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1、多鱼食品(深圳)有限公司文件与资料控制程序编 号DY-QP-01编制部门文控中心版本/版次A1页 次8/81目的为了有效地控制与质量安全管理体系有关的文件与资料，确保各场所均使用有效版本之文件与资料。2范围适用于本公司质量安全管理体系有关之文件与资料（包括图纸、软件、相关法律法规、国际/国家/行业标准等）控制。3参考文件：记录控制程序4定义：41质量安全管理体系文件的分类：411内部文件：由公司自行规划或参考外部资料制定发行的书面文件。412外来文件：非本公司内部所编制的文件，包括：外部标准、法规、行业标准等。413电子文件：以电子媒体形式存在的文件（包括内/外部文件），如：软硬拷贝、录像带、
2、光碟等。42质量安全管理体系文件分为四阶：一阶文件：质量安全手册二阶文件：程序文件三阶文件：指导性文件（包括指导、规范、规则、细则、办法、方法等）、外来文件、SSOP文件、HACCP文件、图纸、软件等四阶文件：记录表单（包括空白表单、印章、记录等）。43质量安全管理体系文件控制性分类：431受控文件：为本公司质量安全体系运行中作业的依据文件（包括内/外文件），需作变更修订，以“受控文件”印章识别。432非受控文件：为制定本作业文件的参考文件或与产品品质无直接关系的文件，仅作登录管理，但不需作变更管理的文件。5职责51文控中心：负责公司质量安全管理体系文件与资料的统一控制和管理，制定相关程序对文
3、件与资料（包括图纸、软件、相关法律法规、国际/国家/行业标准等）进行控制。52文件使用部门：负责所发放文件与资料的使用、保管及存档。6程序：61文件的编号611：一阶文件的编号： 版本/版次 QSM（质量安全手册缩写）DY 公司名称缩写612二阶文件的编号： 版本/版次 流水号：从01开始QP（质量安全体系程序文件缩写）DY（公司名称缩写）613三阶文件的编号： 版本/版次。流水号：从01开始。表示文件的性质（例如HA为HACCP文件类，SS为SSOP文件类，GL为管理类，JY为检验类，JZ为校正类，ZY为作业类，BY为设备、机器操作类，TZ为图纸类，RJ为软件类，QT为其它类等）。文件编写部
4、门（或组别）代号。614四阶文件的编号： 版本号（AZ） 流水号（从001起） FM（表单缩写）DY（公司名称缩写）62版本/版次621版本以“A、B、C”表示，版次以“0、1、2”表示。6221一阶文件（质量安全手册）修改超过9次，其版本上升一级，例如手册共修改9次后，其版本/版次由A9升为B0。6222二、三阶文件若修改超过4次则版本递增一级。如文件与资料控制程序修改超过4次，原版本/版次由A4升为B0。6223表格每修改一次均需升版。如“文件总览表”修改一次，其文件编号由原来的DY-FM-002A改为DY-FM-002B。6224一、二、三阶文件的修改均需按本程序中6.7来进行作业。63
5、文件的编写与审批文件阶层文 件 范 围编 制审 核批 准收发控制一质量安全手册管理代表助理营运经理营运经理文控中心二程序文件相关部门管理代表营运经理文控中心三指导性文件相关部门（或组别）部门主管（或组别负责人）分管经理文控中心四空白表单相关部门部门主管（或组别负责人）管理代表文控中心64文件格式编制规定：641各文件标题内之小标题顺序如下格式：11.11.1.11.1.1.1A、B、a、b、a1、b1、，以此类推；642各文件页次格式为：以“X /Y”代表“本页次数/总页次数”进行编定。643质量安全手册、程序文件表头格式编制示例：多鱼食品（深圳）有限公司XXXXXX编 号编制部门版本/版次页
6、 次644 SSOP文件依照以下格式规定编制：多鱼食品（深圳）有限公司卫生标准操作程序(SSOP)文件编号:版本/版次:页 次:标题:制定审核批准发行日期目的： 范围：注解：谁哪里何时方法纠正或预防参阅记录附注：制定、审核、批准及批准日期仅在单份文件的首页出现。645三阶文件表头格式编制示例：多鱼食品（深圳）有限公司XXXXXX编 号编制部门/组别版本/版次页 次编制：审核：批准：发行日期：65文件的会审：651一、二阶文件编制及版本升级后，由管理代表组织各部门负责人对文件进行会审，并填写“文件会签单”。652三阶文件视需要，由各部门或组别组织文件会审，并填写“文件会签单”。653会审未通过者
7、，由编制者取回重拟，直至通过审查。66文件的发放、存档与借阅：661受控文件的发放：需在文件上加盖“受控文件”章，由收发双方在“文件分发/回收记录表”上登记签收。发放时，在“受控文件”章中标明文件发放号（发放号参见附件一）。662一、二阶文件的发放及存档：由管理代表在“文件申请单”上批准文件发放范围，文控中心负责发放并以书面形式存档。663三阶文件与四阶文件(主要指空白表单)的发放及存档，由分管经理在“文件申请单”上批准文件发放范围，文控中心负责发放并以书面形式存档。664非发放范围人员需借阅文件时，应填写“文件申请单”，经部门主管审查后，交管理代表批准，由文控中心执行。665使用过程中文件破
8、损或遗失，补领须填写“文件申请单”，并说明原因（破损的需交回破损文件），经部门经理审查后，交管理代表批准，依作废文件处理，在“文件发放/回收记录表”上注明，由文控中心补发。67文件的更改与作废671文件发放后，如需修改或作废，应填写“文件申请单”说明原因，一、二、四阶文件经管理代表批准后，申请人进行修改或作废，三阶文件经分管经理批准后，申请人进行修改或作废。672所有作废章节，由文控中心统一收回，文控中心将作废文件原件加盖“作废文件”章永久保存，复印件加盖“作废文件”章及时销毁或回用,并于“文件发放/回收记录表”上记录。68文件的使用管理681未经管理代表同意，任何人不准私自复印质量安全管理体
9、系文件，不得向他人提供质量安全管理体系文件。682公司所有文件文控中心应集中登录于“文件总览表”中。683公司相关部门均应妥善保存、使用文件，不得于文件上划线、加注记号及涂改其内容。69印章管理691印章分类：“受控文件”章、“非受控文件”章、“作废”章、“作废文件”章“作废暂存”章、“外来文件”章。692文控印章由文控中心负责管理。693印章如有遗失，需重新刻制时，应有与原印章相区别的特征，并在涉及范围内通报。610外来标准的控制：6101 所引入的外来标准需送交文控中心盖外来文件章（企业标准、证书等例外），并提交管理代表批准引入,并由管理代表确定是否需要发放以及发放的部门。 6102 外来
10、标准原稿保留在文控中心，以标准发行的年月日或自身的编号为版本，文控中心将外来标准登录于“外来文件总览表”。当须发放时，按文件发放的方法予以控制。 6103 管理代表需随时注意外来标准的版本修订情况，并每年评估一次，如发现版本已有修订应及时对文控中心的标准予以更新。7表单“文件申请单” DY-FM-001“文件总览表” DY-FM-002“文件分发回收记录表” DY-FM-003“外来文件总览表” DY-FM-004“文件会签单” DY-FM-0058附录“部门代号/分发号一览表” 附件一:部门代号/分发号一览表序号部门名称部门代号/分发号备 注1营运经理 OM/ 012助理营运经理AOM/023管理代表 MR/ 034采购部 PUR / 045人事行政部 HR/ 056食品研发部 R&D/ 067工程部 ME / 078品质保证部 QA / 089生产部PROD / 0910市场营销部 MS / 1011物控部PMC / 1112会计部ACC / 1213会 发 /1314多 本 /1415HACCP小组HACCP/
