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1、0 发表使用 版号用途描述编制人审核人批准人执行日期 主编部门 商务管理部 参编人 神神华华包包头头煤煤化化工工有有限限公公司司 SHENHUA BAOTOU COAL CHEMICALS CORPORATION LTD 文件编号 神华包头煤制烯烃项目神华包头煤制烯烃项目 EPCEPC EP CEP C E PCE PC采购管理规定 讨论稿 采购管理规定 讨论稿 神 华 集 团 SHENHUA GROUP EPC采购管理规定 目 录 1目的及适用范围 1 2项目采购组织机构 1 3业主与EPC承包商的采购工作职责分工 3 4EPC承包商与业主的采购协调 6 5采购准备阶段 6 6采买 9 7催
2、交 13 8检验 14 9项目物流工作 19 10 材料管理 24 11 备品备件 27 12 相关文件 28 13 附表 29 说明 1 本文件解释权在商务管理部 2 本文件自发布之日起执行 EPC采购管理规定 第1页 1目的及适用范围目的及适用范围 本文件用于指导本项目总包合同签订后 如何监控EPCEPC EP CEP C E PCE PC 以下统称EPCEPC 承包 商的整个采购活动 从而使承包商的采购工作 满足本项目的进度和质量要求 2项目采购组织机构项目采购组织机构 2 1对EPCEPC承包商采购组织的基本要求 EPCEPC承包商项目采购组由采购经理 各专业采买工程师 催交 检验人员
3、 运输 单证人 员等构成 具体组织机构图 及主要采购人员资质情况由承包商在其报价文件中提出 须 经 业主 神华包头煤化工有限公司采购部审查和批准 EPCEPC承包商主要采购人员一经确 定 未经神华包头煤化工有限公司采购部批准不得调换 在EPCEPC承包商采购实施过程中 业 主认为不称职的EPCEPC承包商采购人员或其分包商的项目人员 经业主正式提出 EPCEPC承包商 必须在5天内予以调换 2 2神华包头煤化工有限公司采购组织 2 2 1采购经理 负责与承包商的直接联络 有权审查承包商的所有采购文件 监督承包商的所有采购活动 涉及商务价格除外 详细描述如下 从询价到设备和 或材料到达现场 代表
4、业主监督并提供采购指导 协助保护伞协议到EPC合同的实施 审核并监督EPC检验计划和质量控制计划 协调并监督EPC督促工作 监督供货商的监督检验工作及与EPC采购组的协调工作 提供指导并监督主要EPCEPC采购订货谈判 审查 核实并协助选择所有设备和材料的供货商 提供商务评标和采购定货指导 提前协助并提供指导会尽量减少RFQ和采购定货安排的延误 提供指导 准备EPCEPC询价 报价情况报告 2 3业主采购管理机构图 业主采购管理机构及管理流程详见图2 3所示 EPC采购管理规定 第2页 公司主管领导 商务管理部经理 物流服务商 物流协调员 采购管理组 EPC承包商 催 检经理 催 检协调员 第
5、三方检验公司 物流经理 承包商管理组 区域采购经理 图图2 32 3 图图 2 32 3 EPC采购管理规定 第3页 3业主与业主与EPCEPC承包商的采购工作职责分工承包商的采购工作职责分工 3 1设备和材料关键性等级划分 由EPCEPC承包商根据业主发布的 设备和材料关键性等级分级程序 编号未定编号未定 方法 提出 具体的设备和材料的关键性等级 由承包商项目管理组组织审核 由神华包头煤化工有限 公司设计管理部和项目设备组 电仪组批准 3 2物资采购界面管理规定 编号未定编号未定 3 3 采购分级管理职责 见 采购分级管理职责矩阵 EPC采购管理规定 第4页 采购分级管理职责矩阵采购分级管理
6、职责矩阵 关键性等级关键性等级 序号序号采购工作采购工作 交付文件交付文件 交付时间交付时间 I IIIIIIIIIIIIVIV 1 总承包合同谈判阶段 承包商的采购原则和策略 与投标文件一起 RP 承包商采购组织机构图 主要采购人员资质 与投标文件一起 AP 设备关键性等级 仅仅针对关键性等级 I 级 的设备 与投标文件一起 AQ 业主项目推荐厂商表 预备 与投标文件一起 APRPRPRP 承包商与业主采购协调程序 标准 与投标文件一起 RP 承包商项目采买工作程序 标准 与投标文件一起 RP 承包商项目催交工作程序 标准 与投标文件一起 RP 承包商项目检验工作程序 标准 与投标文件一起
7、RP 承包商项目物流工作程序 标准 与投标文件一起 RP 承包商清关支持工作程序 标准 与投标文件一起 RP 现场材料管理工作程序 标准 与投标文件一起 RP 备品备件工作程序 标准 与投标文件一起 RP 供货商现场服务工作程序 标准 与投标文件一起 RP 承包商项目采购执行计划 初步 与投标文件一起 AP 长周期设备交接协调程序 标准 与投标文件一起 RP 其他业主要求的工作程序和管理文件待定待定 2 EPC采购准备阶段 增补的项目厂商表 先于采购工作 AP 采购标准文件表格EPC合同签署后4周内 AP 设备和材料关键性等级 EPC合同签署后4周内 AQ 项目采买程序 最终版 EPC合同签署
8、后4周内 A 项目检验程序 最终版 EPC合同签署后4周内 A 项目催交程序 最终版 EPC合同签署后4周内 A 项目物流协调程序 最终版 EPC合同签署后4周内 AP 项目现场材料管理程序 最终版 EPC合同签署后4周内 A 项目清关工作协调程序 最终版 EPC合同签署后4周内 AP 项目现场采购工作程序 最终版 EPC合同签署后4周内 A 项目采购计划 最终版 EPC合同签署后4周内 A 其他业主要求的工作文件待定待定 3 采买阶段 询价厂商表询价前 ARRR 请购文件 MR文件 询价前 ARRR 技术和商务澄清来往文件 与综合评标报告一起 RRRR 厂商协调会谈判会议纪要 与综合评标报告
9、一起 APARR 综合评标报告签订订单前 APARR 进口采购订单订单签订后一周内 APRPRPRP 询价状态表 EPC合同签署后8周起每周 IIII 采购订单状态报告 EPC合同签署后8周起每周 IIII 其他业主要求的工作文件待定待定 EPC采购管理规定 第5页 4 催交 催交计划 合同签署后8周内 A 催交状态一览表 第一张订单发出后每周 IIII 催交工作报告 第一张订单发出后每周 RRII 厂商制造检验进度计划 订单签订后3周内 ARII 厂商分订单状态报告 订单签订后3周内 IIII 主要设备和材料分包合同 EPC分包合同签署后1周内 ARII 其他业主要求的工作文件待定待定 5
10、检验 项目检验计划EPC合同签署后8周内 A 项目检验进度计划EPC合同签署后8周内 R 详细检验执行计划订单签订后2周内 ARRI 制造厂QA QC程序 订单签订后2周内 ARII 预检会议纪要 预检会议召开后1周内 ARII 中间 最终检验报告 检验后1周内 RRRR 事故报告 在出现事故后一周内 IIII 不符点报告 质量控制经理确认后1周内 AQRII 放行单 在货物检验合格后 ARII 检验分包商名录在检验分包询价前 APRII 检验分包商资格预审报价后1周内 ARII 检验分包综合评标报告分包合同签署前 AAII 其他业主要求的工作文件待定待定 6 物流 供货商运输文件 货物交付前
11、1周 RPRPRPRP 超重超大件运输预测计划EPC合同签署后4个月起每周 IIII 超重超大件运输货物清单 EPC合同签署后4个月内 IIII 超重超限货物运输计划 EPC合同签署后8周 AP 运输状态报告 EPC合同签署后4个月起每周 A 进口免税货物清单 EPC合同签署后8周 AP 物流分包相关文件 依据实际需要 AP 其他业主要求的工作文件待定待定 7 现场采购工作 现场到货状态 EPC合同签署后6个月起每周 IIII 现场开箱检验报告 开箱检验后3日内 RRII 现场开箱状态 EPC合同签署后6个月起每周 IIII 现场采购相关文件 依据实际需要待定 其他业主要求的工作文件待定待定
12、I EPC承包商提交文件给神华 神华保留评阅的权利 R RP EPC承包商应提交文件给神华供评阅并应融入神华的意见 A AP AQ EPC承包商应提交文件给神华批准 直到神华书面批准后再进行下一步工作 所有文件需要2份拷贝和2份电子版 承包商采购协调员保留一份纸拷贝和电子版 其余传回业主采购本部 对这些EPC承包商文 件 由承包商采购协调员提出初步评审建议 R A由区域项目经理负责批准 并参考采购部及其他部门意见 RP AP由业主采购部 经理负责批准 并参考项目组和其他部门意见 AQ由项目控制经理批准 并结合项目部 采购部及其他部门意见 重大采购问题报主管经理批 准 EPC采购管理规定 第6页
13、 4EPCEPC承包商与业主的采购协调承包商与业主的采购协调 4 1采购状态综合周报 采购状态综合周报 SHCC 1PRO PP 002 B1 内容为合同规定的基本内容 EPC承包商 应根据项目具体情况进行增补 报业主批准后具体实施 自EPCEPC总承包合同签订后第8周开 始 每周采购协调会前2天正式发布 报业主承包商区域采购经理 4 2采购协调会 合同签订后第8周开始 每周在EPCEPC承包商本部召开业主采购负责人员与EPCEPC承包商相 关人员的例会 其他的各种专题会议 如采买 催交 检验 运输等 将根据双方 的提议 不定期举行 会议由EPCEPC承包商向业主汇报采购进度和质量状态 商讨目
14、前采购中存在的相关问题 及解决措施 对下周的采购工作进行预测 以及其他相关采购事宜 会后 由EPCEPC承 包商发布会议纪要 报业主 5采购准备阶段采购准备阶段 5 1装置综合厂商名单 5 1 1在项目投标阶段 EPCEPC承包商根据业主提供的 项目装置供货厂商推荐名单 进行询 价 EPCEPC承包商在报价书中也可以针对 项目装置供货厂商推荐名单 提出修改建议 但 是应提出足够的支持文件 如 厂商样本 资信文件 设施 人力 财务 生产状况 供货业绩等等 供业主审查 5 1 2业主综合各方面意见 最终完成 项目各装置供货厂商名单 SDCL 1PRO PP 002 B5 供本项目的使用 EPCEP
15、C承包商在本项目采购活动中 采用的供货商不能超出该厂商表的范 围 5 1 3在项目执行过程中 业主有权根据供货厂商的供货表现 结合各方面的意见 定期修订 项目装置供货厂商名单 5 1 4如果EPCEPC承包商希望对 项目装置供货厂商名单 进行增补 EPCEPC承包商必须提出书面申 请 并提供足够的资料向业主证明这个厂商是能够满足项目需要的供业主审批 业主可 能需要对厂商设备制造厂进行实地考察 以判断厂商的供货能力 所发生的厂商考察费 由EPCEPC承包商支付 5 1 5针对每个询价包的询价用厂商表 由EPCEPC承包商根据神华批准的 项目装置供货厂商名 单 并结合EPCEPC承包商内部采购管理
16、程序产生 再根据 项目采购分级管理职责矩阵 的 要求 得到最终的 正式询价版厂商名单 5 2采购标准文件 合同签订后4周内 由EPCEPC承包商向业主提交各种标准采购文件格式 由业主审批后定稿 EPC采购管理规定 第7页 供项目操作中使用 今后如果有任何变化 应报业主批准 各种标准采购文件如下 标准询价书 通用采购规定 包装运输规定 质量要求规定 检验要求规定 标准订单 其它标准文件表格等 5 3采购程序 EPCEPC承包商应尽量使用其标准的采购程序 并结合业主的相关要求 至少发布下列程序 采购 检验 催交 运输和后勤 物流 材料管理 备件 数据收集和协调 报关支持 合同授予后的4周之内 EPC承包商将提交上述程序供业主审查 此后将保持最新版的内 容 5 4采购计划 在EPC总承包合同生效后4周内 EPC承包商应提交项目采购计划 用于指导项目今后采购工 作 一般包括如下内容 5 4 1采购策略 5 4 2采购原则 质量保证原则 安全保证原则 进度保证原则 进口设备材料的原则 分包原则等 5 4 3采购范围 EPC采购管理规定 第8页 进一步明确EPCEPC承包商与业主 施工单位在项目采
