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1、维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 邮件礼仪 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 为何要学习电子邮件礼仪？ 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 E-Mail E-Mail 涉及点涉及点 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 关于主题：关于主题： 邮件 主题 反映文章的内容和重要性 一定不要空白标题 巧用特殊字符突出标题 一封邮件只针对一个主题 标题要简短，不宜冗长 回复邮件时适当更改标题 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 关于称呼与问候：关于称呼与问候： 1、恰当地称呼收件者，拿捏好尺度 对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理” 不清楚职务，则应按通常称“X先生”、“X小姐” ，但
2、要把性别搞清楚 不熟悉或级别高于自己的人不宜直接称呼英文名；称呼全名也是不礼貌的； 不要逮谁都用“Dear XXX”. 收件人多的情况下可称呼：大家、ALL 以上总结： A：称谓+礼貌用语 如：xxx（名字），您好！ B: 姓氏（或姓名）+职位 +礼貌用语 如：X经理/XXX经理（姓氏/姓名+职位），您好！ C: XXX先生（女士），您好！ 2、Email结尾最好要有客套语 例如：Best Regards !、顺祝商祺、 祝您工作顺利！ 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 关于正文关于正文 ： Email 正文要简明扼要，行文通顺 注意Email 的论述语气 Email正文多，可用1234之
3、类列表，清晰明确 一次邮件交待完整信息 尽可能辟免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 合理提示重要信息 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 不要动不动使用 （笑脸）之类字符，在商务信函里面这样显得轻佻 字体：字体大小一般选择1012号字，宋体，黑色。 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 关于正文关于正文 ： 正文内容编排 原则：要事第一，结论在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容. 张经理，您好！ 邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“第 二季度销售指标确定会议”。 会议的具体安排如下： 时间主题 9:30-10:00第一季度销售指标完成总结王总 10:00-11:3
4、0讨论各个销售部门第二季度销售指标设定 11:30-12:00 确定各个部门的第二季度的销售指标 会议前请您准备以下资料： 1.第一季度销售指标完成中碰到的难点； 2.第二季度销售二部的指标设定； 3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。 对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。 谢谢！ 大家现在可以思 考一下，此封邮 件它的优点在哪 里呢？ 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 关于正文关于正文 ： Dear all: 附件为实习生考勤反馈表，你们明天开始 就按照表格上的形式进行填报，然后发送给我 ，如实习生考勤正常，就无需填写，只需在每 天九点半前发邮件告知我一下考勤正常即可， 谢谢。 以
5、上说明： 主题：实习生考勤反馈表 收件人：各部门助理并抄送各部门长官 找出以下案例问题点： 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 关于附件关于附件 ： 4 5 6 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 10 1 只在必要的时候才使用英文邮件 2 尊重对方习惯，不主动发起英文邮件 只在必要的时候 才使用英文邮件 1 3 信息量丰富或重要邮件建议使用中文 4 选择便于阅读的字号或字体 语言的选择：语言的选择： 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 11 1 只在必要的时候才使用英文邮件 2 尊重对方习惯，不主动发起英文邮件 尊重对方习惯，不 主动发起英文邮件 2 3 信息量丰富或重要邮件建议使用中
6、文 4 选择便于阅读的字号或字体 语言的选择：语言的选择： 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 12 3 信息量丰富或重要邮件建议使用中文 1 只在必要的时候才使用英文邮件 2 尊重对方习惯，不主动发起英文邮件 信息量丰富或重要 邮件建议使用中文 3 4 选择便于阅读的字号或字体 语言的选择：语言的选择： 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 13 1 只在必要的时候才使用英文邮件 2 尊重对方习惯，不主动发起英文邮件 3 信息量丰富或重要邮件建议使用中文 4 选择便于阅读的字号或字体 选择便于阅读的 字号或字体 (英文：Verdana或Arial字体；中文：宋体 4 语方的选择：语方的选择
7、： 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 结尾签名：结尾签名： 签名包含：姓名、公司、电话、传真、地址等信息 对内、对私、对熟悉的客户等群体应该简化签名。 设置多个签名档，灵活调用。 简体、繁体或英文，以免成出现乱码； 字号一般应选择比正文字体小一些。 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 结尾签名：结尾签名： 签名信息内容（范本） 签名设置 点击“选项” 收件箱页面 点击“工具” 点击“邮件格式” 点击“签名”， 新建签名信息 * 人力资源部(PN)/张X 中南创发集团 地址(Add)：深圳市龙岗区坂田南坑村XX Shangzheng,Yuanhong Road,Fuqing City,Fu
8、jian Province,PRC 邮编(Postcode)：350301 电话(Tel)：+86-591-85285555-2510 传真(Fax)：+86-27-68849906 手机(Mobile)：13871532906 电邮(E-mail)：dion.yang MSN：dion_yang 网址：http:/www.tpv- * 内容依实际 情况填写 签名，可以让收件人了解您的信息！ * Best Regards 张三(HR&A) Vitalink Industry(shenzhen)Co.,Ltd. Pinghu Branch Member of CN-Innovations Gro
9、up Tel: 86 755 33829333 Short No:678512 - * 内部邮箱 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 回复技巧：回复技巧： 及时回复Email 进行针对性回复（请勿随意全部回复） 回复不少于10个字 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 主动控制邮件的来往 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 TOTO、CCCC、BCCBCC区别区别： 正确使用发送、抄送、密送 TOCCBCC 是要受理并响应 邮件 知会邮件事项,没 义务回复,可以发 表意见。 在To的人不知道 的情况下,收到邮 件的人 注意事
10、项： 第一、TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则 (如：按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高) 第二、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 第三、转发邮件要突出信息 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 课堂练习（寻找问题点）：课堂练习（寻找问题点）： 无任何内容提要 只有一个附件 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 课堂练习（寻找问题点）：课堂练习（寻找问题点）： 不可一句话讲述完毕 无论多长的内容； 应将其分点陈述 署名过于简单 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 课堂练习（寻找问题点）：课堂练习（寻找问题点）： 无须将此附件发送全公司 维达力实业（深圳）有限公司平
11、湖分公司 课堂练习（寻找问题点）：课堂练习（寻找问题点）： 邮件无标题 详见附件却无附件 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 功能设置：功能设置： 邮件撤销设置 点击“其他动作”点击“发件箱的要撤 销的邮件” 点击“撤回该邮件 ” 可选择成功撤销后 回复收件人 图片说明如下： 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 功能设置：功能设置： 外出助理程序设置 点击“外出时助理 程序” 收件箱页面 点击“工具” 点击“发送外出时 自动答复” 设置外出时间点及 代理人信息 图片说明如下： 在此信息栏中写明外出原因，并说明在 外出/请假期间代理是谁，并说明代理人 的具体联系方式 维达力实业（深圳）有限公
12、司平湖分公司 功能设置：功能设置： 添加提醒功能 点击“后续标志”新建一封邮件 点击“添加提醒” 或“收件人标记” 设置具体提醒日期 及时间 图片说明如下： 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 功能设置：功能设置： 建立通讯组员 图片说明如下： 点击“通讯组列表 ” 点击“选择成员” 在通讯薄中选择要添加 的人员后按“成员”即可 收件箱页面点击“ 新建”边的 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 总结：总结： 发送范围 个人或某部门发送全体同仁 邮件地址确认邮件地址确认 1、检查发送地址的准确性 2、确认是否需群发该信件 发送标题书写发送标题书写 1、确认标题是否书写 2、标题需能为接收者 提供邮件内容信息 确认附件情况确认附件情况 1、确认是否需带附件 2、确认所带附件是否正 确，以免误导接收人 事事 先先 明明 确确 目目 的的 明明 确确 接接 收收 人人 员员 正确的邮件书写布局 1、需有合适的称谓及问候语 2、需本着与人沟通协调的语气书写邮件 3、内容需简明扼要 4、内容需条理清晰 邮件内容 维达力实业（深圳）有限公司平湖分公司 总结：总结：
