妙笔生花的公文写作之道之三十二_公文写作培训提纲

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1、全省工商系统公文写作培训全省工商系统公文写作培训 二二0 0一一0 0年十月二十二日年十月二十二日 萧山萧山 关于文书、公文、文件的概念关于文书、公文、文件的概念 文书文书概念最为广泛，它是一切机关、社会团体概念最为广泛，它是一切机关、社会团体 、企事业单位和个人形成并使用的文字材料的统称，、企事业单位和个人形成并使用的文字材料的统称， 包含了公务文书和私人文书。包含了公务文书和私人文书。 文件通常是指中国共产党机关公文处理条例 规定的14种党的机关公文和国家行政机关公文处理 办法规定的13类14种行政公文。 公文是公务文书的简称，通常指党政机关、社会 团体、企事业单位和其它社会组织使用的文书

2、。 因此，三者紧密联系，又互相区别。 今天讲的公文处理主要是指文件的办理。 提纲 一一、公文种类；公文种类； 四、公文的格式与要素标识； 三、公文写作的基本方法； 五、公文处理应注意的事项； 六、公文处理中存在的问题 。 二、行文规则； 一一、行政机关行政机关( (事业单位事业单位) )公文种类及适用范围（之一公文种类及适用范围（之一 ） 1.1.命令（令）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法适用于依照有关法律公布行政法 规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关 单位及人员。单位及人员。 3.公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定 事项

3、。 2.决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安 排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不 适当的决定事项。 4.通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或 者周知的事项。 一一、行政机关行政机关( (事业单位事业单位) )公文种类及适用范围（之二公文种类及适用范围（之二 ） 5.5.通知通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级适用于批转下级机关的公文，转发上级 机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理 和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 7、议案 适用于各级人民政府按照法律程序向 同

4、级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请 审议事项。 6.通报 适用于表彰先进，批评错误，传 达重要精神或者情况。 8.报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情 况，答复上级机关的询问。 一一、行政机关行政机关( (事业单位事业单位) )公文种类及适用范围（之三公文种类及适用范围（之三 ） 10、批复 适用于答复下级机关的请示事项。 9.请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 12.函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问 和答复问题，请求批准和答复审批事项。 11.意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 13.会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项 。 二二、行文规则行文规则 1.

5、能不发的尽量不发； （一）确有必要，注重实效的原则 3.能联合发文不要单独发文； 2.能以部门发的不以局名义发文； 存在问题：文件多、文字长。 4.传达上级文件不照搬照抄； 5.文字尽可能精炼，篇幅尽可能短。 二二、行文规则行文规则 公文中涉及其他部门职责的，或需联合发文 的： （二）主办为主，充分协调的规则 2.意见不一致时，主要负责人要出面协调； 1.主动征求有关部门意见 ； 存在问题：不协调、难协调、矛盾上交；主要负责 人出面少；不说明理由。 二二、行文规则行文规则 1.不越级受理上行文；不越权行文处理属下级 职权范围的事项；下级机关职权范围的事项不应请 示上级，不制发与上级规定相悖的公

6、文。 （三）按隶属关系和职权范围行文的规则 2.在发文机关和行文内容上不得超越权限。 3.在行文方向上，要注意上行文、下行文和平行 文的使用对象。 4.在文种的使用上，要注意各文种的适用范围。（ 函、意见可以上行、下行和平行；通知、纪要可以平行 和下行；报告、请示上行；其余文种基本上为平行或下 行。） 二二、行文规则行文规则 1.在规定时限办文或按时回复，不能回复的， 要说明理由； （四）明确时限，按时办文的规则 3.请示上级批准的事项，应提前上报，一般事项 不少于两周，紧急事项不少于5个工作日，特别紧急事 项，应在文中说明紧急原因和本部门处理的经过。 2.部门之间征求意见或会签文件时，协办部

7、门应 在5个工作日内予以回复，特殊情况不能回复的，应主 动与主办部门联系，否则为失职，主办部门可视为无意 见而继续办文； 存在问题：不明确时限；不按时办文；不说明原因 。 二二、行文规则行文规则 1.一般只送一个主送机关； （五）“请示”应一文一事的规则 3.请示不能同时抄送下级机关。 2.请示问题涉及其他部门的，用抄送形式； 存在问题：一文多事、多头主送。 二二、行文规则行文规则 1.部门内设机构除办公室外，不得向本部门机 关以外的其他机关制发政策性和规范性文件，不得 代替部门审批下达应由部门审批下达的事项； （六）内设机构一般不对外行文的规则 2.部门内设机构与相应的其他机关进行工作联系，

8、 只能信函的形式行文。 存在问题：越权行文，越权审批。 二二、行文规则行文规则 1.主送党委、政府的请示、意见、报告，必须 由发文单位的主要负责人签发； （七）上行文由主负责人签发的规则 3.特殊情况（主要负责人外出学习、考察或离职 ）可由主持工作的负责人签发，发文时应随文书面说明 情况。 2.主要负责人指单位的正职或主持工作的负责人 ； 存在问题：多个副职签发文件；或主持工作副职签 发不说明原因。 三三、公文写作的基本方法公文写作的基本方法 （一）公文的主旨。公文的主旨是公文表 达的中心思想和基本观点。确立公文主旨应 当做到正确、集中、鲜明和新颖。 1.正确。符合法律和党和方针政策；符 合客

9、观实际。 2.集中。一个中心；一般一文一事。 3.鲜明。表明态度；达到目的。 4.新颖。创新；新情况、新问题，新办 法、新举措。 三三、公文写作的基本方法公文写作的基本方法 （二）公文的选材。 公文的材料是作者用来表现主旨的事实和 依据。 分类 1.理性材料和事实材料； 2.直接材料和间接材料； 3.现实材料和历史材料； 4.具体材料和概括材料。 选材 1.围绕主旨选材； 2.选择真实、准确的材料； 3.选择典型、新颖的材料。 三三、公文写作的基本方法公文写作的基本方法 （三）公文的结构。 公文的结构就是公文内容的组合和构造。包括开头和结 尾、段落和层次、过渡和照应。 开头部分。开门见山、直切

10、主题、统领全文、一目 了然。 1.根据式。简要说明行文的依据。如“根据”、“遵照 ”等。 2.目的式。直叙行文目的。如“为了”、“为”等。 3.导语式。简要揭示公文的主旨。常用于请示、报告等 。 4.表态式。直接表明态度。多用于批复、复函等。 5.致意式。多用于礼仪文书。如贺电等。 6.综合式。通常是下行文中对上述某几种方法的综合运 用。 三三、公文写作的基本方法公文写作的基本方法 （三）公文的结构。 主体部分。主体部分是正文的核心内容。应紧扣主题， 观点明确，段落清楚，层次分明。 1.纵向组合结构。一是直叙式。通常按时间先后、以事情 发展过程为序纵向展开。用于内容比较单一，叙事性强的文种。

11、二是递进式。按提出问题（翔实、简明）、分析问题（有理有据 ）、解决问题（明确具体、切实可行）的思路安排结构。常用于 论理性较强的文种。 2.横向组合结构。一是简单列举式。围绕主旨，逐项逐条 并列排出。多用于法律、规章和政策性强的规范性公文。二是总 分并列式。按照总分思路展开，并列的各部分按逻辑关系分别围 绕主旨阐述一个问题。 3.纵横交叉式结构。常用于内容丰富、容量较大、篇幅较 长的公文。但应有主有从。 三三、公文写作的基本方法公文写作的基本方法 （三）公文的结构。 结尾部分。应简洁明快，首尾呼应，言尽意明。 1.专用语式。指公文结尾使用规范的专用尾语。如“ 特此请示，请予批准”、“特此致函，

12、请予支持”等。 2.总结式。公文结尾时，对全文作概括和深化，以使 读者进一步理解全文，加深印象。多用于篇幅较长的公文 以及调查报告、总结等。 3.要求式。结尾时再强调行文目的或提出具体要求 4.鼓舞式。提出希望，发出号召、鼓舞斗志。多用于 决定、通报。 5.说明式。对主体部门未尽事宜作必要的补充说明， 如生效时间。多用于法规性公文。 6.自然结束式。主体部分意尽言止，不另结尾。 三三、公文写作的基本方法公文写作的基本方法 （四）公文的用语。 公文用语属于应用语体，既应体现庄重、准确、朴 实、精练、严谨、规范的特点。又要符合语法、修辞、 逻辑等方面的要求。 1.数字的运用。基数（一、二、三），序

13、数（第一， 第二，第三），分数（几分之几），倍数（一倍，五倍 ），概数（多少、若干、以上）。 2.简缩语（简语和缩略语）的运用。简语原语的简称 ，如中共中央、政协等。缩略语即数词缩语，如“三讲 ”、“三包”。 3.模糊词语的运用。如“进一步”、“提高了”，意 思清楚，但程度模糊。结尾时再强调行文目的或提出具 体要求 三三、公文写作的基本方法公文写作的基本方法 （五）公文的起草。关键是要把握四点： 1.领会意图，明确目的。根据；解决什么问题 ；达到什么目的。 2.把握内容，确定对象。解决的重点问题；受 文的对象、范围；方法、步骤、措施。 3.收集材料，构思结构。政策依据；材料选择 ；草拟提纲；征

14、求意见。 4.奋笔疾书，文不厌改。集体起草与统稿；个 人起草与勇于负责；修改范围：内容、结构、文字 ；修改方法：先总后分（先通览后细察、先总体后 分层）、诵读法、求请法、暂搁法。 三三、公文写作的基本方法公文写作的基本方法 （六）公文的校对。要高度重视公文校对 及校对符号的运用。秘书人员应当养成良好的 运用公文校对符号的习惯。 1.初校； 2.复校； 3.第一读者； 4.校对符号的运用。 四四、公文的格式与要素标识公文的格式与要素标识 公文格式是公文的门面和形象，分为眉首、主公文格式是公文的门面和形象，分为眉首、主 体、版记三部分，由约体、版记三部分，由约1616项基本要素组成。公文必项基本要素组成。公文必 须保持庄重、大方的形象和统一、规范的格式。这须保持庄重、大方的形象和统一、规范的格式。这 不仅是公文法定的权威性、严肃性和特定的效用在不仅是公文法定的权威性、严肃性和特定的效用在 形式上的体现，也是公文处理手段逐步信息化、规形式上的体现，也是公文处理手段逐步信息化、规 范化的客观需要。公文格式是否统一、规范，直接范化的客观需要。公文格式是否统一、规范，直接 反映了单位公文处理水平和工作态度，文秘部门应反映了单位公文处理水平和工作态度，文秘部门应 当切实把好格式关。当切实把好格式关。