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1、 中海油田公司文件资料管理程序1范围本程序规定了物资计划、采办、报关、统计、仓储等文件资料的管理内容、步骤和要求。适用于有物资管理业务及负责物资管理文件资料档案管理的单位/部门。2引用标准中海油田服务股份有限公司物资、装备管理规定（试行）3定义4职责与权限4.1 物资装备部4.1.1 编制公司级采办文件模板。4.1.2 编制公司级采办、报关、统计、仓储等报表格式。批准下属单位的报表格式。4.1.3 规定文件资料的管理要求。4.1.4 监督、检查物资管理文件资料的管理工作。4.2 分公司、办事处4.2.1 负责属地文件资料的管理。4.2.2 制订属地文件资料管理办法。4.2.3 编报属地采办、报
2、关、统计、仓储报表格式。4.2.4 负责文件资料移交前的管理、保存。4.3 事业部4.3.1 负责本事业部物资管理文件资料的管理。4.3.2 负责本事业部文件资料移交前的保存。4.4 档案室4.4.1 按档案管理规定，指导有关单位/部门作好文件资料的整理和移交工作。4.4.2 负责属地物资管理文件资料的档案管理。5程序5.1 采办文件5.1.1 采办文件包括但不限于采购计划、询价单/标书、报价单/投标书、比价单/评标结果、物资订货审批单、合同、提货单、验收交接单、入库单、发票等记录。5.1.2 采办文件由采办责任人负责整理，并符合采办管理要求。5.1.3 采办文件应按合同编号/订单编号为单位装
3、入“合同袋”。零星采购文件按月汇总整理。5.1.4 采办文件执行完的次年应转属地档案室管理，应保持采办文件的连续性，保证资料齐全。5.1.5 移交档案室前的采办文件由采办责任单位管理。5.1.6 按档案室的要求移交采办文件。5.2 报关文件5.2.1 报关文件包括但不限于进出口批文复印件、报关单、报关单项下的有关文件、减免税批准单、税单、海关监管手续费发票复印件、口岸费发票复印件等记录。5.2.2 报关文件由报关责任人负责整理，并符合海关要求。5.2.3 报关文件按月分类整理。5.2.4 报关文件执行完的次年应转属地档案室管理。5.2.5 移交档案室前的报关文件由报关责任单位管理。5.2.6
4、按档案室的要求移交报关文件。5.3 统计文件5.3.1 统计文件分电子和纸质，其内容包括但不限于有关物资计划、定额、订货、到货、消耗等的统计记录。5.3.2 统计文件由统计责任人负责整理，并符合统计管理要求。5.3.3 统计文件按月分类整理。5.3.4 统计文件由统计责任单位指定专人保管，应保持统计文件的连续性，保证资料齐全。5.4 仓储文件5.4.1 仓储文件包括但不限于电子或纸质帐册、仓储业务凭证、报表等记录。5.4.2 仓储保管员应按仓储管理要求正确处理各类仓储业务，保证仓储文件齐全、正确，保证数据准确，保证符合核算的要求，及时结帐。5.4.3 仓储文件由仓储业务管理责任人负责整理，并符合仓储管理要求。5.4.4 仓储文件（除电子或纸质帐册外）按月分类整理，电子或纸质帐册按年度整理。5.4.5 仓储文件由仓储责任单位指定专人保管，应保持统计文件的连续性，保证资料齐全。6分公司、办事处及事业部应根据具体情况制定管理办法
