 1 例6 2与例6 3最大的不同是 前者没有分组 后者有分组 因此导致了 报表向导 对话框之四中布局的选项不同 在没有分组的情况下 报

10、表可以选择的布局有纵栏表 表格 两端对齐3种 在有分组的情况下 报表可以选择的布局是另外6种 2 对话框之二中 按钮和 按钮分别用来添加和删除分组字段 双击字段名也行 上箭头按钮和下箭头按钮用来对分组字段的优先级进行调整 在这个对话框中 单击 分组选项 按钮可以对分组字段的 分组间隔 属性进行设置 分组间隔 属性会根据分组字段的不同数据类型给出不同的选项 对文本型字段 分组间隔有 普通 第一个字母 等选项 普通 选项表示按整个字段值进行分组 如班级代号有 10101 和 10102 等 如果想按 101 分组 则应选择分组间隔中的 三个首写字母 如下页图所示 3 因为报表所基于的查询可能设定了

11、排序 所以最好在第 2 步的对话框之三中为报表设定排序 用以代替原来的排序 4 第 2 步的对话框之三中还可以单击 汇总选项 打开 汇总选项 对话框 下页图 对可汇总的字段选择汇总项 34 6 2 3使用向导创建标签 标签以卡片式的小区域表示一些少量数据 通常用于名片 地址和各种标签 例6 4以 学生管理 数据库中的 学生情况 表为数据源 建立一个名为 学生情况标签1 的标签式报表 返回节 操作说明 1 在打开的 标签向导 对话框之一 下图 中指定标签型号 尺寸和标签类型 如果系统预设的尺寸都不符合要求 还可以通过 自定义 按钮来自定义标签的尺寸 在打开的对话框之三 下图 中确定标签的显示内容

12、及布局 标签中的内容可来自左侧的字段值 也可直接添加文字 右侧的 原型标签 矩形区域好比一个文字编辑器 它反映了标签的显示内容及布局 其中 有 的是字段值 无 的是直接输入的文字 本题选班级 学号 姓名和家庭所在地4个字段 并直接输入 邮政编码和清华大学等文字 布局如下图所示 6 2 4使用向导创建图表报表 例6 5以 学生管理 数据库中的 学生选课详单查询 为数据源 建立 学生课程平均成绩图表1 的图表报表 具体要求是 1 图表类型选 三维柱形图 2 以 课程名称 为横坐标 考试成绩 为纵坐标 班级名称 为数据序列 3 将纵坐标改为平均考试成绩 返回节 38 后有操作说明 39 操作说明 1

13、 在打开的 图表向导 对话框之一 下图 中选择用于图表的字段 最多6个 本题选班级名称 姓名 课程名称 学期成绩 2 在打开的对话框之三 下页图 中选择数据在图表中的布局方式 对本题 将 课程名称 拖放到横坐标位置 将 考试成绩 拖放到纵坐标位置 数据序列按 班级名称 排列 双击纵坐标中的 求和考试成绩 选取 AVG 函数 即得到该图所示的 平均值考试成绩 41 上机实验 实验五报表的创建与应用 一 6 3报表的再设计 报表向导虽然可以快速地创建报表 但这样创建的报表一般还不能达到最终的要求 需要进行再设计 报表的再设计在 设计 视图中进行 包括对由向导设计的初始报表作各种修改 报表的 设计

14、视图与窗体的 设计 视图一样 为报表的再设计提供了一些工具和格式选项 这些工具包括 工具箱 属性窗口 字段列表等 格式选项包括 选择多个控件的方法 网格及对齐网格特性 调整控件大小及对齐控件 控件字体格式调整等 返回 利用 设计 视图可以向报表添加各种控件 调整控件的大小和位置 对控件进行分组和其它一些设计工作 经过再设计的报表不但美观 而且更加方便实用 功能更强 少量的报表也可直接使用 设计视图 创建 直接使用 设计视图 创建报表和报表的再设计性质相同 主要内容 6 3 1报表设计工具6 3 2使用设计视图创建报表6 3 3在报表中创建计算字段6 3 4添加分页符和页码6 3 5调整报表的外

15、观6 3 6报表的属性设置 返回 6 3 1报表设计工具 工具箱 属性 窗口 字段列表都可以通过单击工具栏中对应的按钮让其显示或隐藏 返回节 6 3 2使用设计视图创建报表 虽然可以通过向导或自动功能快速地创建报表 但也可能要利用 设计视图 从空白报表开始设计 利用 设计视图 创建报表有许多技巧 这些技巧对报表的再设计是很有帮助的 下面介绍利用 设计视图 创建报表的基本操作 返回节 1 选择报表的记录源 报表可以使用与窗体相同类型的记录源 表 查询 SQL语句等 显示明细数据的报表可用选择查询作记录源 只显示汇总数据的报表可用有汇总计算的查询作为记录源 为报表选择记录源的方法有两种 1 在 新

16、建报表 对话框中选定 设计视图 后立即选择绑定到报表的数据源 2 如果在 新建报表 对话框中没有选择数据源 可以在 设计 视图中打开报表 属性 窗口 在 数据 选项卡的 记录源 属性框中输入或选择数据源 2 为报表添加控件 为报表添加控件 可以使用字段列表 也可以使用工具箱 操作方法与窗体一样 向报表添加字段时 它的关联标签会同时添加到报表的同一节 如果想创建表格式报表 就需要把关联的标签 剪切 下来 粘贴 到报表的页面页眉或组页眉中 也可以用5 3 3节介绍的改变控件 自动标签 属性值的方法实现单独添加字段 这样做可以更方便地手动设计表格式报表 报表设计还可能需要调整报表外观 设置相关属性 设置排序与分组等 其中的大部分操作与窗体设计相同 6 3 3在报表中创建计算字段 例6 6 以 选课及成绩 表作数据源 使用报表向导创建 选课及成绩 报表 以 学号 分组 以 课程号 升序排序 并创建计算每人每门课程学期成绩的计算字段 学期成绩 返回节 操作步骤 先创建好不包括计算字段的 选课及成绩 报表 然后创建计算字段 1 将新建的 选课及成绩 报表切换到 设计 视图 在报表的 主体 节中 考