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1、第第 2 章章 集成的财务会计系统集成的财务会计系统 2 第 1 节 销售开票 2 一 发票的结构 3 二 开票方式 3 三 财务会计过账 3 四 折扣和折让 4 1 贷项凭证 4 2 取消原票重新开具发票 4 3 贷项凭证与重新开具发票结合 5 五 退货 5 六 返利 5 七 收入的确认 6 第 2 节 销售发货 7 第 3 节 采购收货 7 第 4 节 发票校验 7 一 输入发票 7 二 财务会计过账 8 1 标准成本法和移动平均价 8 2 发票晚于收货 货到票未到 8 3 发票早于收货 8 三 增值税 10 四 收货成本 10 第 5 节 其他收发货 11 第 6 节 盘点 12 一 盘
2、点的方法 12 1 定期盘点 12 2 持续盘点 12 3 循环盘点 12 4 抽样盘点 12 二 盘点的阶段 12 1 盘点准备 12 2 盘点 13 3 盘点结果分析 13 第 7 节 估价 13 第第 2 章章 集成的财务会计系统集成的财务会计系统 高度集成是 ERP 系统区别于其他软件系统的一个显著标志 在第一章中 我们以仓库的收 货为例 介绍了一笔业务对财务部产生的一系列影响 本章我们要着重介绍的是整个物流 模块和财务会计模块的集成关系 我们将就以下 7 个集成点 销售开票 销售发货 采购 收货 发票校验 其他收发货 盘点和估价来逐一展开 来看看财务会计模块是如何完全 融入到企业整体
3、流程中去的 图 2 1 描述了在集成环境下的财务会计模块 图 2 1 财务会计和物流的集成 第第 1 节节 销售开票销售开票 销售开票的过程其实是在系统中生成一张开票凭证 Billing Documents 发票 形式发票 红字发票和贷项凭证都是不同类型的开票凭证 我们通常提到的发票 如增值税专用发票 或普通发票 是根据系统中的开票凭证在金税系统中套打出来 或直接套打出来 的实物 凭证 在下文中如果不特别指明实物发票 则 发票 都是指系统中保存的开票凭证 ERP 系统是集成的 而销售开票又是销售流程的最后一个环节 因此发票在系统中不是孤 立的 它一般是参照先行的其他凭证 如销售定单或发货单 建
4、立的 系统会根据一定的 规则自动的复制这些先行凭证的信息 这使得开票的过程尽可能的简单 从而在很大程度 上避免了人为错误的产生 销销售售采采购购 库库存存管管理理 生生产产 售前活动 询价 报价 销售定单 收货 发货 移库 盘点 估价 主生产计划 MRP 生产定单 车间管理 采购申请 询价 报价 采购定单 应应收收 应应付付 总总账账 固固定定资资产产 物物流流 财财务务会会计计 管管理理会会计计 资资金金管管理理 开开票票 销销售售发发货货 发发票票校校验验 采采购购收收货货 其其它它收收发发货货 盘盘点点 估估价价等等 特特殊殊目目的的分分类类账账 合合并并报报表表账账 销销售售采采购购
5、库库存存管管理理 生生产产 售前活动 询价 报价 销售定单 收货 发货 移库 盘点 估价 主生产计划 MRP 生产定单 车间管理 采购申请 询价 报价 采购定单 应应收收 应应付付 总总账账 固固定定资资产产 物物流流 财财务务会会计计 管管理理会会计计 资资金金管管理理 开开票票 销销售售发发货货 发发票票校校验验 采采购购收收货货 其其它它收收发发货货 盘盘点点 估估价价等等 特特殊殊目目的的分分类类账账 合合并并报报表表账账 一一 发票的结构发票的结构 发票是由一个发票抬头和多条行项目构成的 发票抬头中记录了整张发票的信息 比如付 款方 客户 开票日期 整张发票的净金额 币种 付款条款
6、国际贸易条件 售达方 有时候付款方和售达方是不同的 价格条款 比如针对整张发票的折扣 行项目中则 记录了仅对该行有用的信息 比如 商品 数量 该行净金额 重量和体积 参照凭证的编 号 比如 该发票针对的发货单号 价格条款 比如货款 运费 折扣 增值税等等 从上文我们可以发现 系统中的发票所保存的信息大大超过了在出具实物发票时所需要的 信息 在套打实物发票时 系统会根据各国家和企业的规定选取其中相关的信息 按规定 的格式打印出来 二二 开票方式开票方式 发票一般是参照先行的其他凭证建立的 在实际操作中 系统提供了各种简便灵活的方法 来参照凭证 定单或发货单 生成发票 1 只要某些数据吻合 系统允
7、许合并多张不同的凭证 销售定单和 或发货单 的全 部或一部分 开出一张发票 前提条件是 首先 需要从这些参考凭证中复制的发票抬头数据在这些凭证中都是一致的 其次 拆分开票的条件不成立 比如在处理到期的开票清单时 系统会合并那些具有相同 的客户编号 销售组织和开票类型的参照凭证 如果上述的前提条件都满足 系统将开出 一张发票 2 某些情况下 需要分开出具发票 比如要求同一张交货单上的很多商品按不同的商 品组分开开票 这时可以通过定义拆分开票规则来实现 3 系统允许针对每张销售凭证开一张发票 比如每张发货单一张发票 在具体执行开票时 系统又提供了如下方法 1 发货单个别开票 我们可以针对整张定单
8、个别行项目或行项目的部分数量进行个别开票 2 处理到期开票清单 我们可以使用到期开票清单来处理开票 在这种情况下财务人员不需要针对某张销售定单 或发货单单独开票 我们只需要输入选择条件 系统会自动挑选那些符合条件的定单或发 货单 生成到期开票清单 经过手工编辑和模拟后就可以实际开票了 3 自动处理到期开票清单 为了减少处理时间和人力 可以将到期开票清单的处理安排在系统后台完成 比如每天下 午四点由系统自动生成 三三 财务会计过账财务会计过账 当开票这一业务处理在系统中完成后 通过 SAP 系统的集成功能 在财务会计模块会自动 生成相应的会计分录 图 2 1 中 开票 标签所指的箭头就代表了这种
9、自动过账 但是为 了增强灵活性 也可以对于某些类型的开票凭证自动冻结过账 这样在流程设计时在正式 过账前可以加入控制点 而当控制完成后 过账也仅仅是一个按钮的工作了 对于会计科目 系统是综合 4 个数据自动判断的 它们分别是销售组织 客户组 商品组 和价格条款 这样系统可以自动将货款和增值税分别计入 产品销售收入 和 应交税金 增值税 销项 科目中 同样的 如果价格条款中还有运费和折扣 可以分别计入 产 品销售收入 的二级科目中 此外这种科目确定的机制也使得我们可以根据销售组织 客 户组和商品组设置二级或三级科目 不过需要指出的是虽然系统提供了这些灵活性 但是 在实际实施中我们未必需要这样做
10、特别是当我们同时实施了获利能力分析模块时 此类 分析将没有必要通过科目来完成 获利能力分析将在第 11 章中具体介绍 对于金额的确定 系统是根据发票中各价格条款的金额来决定的 定价功能是 SAP 销售模 块的一个非常有力也非常有趣的功能 本书不做详细的介绍 需指出的是 我们在实施时 可以根据企业的实际情况和管理要求 决定开票时是直接从销售定单复制价格呢 还是允 许修改或重定价 这种配置是基于发票类别的 消费税的计算和过账是定价功能和科目自动确定功能在系统中的应用 我们可以在销售定 价模板中增加一增一减两个价格条款 它们的计算规则是货款的百分比 两者分别指向 产品销售税金和附加 消费税 和 应交
11、税金 消费税 科目 同时消费税率维护在和 商品相关的定价表中 因为消费税是价内税 所以我们的实物发票中并不体现 但是财务 会计上却即时地记账了 这个问题的另一个解决方法是月末定期地运行报表计算消费税额 并自动批输入过账 这两种方法都是可行的 也都可以自动生成纳税申报表 前者的好处 是记录的实时性 从而有利于盈利分析 四四 折扣和折让折扣和折让 如果销售已经完成 但是客户对于产品的质量或者别的方面存在异议 双方协商以折扣和 折让的方式处理 在系统中可以有如下三种处理方案 1 贷项凭证贷项凭证 贷项凭证在系统中和发票一样 是一种不同类型的开票凭证 贷项凭证可以参照发票或者 贷项凭证申请来创建 贷项
12、凭证的内容既可以针对整张发票也可以针对部分行项目 还可 以针对行项目中的部分数量 使用贷项凭证申请 我们可以走正规的客户投诉和扣款流程 从而保证了内部控制机制的执行 如果我们不准备对实物发票 特别是增值税发票做任何处理 那么通过配置 可以让系统 自动生成如下会计分录 借 产品销售折扣和折让 贷 应收账款 客户明细 对于这种处理方法需要注意如下两点 1 贷项凭证不能扣减增值税销项税额 由于贷项凭证没有增值税发票作为原始凭证 在我国是不能减少增值税销项税额的 因此 折扣应该不含税价 否则折扣中的增值税部分就只能由销售方作为费用多承担了 但是在 实际业务中这往往会使双方的业务人员夹缠不清 无法理解
13、2 贷项凭证会影响所得税 由于贷项凭证没有增值税发票做原始凭证 在我国的实施中可能会引起企业所得税应纳税 额计算上的争议 尽管如此 使用贷项凭证来处理折扣和折让的优点还是很明显的 它不涉及对原增值税发 票的处理 众所周知 这类处理在我国是非常难的 2 取消原票重新开具发票取消原票重新开具发票 此种方法下 业务人员需要先取消原发票 然后根据折扣和折让后的数字 重新开具发票 取消发票在系统中会生成反方向的红字发票和冲销会计分录 业务人员取消原发票后重新 开票 并更改价格条款 从实物发票的角度来看 会有如下两种操作情况 1 如果对方能够返还两联增值税发票 我们可以开出红字发票 其中记账联作为减少销项
14、 税的原始凭证 其他三联和返还的原发票的两联应妥善保管 2 如果对方不能返还两联中的任何一联 必须做如下操作 客户应从当地税务部门取得退 货或折扣证明单并交给销售方 销售方开出红字发票 其中两联作为其减少销项税的原始 凭证 另两联交给客户 3 贷项凭证与重新开具发票结合贷项凭证与重新开具发票结合 在此方法下 我们只是使用贷项凭证的功能 通过配置 让系统自动生成如下会计分录 借 产品销售收入 借 应交税金 增值税 销项 贷 应收账款 客户明细 金额为折 扣金额 同时开具实物红字发票 金额为原发票金额 再根据折扣后金额重开实物发票 将红字发票和重开发票同时作为贷项凭证的原始凭证 需要注意的是 在系
15、统中我们使用贷项凭证 往往是以调整金额直接记账的 但是我国增 值税管理要求中对于增值税发票变更的处理方法 一般都是先用红字发票冲销 随后再对 变更后的金额开具发票 在实际情况下 企业可以根据自己的业务流程的需要来选择处理折扣折让处理的方法 如 企业流程中需要使用贷项凭证功能的 则贷项凭证仍以调整额记账 但将实物红字发票和 重开发票两者一起作为贷项凭证的原始凭证 即选择贷项凭证结合重新开具发票的方法来 处理折扣折让 如企业是使用先冲销原始发票 再重开发票方式的 即可选用取消原票重 新开具发票的方法处理折扣折让 当然 这两种方案都避免不了红字发票难开的问题 但 这已经不是 ERP 系统的问题 在实
16、务中有些企业会提出避免开具红字发票的要求 这样就 可以选择贷项凭证的方法来处理折扣折让 五五 退货退货 客户投诉的另一种解决方法是退货 退货在 SAP 系统中有三种处理方案 1 标准退货流程 标准退货流程是指在发生退货时 先将被退回的货物入库 然后将需要补给客户的货物出 库 在标准退货流程下 首先要建立退货凭证 退货凭证既可以是针对销售定单建立的也 可以是针对发票建立的 当货物实际退回时 仓库参照退货凭证做入库处理 系统自动生 成会计分录 借 存货 贷 产品销售成本 如果需要补货 那么做补货的发货处理 系统 自动生成会计分录 借 产品销售成本 贷 存货 标准退货流程是不影响开票和实物发票 的 2 退货不补货 如果客户不要补货 而要退回货款 那系统将针对退货开出贷项凭证 并自动生成如下分 录 借 产品销售收入 借 应交税金 增值税 销项 贷 应收账款 客户明细 金额 为退回货物的售价 同时财务人员开具红字发票 金额为原发票金额 再根据退货后余额 重开发票 并将红字发票和重开发票同时作为贷项凭证的原始凭证 3 退货不补货并不建立退货凭证 对于不要求补货的退货 我们也可以不建立退货凭证 而直
