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1、中旭九段秘书 秘书总会说 我忘记了 秘书总会说 我通知了 秘书总会说 我不知道 秘书总会说 我不会做 秘书总是很忙 可总是提供不了你要的结果 秘书本想帮你分担一些事情 谁知她更多问题来问你 最后 领导变成了秘书的助理 秘书换了很多 却没有一个让你满意 您是否有过类似的经历 秘书对于我的工作而言 有时不亚于一位副 总裁的重要性 因为他的存在 才使我专注于 思考和决策 有人说我事半功倍 那么至少一 半是我的秘书的贡献 在GE工作的20年时间里 因为我有位优秀的 秘书最少为我节约了一万多个小时 全球第一CEO杰克 韦尔奇 年薪1200万的 打工皇后 和黄集团总经 理洪小莲说 我之所以有今天的成就是因
2、 为我有过18年的秘书工作的经历 李嘉诚原秘书洪小莲 一个优秀的秘书需要具备 有追求 负责任 重视细节 为什么做秘书比如何做好秘书更重要 但是 一个优秀的秘书最需要具备 结果思维 九段秘书 老总安排秘书通知销售经理参加紧急 会议 秘书打电话挨个做了通知 但开会 时几个重点区域的销售经理没有来 于是 问秘书 秘书说 我打电话通知他们了 不知道为什么没来 最后一查才知道 有 的销售经理临时出差了 有的把开会的 事情忘了 案例 开会 电话打完就可以了吗 一段秘书的做法 发通知 首先会用电子邮件发个 会议通知 通知开会的相关人员之后再准备好 相关会议用品 并参加会议 例 会议安排 二段秘书的做法 抓落
3、实 发通知之后 再打一通电 话给参加会议的相关人等确认 确保每人被及 时通知到 三段秘书的做法 重检查 发通知 落实到人后 第二天 在会前30分钟提醒参会者 确定有没有变动 对临 时有急事不能参加会议的人 立即汇报给领导知悉 缺席会议者的情况 也给领导确定缺席者是否必须 参加会议留下时间 四段秘书的做法 勤准备 发通知 落实到人 会前通知后 再测试会议上使用的投影仪 电脑 麦克等工具 是否工作正常 并在会议室门上贴上小条 此会议 室明天几点到几点有会议 五段秘书的做法 细准备 发通知 落实到人 会前通知 测试设备 还先了解这个会议的主题和性质是什么 领导的议题是什么 然后给参会者发去过去与这个
4、议 题相关的资料 供他们参考 六段秘书的做法 做记录 发通知 落实到人 会前通 知 测试设备 了解会议性质 提供相关会议 资料 还应该在会议过程中详细做好会议记录 在得到允许的情况下 做一个录音备份 整理好会议记录并把记录发给相关人员 七段秘书的做法 定责任 发通知 落实到人 会前通知 也 测试了设备 了解会议性质 提供相关会议资料 做好 会议记录 整理好记录并把记录发给相关人员 将会议 上确定的各项任务 一对一地落实到相关责任人 然后 经当事人确认后 形成书面备忘录 交给领导与当事人 一人一份 八段秘书的做法 追结果 发通知 落实到人 会前通知 也 测试了设备 了解会议性质 提供相关资料 做
5、好会议 记录 整理记录 下发记录 确定任务 一对一落实 当事人确认后 形成书面备忘录 交给领导与当事人一 人一份 并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况 并及时汇报领导 九段秘书的做法 做流程 把上述过程做成标准化 的 会议 流程 让任何一个没有做过的秘书 都可以根据这个流程 把会议服务的结果做 到九段 形成不依赖于任何人的会议服务体 系 秘书要做到九段才算成功 1段2段3段4段5段6段7段8段9段 发通知 首先会用 电子邮件 发个会议 通知 通知 开会的相 关人员之 后再准备 好相关会 议用品 并 参加会议 抓落实 发通知之 后 再打一 通电话给 参加会议 的相关人 等确认 确 保每人被 及
6、时通知 到 重检查 发通知 落 实到人后 第二天在会 前30分钟提 醒参会者 确定有没有 变动 对临 时有急事不 能参加会议 的人 立即 汇报给领导 知悉缺席会 议者的情况 也给领导 确定缺席者 是否必须参 加会议留下 时间 勤准备 发通知 落实到人 会前通 知后 再 测试会议 上使用的 投影仪 电脑 麦 克等工具 是否工作 正常 并 在会议室 门上贴上 小条 此 会议室明 天几点到 几点有会 议 细准备 发通知 落 实到人 会 前通知 测 试设备 还 先了解这个 会议的主题 和性质是什 么 领导的 议题是什么 然后给参 会者发去过 去与这个议 题相关的资 料 供他们 参考 做记录 发通知 落
7、 实到人 会 前通知 测 试设备 了 解会议性质 提供相关 会议资料 还应该在会 议过程中详 细做好会议 记录 在得 到允许的情 况下 做一 个录音备份 整理好 会议记录并 把记录发给 相关人员 定责任 发通知 落 实到人 会 前通知 也 测试了设备 了解会议 性质 提供 相关会议资 料 做好会 议记录 整 理好记录并 把记录发给 相关人员 将会议上确 定的各项任 务 一对一 地落实到相 关责任人 然后经当事 人确认后 形成书面备 忘录 交给 领导与当事 人一人一份 追结果 发通知 落实 到人 会前通 知 也测试了 设备 了解会 议性质 提供 相关资料 做 好会议记录 整理记录 下 发记录 确
8、定 任务 一对一 落实 当事人 确认后 形成 书面备忘录 交给领导与当 事人一人一份 并每天或每 周跟踪各项任 务的实际完成 情况 并及时 汇报领导 做流程 把上述过程做 成标准化的 会议 流程 让任何一个秘 书都可以根据 这个流程 把 会议服务的结 果做到九段 形成不依赖于 任何能人的会 议服务体系 通过建立一个 培养九段秘书 的机制来复制 和超越自己 结果意识强化 结果定义改变员工行为 基于客户价值的结果定义是执行的起点 九段秘书之间的最大差别就在于 结果思维 九段秘书 不仅仅是针对秘书这个职 务 更重要的是每个人做事情的思维习惯 而九段秘书的逻辑是结果管理 如果每个人 或者每个岗位都做好
9、结果管理那么他就是这 个岗位的九段 一段秘书的做法 递资料 帮领导端茶倒水 发通知 传 递资料等简单的工作 常规性的秘书 二段秘书的做法 做提醒 递资料 把领导每周 每天的工作 行程和时间安排好 按照每周 每天行程的时间表提 前提醒领导 比较重要的事项提前一天提醒 特别重 要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好充分的 准备 三段秘书的做法 审资料 递资料 排行程 做提醒 并 且帮助领导审核资料 如何错的或者不合流程 的就返回去不往上交 四段秘书的做法 汇工作 递资料 排行程 做提醒 审 资料 并且每周 每月和每季把领导直接下属 的工作结果和计划汇总起来及时提交领导 五段秘书的做法 做分析 递
10、资料 排行程 做提醒 审 资料 汇下属工作 帮助领导分析直接下属本 周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建 议 六段秘书的做法 帮汇总 递资料 排行程 做提醒 审资料 汇下属工作 分析下属工作结果 给出自己的建 议 并且帮助领导把自己本周 本月的工作结果汇 总起来及下周 下月的工作计划做好初步的安排 七段秘书的做法 追措施 递资料 排行程 做提醒 审资料 汇下属工作 分析下属工作结果 给出自己的建议 汇总领导的工作结果及工作计划的初步安排 并且 把领导修改完成的工作计划下发给下属 重要事项还 要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时提交 给领导 八段秘书的做法 追结果 递资料 排行程 做提
11、醒 审资料 汇下属工作 分析下属工作结果 给出自己的建议 汇总领导的工作结果 工作计划的初步安排 下发领 导的工作计划 追踪措施 及时汇报 并且每天 每 周 每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性结果 及时汇报给领导 九段秘书的做法 做流程 把上述过程做成标准化的 秘书 工作流程 让任何一个没有做过秘书 的都可以根据这个流程 把工作的结果做到 九段 秘书要做到九段才算成功 1段2段3段4段5段6段7段8段9段 递资料 帮领导端 茶倒水 发通知 传递资料 等简单的 工作 做提醒 递资递资 料 把 领导每周 每天的工作 行程和时间 安排好 按 照每周 每 天行程的时 间表提前提 醒领导 比 较重要
12、的事 项提前一天 提醒 特别 重要的事项 提前一周提 醒领导并且 协助领导做 好充分的准 备 审资料 递资递资 料 排 行程 做提 醒 并且帮 助领导审核 资料 如何 错的或者不 合流程的就 返回去不往 上交 汇工作 递资料 排 行程 做 提醒 审 资料 并 且每周 每月和每 季把领导 直接下属 的工作结 果和计划 汇总起来 做分析 递资料 排行 程 做提醒 审资料 汇下属工作 帮助领导 分析直接下 属本周或本 月的工作结 果完成情况 并给出自己 的建议 帮汇总 递资料 排 行程 做提 醒 审资料 汇下属工 作 分析下 属工作结果 给出自己 的建议 并 且帮助领导 把自己本周 本月的工 作结果
13、汇总 起来及下周 下月的工 作计划做好 初步的安排 追措施 递资料 做 提醒 审资 料 汇工作 分析工作 结果 给出 建议 汇总 领导工作结 果及工作计 划 并下发 领导修改完 成的工作 重要事项还 要求责任人 提交完成目 标计划的行 动措施并及 时提交给领 导 追结果 递资料 排行 程 做提醒 审资料 汇下属工作 分析下属 工作结果 给出自己的 建议 汇总 工作结果 工作计划 下发领导的 工作计划 追踪措施 及时汇报 并且每天 每周 每月 根据行动措 施中的关键 节点追踪阶 段性结果及 时汇报给领 导 做流程 把上述过程做 成标准化的 秘书 工作流 程 让任何一 个没有做过的 秘书都可以根 据这个流程 把工作的结果 做到九段 结果意识强化 结果定义改变员工行为 基于客户价值的结果定义是执行的起点
