《办公自动化教程》第6章excel2003_应用

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1、 第6章 Excel2003 应用 6.1 Excel 2003基本操作 6.2 格式化工作表 6.3 数据管理 6.4 图表的使用 6.5 打印工作表 学习目的与要求： Excel 2003对以前的的版本进行了改进和扩充，电 子表格编辑软件在办公自动化中对数据的处理起着重要的 作用。它可以对大量的表格进行各种处理，用各种类型的 图表形象地表示数据，并具有强有力的数据库管理功能。 通过本章学习，能制作表格，完成复杂的数据运算、进行 数据分析和预测，并且能制作相应的图表。 6.1 Excel 2003基本操作 6.1.1 窗口及屏幕组成 Excel 2003的窗口如图6-1所示。启动Excel

2、2003后，打开一个 临时文件名为Book1.xls的空工作薄。工作簿由工作表组成，一个工 作薄可包含多张工作表，最多可达255张，默认的工作表有3张，工作 表的临时名分别为Sheet1、Sheet2和Sheet3。文件的打开、关闭和保 存是对工作簿来说的。工作表由若干单元格组成。一张工作表有256 列和65535行，行和列交叉的部分是单元格，是工作表最基本的存储 的数据单元，也是电子表格软件处理数据的最小单位，是由列标(字 母AIV)和行号(阿拉伯数字)来标识的，列标在前，行号在后。单元 格的边框加粗显示时，表示该单元格为活动单元格，活动单元格只有 一个位于单元格的右下角有一个小黑块是填充柄

3、，当鼠标指向填充柄 时，其形状变为黑十字。名称框显示活动单元格的名称，编辑栏显示 活动单元格的内容，在编辑栏内可以编辑公式。在工作表最面一行是 工作表名，活动工作表只有一个，单击工作表名可打开相应的工作表 图6-1 Excel 2003的窗口 单元格名称 全选按钮 填充抦 编辑栏 6.1.2 数据输入 Excel 2003的数据类型分为：文本型、数字型、日期和时间型、公式和函数等。在 数据输入过程中，系统自行判断所输入的数据是哪一种类型，并进行适当的处理。 所以，在输入数据的时候，一定按照Excel 2003的规则进行，否则可能出现不正确 的结果。 一、文本型 文本型包括字符或者是文字。在Ex

4、cel 2003中默认的情况下，所有字符型数据在单 元格中都是左对齐。输入时应注意以下几点： 1.在活动单元格中，对文字直接输入。 2.如果输入的字符串的第一个字符是“=”号，则应先输入一个单引号“”(注意必须 半角状态下输入)，再输入等号和其他字符。 3.当输入的文字是阿拉伯数字(如邮编、电话号码等)时，也应先输入一个单引号 “”(注意必须半角状态下输入)，再输入等号和其他字符。 二、数字型 在默认状态下，所有数字型数据在单元格中均靠右对齐。在输入时应注意以下几点 ： 1.输入分数时，应在分数前输入0及一个空格。如果直接输入，则系统将把所输入的数 据作为日期处理。 2.输入负数时，在负数前输

5、入负号或将其置于括号中。 三、日期和时间型 在默认状态下，日期和时间型数据在单元格中靠右对齐。输入时 应注意以下几点： 1.在输入时，日期分隔符使用“/”或“-”。 2.当只输入月和日时，Excel 2003默认计算机内部的年份。输入当天 的日期，按Ctrl+“；”。 3.日间分隔符用“：”。如果输入当前的时间，按Ctrl+Shift+”:” 。 4.若在单元格中既输入日期也输入时间，中间必须用空格隔开。 四、数据的自动填充 Excel 2003提供了自动填充功能，避免了某些相同或似数据多次 重复输入带来的麻烦。可以填充相同的数据，也可以填充等比数列 、等差数列和日期时间数列等，也可以输入自定

6、义序列。 1.同时在多个单元格中填充相同的数据 (1)填充相同的数字型数据或不具有增减可能的文字型数据。 单击填充内容所在的单元格，将鼠标移到填充柄上，当鼠标指 针变成黑十字形时，先按下Ctrl键的同时，再按住鼠标左按钮拖动 到指定位置。拖动时上、下、左、右均可。 注意：拖动时只能横向或者是纵向拖动，不能沿任意方向拖动。 (2)填充日期型数据及具有增减可能的文字型数据 单击填充内容所在的单元格，将鼠标移到填充柄上，当鼠标指针 变成黑十字形时，按下Ctrl键的同时，再按住鼠标左按钮拖动到指 定位置。 2.填充自动增1序列 (1)填充数字型数据 操作方法同1中的(2)。 (2)填充日期时间型数据及

7、具有增减可能的文字型数据 操作方法同1中的(1)。 注意：向右或向下拖动鼠标，自动填充的是递增序列，向左或向上拖 动鼠标，自动填充递减序列。 3.输入任意等差、等比数列 通过【编辑】菜单中的“填充”选项的级联菜单中的相应命令来 完成。 4.创建自定义序列 Excel 2003之所以能够辨认出某些文本变化的趋势，帮助用户输 入文本序列，原因就在于已经在Excel 2003中预先设置好了某些常 用的文字序列。如果用户需要定义自己的文字序列可以按照下列方 法进行操作。 (1)选择【工具】菜单中的【选项】命令，出现【选项】对话框。 (2)选择【自定义序列】标签。 (3)在“输入序列”框中输入新的序列，

8、每输入一个项目内容后，近回 车键分隔。图6-2 在“自定义序列”中建立序列 (4)输入完所有的内容后，单击【添加】按钮，新输入的序列就出现在 “自定义序列”框中了，如图6-2所示。 图6-2 在“自定义序列”中建立序列 6.1.3 上机实践 一、实验目的 熟练掌握工作表中各种数据类型的输入方法和技巧。 二、实验内容 在硬盘D盘根目录下以自己的名字为名创建一文件夹，在该文件夹下建 立一文件名为“学生信息表”的工作簿，在当前工作表中创建一个 如图6-3所示的工作表。 图6-3 学生信息表 三、实验步骤 1.启动Excel 2003。 2.数据的输入 (1)单击A1单元格，可以直接输入“学号”。按T

9、ab键或单击A2单元格，输入 “20050001”，然后利用自动增1序列进行自动填充。 (2)文本型数据(姓名、性别专业、家庭住以及出生日期和联系电话的字段名) 都可以直接输入。 (3)日期型数据的输入 单击D2单元格输入“1985-8-1”回车，即可输入该日期。然后再选定D2单元格 ，使用单单坃格的填充功能，拖动到D5，即可D3、D4、D5中自动填入 “1985-8-2”、“1985-8-3”、“1985-8-4”。 选定D5单元格，使用单元格的填充功能，按Ctrl键拖动到D7单元格，即可在D6 、D7单元格中自动填入“1985-8-4”。 对于D8、D9单元格的数据可以直接输入，D10、D

10、11单元格的数据可以利用复制 。 (4)电话号码的输入 单击G2单元格，先输入一个单引号“”，再输入“0535-675151”。然后用 同样的方法输入其它的联系电话。 注意：输入数字和标点符号时，必须是半角字符的数字和单引号。 6.2 格式化工作表 格式化工作表是指对工作表中的数字格式、字体、字形、字号、颜色、 对齐方式、单元格的边框、底纹图案等格式的设置，以使所制作的工 作表美观。 6.2.1 格式化单元格 一、数字格式 Excel 2003中，数字有多种表示形式，如货币样式、百分比样式、 小数点位数等。 1.改变小数点的位数 具体操作方法如下： （1）选择需要设定数据格式的单元格或单元格区

11、域。图6-4 【单元格 格式】对话框 （2）选取【格式】菜单中的【单元格】命令，出现单元格对话框如 图6-4所示。 图6-4 【单元格格式】对话框 （3）在“单元格格式”对话框中，选取【数字】标签。 （4）在“分类”列表框中，选取【数字】类型。 （5）在小数位数框中输入所需要的小数位数。 （6）单击【确定】。 2.字符格式 字符格式的设置包括文字的字体、字形、字号、颜色以及特殊效果的 设定，操作方法类似与Word，这里不再细述。 3.日期和时间格式 操作步骤： （1）选择需要设定时间和日期格式的单元格或单元格区域。 （2）选取【格式】菜单中的【单元格】命令。 （3）在“单元格格式”对话框中，选

12、取【数字】标签。 （4）在“分类”列表中，选取【日期】类型，如图6-5所示。 图6-5 选取【日期】类型对话框 (5)在“类型”样式列表框中，选取日期显示格式。 (6)单击【确定】。 二、自动套用格式 自动套用格式已经设置好了数字格式、字体、字形、字号、对齐方式、列 宽、行高、边框和底纹等，用户可以有选择地套用它们，以更快速地设 置格式。 对选定的区域应用“自动套用格式” 选择要格式化的区域，然后选择【格式】菜单中的【自动套用格式】命令 ，出现“自动套用格式”对话框，如图6-6所示，在对话框中单击所需 格式，单击【确定】。 删除“自动套用格式” 选择要删除自动套用格式的区域，选择【格式】菜单中

13、的【自动套用格式 】对话框，然后在该对话框的“格式”列表框底端，选择“无”，单击 【确定】按钮。 图6-6 【自动套用格式】对话框 三、条件格式 在工作表中有时为了显示满足条件的数据，可以设置单元格的条 件格式。一般包含单元格底纹或字体颜色等格式，如果需要突出显 示公式的结果或其它要监视的单元格值，可应用条件格式标记单元 格。如果单元格的值发生更改而不满足设定的条件，Excel 2003会 暂停突出显示的格式。不管是否有数据满足条件或是否显示了指定 的单元格格式，条件格式在被删除前会一直对单元格起作用。设置 条件格式的操作方法为： (1)选定要设定格式的单元格或单元格区域。 (2)选取【格式】

14、菜单中的【条件格式】命令，出现“条件格式”对话 框，如图6-7所示。 图6-7 “条件格式”对话框 (3)在对话框中选定“单元格数值”为选项，接着选定比较词组，如“介 于”，然后在适合的框中键入数值。输入的数值可以是常数也可以是 公式，公式前要加上等号(=)。 (4)单击【格式】按钮，打开其对话框，选择要应用的字体样式、字体颜 色、边框、背景色或图案，指定是否带下划线。 (5)加入另一个条件：单击【添加】，“条件格式”对话框展开“条件二 ”框，然后重复上述步骤，最多可设定三个条件。 注意：只有单元格中的值满足条件或是公式返回逻辑值真时，Excel 2003才应用选定的格式。 四、合并单元格 合

15、并单元格是指将跨越几行或几列的多个单元格合并为一个单元格 。Excel2003只把选定区域左上角的数据放入合并后所得的合并单元格 中。 操作方法一： (1)选择要合并单元格的单元格区域。 (2)单击格工具栏中的“合并及居中”按钮即可 操作方法二： (1)选择要合并的单元格。 (2)选取【格式】菜单中的【单元格】命令，出现“单元格格式”对话框 。 (3)在“单元格格式”对话框中，选取【对齐】标签，如图6-8所示 图6-8 【单元格格式】对话框中的【对齐】标签 (4)选中“文本控制”中的“合并单元格”复选框。图6-9 警告对话 框 (5)单击【确定】按钮。若合并的区域中含有多个单元格数据，则给出

16、警告对话框，如图6-9所示。 图6-9 警告对话框 五、加边框 屏幕上显示的表格线是为输入、编辑、观看方便而预设置的，不能被 打印显示。若要打印出表格线必须进行设置。 操作步骤为： 1.选择需要加边框线的单元格区域。 2.选取【格式】菜单中的【单元格】命令，出现“单元格格式”对话框。 3.在“单元格格式”对话框中，选取【边框】标签，如图6-10所示。 图6-10 【单元格格式】对话框 4.先选线条的“样式”，再选“预置”的位置。 5.单击【确定】按钮。 6.2.2 设置列宽和行高 Excel 2003提供默认的行高和列宽，若不能满足要求时，可以对行 高和列宽进行调整。 一、调整列宽 有四种方法： 1.拖动列标右边界来设置所需的列宽。 2.将鼠标指针对准欲改变列标记右边的分割线，当光标变为调整宽度的 左右向箭时，快速双击分割线，就能把该列调整到该列所