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1、项目的合同管理办法项目法人（业主）1、项目合同体系勘察设计合同项目总承包合同监理合同主合同设计合同材料采购合同施工合同运输合同租赁合同材料采购合同分合同分包合同材料采购合同劳务合同分包合同二级分合同2、对勘察、设计合同的管理2.1勘察、设计合同签订前的管理2.1.1勘察、设计合同的签订应采用勘察、设计合同示范文本，根据时设计要求按勘察、设计合同标准条件逐条进行谈判，对需要修改的、补充的、具体确定的条款要逐条落实，并写入勘察、设计合同专用条件。经过谈判，双方对勘察、设计合同内容取得完全一致意见，即可签订建设工程勘察合同和建设工程设计合同，双方签字盖章合同即生效。2.1.2勘察、设计合同的主要条款
2、应明确规定勘察、设计单位应当完成的任务；应明确规定勘察设计质量要求；应明确规定业主对勘察、设计单位的支持，包括提供给勘察设计单位的各种资料和数据及其他协作条件；应明确业主对勘察设计单位应支付的勘察设计费用；还应明确对于双方纠纷、索赔、保险、仲裁、赔偿、担保等等有关详细规定。2.2勘察、设计合同履行中的管理2.2.1做好费用支付的管理。要求勘察、设计单位在勘察、设计合同委托合同签订后向业主提交一份合格的履约担保。随着工程的进行，按勘察、设计合同约定的计算方法、支付时间与金额支付勘察、设计单位的酬金，不拖延，以免支付逾期违约金，并由有关人员建立勘察、设计费用支付台帐。2.2.2做好合同代替性信件的
3、管理。建立勘察、设计合同管理台帐或采用计算进行管理，准确及时地记录双方对合同的修改、增减勘察、设计工作量、变更勘察、设计费等的来往信函、协议的确认情况。2.2.3对勘察人员、设计人员履行勘察、设计合同的义务随时进行检查，对其违约行为进行管理，督促其按照合同协议履约。3、对监理合同的管理3.1监理合同签订前的管理3.1.1监理招标时，对监理投标人的资格、资信和履约能力进行审查，通过资格的预审，对潜在的监理投标人资质进行审查。3.1.2监理合同的签订采用监理合同示范文本，根据招标文件和中标人投标文件，按监理合同标准条件逐条进行谈判，对需要修改的、补充的、具体确定的条款要逐条落实，并写入监理合同专用
4、条件。经过谈判，双方对监理合同内容取得完全一致意见，即可签订工程建设监理合同协议书，双方签字盖章监理合同即生效。3.1.3在与其他承包人，如勘察设计，施工、设备材料供应单位，签订合同时明确写入监理人与其他承包人的关系是监理与被监理的关系，以便于监理人监理工作的开展。3.2监理合同履行中的管理3.2.1做好费用支付的管理。要求监理单位委托合同签订后向业主提交一份合格的履约担保。随着工程的进行，按监理合同约定的计算方法、支付时间与金额支付监理单位的酬金，不拖延，以免支付逾期违约金，并由有关人员建立监理费用支付台帐。3.2.2做好合同代替性信件的管理。建立监理合同管理台帐或采用计算进行管理，准确及时
5、地记录双方对合同的修改、增减监理工作量、变更监理费等的来往信函、协议的确认情况。3.2.3对监理人员履行监理合同的义务随时进行检查，对其违约行为进行管理，督促其按照合同协议履约。4、对施工合同的管理4.1施工合同的签订前的管理4.1.1在招标之前，通过投标资格预审，对承包人的资格、资信和履约能力进行审查，以筛选合格的潜在投标人前来投标。4.1.2在工程招标定标之后，应做好施工合同的谈判签订管理。在合同谈判期间，依据招标文件、中标人投标书及合同通用条款，逐条进行谈判。对通用条款的哪些条款要进行修改，哪些条款不采用等等，都应提出具体要求和建议，与承包人进行谈判。经过谈判后，双方对施工合同内容取得完
6、全一致意见后填入专用条款，即可正式签订施工合同协议书，经双方签字、盖章后即生效。4.1.3施工合同条款内容除当事人写明各自的名称、地址、工程名称和工程范围，明确规定履行内容、方式、期限，违约责任以及解决争议的方法外，还应明确建设工期、中间交工工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料设备供应责任、拨款和结算、交工验收、质量保证期、双方互相协作等内容。4.2施工合同的履行中的管理施工合同一旦生效，对双方当事人均有法律约束力，双方当事人应当严格履行。施工合同的履行应遵守全面履行和诚信履行的原则。对施工合同履行的管理主要是通过管理工程师(项目管理方代表和总监理工程师)来实现的，
7、工程师应当严格按照施工合同规定完成发包方的工作和应尽义务，同时对承包方的施工活动按施工合同的规定进行监督、检查、其具体工作有以下几方面：4.2.1在工期管理方面。按合同规定，要求承包人在开工前提出包括分月、分段进度计划的施工总进度计划，并加以审核；按照分月、分段进度计划，进行实际检查；对影响进度计划的因素进行分析，属于发包人的原因，应及时主动解决，属于承包人的原因，应督促其迅速解决；在同意承包人修改进度计划时，审批承包人修改的进度计划；确认竣工日期的顺延等。4.2.2在质量管理方面。检验工程使用的材料、设备质量；检验工程使用的半成品及构件质量；按合同规定的规范、规程，监督检验施工质量；按合同规
8、定的程序，验收隐蔽工程和需要中间验收工程的质量；验收单项竣工工程和全部竣工工程的质量等。4.2.3在费用管理方面。严格进行合同约定的价款的管理；当出现合同约定的情况时，对合同价款进行调整；对预付工程款进行管理，包括批准和扣还；对工程量进行核实确认，进行工程款的结算和支付；对变更价款进行确定；对施工中涉及的其他费用，如安全施工方面的费用、专利技术等涉及的费用；办理竣工结算；对保修金进行管理等。4.3施工合同的档案管理在合同的履行过程中，对合同文件，包括有关的签证、记录、协议、补充合同、备忘录、函件、电报、电传等都做好系统分类，认真管理。为了防止合同在履行中发生纠纷，项目管理人员应及时填写并保存经
9、有关方面签证的文件和单据，主要包括：发包方负责供应的设备、材料进场时间以及材料规格、数量和质量情况的备忘录；材料代用议定书；材料及混凝土试块化验单；经设计单位和工程师签证的设计变更通知单；隐蔽工程检查验收记录；质量事故鉴定书及其采取的处理措施；合理化建议内容及节约分成协议书；中间交工工程的验收文件；赶工协议及提前竣工收益分享协议；其他有关资料。5、材料采购合同的管理5.1材料采购合同签订前的管理5.1.1在招标之前，通过投标资格预审，对设备、材料供货商的资格、资信和履约能力进行审查，以筛选合格的潜在投标人前来投标。5.1.2在工程招标定标之后，应做好材料采购合同的谈判签订管理。在合同谈判期间，
10、依据招标文件、中标人投标书及合同通用条款，逐条进行谈判。对通用条款的哪些条款要进行修改，哪些条款不采用等等，都应提出具体要求和建议，与供货商进行谈判。经过谈判后，双方对材料采购合同内容取得完全一致意见后填入专用条款，即可正式签订材料采购协议书，经双方签字、盖章后，材料采购合同即生效。5.1.3材料采购合同条款内容应详细写明各种材料的品种、型号、规格、等级、数量等；应写明材料的质量要求和技术标准，即性能、规格、质量、检验方法、包装以及储运条件；应写明交货期限、交货方式及地点、价格条款。5.2材料采购合同履行中的管理材料采购合同一旦生效，对双方当事人均有法律约束力，双方当事人应当严格履行。施工合同
11、的履行应遵守全面履行和诚信履行的原则。对材料采购合同履行的管理主要是通过管理工程师(项目管理方代表和总监理工程师)来实现的，工程师应当严格按照材料采购合同规定完成采购方的工作和应尽义务，同时对供货方的履约活动按采购合同的规定进行监督、检查、其具体工作有以下几方面：5.2.1按照合同规定的日期，督促供应商按期交付材料，防止进度拖延。5.2.2按合同规定的标准和方法对货物的名称、品种、规格、型号、数量、质量、包装等进行检测和测试，以确定是否与合同相符。5.2.3按合同中明确规定货款的结算办法和结算时间对材料采购已经履行的部分进行按实结算。6、对现场变更和签证的管理6.1工程变更的程序6.1.1提出
12、变更要求。施工承包人、业主或监理工程师均可提出工程变更的要求。施工承包人提出的变更多数是从方便施工条件出发，提出变更要求的同时应提供变更后的设计图纸和费用计算；业主提出设计变更大多是由于当地政府的要求，或者工程性质改变；监理工程师提出的工程变更大多是发现设计错误或不足。6.1.2监理工程师审查变更。无论是哪一方提出的工程变更，均需先由监理工程师审查批准。监理工程师审批工程变更时应与项目管理单位和施工承包人进行适当的协商，尤其是一些费用增加较多的工程变更项目，更要与业主进行充分的协商，并最终征得业主同意后才能批准。6.1.3编制工程变更文件。工程变更文件包括：工程变更令，主要说明变更的理由和工程
13、变更的概况，工程变更估价及对合同价的影响；工程量清单，工程变更的工程量清单与合同中的工程量清单相同，并需附工程量的计算记录及有关确定单价的资料；设计图纸(包括技术规范)；其他有关文件等。6.1.4发出变更指示。监理工程师的变更指示应以书面形式发出。如果监理工程师认为有必要以口头形式发出指示，指示发出后应尽快加以书面确认。6.2 工程变更的估价工程变更不应以任何方式使合同作废或失效，但对变更的影响应按合同条件进行估价。如监理工程师认为适当，应以合同中规定的费率及价格进行估价。如合同中未包括适用于该变更工作的费率和价格，则应在合理的范围内使用合同中的费率和价格作为估价的基础。若合同清单中既没有与变
14、更项目相同，也没有相似项目时，在监理工程师与业主和承包商适当协商后，由监理工程师和承包商商定一个合适的费率和价格作为结算的依据；当双方意见不一致时，监理工程师有权单方面确定其认为合适的费率或价格。6.3工程签证工程变更将造成工程成本的变化，为了明确建设单位和承包商的经济责任，加强经济核算工作，保证施工企业的合理收入，要进行工程变更签证。工程签证的范围一般包括以下一些方面：施工场地内的障碍物清理；由于设计不同或设计变更通知单下达不及时所造成的人工、材料、机械费用损失；由业主负责供应的材料没有及时进场，或材料规格、品种、质量不符而发生调换代用、加工、退货、试验及积压所造成损失；因工地条件限制，材料
15、及半成品需要二次搬运的人工、机械费；停电、停水等造成的窝工费；由于不可抗拒的自然灾害所造成的材料、机械等损失；因气候影响无法施工的停工费；业主借用承包商工人的人工费；业主要求赶工而增加的人工费及机械台班费；工程缓建或停建，材料及机械迁出费；业主与承包商临时协商的人工费及材料费等。7、对索赔的管理7.1项目管理人员和监理工程师对索赔文件的处理索赔文件送达监理工程师后，监理工程师应根据索赔额的大小以及对其权限进行判断。若在监理工程师的权限范围之内，则监理工程师自行处理；若超出监理工程师的权限范围则应呈项目管理人处理。建设工程施工合同示范文本规定：工程师接到索赔通知后28d内给予批准，或要求承包人进
16、一步补充索赔理由和证据；工程师在28d内未予答复，应视为该项索赔已经认可。因此，工程师应充分考虑这种时限要求，尽快审议研究索赔文件。有时，为了赢得足够的时间，工程师可先行对索赔文件提出质疑，待承包人答复后再行处理。对索赔报告提出质疑有如下几种情形：索赔事件不属于发包人的责任；发包人和承包人共同负有责任，要求承包人划分责任，并证明双方的责任大小；索赔事实依据不足；合同中的免责条款已免除了发包人的责任；承包人以前已放弃了索赔要求；索赔事件属于不可抗力事件；索赔事件发生后，承包人未能采取有效措施减小损失；损失计算被不适当地夸大。7.2 处理索赔的程序7.2.1谈判协商。处理索赔事项时，最好的办法是举行双边磋商，也就是谈判协商。谈判前应完成对索赔文件的质疑，
