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1、浅析Excel应用 认识EXCEL 认识EXCEL的工作界面 窗口组成元素 了解工作薄 工作表 单元格等基本概念 掌握不同类型的数据输入方法 理解相对引用和绝对引用 掌握公式输入方法 掌握工作表的删除 插入 移动 改名等操作掌握单元格 行 列常用操作 Excel基本概念工作簿在Excel中创建的文件叫做工作簿 扩展名是 xls工作薄由工作表组成 新建工作薄只有默认的 个工作表 但可以根据需要增加 个数不限 新建第一个工作薄的默认名 book1 xls 工作表由一些横向和纵向的网格组成的表格 一个工作表最多有65536行 256列 工作表由工作表标签区别 如sheet1 sheet2 公式的概念
2、Excel的公式由运算符 数值 字符串 变量和函数组成 公式必须以等号 开头 即在Excel的单元格中 凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式 在等号的后面可以跟数值 运算符 变量或函数 在公式中还可以使用括号 例如 10 4 6 2 2 1 50就是公式 可以在任何单元格中输入此公式 Excel会把公式的计算结果显示在相应的单元格中 函数的概念函数是Excel已经定义好了的一些特殊公式 它们可以对一个或多个数据进行计算 然后把计算的结果存放在某个单元格中 Excel函数类型工作表函数 财务函数 日期函数 时间函数 数学与三角函数 统计类函数 数据库管理函数 文本函数及信息类函数等 比如 su
3、m 即为一个函数 EXCEL数据输入 概述数据输入是很实际的问题 许多工作人员不得不面对它 针对不同规律的数据 采用不同的输入方法 不仅能减少的工作量 还能保障输入数据的正确性 数据输入如果不了解掌握不同类型数据的输入方法 可能就要成天座在电脑前 一五一十地输入数据 输完了还要检查 某些人要几天才能输入完成的数据 但有的人几分钟就完成了 而且数据不会出错 这就是学习EXCEL数据输入方法的原因 Excel的常见数据类型数字型 日期型 文本型 逻辑型数据数字表现形式多样 货币 小数 百分数 科学计数法 各种编号 邮政编码 电话号码等多种形式 相同数据的输入当要填充相同数据时 我们可以有多种方式去
4、完成这个工作 方式1 1 选中F2 F11 2 输入 JK001 3 按Ctrl Enter方式2使用填充柄 编辑单元格格式 用 运算符组合数据 为字符连接运算 其作用是把前后的两个字符串 也可以是数值 连接为一个字符串 如 ADKDKD DKA 的结果为ADKDKDDKA 123 45 678的结果为 12345678 用 和文本函数的结合 常和文本函数left right mid等合用 这几个函数都很简单 其调用语法如下 left text n right text n mid textn1 n2 其中 left截取text文本左边的n个字符 如left 123 2 12 right截取t
5、ext文本右边的n个字符 如right 1234 2 34 mid从text的第n1字符开始 取n2个字符 比如MID 1234 2 2 23 采用下拉列表进行数据选择下拉列表的适用范围项目个数少而规范的数据 比如职称 工种 单位及产品类型等 这类数据适宜采用Excel的 数据有效性 检验方式 以下拉列表的方式输入 下拉列表建立方法 1 选中要建立下拉列表的单元格区域 2 选择 数据 有效性 菜单项 3 选择 设置 标签 然后从 允许 下拉列表中选择 序列 选项 4 在 来源 文本框中输入职称名字 助教 讲师 副教授 教授 利用公式与函数进行查找输入 查找输入的意义如果表格中的不同数据列之间存
6、在一定的依赖关系 那么用IF公式进行数据的转换输入是一种效率较高的输入方法 如果某些数据已经在其它数据表中建立好了 查询输入可以提高效率 且能减少输入错误 IF函数的应用IF函数又称为条件函数 它能够对给出的条件进行判断 并根据判断结果的正误执行不同的运算 IF函数的调用形式如下 IF 条件式 条件成立时函数的取值 条件不成立时函数的取值 比如 IF 3 2 right error 的结果是 right 而IF 32是正确的 函数的结果就是 条件正确时的取值 与之相对应 而3 2是错误的 所以 IF函数可以嵌套使用 即在IF函数中还可以使用IF函数 最多可以嵌套7层 比如 IF A2 89 A
7、 IF A2 79 B 如果A2等于93 则该函数的结果是 A 如果A2等于80 则函数的结果是内层IF A2 79 B 的结果 显然80 79 所以结果为 B 如果A2等于65呢 函数的结果就是IF A2 79 B 不成立时的取值 这时该函数的结果就是一个空值 因为IF A2 79 B 没有给出A2 79不成立时的取值 在这种情况下 Excel将返回一个空值 即什么结果都没有 给该函数 IF函数查找转换案例某学校年度奖金如下图所示 奖金根据职称确定 教授 2000元 副教授 1500 讲师 1000 助教 是500元 在F3输入公式 IF E3 教授 2000 IF E3 副教授 1500
8、IF E3 讲师 1000 IF E3 助教 500 Vlookup函数查找Vlookup函数能够从其它工作表 或本工作表 将某数据列中的数据查找出需要的数据 VLOOKUP函数的用法如下 VLOOKUP x table n r 其中 x是要查找的值 table是一个单元格区域 即由工作表的1列或多列组成 Excel将在table的第一列查找有无x这样的值 只在table的第1列查找有无x n是table中待返回的匹配值的列序号 r可以取0或1 当r为0时 该函数将进行精确匹配查找 当r 1时 table的第一列应按升序排列 否则找到的结果可能不正确 r 1表示Excel实行的是模糊查找 限定
9、输入数据的长度 显示提示和出错信息对输入到单元格中的数据进行一定程度的限制 比如限制小数位数 日期和时间的范围 字符的个数等 当输入的数据不符合限定规则时 Excel就显示一些警告信息 并且不接受输入的数据 如果工作表的数据是由其他人输入的 则有必要在别人输入数据时给出一些简要的提示信息 或对数据输入的规则作些说明 用RAND和INT产生实验数据1 Rand函数又称为随机函数 它产生一个介于0 1之间小数 对Rand函数的结果进行放大 能产生任意范围内的数据 如 RAND 100 可以产生0 100之间的数据RAND 50 50 可以产生50 100之间的数据 2 Int函数又称取整函数 将数
10、字向下舍入到最接近的整数 比如 INT 8 9 的结果是8INT 8 9 的结果是 9 EXCEL数据的格式化 1 了解Excel格式化的意义2 掌握工作表套用格式和自定义格式化方法3 掌握文本格式化的方法4 掌握数据格式化的方法5 了解自定义格式化数据的方法和意义6 掌握日期格式化方法 1 表名不醒目 2 表的标题不太醒目 3 当学生较多 科目成绩较多时 看数据较困难 4 整个成绩表不太美观 设置工作表的边框和底纹Excel的默认边框是虚线 无底纹 所有的表格都表示为同一种样式 如果直接在Excel下进行表格的打印则没有网格线 当然 可通过打印设置让它显示表格线 不便于特殊信息的突出显示 通
11、过边框和底纹的设置 一方面可使表格美观 同时也可改变信息的显示方式 让人们尽快掌握表中的信息 条件格式的意义条件格式的作用在于把繁琐的人工作业交给电脑 让电脑快速准确的达到我们想要达到的目标 条件格式有很多作用 1 设置单元格格式 总体调节单元格样式2 可以标出我们需要的单元格3 可以美化单元格4 设置三维表格通过对单元格的格式设置 自定义格式 可以创建上凸和下凹的立体效果 数据显示在这样的表格中 看起来更轻松 三维表格示例 函数分类介绍数据库函数对数据清单中的数据进行分析 查找 计算等日期与时间对日期和时间进行计算 设置及格式化处理工程函数用于工程数据分析与处理信息函数对单元格或公式中数据类
12、型进行判定财务函数进行财务分析及财务数据的计算逻辑函数进行逻辑判定 条件检查统计函数对工作表数据进行统计 分析查找函数查找特定的数据或引用公式中的特定信息文本函数对公式 单格中的字符 文本进行格式化或运算数学函数进行数学计算等外部函数进行外部函数调用及数据库的链接查询等功能自定义函数用户用vba编写 用于完成特定功能的函数 再介绍几个简单函数 SUM函数用法SUM x1 x2 x30 x1 x2 x30是需要求和的参数 可以是数据或单元格区域功能计算各参数的数值之和说明 参数表中的数字 逻辑值及数字的文本表达式将被计算 文本值被转换成数字 而逻辑值 true 被转换成数字1 例如 SUM 3
13、2 5 SUM 9 20 true 30 平均值函数AVERAGE AVERAGEA用法AVERAGE n1 n2 n30 AVERAGEA n1 n2 n30 其中 n1 n2 n30是要计算平均值的参数 该函数最多允许有30个参数 参数可以是数字 或者是涉及数字的名称 数组或引用功能两函数都是求参数的平均值 AverAge不对文本和逻辑值类数据进行计算 AverageA要对文本和逻辑函数进行平均值计算 文本被视为0 逻辑值true被视为1 false被视为0 空文本 也作为0计算 计数函数COUNT COUNTA COUNTBLANK COUNTIF用法COUNT x1 x2 x30 CO
14、UNTA x1 x2 x30 COUNTBLANK range 功能Count统计数字的个数CountA统计数字和文本的个数CountBlank统计空白单元格的个数 在函数中我们经常会进行对数值的比较 所以我们必须对比较运算符就较深的认识 Excel的比较运算符比较运算又称关系运算 就是人们常说的比较式 比较运算只有两种不同的结果 要么 正确 要么 错误 不可能有第三种结果比较运算符 逻辑函数 2AND NOT OR TRUE FALSE函数用法AND x1 x2 x30 OR x1 x2 x30 NOT logical 案例AND TRUE TRUE TRUE OR TRUE TRUE TR
15、UEAND TRUE FALSE TRUE TRUE FALSE OR TRUE FALSE TRUE TRUE TRUE 如果B1 B2 B3单元格中的值为TRUE FALSE TRUE 则AND B1 B3 FALSE 但OR B1 B3 TRUE AND 2 2 3 5 TRUE COUNTIF函数用法COUNTIF range criteria 功能统计出range中满足条件criteria的数据个数案例 countif a1 g12 2 即在a1 g12的区域内统计所有数值大于2的单元格个数 条件求和函数SUMIF用法SUMIF range criteria sum range 其中
16、 range是用于条件判断的单元格区域 criteria条件 其形式可以为数字 表达式或文本 sum range是需求和的实际单元格 只有当range中的相应单元格满足条件时 才对sum range中的单元格求和 若省略sum range 则直接对range中的单元格求和 功能对range单元格区域中的数据进行Criteria条件检查 然后对满足条件行的sum range同行进行求和 SumIF案例某商场的销售记录如图所示 统计各类商品的销售总数 总金额 统计男 女销售人员的人数及销售额在10000以上的人数 SUMIF D 3 D 13 I3 G 3 G 13 向下复制此公式 一些有用的函数 TEXT value format text 该函数指定的格式码format text将数值型数据Value格式化为文本 其中value可为数字 结果为数字的计算公式 包含数字的单元格引用 format text可为任何数字格式 有关格式码请参考第2章的相关内容 VALUE text 将数字形式的文本转换成数字 比如 VALUE 32 32 VALUE 09 9 YEAR MONTH DAY函数
