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1、OA办公自动化办公自动化系统（Office Automation System，OA）是指：基于先进的网络互连的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流、发布，达到提高工作效率，降低劳动强度，减少重复劳动的目的。它强调人与人之间、各部门之间、企业之间的协同工作，以及相互之间进行有效的交流、沟通。1.1 OA的背景1.2 OA的历史 1.3 中国需要什么样的OA？1.4 办公自动化-企业信息化的核心1.1 OA的背景办公自动化的产生背景 办公自动化是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技术，使
2、人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。OA的知识领域覆盖了行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科，并且OA体现了多学科的相互交叉、相互渗透性，所以OA的应用是企业管理现代化的标志之一。办公自动化的处理范围 OA的核心问题是如何提高日常的办公效率。因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理等等，这些都是办公软件的处理范围。 由于OA承载
3、过多，以至于我们无法定义和处理这么丰富的内涵的名词，又由于它如此耳熟，更换一个名词的成本太高，我们现在还不得不和这个有着丰富内涵的变色龙一样的名词打交道，并且通过上下文来揣摩它的确切含义。一般情况下，如果有两个人在讨论办公自动化的问题，我们对双方达成对该名词的一致意见的可能性表示悲观。实际上完全可能的是，大家都在使用同一名词，但谁也听不清谁在说什么。1.2 OA的历史 1.2.1 第一代办公自动化：个体工作自动化1.2.2 第二代办公自动化：实现工作流程自动化1.2.3 第三代办公自动化：以知识管理为核心（一）1.2.4 第三代办公自动化：以知识管理为核心（二）1.2.1 第一代办公自动化：个
4、体工作自动化1972年,靠磁芯存储技术起家的美籍华人科学家王安博士开创了王安公司,并推出了2200文字处理系统（Word Processing System，WPS），从此WPS一词正式出现。WPS把王安公司推向了事业的顶峰，使办公自动化发展到一个崭新的阶段。之后，由于微处理器速度和性能的不断提高，使个人电脑走向辉煌，为办公自动化创造了更加有利的硬件环境。1995年8月微软推出了Windows 95,1998年又升级为功能更加强大的Windows 98以及后来的Windows 2000。在这些争奇斗艳的操作平台上，Lotus公司首先推出了著名的表格处理软件Lotus 123；Lotus合并到I
5、BM后，先后开发了Lotus123 Office、OfficePro。操作系统的更新换代和办公套件的不断升级，为办公自动化提供了越来越多的功能，包括文字处理、电子表格、数据库、简报和幻灯片制作等功能，为办公自动化创造了非常有利的软件环境。第一代办公自动化的特点是：a) 要有一台中档以上的个人（或商用）电脑并安装一个高版本的操作系统（如Windows 98或OS/2 Warp Server）和一组跨平台的办公套件（如MS Office 97或Lotus OfficePro）。b) 它是面向办公室管理层和事务处理人员的管理信息系统（MIS），它基于传统的关系型数据库，以结构化数据为主要处理和存储对
6、象，只限于企业内部数据的计算和统计。这一时期的办公自动化系统即为第一代办公自动化系统，它是以个人电脑和办公套件为主要特征，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃，实现个体工作的自动化。1.2.2 第二代办公自动化：工作流程自动化从信息技术的发展来看，基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着以下不足：a) PC的负担过重，且价格偏高；b) 由于缺乏公共的基础通信平台，不仅通用性差、可再用性低，而且没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台；c) 系统自适
7、应能力差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息；d) 信息管理只限于企业内部，没有或缺少外部信息来源。随着局域网、广域网和因特网的高速发展，办公自动化的内涵也发生了变化。1999年底全球联网的计算机增至1.5亿台。全世界越来越多的个人电脑联到了Internet上浏览世界各个地方的信息资源。在这种大环境下，人们开始考虑把个人电脑联到因特网上，来解决第一代办公自动化所存在的诸多不足，并扩展办公自动化的功能。个人电脑联了网，很多软件资源可以通过ISP的服务器从网上免费或廉价下载，瘦客户机、胖服务器的研究大大减轻了个人电脑的负担。使用基于对象关系型数据库（ORDB）和数据仓库（Data Ware
8、house），增强了数据的通用性和可再用性。基础通信平台的使用，大大提高了通信和协同工作的能力。1995年，IBM公司CEO郭士纳（Gerstner）提出“以网络为中心的计算”（NetworkCentric Computing）模式，极大地影响了办公自动化的发展趋势，出现了以网络为中心，以信息（或工作流）为主要处理内容的第二代办公自动化系统。第二代办公自动化系统具有以下特点：a) 以网络为中心，以非结构化数据的信息流（或工作流）为主要存储和处理对象；b) 有利于在企业内部建立通信基础平台，不仅提高了办公的效率，减少了扯皮和内耗，还增强了系统的安全性。这一时期的办公自动化系统更多地承担了一个信息
9、通道的责任，建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境。在办公自动化覆盖到的办公机构内，所有员工都可以通过办公自动化系统，根据自己的权限，了解自己需要完成的工作，包括上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事情、自己需要的信息以及与别人共享的信息，也就是说，通过办公自动化系统，员工能够对自己所要实施的任务和目标“知其然”。与第一代相比，第二代办公自动化系统前进了一大步，但缺少的是对知识的管理，这与知识经济的发展不相适应。1.2.3 第三代办公自动化：以知识管理为核心(一)从20世纪80年代中期至今的短短10多年时间内，国内办公自动化应用系统已经经历了三个发
10、展阶段，实现了两个革命性的飞跃。从80年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。从20世纪90年代中期开始，随着以Lotus Notes为代表的工作流群件技术的面世，以及网络通讯技术的长足发展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进，第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。随着21世纪知识经济时代的来临，知识已成为经济增长和社会发展及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识越来越成为企业与机构信
11、息化建设的核心。对知识前所未有的重视使以工作流为中心的办公自动化系统面临着严峻的挑战，在知识经济时代，企业与机构不仅要求员工对他所要实施任务目标能够“知其然”，更要求员工特别是管理者能够“知其所以然”。在上述背景下，办公自动化领域不可避免地孕育着一场新的革命：从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。以公文流转为例，第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理，第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识，包括在线的专家、文件背景资料及企业其他的有关信息，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、向
12、企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。 Lotus 第三代办公自动化系统的理念知识经济时代的办公已经不再是简单的文件处理和行政事务了，其目的在于达到整个企业的最终目标，这就需要依靠先进的管理思想和方法。在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制，这些基本要求在以知识管理为核心的办公自动化系统中都将得到更好的满足。所谓知识管理，实际上是一种系统，是帮助企业发现知道什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识的系统。通过利用先进的协作技术，能够在恰当的时
13、间，将正确的知识传给正确的人，帮助企业提高整体业务水平。办公自动化系统的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步，即由以数据为主要处理内容的第一代办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化，再发展到以知识为主要处理内容的第三代办公自动化。在办公自动化系统的发展中，使用办公自动化系统的人员范围逐步扩大，由企业行政人员扩展到企业的管理层，再扩展到企业的全体员工。另外，在运作机制上，也是从办公室的结构化数据处理到企业内部和外部信息的处理，再到有用知识的处理。从简单的电子邮件、群件，到构建Web应用等各种方式中获取、存储、提炼和再用知识。在部署实施基于知识管理的第三代办公自动化系统过程中，企业
14、与机构需要：a) 把知识管理融入BPR（业务流程重组）将知识创造与发布同企业的业务流程相结合，不仅可以节省大量开支，更重要的是能够产生巨大的价值，通过知识管理实现对业务流程中无序的知识进行系统化管理，实现知识共享和再利用，从而提高业务水平和效率。b) 改造企业文化知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。改造传统的企业文化、建立有利于知识共享的新型企业文化，是企业能够在知识经济时代不断发展的关键因素。c) 通过知识管理提高企业的核心能力建立学习型企业所谓学习型企业，是指通过不断的学习来改进企业自身、提高企业竞争力的企业，善于不断地学习是它的本质特征。这里所说的学习并不仅仅是单纯的看书、办
15、学习班，而是包括了企业在系统研究项目和产品开发、营销、技术支持过程中学习，它强调全员学习、全程学习和团队学习。全员学习，从决策层、管理层到具体操作层都要全身心地投入学习；全程学习，任何企业的运作都包括准备、计划、推行3个阶段，把学习融入企业运作的所有阶段；团队学习，不仅重视个人学习和个人智力的开发，更重视团队学习和群体智力的开发。Lotus 第三代OA的架构 自Lotus 公司11年前首创“群件”概念并推出世界上第一个实现群件概念的软件产品Lotus Notes至今，群件技术获得了长足的发展。随着Internet技术的迅速发展，Lotus进一步将Internet/Intranet/Extranet(因特网、内联网、外联网)的技术和应用与群件技术进行成功的集成，从而形成了新一代的以知识管理为核心的信息技术。 在底层是企业的基本信息支撑环境，它包括MRPII、MIS系统对企业内部各种层次生产经营管理过程的信息化支撑，以及对企业外部Internet的信息获取。通过设计与实现优秀的Internet信息获取工具，可以有效地利用外部的有用信息为企业内部的经营管理过程服务，帮助企业更好地把握来自市场的机遇与挑战。第二层是企业多维知识仓库，存在于底层企业信息支撑环境中的企业信息资源是庞杂而海量的，需要在数据挖掘与模式提取的工具支持下，发掘其中有价值的模式与知识，进行紧密而科学的组织，这是
