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1、 编 写 人： 指导老师： 提交时间： 编制说明【编制目的】采购物流手册为辽宁善道堂健康有限公司（以下简称善道堂）的采购物流管理提供方案、方法和流程。【使用范围】本手册仅供善道堂采购物流人员及相关人员作为工作手册阅读、参考。【手册制度】1. 采购物流手册由集团统一制定和修改，其版权、解释权和维护权归公司总部所有；各相关人员仅有使用权及修改建议权。为避免资料外泄，各使用者不得带出公司，不得翻印、不得外借他人，不得向外泄密透露。2. 本手册升级时，由采购物流部或相关部门提出调整修改意见，由采购物流部组织讨论修改，经集团总部审批后正式生效，由采购物流部存档。3. 采购物流手册由善道堂实行编码管理，相
2、关部门一部一册，并统一记录在案，故请各部门妥善保管，不得遗失。4. 采购物流手册的第一保管责任人为相关部门负责人；各岗位人员对手册的培训学习，应由善道堂相关部门负责人统一安排、集中学习。【使用说明】采购物流手册内容包括采购流程、采购预算管理、物流管理规范及工具表单等内容。采购物流手册是善道堂人成功的操作经验，也是善道堂人智慧的结晶。正是这些工作流程和操作规范的长期坚持和积累，才铸就了善道堂强大的经营竞争力，希望各位同事及员工能够在实际工作中贯彻执行和坚持不懈，并为采购物流手册的不断升级而积累更多的经验与智慧，善道堂连锁辉煌的发展期待您宝贵的建议！ 目 录1组织职能41.1部门架构41.2采购物
3、流职能42采购物资分类53采购计划管理63.1采购计划流程63.2采购计划流程规范73.3采购计划变更流程83.4采购计划变更流程规范94物料采购管理104.1物料采购流程（合同类）104.2物料采购流程（合同类）规范124.3物料采购流程（零采类）134.4物料采购流程（零采类）规范144.5合同变更采购流程154.6合同变更采购流程规范164.7紧急采购流程174.8紧急采购流程管理规范175供应商管理195.1供应商管理流程195.2供应商管理流程规范206价格体系管控216.1招标流程216.2招标流程管理规范226.3询价流程236.4询价流程规范247采购结算管理257.1采购付款
4、流程257.2采购付款流程规范257.3采购预付款流程267.4采购预付款流程规范268物流管理278.1配送流程278.1.1自主配送流程（仓库门店）278.1.2自助配送流程（仓库-门店）规范288.1.1自主配送流程（门店-客户）298.1.2自助配送流程（门店-客户）规范298.2物流商管理318.2.1物流商管理流程318.2.2物流商管理规范338.2.3第三方物流准入机制338.2.4第三方物流退出机制349工具表单341 组织职能1.1 部门架构1.2 采购物流职能部门名称采购物流部工作概要以正确的价格在正确的时间，从正确的供应商处买到正确数量的和质量的商品及服务。工作职能l
5、采购计划管理：在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，制订采购计划及资金计划，指导采购作业；l 供应商管理：根据采购计划进行市场调研、选择、评审及考核供应商等工作，建立完善供应商档案l 采购价格管理：建立并更新重要物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购效率。l 采购招标管理：规范招标工作标准，确保按照公平、公正和公开的原则执行。l 采购合同管理：建立采购合同台帐，并进行分类管理，监督合同的执行。l 采购进度控制：监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，监督合同执行。l 采购质量控制：建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验和认证，确保采购物资符合要求
6、。l 采购结算管理：规范采购付款结算的支付流程，加强对个支付环节的审核与控制，保证采购资金运用合理。l 采购成本控制：严格执行采购预算，监督采购询价，议价及订购过程中费用的使用情况，加强成本分析以控制采购成本。l 采购外包管理：规范采购外包业务的决策执行过程，提高采购外包业务的实施效果，规范承包商的选择实施过程及要求，提高采购外包决策的正确性。l 采购绩效管理：定期对采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购效率。，l 采购风险管理：建立采购风险控制体系，制定规避措施及环节，确保采购工作正常进行。2 采购物资分类采购物资可分
7、为用于消耗品类、固定资产类、办公用品几类。见下表。类别包含内容消耗品售卖商品、日用百货、维修工具及配件、餐具、厨具、包材等其他运营消耗性物资食 品餐饮原材料、售卖食品固定资产建筑物、机器设备、运输设备、装饰材料、物品其他参照财务发文，办公用品书写用品、展示用品、文件管理、电脑用品其 他以上类别未包含物资3 采购计划管理3.1 采购计划流程3.2 采购计划流程规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 物资需求递交 各门店由申请对接人每月18日递交物资计划需求单，采购部进行物资汇总。 餐饮原材料按现有管理规范要求递交。工作重点 各门店物资名称准确、统一，递交时间一致、按期。 采购部/采购计划员
8、；门店申请对接人； 物料采购申请单 制订采购计划 根据上一步的汇总，采购部根据物资交期，3-5个工作日内制作物资采购计划。 工作重点 了解物资交期，及需求部门要求到货时间，合理排序。采购计划及预计到货时间进行反馈。 采购部/计划岗采购计划表 采购资金计划审批 根据上一步采购计划，以及前期采购价格。同时制定采购资金计划。每月25日递交采购资金计划并报批；5个工作日完成审批； 工作重点 前期采购价格汇总、参照，新产品具有高效率的询价手段或方式；采购资金预算准确性；审核审批时限控制；资金支付顺序安排； 采购部/贸易公司副总/采购计划员；集团财务、董事长采购资金计划表3.3 采购计划变更流程3.4 采
9、购计划变更流程规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 变更需求递交 各中心及子公司提出变更需求，并将审批后变更单递交采购部。 工作重点： 变更需求之前的协调，确定不同类型需求变更的申请审批权限。 各中心及子公司/对接人物资需求变更单 计划变更申请 采购部根据变更需求判定计划审批否， 若计划未审批，走计划流程；若计划已审批，判定是否执行采购，未执行的走合同或零采流程；执行采购的，采购部编制计划变更单。审批后走合同或零采流程； 工作重点： 变更需求判定及申请周期； 采购部/采购计划采购计划变更单 变更执行 已执行采购的，采购部门执行合同变更流程；未执行采购的，采购部门递交计划变更单，由主管领
10、导、集团财务、董事长审批后采购部执行变更作业； 工作重点： 变更流程时限控制； 采购部/贸易公司副总/集团财务/董事长4 物料采购管理4.1 物料采购流程（合同类）4.2 物料采购流程（合同类）规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 按资金计划、采购申请分解采购任务 按已审批的资金计划或采购申请，下达采购任务。合理安排采购顺序。计划外的控制采购频率，加大集中采购力度。 工作重点 采购顺序的安排 采购部/采购组 确定价格 根据资金计划，采购组判定单笔合同额，小于等于20万元的，走询价流程；大于20万元的，走招标流程； 工作重点 明确采购价格管理制度内容及管理层级采购部/采购组 确认合同 价
11、格确定后，采购各组确定合同条款。合同条款进行审批。 工作重点 不同类型物资的合同条款附件内容的确认采购部/采购组/贸易公司副总/董事长合同文本 4.3 物料采购流程（零采类）4.4 物料采购流程（零采类）规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 按资金计划分解采购任务 计划类的分解已审批的资金计划，按审批结果、及下达采购任务。合理安排采购顺序。计划外的控制采购频率，加大集中采购力度。 工作重点 采购顺序的安排； 采购部/采购组 确定价格 计划与非计划均走询价流程；零采单设置额度为单笔采购额小于等于3万元。 工作重点 价格管理制度的规范以及管理层级；采购部/采购组 确认采购单 供应商、价格确
12、定后，进行审批。 工作重点 审批权限的应用； 采购部/采购组/副总/集团财务/董事长采购单 4.5 合同变更采购流程4.6 合同变更采购流程规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 合同/订单变更需求 采购计划变更产生合同/订单变更需求； 工作重点 控制变更需求产生频率，变更原因的跟综； 采购部/采购计划员 采购计划变更单 判断、修改合同 判断变更类型，规格变化的，终止合同或订单；规格未变化的，修改合同条款，贸易公司副总审核，采购组判定是否数量减少，若为数量减少直接签订修改合同或订单；若为数量增加，需递交财务及总董事长进行审批。 工作重点 变更类型的判断； 采购部/采购组 签订执行变更合同
13、 按类型不同进行签批，按修改条款签订补充合同；执行采购计划变更； 工作重点 不同类型采购物料合同附件不同，审核及审批人职责内容。 各中心负责人/贸易公司副总/集团财务/董事长 4.7 紧急采购流程4.8 紧急采购流程管理规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 紧急物资需求 采购部接到紧急物资需求; 工作重点 分析紧急需求原因，记录、存档、调整； 采购部/采购组/采购计划 确定价格 根据紧急程度确定采购价格及供应商； 工作重点 采购部的快速反应，紧急采购价格及供应商判定依据； 采购部/采购组 零采单 采购执行 各中心单笔申请小于等于2000元的可自行采买；单笔小于等于2万元，副总审批财务借款，大于2万元的董事长审批财务借款采购； 工作重点 各部门之前相互配合； 采购部/采购组/副总；集团财务；董事长； 5 供应商管理5.1 供应商管理流程5.2 供应商管理流程规范流程 步骤规范 负责部门/岗位 工具表单 寻找供方 通过各种渠道搜集供应商信息，选择基本符合要求的供应商，填写供应商基本信息表；估算申请价格，超过20 万按招标流程筛选供应商；工作重点 供应商搜集渠道，供应商基本条件判定 采购部/采购组 供应商基本信息表 考察 确定是否考察供应商，填写考
