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1、EssentialSkillsforExecutivesecretary IST 行政秘书技能培训 什么是秘书 IST 一 个人素质 二 专业技能 行政文秘的时间管理 IST 现代商务礼仪 沟通技巧 个人素质 办公室事务管理 IST 会议的筹划与管理 公文写作技巧 专业技能 文书档案的管理 接待工作技巧 IST 一个称职的行政秘书应该了解哪些 行政秘书的职业角色 日常事务 必备工作技能 会务管理 沟通技巧 IST 秘书的角色 秘书商务礼仪 秘书写作与文档管理 秘书时间管理 沟通与协调 行政秘书应具备的技能 工作自信成长 秘书的类别 IST 1 法律秘书2 医学秘书3 行政秘书4 公司秘书5 I
2、ST 第一章行政秘书的职业角色 A秘书的工作内容和领导的工作是一致的 即领导做什么秘书也做什么 B秘书做工作几乎都是领导亲自指派的 秘书也是直接向领导请示汇报的 C秘书做工作是直接对领导负责的 其结果成败与领导直接有关系 1 服务的直接性 IST 2 知识化 行政秘书的职业角色 A秘书以处理书面信息为工作内容 以办公室为主要工作地点 以笔墨 打印机复印机 电话电脑等现代工具为主要工作手段 B秘书必须具有中等以上的文化和专业知识为基础 IST 3 助手作用 行政秘书的职业角色 A秘书作为上司的直接工作助手 起着无可置疑的助手作用 B这些助手作用还包括在某些方面秘书应该为上司把关 譬如 上司会见来
3、访者的把关 接听电话的把关 发出文件信函的把关 接待 会议以及办公室费用开支的把关等等 IST 3 保密意识 行政秘书的职业角色 A秘书 最初是 秘藏图书 和 秘密文书 后来演变发展为 秘密文书工作者 不管是机关 企业 私人的秘书 其工作内容都会涉及到纪要和秘密 善于保守秘密是秘书人员的首要职业道德 IST 4 较好的专业技能 行政秘书的职业角色 A文书撰写 上司口述或会议记录 整理 文件起草 修改等 B文书制作 打字 复印 编排 装订等 C文书处理 收发 传递 D档案管理 归档 E会议组织 准备 记录 文件 善后 IST 第二章行政秘书的日常事务 秘书助理工作是一个综合性极强的岗位 在工作中
4、避免不了处理一些琐碎的事务 文秘助理的日常琐碎事务可以概括为如下 日程管理预约会面的受理及安排 日程表的制作 预定计划的变更及调整 向有关方面的联络 交涉 调整 向上司再次确定预计计划进行管理 交通工具的选定 订座及购票 IST 行政秘书的日常事务 上司办公室和会客室的整理 清扫 装饰 更换摆设 办公室配置 上司办公室的桌面整理 用品 消耗品的准备和管理 环境的整理准备 IST 行政秘书的日常事务 企业印章是企业身份和权力的证明 盖有企业印章的文件 是受法律保护的有效文件 同时意味着企业对文件的内容承担法律责任 企业印章如被他人盗用或冒用 很可能给企业带来不必要的纠纷和企业无法承担的责任 因此
5、 对印章的使用要严格按照公司制度流程进行 印章管理 IST 行政秘书的日常事务 会计方面的业务 照顾身边琐事 突发事件处理 接待 应酬工作 沟通支持性工作 文件的处理及保管 信息收集整理 决策支持性工作 IST 第三章专业技能 公文写作 公文类型做好公司相关公文的组稿 做好文案的收集 管理 文书起草及编写 公文制定 起草领导讲话稿等工作 公文种类主要有决议 决定 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 纪要 讲话稿 总结 红头文件等等 IST 专业技能 通知 通知适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 有明显的时效性 通知事项一般是要求立即办理 执行
6、或知晓的 不容拖延 IST 专业技能 通知 通知的格式一 标题字体用宋体 二号 加粗 居中 二 正文与标题间距为0 5倍行距 三 正文字体用仿宋 GB2312 三号 段落开头空四个字符 四 落款字体用仿宋 GB2312 三号 加粗 日期要具体写明年 月 日 日期落款的 零 用 可在插入菜单的插入特殊符号中插入 IST 专业技能 通知 通知的格式 二号宋体加粗居中 标题正文之间0 5倍行距 正文三号仿宋 GB2312 段落开头空四个字符 内容简明正式 仿宋 GB2312 三号 加粗 日期要具体写明 年 月 日 IST 专业技能 函 函函是不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 或者向有关主
7、管部门请求批准事项 答复审批事项时所使用的公文 单位单位个人个人单位个人 IST 专业技能 函 函 小李是中科泰能办公室新招聘来的文员 某日 领导给她布置了一项写作任务 主题是向富阳区体育局申请文化体育设备 IST 专业技能 函 如何写一份合格的函 a要知道函类别和使用场合 b要知道函的格式 c要明确中心主旨 IST 专业技能 函 以其内容和用途为标准进行划分商洽函 用于不相隶属机关之间互相商洽工作 询问函 用于不相隶属机关之间相互询问问题 求批函 用于向有关主管部门请求批准相关事项 答复函 也称复函 用于不相隶属机关之间相互答复问题 按办理的形式公函 严格按照公文格式撰写制作 便函 没有文件
8、头 没有发文字号 甚至可以没有标题 但正文之后 要有机关署名 日期和公章 函的类别 按行文的方向去函复函 IST 专业技能 函 标题 发文机关 事由 文种 宋体 二号黑体字 正文 仿宋 三号字行间距 设置 固定值 28磅字间距 一般不作要求 函的格式 例 湖北工业大学关于商洽 同志调动工作事宜的函武汉市人民政府办公厅关于临时工能否执罚问题的复函 IST 专业技能 函 明确函的中心主旨 一函一事 用语得体 平等待人 内容简洁 开门见山 IST 专业技能 函 题目 发文机关 事由 文种 开头 正文 问候语 IST 专业技能 函 结尾 落款 四号仿宋 IST 专业技能 纪要 纪要 会议纪要是反映会议
9、基本情况 重要精神和议定事项 并要求有关单位执行的一种纪实性文体 起草各类会议纪要是办公室的基本职能之一 也是文秘人员的一项基础性 经常性工作 IST 专业技能 纪要 写好会议纪要需要做好哪些方面呢 一 了解什么是会议纪要 二 会前充分准备 四 会后信息整理 三 会中做好记录 IST 专业技能 纪要 会议纪要的格式 一 会议纪要字体 二 会议纪要正文 三 落款 IST 专业技能 纪要 单位 会议名称 文种类别 纪要 会议名称 文种三号宋体加粗 会议的基本组织情况4号宋体 IST 专业技能 纪要 会议标题为4号宋体会议内容为小四宋体 领导讲话 IST 专业技能 纪要 落款 第三部分决议 IST
10、专业技能 公文写作的四条原则 1 逻辑紧密 2 结构清晰 3 内容表述正确 4 语言表达准确 公文写作的用词特点 A简明 B准确 C庄重 D朴实 E规范 IST 专业技能 提高公文写作的方法 1 多看多记 2 多抄多写 IST 第四章会务管理 一 会前准备工作 二 会间组织服务 三 会后跟踪处理 一场好的会议的组织必须具备3个条件 IST 会前准备工作 会务管理 会前 会议计划 准备会议资料 会场布置 准备会议 IST 会务管理 开始 接站 报到 签到 入场 做好会议服务 做好会议记录 会议新闻报道 会议安保工作 结束 会中管理工作 会议过程中安排影像资料记录 IST 会务管理 安排与会人员返
11、程 清退整理会议文件 清理会场 做好会议总结工作 评估会议效果 会议结束 会议善后工作 IST 第五章沟通技巧 人类最伟大的成就来自沟通 最大的失败 来自不愿意沟通 除非上级要听 不然不说 若意见相反 不要当面争辩 若意见不一致 先表达认同 若意见相同 要赶快肯定 要补充意见 征求上级同意 要顾及上级的面子 情绪和立场 下对上的表达技巧 IST 把上级的话 确认后 记在笔记本上 尊重上级的面子和立场 不要当众给他难看 有功劳要记在上级头上 避免 功高震主 切忌越级报告 和新上级沟通 要避免开口闭口提及以前的上司如何如何做 提出问题 同样提出解决方案 和上级沟通时的15个建议 IST 对你提出的
12、建议或决策有相当把握时 不妨表现出 信心十足 的模样 提出你的观点 建议时 不妨 简明扼要 提供重大消息 最好有 书面资料 或支持性的 证据 意见相同时 归功于上司的英明领导 双方意见相左时 先认同主管 再表达自己的意见 请教上司 问题十万火急时 赶快敲定时间和老板商讨对策 切忌 报喜不报忧 有不利消息 就火速报告 随时让老板明了状况 特别是在刚出状况之初 和上级沟通时的15个建议 IST 平行沟通是指在组织内各阶层间横向的一种沟通程序 平行沟通 IST 跨部门沟通 要先取得其主管的许可 每一个沟通者 要将重要结果向其主管报告 如何创造良好沟通的情境 IST 同事间要多注意礼节和人际关系 和跨部门的高阶沟通时 先请我们的同阶主管先打电话或拜会一下 就事论事 尽量协商出对彼此有利的结果 有争议时 避免争吵 可请上司出面协商调整 平时要建立起互助 团队的良好默契 平行沟通的技巧 也是跨部门沟通的成功要素 IST IST SeeYouNextTime
