公文排版制作教程(修订版)

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1、公文排版制作教程 Page 1 of 6 1公文格式制作教程说明：以下宋体字为国家行政机关公文格式原文，楷体字为实操步骤。5公文用纸幅面及版面尺寸5.1公文用纸幅面尺寸公文用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为： 210mm297mm，尺寸的允许偏差见 GB/T 148。 5.2公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm 225mm（不含页码）设定：选定“纸 型” 标签， “纸 型” 选 A4，“方向”选“纵向” 。然后选定“页边距” 标签，根据上述数据要求，可算出页边距尺寸 为：“

2、上” 设定数值为 3.7 厘米， “下” 设定数值为 3.5 厘米， “左” 设定数值为 2.8 厘米， “右” 设定数值为 2.6 厘米， “装 订线” 设定数值为 0 厘米。6公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。设定：ctrl+A 全选所有文字，点“ 样式”框选“清除格式”。设定文字颜色为黑色。7排版规格与印制装订要求7.1排版规格正文用 3 号仿宋字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。7.3印刷要求双面印刷；8公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即 156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色

3、反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。换算：“磅”与“毫米”之间的换算关系是：1 磅等于 0.35mm。1mm=2.84 磅。磅和字号的关公文排版制作教程 Page 2 of 6 2系：五号 10.5；小四号 12；四号 14；小三号 15；三号 16；小二号 18；二号 22。8.1眉首8.1.4发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。设定：平行文和下行文在版心的第一行输入一个高度为 71 磅（即 25mm）的回车符，并把它的行距也设

4、置成 71 磅。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。设定：上行文在版心的第一行输入一个高度为 228 磅（即 80mm）的回车符。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于 22mm15mm。设定：先把“发 文机关标识 ”的字符选中， 选择小标宋体，打开“字体” 设置对话框，在“字符大小”设置框中 输入“62”，把 “缩放”比例设置为 68%。居中排布。如超出一行可用 ctrl+调整。联合行文时应使主办机关名称在前， “文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。设

5、定：选定联合行文机关的名称，选择“格式”-“中文版式”-“双行合一”即可。8.1.5发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001） ，不加“第”字。设定：如果是下行文，发文机关标识下空 2 行，用号仿宋输入发文字号，居中。六角符号插入方法：选择“插入”“符号”“符号”附签，找到六角符号后，插入即可。公文排版制作教程 Page 3 of 6 3发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。设定：单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变

6、成“十”字形，按住键盘上的 Shift 键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”。选择 “颜色和线条” 附签， “颜色”设置为“ 红色”；“虚实”设置为“实线”；“线型”设置为上粗下细的武文线。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.6cm”。可根据实际情况进行调节。8.1.6签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。设定：如果是上行文，发文机关标识下空 2 行，左空字用号仿宋输入发文字号，然后右空

7、字用号仿宋输入“签发人”加全角冒号，后用号楷体 输入签发人姓名。8.2主体8.2.1公文标题红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。设定：在红色反线下空两行位置用号小标宋字输入公文标题，选定标题，右击弹出“ 段落”对话框，“ 行距：固定值；设置值：40 磅”。8.2.2主送机关标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。设定：标题下空一行位置顶格，用号仿宋字输入主送机关内容。如果主送机关不止一行则第二行同样顶格。最后用全角冒号。公文标题中除法规、 规章名称加书名号外，一

8、般不用标点符号；转发公文的标题不能省去原公文的标题内容，只援引发文字号。8.2.3公文正文公文排版制作教程 Page 4 of 6 4主送机关名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。设定：选定正文，将正文文字设为 3 号仿宋字，行距设为 28 磅。打开 “页面设置”对话框，选定“文档网格 ”标签，选择“指定行网格和字符网格 ”，“每行 个字符” 设为 28，“每页 行”设为 22。结构层次序数分 级应当为“一、 ”，“（一）”， “1.”，“（1）”，结构层次序数可越级使用，但不能逆用。规范性公文的结构 层次序数， 视需要可分为 章、条、款、项、目。8.2.4附件公文如

9、有附件，在正文下一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件” ，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.” ） ；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件” ，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号） 。8.2.5成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“” ；成文时间的标识位置见 8.2.6。设定：选择“插入 ”菜单中的 “日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框， 对话框里有多种时间和日期的表达式，其中

10、便有 GBT 97041999 所规定的日期表达式，选中后点击“确定”即可。成文时间右空 4 字。8.2.6公文生效标识8.2.6.1单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空 4字；加盖印章应上距正文 2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。8.2.6.3特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。8.2.7附注公

11、文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空 2 号字加圆括号标识在成文时间下一行。设定：在成文日期下一行空字位置，用号仿宋输入附注内容，同时将附注内容用小括公文排版制作教程 Page 5 of 6 5号“（）”括上。标注联系人及联系电话，中间空个字但不用标点符号。8.3版记8.3.1主题词 主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用 3 号小标宋体字；词目之间空 1 字。设定：用号黑体输入“ 主题词 ”，并加全角冒号，然后用号小标宋体输入词目，每个词目间空个字的位置。8.3.2抄送公文如有抄送，在主题词下一行；左空 1 字用 3 号仿宋体字标识“抄送” ，后标全角冒号；回行时与冒号

12、后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。设定：在主题词下一行左空个字位置用号仿宋输入“抄送” ，后加全角冒号，然后 输入抄送单位，抄送单位之间用逗号隔开，最后用句号结 束，如果抄送 单位不止一行，则对齐第一个抄送单位的位置排列。8.3.3印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1 行位置；用 3 号仿宋体字。印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。设定：在抄送机关下一行空字位置用号仿宋输入印发机关，印发机关一般为发文机关的办公（秘书）部门；在同一行右空字用号仿宋输入阿拉伯印刷日期。8.3.4版记中的反线版记中各要

13、素之下均加一条反线，宽度同版心。设定：每项内容之间用反线隔开，最后一项内容下面同时要加上反线，反线的长度同版心宽度 156mm。8.3.5版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。9页码用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4 号公文排版制作教程 Page 6 of 6 6一字线，一字线距离版心下边缘 7mm。单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。空白页和空白页以后的页不标识页码。设定：选择“插入 ”菜单中的 “页码”命令，打开 “页码”对话框，其中 “位置”选“ 页面底端（页脚）”， “对齐 方式 ”选“ 外侧”，若第一页需

14、要显示页码则选择“ 首页显示页码”，点击“ 确定”，则在页脚位置出现页码，其中 单页页码居右，双 页页码 居左。在文档第一页双击页码， 页码数字所在文字框生效，选中页码数字， 选定字号为“4 号”，在汉字输入状态输入“ 1 ” ，然后 选择“格式” 菜单 中的“段落”命令，打开 “段落”对话框， 选定“缩进和间 距” 标签， “缩进 右” 设为“1 字符”，点击“确定”，关 闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成单页页码设定。在文档第二页双击页码， 页码数字所在文字框生效，选中页码数字， 选定字号为“4 号”，在汉字输入状态输入“ 2 ” ，然后 选择“格式” 菜单 中的“段落”命令，打开

15、“段落”对话框， 选定“缩进和间 距” 标签， “缩进 左” 设为“1 字符”，点击“确定”，关 闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成双页页码设定。附：如何用 WORD 制作公章1、单击菜单栏中的 插入图片艺术字,弹出艺术字库选择窗口,选择第一排第三列的上弧样式,单击确定,然后输入想要编辑的字。2.拖动下边中间的小方框,使字边成圆形,再按住shift拖动四角的方框,调整字的大小.拖动黄色方框调整字的充满程度。3、在自选图形中选择一个合适的图形,加在印章里,然后再调整好它的大小。4、按第一步的方法,选择第一排第一个艺术字,输入你想要写的字.然后在调整大小和位置，放在图章中间五角星的正下方就可以了。