企业内部控制系统改革技术

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1、机密 讨论文件 2012年6月1日 企业内部控制系统改革方案 中国平安保险公司 设计初步方案 4月10 日5 月10日 根据试点地区提供的市场数据 ，对临时机构加以分类；并设 计清理方案 设计集团、专业公司层次内 控方案 对临时机构清理开始试点 分支机构改善方案应用试点 5月11 日6月30日7月1 日7月31日 制订临时机构清理原则 界定资金流内控单元，确定 控制原则 设计管控单证、资金流程方 案 试点所设计方案 提出监控管理风险初案 进一步根据分支机构的具体 情况，制订切实可行的管控 方案 进一步研究内控环境改善办法 内控小组在总部做准备 工作 内控小组去一个二级机构做 制订方案的试点 平

2、安方面负责对方案的试行， 内控小组提供支援 内控小组在总部综合所有方案 时间 内容临时机构 清理 资金流监控 管理层风险 监控 工作方式 已完成 分支机构内控系统改善方 案 保险内控小组工作进度 经过第一阶段的诊断工作，内控小组确定了以下几方面，做为内控系统再规划的重点；其它的内控方 面的议题，例如两核的质量、产品设计、企划等已移交其它有关部门/项目小组负责。 确定初步业务、职能监督 与稽核审计再监督框架 制订业务、职能监督方案 制订集团与专业公司再监督体系系统监督 2 资金流管控方案规划 管理层风险控制方案规划 财务委派制重新规划 印章管理(见附录) 重要岗位休假制(见附录) 业务与职能监督

3、方案规划 内控项目推广的初步设想 附录 主要内容 3 资金流管控方案规划 管理层风险控制方案规划 财务委派制重新规划 印章管理(见附录) 重要岗位休假制(见附录) 业务与职能监督方案规划 内控项目推广的初步设想 附录 主要内容 4 内控单元 资金流监控改革方案 控制目的与原则 岗位责任异常指标系统流程改革 检查与考核 根据资金的流入流出中各个关键 环节设置内控单元以便分别管控 定义每一个内控单元的控制目的 所有目的的综合可以保证资金流 的整体监控 根据内控单元 以及控制目的 设定异常指标 对关键性的流程加 以改造、重述 对信息系统等提出 内控方面的要求 对各个岗位加以检查 、考核，保证内控措

4、施的具体执行 控制目的由具体 岗位承担 流程改革、规范 化保证岗位责任 明确 异常指标系统将 内控目的量化， 作为内控工具， 考核依据 对岗位责任的检 查考核制度化 改革方案以对资金流的整体、系统的监控为目的，并最终落实为具体岗位责任 5 分保 保单 发出 赔付 费用 税金 营业外支出 余额 有效保单 收回 作废、注 销 遗失 业务 保费 实收 保费 应收 保费 注销 支付退费、 手续费 资金流入 资金流出 AC D B G 银行帐户 资金流程示意图 E F 在诊断阶段，内控小组对资金流程的各个环节做了调查研究。 资金上划 6 资金流关键“内控单元”的设定 有价单 证单元 业务保 费单元 财务

5、保 费单元 退费，手续费单元 赔付单元 ABC D E 银行帐户 单元 费用单元 F支付费用支付退费 手续费 收取保费 支付赔款 G 在诊断的基础上，内控小组对以下的关键内控单元进行了规划。 7 通过对每一个内控单元的控制，可以在整体上达到资金流的严格监控。 资金流监控目的 内控单元的控制目的 A/B/C 防止机构及个人侵吞保费 D 控制退费，手续费总量 防止机构及个人截留退费，手续费 E 防止机构制造假赔案 减少通融赔付 G 防止私设“帐外帐” F 防止滥用费用，以公济私 控制费用总量 整体控制原则/目的 保证关键数字进入系统 保证信息流中各环节的核对关系清晰 保证信息流与实物流的准确，真实

6、的对应关系 8 各“内控单元”现状与控制原则 内控单元的具体控制目的，是从平安现状出发，根据资金流整体控制原则而定。 9 各“内控单元”现状与控制原则 (续) 10 规范与资金流相关的关键流程 有价单证管理流程 应收保费注销流程 退费、手续费支付流程 分离保费帐户与费用帐户，以此加强费用控制 加强信息流的透明化、准确化与安全化 资金流流程改革内容 为了达到内控单元的控制目的，应对有关流程作出改革或明确的定义。 11 领用、销号登记(包括作废 、注销、丢单情况统计) 有价单证管理流程规划 应建立起以电脑记录为基础的，注重盘存统计的，有序的有价单证管理流程。 盘存、统计 定期盘存 对各机构单证 使

7、用情况作出 评估，并采取 相应措施 定期盘存，并 上报使用统计 报表 定期盘存，并 上报使用统计 报表 盘点表 使用、结余统 计报表 回销 业务部门回 销作详细的 回销登记 按保单号保 存回销联， 作废单证及 注销单证， 丢失单证应 保留其丢失 证明 领用 业务部门领 用，作详细 领用登记 入库 作本部单证 入库登记 按季发货， 清点发货量 ，作发货登 记 清点到货量 ，并上报发 货与到货核 对结果 作入库登记 按月从二级 机构领用， 并作入库登 记 发货登记 到货/入库登 记 印刷 依各机构需 求统一格式 ，统一印刷 ，作印刷登 记 按季上报需 求计划 按月上报需 求计划 单证需求表 印刷登

8、记 三/四级机 构 总部 二级 机构 生成记录 12 保单正 本 保单正 本 规定严格的应收保费注销流程 业务员 1 告知业务部 门注销并收 回一切相关 单证 2 根据财务的 保单到期通 知收回客户 一切相关单 证 业务部门 注销业务帐 财务 注销财务帐上 应收保费 单证管理 与存根联核对 保存，并作注 销记录 责任 定期检查方 向 注销应收保费是否如实反映在业务帐财务帐上 注销应收保费是否收回保单正本 保单正 本 业务联业务联 /财务 联 1 2 注销应收保费应如实入帐，并保证保单正本及时收回。 13 规范退费、手续费审批支付程序 未超权 限 检查保费到帐情 况，保费到帐方 可支付退费、手

9、续费 尽量以转帐方式 支付 尽量直接将现金 退费、手续费支 付给客户 极少量由业务员 领取的必须有被 保险人在退费通 知单上加盖公章 如实按审批额出 具批单退保费通 知单 必须用电脑出批 单，以记入业务 帐 将批单业务联归 档 业务内勤 核对三费 (协议)比例 核保 持客户签名加盖 公章的申请书向 核保人申请退费 业务员客户财务 专业公司 二级机构负责 人 超 权 限 审 批审 批 设定核保对退费、手续费的审批权限，并由财务严格把关，保证退费、手续费退到客户手中。 14 建议三、四级机构将保费帐户与费用帐户分离，专户专用，不同帐户之间资金不能互划。 三、四级机构帐户管理 现现行帐户帐户管理方式

10、 *特殊情况需经二级机构负责人批准 3、4个银行帐户 帐户性质用途较综合(保费 、赔款、费用集中在一个 帐户) 建议帐户管理方式 帐户 保费户1 保费户2 保费户3 不可互划资金* 费用户 用途 收取业务保费 支付赔款 支付退费、手续费 上划资金 收取二级机构拨入费用专项资金 支付日常费用开支 用途 根据月考核结果，由二级机构拨入适量 费用资金，使该帐户最高余额不超过当 月可用数的150% 异常情况，费用帐户余额不足时，可向 二级机构签报予以及时拨入 具体操作 15 信息透明化内控要求与现状 有价单证 系统 *需在业务、财务小型机都运行后，才可以做到 *6月份财务小型机试运行后，应可以做到 业

11、务系统财务系统银行帐户 通过单证流 水号，可以 在电脑系统 中追踪其业 务保费情况 明确保费注 销类批单 通过单证流水 号/保单号可在 电脑系统中追 踪其财务收费 以及赔付情况 可以进行自动对帐 并清楚得知财务收 费情况与银行到帐 情况的差距及原因 透明化内 控要求 水险/非水险 (微机系统) 车险 (小型机系统) * * 可做到 做不到 平安历来比较重视业务与财务系统的一致；内控小组认为这样做片面且不系统。 现状 个险 (小型机系统) 不适用 16 平安信息系统应根据内控透明化要求，增设某些功能，使信息透明化，并进一步加强信息的准确度。 目前信息系统需改进方面 存在问题问题 历史遗留新发生

12、数据不完全，不准确 可以出单而不结算， 使出单而数据不进入 业务系统成为可能 数据不完全，不准确( 由微机转入小型机时 未作清理) 注销保单的批单类型不 明确，未与保费变更类 批单加以区别 未考虑单证流水号到业 务/财务保费的追踪 系统无法与银行对帐单 进行自动对帐 解决方案 历史遗留新发生 清理电脑数据库,整理 历史数据 对输单进行复核，以 增强其准确性 年底水险/非水险小型 机运行后，问题可以 解决 明确批单类型 设计单证流水号到业 务/财务保费的追踪 设计财务系统与银行 对帐单的自动对帐功 能 微机 小型机 17 同时应加强数据库的保护，以保证信息的安全化。 信息的安全化数据库的保护措施

13、 业务、财务系统设置开机密码，专人掌握，不 得泄露 设置使用权限 设置口令，限制更改权 每月做两次数据备份 财务和业务人员每月结算后应认真核对每月与上月的报表，如 发现异常，应及时上报 设置权限和口令 其它的保护措施 18 异常指标将成为达到内控单元的控制目的的量化工具。 异常指标设计 异常指标的目 的 关键内控信息 的量化、透明 化 关键内控岗位 的考核的依据 *正在设计之中 D 退费率 E* G 违规帐户数 超期未达帐笔数 超期未达帐金额 F 费用超支率 A 有价单证遗 失率 作废、注销 有价单证回 收的不完整 率 有价单证实 物与记录的 差异率 B 手工出单率 签单保费与 业务系统保 费

14、的差异率 C 财务业务 数据差异 率 应收率 应收注销 率 19 异常指标计算方法与数据来源(一) * 适用于寿险 * 为防止抽样的弄虚作假，检查前需统一确立抽样号码 X 100% X 100% X 100% X 100% 内控小组所设计异常指标涵盖了所有的关键内控单元(除赔付单元外)。 20 异常指标计算方法与数据来源(二) *为防止抽样的弄虚作假，检查前需统一确立抽样号码 X 100% X 100% X 100% X 100% X 100% X 100% 21 异常指标计算方法与数据来源(三) 22 内控关键岗位责任 将内控单元的控制目的以及各项异常指标落实在具体 岗位 据此制订具体岗位的

15、内控责任与考核指标 23 内控关键岗位 产险 (一) 有价单证 单元(A) 内控单元 业务保费单 元(B) 内控目的 保证分支机构没有印 刷有价单证的现象 保证从上级机构领用 的单证与入库，领用 ，回销数量相对应， 严防有价单证丢失 保证各类有价单证的 实物状况(如作废、丢 失)与记录相符 保证签单保费与保单 批改内容及时，准确 进入业务系统 (防止 不进入系统) 岗位责任 单证管 理员 电脑录 入内勤财务主管 机构负责 人 异常指标 电脑录入 内勤核保人 机构负责 人 有价单证遗失 率 作废、注销有 价单证回收的 不完整率 有价单证实物 与记录的差异 率 手工出单率 签单保费与业 务系统保费的 差异率 实现内控目的的责任将落实在内控的关键岗位上，对内控目的的实现效果将由异常指标反应出来。 24 内控关键岗位 产险 (二) 财务保 费单元 (C) 内控单元 退费、手续 费单元 (D) 内控目的 保证业务系统的数 字准确地进入财务 系统，使保费收入 与签单保费保持一 致 控制应收保费所带 来的风险，减少应 收保费的