办公室公文写作培训讲义

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1、公文写作培训 课程 综合管理部 第一部分公文介绍 公文是国家机关 社会团体 企事业单位 用于行政管理 具有法定效力和规范体式的文书 公文具有 政策性和权威性 规范性和约束性 针对性和指导性 程序性和严密性 对应性和定向性五大特点 公文的作用 1 指导工作 传达意图2 联系工作 交流情况3 请示工作 答复问题4 总结工作 推广经验5 记载工作 积累史料 一 公文的含义 特点及作用 1 实事求是原则发文要务实 要根据实际需要发文办文要切实 要细化办文规范拟文要朴实 文字要简炼精确2 准确规范原则认真把好公文的质量关认真把好公文的程序关认真把好公文出入关 二 公文的基本原则 3 精简高效原则坚持少而

2、精的标准坚持快而好标准4 安全保密原则确保公文使用和传递安全确保公文保管安全确保公文销毁安全 二 公文的基本原则 公文是企业实现管理职能的重要途径公文是体现企业形象的重要手段公文是员工履行岗位职责的重要工具公文是衡量员工综合素质的重要标尺 三 公文的重要性 种类 决议 命令 决定 公报 公告 通告 通知 通报 报告 意见 请示 批复 议案 函 会议记要共15个文种行文规则上行文 下级单位向上级单位的发文如 请示 报告等平行文 平级单位或不相隶属单位之间的发文如 通知 函等下行文 上级单位向下级单位的发文如 命令 决定 决议 指示 通报 通知 批复等 四 公文的种类及行文规则 第二部分公司常用公

3、文写作要领 一 请示的写法请示 下级向上级请求指示 批准 上行文 请示的结构 标题 事由 文种 关于 的请示 主体 起因 事项 提出处理意见 结尾用 妥否 请批示 请示应注意的事项1 理由 部分简明扼要2 主要内容在正文中表述3 要有倾向性意见 且具可操作性4 一事一请示 不越级 不多头请示 请批对应5 送往政府部门的请示要注明联系人和联系电话6 请示和报告有本质上的区别 案例山西煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司关于主斜井施工联络巷与副斜井对打施工的请示能源投资开发有限公司 为加快矿建进度 福昌煤业根据实际情况 拟采取从主斜井施工联络巷与副斜井对打施工方案 这样将最少缩短矿建周期3个月以上 妥

4、否 请批示 山西煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司2015年5月16日 通知 适用于公司批转至下级公司和有关部门的公文 转发上级单位的公文 传达要求下级公司和有关部门办理的需要周知或者执行的事项 人事任免等 通知的分类 1 批转性通知2 转发性通知3 印发性通知4 指示性通知5 一般性通知6 事务性通知7 会议性通知8 任免性通知主要特点1 适用范围广 适用性强 形式灵活2 适用频率高3 专项性强 二 通知的写法 一 标题 制发机关 事由 通知二 正文 通知前言 即制发通知的理由 目的 依据 例如 为了解决 的问题 经 批准 现将 具体规定通知如下 通知主体 写出通知事项 分条列项 条目分明 三

5、 结尾 三种写法 意尽言止 不单写结束语 在前言和主体之间 如未用 特通知如下 作为过渡语 结尾可用 特此通知 结尾 再次明确主题的段落描写 通知的格式 山西煤炭运销集团能源投资开发有限公司公司关于转发集团公司 关于厉行节俭反对浪费的六条规定 的通知各煤业公司 机关各部室 为积极贯彻中央 八项规定 六项禁令 以及省委 省政府有关压缩公务费用开支的规定 集团公司特制定 关于厉行节俭反对浪费的六条规定 现转发你们 请认真学习贯彻 严格遵照执行 山西煤炭运销集团能源投资开发有限公司2014年3月25日 案例 转发性通知 三 通报的写法通报 适用于向下级部门传达信息 下行文 通报常用的两种类型1 表彰

6、性通报2 批评性通报 通报的格式1 标题 事由 文种2 主送部门3 正文 开头 主体 结尾通报应具备的几个要素1 引言部分2 事实部分3 分析处理部分4 号召要求部分 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 特点 1 广泛性 适用范围广泛2 陈述性 内容以陈述为主3 单向性 下级机关向上级机关单向文4 事后性 事前请示 事后报告 四 报告的写法 汇报工作报告 汇报例行工作 成绩经验 问题教训 今后打算 上级交办的事项完成情况等 反映情况报告 报告特殊 重大 突发事件等 答复询问报告 被动行文 答复上级机关询问事项 结构标题 主送机关 正文 落款 成文日期 类型 1 标题

7、发文机关 事由 文种主送机关 有隶属关系的上级领导机关或上级业务主管部门 2 正文 发文缘由 写明报告的意义 背景或根据 报告事项 汇报工作报告 例行工作 成绩经验 问题教训 上级交办的事项的完成情况 进度等 反映情况报告 事件的原因 经过 结果 性质和建议等 答复询问报告 答题式的回复 问什么答什么 3 结尾 今后工作的意见 对事件原因的总结 写法 五 函的写法函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 平行文 适用范围及分类 适用于不相隶属单位之间商洽工作 商洽函 适用于同单位各部门之间工作联系 联系函 询问或答复问题 问答函 函的格式1 标题 事由 文种

8、公司关于调用办公物资的联系函 2 函件编号 部门 年份 数字 3 正文 开头 主体 结尾函的要求1 对于同级单位 大胆用函 2 根据不同的收文单位和要办的事情 采用不同的语气和结尾方式 3 商洽函和问答函必须有回复函 并在其中注明原函编号 如 贵公司 号函已收悉 现答复如下 案例 公司关于对新员工开展技能培训的商洽函编号 DC2012001 大学 我公司最近招聘了20名新员工 为了使其能够尽快胜任工作 将在近期对新员工进行物探专业技能培训 但我公司缺乏授课培训的经验 特邀请贵院校培训导师来我公司开展培训工作 培训安排如下 一 培训内容 物探勘查基本知识二 培训时间 定于2012年9月10日 1

9、2日 训期3天 三 培训地点 公司办公楼三层会议室 联系人 公司联系电话 0351 51 136 经理 特此函询 盼尽速回音 2013年4月10日 六 会议纪要的写法会议纪要 用于记载会议主要情况和议定事项标题 主要反映会议的性质和范畴 1 会议名称 会议纪要 例行会议 如 公司月度总结会会议纪要2 关于 问题 会议纪要 专项会议 如 关于协调 公司开业庆典事宜的会议纪要 导言 主要用于概述会议基本情况 其内容一般包括标题 时间 地点 主持 出席 缺席 记录和主要内容等 公司月度总结会会议纪要时间 年 月 日下午14 30分地点 公司办公楼一层会议室主持 出席 缺席 记录 主要内容 总结本月工

10、作情况 计划下月工作安排 详细如下 主体 这是会议纪要的核心部分 主要介绍会议议定事项 1 重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳 做到条理清楚 简明扼要 不要把会议纪要写成会议记录 2 要正确地集中会议的意见 没有取得一致意见的 一般不写入纪要 会议没讨论的不得写入会议纪要 3 会议纪要用 会议 作主语 即 会议听取了 会议讨论了 会议认为 会议确定 会议指出 会议强调 等 4 会议纪要须以第三人称的语气来拟写 5 会议纪要没有落款 第三部分公文写作的总体要求与存在的问题 1 正确选用文种 体式规范2 标题准确反映全文的主题3 观点明确 阐述清楚 逻辑关系明了4 简明扼要 直书不曲5 表述

11、紧凑严密6 用语庄重平实7 概念稳定8 用语要礼貌得体9 正确运用标点符号10 准确计算 一 公文写作的一般要求 一 语言重复 啰嗦经公司领导批准同意2016年5月25日 5月31日下午18 45分事故发生后 公司总部高度重视这次事故 接报事故后 立即 工作人员24小时夜以继日轮班作业 二 公文写作中容易出现的问题 二 词序 语序不当关于部分三 四号线施工单位拖欠钢筋 混凝土供应商的材料款问题 请建设总部抓紧给相关施工单位发文 限期要求解决 修改 关于三 四号线部分施工单位拖欠钢筋 混凝土供应商的材料款问题 请建设总部抓紧给相关施工单位发文 要求限期解决 工程是 市委 市政府及广大市民备受关注

12、的大型市政工程 修改 工程是备受 市委 市政府及广大市民关注的大型市政工程 三 词义混淆制定制订词义 制定 制作 定出 公文中习惯用在较大场合 举例 党的第十六次代表大会 为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线 词义 制订 制作 订立 公文中习惯用于具体规章制度的订立 举例 公司制订了防火 门卫等安全管理制度 和与或词义 和 表示两者都是 是并列关系 与 表示两者对立 是平等关系 或 表示两者其一 是选择关系 举例 集团公司举办的篮球赛经过两天的激烈攫夺 A公司和B公司一起进入了准决赛 明天 A公司与B公司将展开争夺决赛权的较量 届时 A公司或B公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击 四 词

13、语搭配不当借阅人必须履行档案借阅登记制度分析 履行对应的是义务 职责 承诺等 否则词不达意修改 借阅人必须遵守档案借阅登记制度为杜绝管理漏洞分析 杜绝对应的是动词 而不是名词 管理漏洞属名词修改 为杜绝管理出现漏洞为杜绝此类情况的发生嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年所为分析 主 谓 宾混乱 主语是嫌疑人 谓语是应为 宾语却是本地青年所为 修改 嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年案件应为熟悉当地环境的本地青年所为 五 逻辑混乱1 公司领导 年 月 日 我公司向 公司呈报了 关于 的请示 在请示中 王总提出了有关要求 请答复 修改 年 月 日 我公司向 公司呈报了 关于 的请示 在请示中 王总提出了

14、相关意见 妥否 请批示 2 总部要求提高产品的折扣优惠度 建议从7折提高到9折 修改 总部要求产品的折扣优惠幅度从7折降低到9折 3 孤本 秘密档案不予借阅 确需借阅的 须在指定时间内归还 修改 孤本 秘密档案原则上不予借阅 如因特殊情况确需借阅的 须在指定时间内归还 4 年上半年 我公司共组织培训30次 其中 总公司培训5次 企业培训19次 修改 年上半年 我公司共组织培训30次 其中 总公司培训5次 企业培训19次 其它培训6次 六 附件格式不当1 若公文附有附件资料 而公文内容中又有涉及附件内容 应备注说明 如 详细情况见附件1 2 若公文附有附件资料 应在公文最后加上附件名称 如有多份

15、附件 应当逐个列示 格式如下 附件 1 关于 的办法 2 关于 的通知 3 关于 的方案 第四部分公文写作解决方案 一 确立为别人而写的原则拟文的直接目标是 四好 好读 好懂 好记 好执行让你自己明白很重要 但让读者明白更重要公文 四宜 宜短 宜实 宜准 宜平和 二 掌握公文写作的 三步曲 第一步 开头 交代发文的背景 依据 目的 为后面叙述主体进行铺垫 宜开门见山 简短利落 第二步 主体 阐明具体观点 叙述具体事项 提出具体要求 宜多费笔墨 重点对待 第三步 结尾 宜寥寥几笔 谨慎用字 三 层次分明 不重复段落之间分界清晰 一个段落重点阐述一个方面 提行后阐述另一个方面 但各个段落之间必须是

16、围绕一个中心观点展开论证 也就是文章的中心思想 不重复原则 每个问题只在文章中讲述一次 且讲透 不在其它地方再讲 四 注意逻辑 顺序表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯采用直叙法 不要用倒叙法和插叙法注意相互依存关系 四有有一必有二有先必有后有好必有坏有内必有外 八先八后思想在先 行动在后原因在先 结果在后综合在先 具体在后铺垫在前 运用在后大事在先 小事在后优点在先 缺点在后上级在先 下级在后别人在先 自己在后 五 不犯语法错误主语 谓语 宾语齐全正确运用标点符号不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来 六 紧凑连贯能用一句话表达清楚的 绝不用两句话尽量用一个主语把后面的语言串起来语句 段落之间要有连贯性 七 力求简洁一份公文只解决一个问题 复文 切忌不厌其烦地引述 来文 在报告和请示中 不要向上级大讲方针政策尽量用简短的句子 八 准确明了标题要高度概括全文主旨内容复杂 篇幅较长的公文 正文要分段描述直接表述事由或要求 不要转弯抹角观点明确 不要用模棱两可 易生歧义的词句 九 公文格式具体要求页面设置版面 天头 上白边 为37mm 订口 左白边 为28mm 版心尺寸为156225m