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1、中华人民共和国国家标准电子档案管理系统通用功能要求（审定稿）编制说明一、任务来源电子文档案管理系统通用功能要求（以下简称电子档案管理系统功能要求）是国家电子文件管理系列标准之一，是国家电子文件标准体系的重要组成部分，国家电子文件管理部际联席会议办公室于2015年10月设立研究课题电子档案管理系统通用要求，由北京市档案局和清华大学共同承担研究任务，起草国家标准电子档案管理系统功能要求的草稿，并计划于2017年3月申报国家标准的编制。二、主要工作过程二、主要工作过程1任务承接：2015年月，北京市档案局和清华大学接到国家电子文件管理部际联席会议办公室下发的任务书电子档案管理系统通用要求课题研究任务
2、，成立项目工作组，研究国家标准草稿的框架、内容和结构，于2015年11月10日在清华大学档案馆召开项目启动会，讨论和确定标准的体系结构和内容编写方式，成立标准起草小组，启动会后正式开始国家标准电子档案管理系统功能要求（草稿）的研究和编制工作。 2草稿编制：2016年1月至5月，标准起草小组结合项目工作组的研究内容、需求调研和分析工作开展情况，分小组开始编写国家标准电子档案管理系统功能要求（草稿）的内容，于2016年月进行成果汇总，形成国家标准电子档案管理系统功能要求（草案）。2016年月24日项目组在清华大学档案馆召开中期成果研讨会，邀请国家档案局、档案科研所、中国人民大学和国家电子文件管理部
3、际联席会议办公室、电子档案系统研制公司等业内专家学者和系统建设与实施人员，对课题研究成果和国家标准电子档案管理系统功能要求（草案）征求专家意见，进一步确定了标准的章节结构、文稿描述方式以及必选与可选模块。起草小组在专家意见基础上，结合课题研究成果，利用个月的时间，完成国家标准电子档案管理系统功能要求（专家咨询稿）的编写。2016年9月30日项目组在北京市档案局再次召开专家咨询会，对国家标准电子档案管理系统功能要求（专家咨询稿）进一步征求专家意见，根据专家意见开始研究如何以档案部门行政法规的形式对项目成果进行发布，2017年年2初，课题组同时完成了电子档案管理系统通用功能要求（立项稿）和电子档案
4、管理系统基本功能规定（征求意见稿）。2017年6月，项目组向国家电子文件管理部际联席会议办公室提交“标准立项申请函”，建议尽快向国标委，申请国家标准立项，提交了电子档案管理系统通用功能要求（立项稿）立项报告和相关文件。2018年10月国家标准化委员会下达了国家标准“电子档案管理系统通用功能要求”的制定计划（计划号为20181888-T-244）。2017年2月25日项目组将国家行政规范性文件电子档案管理系统基本功能规定（征求意见稿）提交国家档案局，面向业内专家进行征求意见、召开专家讨论会。2017年3月13日至2017年07月26日国家档案局付华副局长先后组织了7次专家会和1次专家征求意见（函
5、审），对电子档案管理系统基本功能规定（征求意见稿）进行讨论和修改，课题组在专家意见基础上先后进行了6次修改，形成6个过程版本，并于2017年10月向国家档案局提交了行政规范性文件电子档案管理系统基本功能规定（报批稿），2017年12月15日国家档案局局长会通过了报批稿审核，并向全国档案行业发布部门规章电子档案管理系统基本功能规定（档办发20173号），替代了已经执行16年的档案管理软件功能要求暂行规定（档发20016号）。2018年1月，项目组依据国家档案局发布的电子档案管理系统基本功能规定文件，调整了国家标准电子档案管理系统通用功能要求的框架结构，并于2018年4月形成了电子档案管理系统通用
6、功能要求（征求意见第1稿），5月至6月期间面向全国档案行业的专家、学者、档案管理系统的研制厂商进行广泛的征求意见，通过Email发出152份电子邮件，收到回复69份，有效建议56条。2018年7月开始，项目组在吸收、采纳专家意见的基础上，进行一步形成了电子档案管理系统通用功能要求（征求意见第2稿），并于2018年10月召开了专家咨询会，同时面向全国档案领域相关人员征求意见。向119征求意见，回函数89份，其中有建议的68份，汇总后建议合并为56条。起草小组在专家意见基础上，共才难45条，5条部分采纳，6条未采纳，2019年10月起草小组在综合业内专家、学者和档案管理相关机构及其人员的意见，按照
7、国家标准制定的相关程序，计划组织开展网上公开征求意见，2020年1月形成电子档案管理系统通用功能要求（网上征求意见稿），报送国电联办，对该标准通过互联网进行公开征求意见。三、标准编制的原则本标准在编制过程中按照GB/T1.1-2009标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则的要求进行编写。四、建议建议尽快立项和制定国家标准电子档案管理系统通用功能要求，以有利于帮助档案系统研发公司了解电子档案管理的业务需求和系统功能要求，帮助档案部门建立功能齐全的电子档案管理系统，进而促进各档案部门能够科学、规范和有效地开展电子档案管理业务。国家电子文件管理部际联席会议办公室国家档案局北京市档案局清华大学档案馆 2019年3月19日
