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1、高效能人士的 时间管理 主讲人：何欣 一、 时间管理的目标： 本 末 兼 顾 茫 盲 忙 许多的电话在响，许多的事要备忘。许多的门与抽屉， 开了又关，关了又开，如此的慌张。 我来来往往，我匆匆忙忙，从一个方向到另一个方向。 忙忙忙，忙忙忙，忙是为了自己的理想，还是为了不让别人失望？ 盲盲盲，盲盲盲，盲得已经没有主张，盲得已经失去方向。 忙忙忙，盲盲盲，忙得分不清欢喜和忧伤，忙得没有时间痛哭一场！ 忙与盲 1.我的生活中有多少事是前一个“忙”，多少是后一个“盲”？ 2.我来参加时间管理培训的目的是什么？ 时间管理的终极目标：统合综效 身体健康 知识教育 精神追求 社交生活 家庭生活 事业生涯 经
2、济条件 人生万花筒 健康 人生意义与价值 事业成就 家庭与社会交际 平衡生活平衡生活 生活的平衡模型 何谓“成功” 确立适合自己的人生目标 并为此行动 在实现目标的过程中，采 取正确的方法并行之有效 成功 效 能 效 率 做正确的事 正确地做事 成功的最大障碍：效率杀手 短片：人的一生 生命之旅 0-20 20-40 40-60 60-80 1 /4 1/4 1/4 1/4 国人平均寿命： 男72 女76 黄金 白银 关于时间的理论 没能专心工作的 大部分（时间） 全部时间的 80% 专心工作 （的时间） 全部时间的 20% 全部业务的 20% 80%的时间内完成的 工作量 = 80% 一天的
3、利用情况一天的工作量 上午 8:20， 王娟到达办公室。她很高兴自己可以到得这么早，这是完全有必要的，因为她的台面上积 压了很多文件。她开始过滤邮件。当她读过第一条后，发现这个问题必须要等到上司来才能处理。她把 它放在一边，开始读下一条。这条消息与她上司正在进行的一个项目有关，她得将有关的信息归档。所 以她下楼复印，复印件归档在该客户的文档中，原件放在上司的桌上。 当她继续阅读时，发现了一个有关海外留学的广告，这一直是她心中的梦想。她仔细的阅读，好象自己 已经在通往美国的飞机上。当她被嘈杂声打断时，发现已将近9点，同事都来上班了。 她把剩下的邮件推向桌角，拿起一份客户报告，她答应上司明天交给他
4、，尽管估计要花两天的时间才可 以完成。当她打开文件时，李玲和张丽走过她桌旁，并邀她一起喝杯咖啡。王娟觉得5分钟没什么问题， 李玲和张丽激动地谈着昨天晚上看的电影。在不知不觉中，十五分钟过去了，王娟赶紧回到自己桌旁。 当她坐下来时，电话响了，是她的上司刘墙让她出席上午十点的会议，负责记录。这件事很重要，王娟 看了一下手表，没时间准备报告了，所以她将文件放在一边，发誓这是午餐后的第一件事。 下午并没有好多少。几个来访者，几个电话，几封信，一天就这样过去了。明天要交的报告没有进展。 她看了一下表，6：30了 ，如果今晚不能和丈夫一起吃晚饭，他会很失望的，因为今天是他们的结婚纪 念日，她决定不了是继续
5、工作，还是回家。她不禁奇怪，李玲和张丽怎么有时间晚上去看电影。 王娟的问题是什么？ 是什么浪费了她的时间？ 你可以给王娟什么建议？ 案例： 办公室里的故事 抓住“效率杀手” 1. 在下班回家的路上突然想起今天还有一项工作没有完成？ 2. 给对方打电话，放下电话后突然意识到该说的事没说？ 3. 看到记在某张纸上的电话却不知是谁的，然后把电话打过 去，听到对方自报姓名后？ 4. 认为计划总赶不上变化？ 5. 给对方递名片时，突然意识到仅剩的两张名片上还记着别 人的联系信息？ 你是否曾 6.记不清把信息记录在哪里了? 7.别人说你的桌子太乱？ 8.想做一件事，比如健身或谈恋爱、与家人聚在一起等， 却
6、一直都没开始或找不到时间做？ 9.别人答应你一件事，过了期限后你才想起来？ 10. 忘记了某个约定后，只好以“编故事”来应对（谎称自己 生了病或加班）？ 你是否曾 抓住“效率杀手” 回答了几个“是” 0个：太棒了！请多多分享你的经验。 1-3个：你的时间管理很棒，但还有提高的余地。 4-7个：日子过得还不错，但你满足吗？ 8-10个：恭喜你！你参加培训是来对了。 效率杀手 技术因素环境因素 组织因素自身因素 ？ ？ 缺乏计划性 时间观念不强 追求完美 不愿委托或授权 管理制度不健全 沟通不畅 文山会海 突发事件多 应酬多 同事时间观念不强 缺乏科学的时间管理方法 和有效的时间管理工具 战胜效率
7、杀手：时间管理的正确心态 目标明确，并且是写下来的 心中大概清楚目标，但无条理 很少有目标，甚至完全没有目标 碌碌无为 自己把握成功。 偶尔小成，或看运气 顶尖的顶尖的3 3的人的人 1010的人的人 其余的人其余的人 1、 明确的目标 目标 梦想 资源能力 目标：由梦想牵引 2、说 “NO” 你活得被动吗？ 只回答是 只回答不 你喜欢别人顺手交给你的无聊任务 你要取悦所有人 你要承担很大的压力 你要做无意义的事情 你希望有更多时间吗？ 你希望有自己的生活吗？ 你希望别人尊重你吗？ 你希望独立安排做事的先后顺序吗？ 1 你希望有更多时间吗？ 你希望有自己的生活吗？ 你希望别人尊重你吗？ 你希望
8、独立安排做事的先后顺序吗？ 只回答是 只回答不 你喜欢别人顺手交给你的无聊任务 你要取悦所有人 你要承担很大的压力 你要做无意义的事情 2 锯条效应：不会说不的人 优雅地说“不” 表示理表示理 解解 表示感表示感 谢谢 提出提出 建议建议 作出妥作出妥 协协 拒绝部分拒绝部分 请求请求 退一步 1.你的朋友要你陪他/她逛街，可你累极了，实在不想去， 又不想让朋友失望。 情景模拟 2.你的部门同事要出差了，部门领导不在，于是这位同事 想把他手头的事交给你。你很忙，可你和他关系不错。 3.你的一位大客户是位异性，他/她多次约你单独深夜去酒 吧。你是一位已婚人士，实在不想因此而破坏了家庭，可 又担心
9、因此丢掉一些生意的机会。 二、 时间管理的原则： 要事第一 大石头和小细沙 这个游戏说明了什么？ 先忙琐事，难成大事 要事第一，游刃有余 大石头和小细沙 假设现在是星期一的晚上，你要计划未来 六天的日程，面前是这六天要做的事情 1.你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 2.星期六是一个好朋友的生日-你还没有买 礼物和生日卡,好友的Party将从13:00开始 3.你有好几个月没有回家，也没有写信或打 电话 4.有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二 或星期三晚上去面试（19点以前），估计 要花1小时。 5.明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的 工作有密切关系 6.明晚有一场演唱会将从19:00到2
10、3:00 7.你在图书馆借的书明天到期 8.外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整 理行李 9.你要在星期五交计划书之前把它复印一份 10. 明天下午14点到16点有一个会议 11. 你欠某人200元钱-他明天也将参加那个会 议 12. 你明天早上从9点到11点要听一场讲座 请先完成下面这个小练习 每天上班时间为 8 点-18 点（含往来交通时间，中午有 1 小时休息） 13. 你的上级留下一张便条，要你尽快与他见 面 14. 你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗 15. 你想好好洗个澡 16. 你负责的项目小组将在明天下午6点钟开 会，预计1小时 17. 你身上只有5块钱，需要取钱 18. 大
11、家明天晚上聚餐18:00开始 19. 你错过了星期一的例会，要在下星期一之 前复印一份会议记录 20. 这个星期有些材料没有整理完，要在下星 期一之前整理好，约需2 小时 21. 你收到一个好朋友的信1个月了，没有回 信，也没有打电话给他 22. 星期天早上要作一次简报，预计准备简报 要花费15个小时，而且只能用业余时间 23. 你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但 家里什么吃的也没有 24. 下个星期二，你要参加一次业务考试 优先矩阵 重要，重要， 非紧急非紧急 重要，重要， 紧急紧急 重要程度 M1M1M2M2 M3M3M4M4 非重要，非重要， 非紧急非紧急 非重要，非重要， 紧急紧急
12、紧急程度 高 低 高 低 事务四分类 重要程度 M1M1M2M2 M3M3M4M4 紧急程度 不速之客 某些突发事件 某些会议/电话/邮件 同事的某些要求 人生规划 建立人际关系 发掘新机会 健身、休闲 全面能力培养 业务压力 影响工作的病患 快到期的项目 危机事件 某些电话/邮件 浪费时间之事 过度的应酬 不良嗜好 老板来电、通知 1、你觉得名片样式太老土了，想重新设计新的名片。 2 2、你刚接到一份会议邀请函。看过议程后，你发现对它没兴趣，而且主、你刚接到一份会议邀请函。看过议程后，你发现对它没兴趣，而且主 题跟工作也不相关。题跟工作也不相关。 3 3、你刚收到一封税务局来信。信的内容是，
13、税务局至今未收到你的、你刚收到一封税务局来信。信的内容是，税务局至今未收到你的 个人报税单，将开始计算滞纳金。个人报税单，将开始计算滞纳金。 4 4、你的另一半希望你能抽出时间，陪她（他）去一个你们最喜欢的地、你的另一半希望你能抽出时间，陪她（他）去一个你们最喜欢的地 方。方。 重要紧急 重要紧急 重要紧急 重要紧急 重要还是紧急？重要还是紧急？ 偏重各类事务的结果 重要程度 M1M1M2M2 M3M3M4M4 紧急程度 压力 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局 有远见 平衡 纪律 自制 少有危机 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会 机构维生 缺乏长远的目标 和规划 忙而无功 效能低下 计划管
14、理 M1 M1M1M2M2 M3M3M4M4 重要 紧急：一定要减少(常规) 设定期限（deadline) 平时必须首先关注M2 M2迟早会变得紧急（救火队员） M1M1M2M2 M3M3M4M4 重要 紧急 ：利用人际关系 委托授权 计划管理 M3 优雅的说“不” M1M1M2M2 M3M3M4M4 重要 紧急 ：尽力去放弃 积习难改、有求必应 计划管理 M4 M1M1M2M2 M3M3M4M4 重要 紧急 ：需要最为重视 设定时间表 计划管理 M2 成功秘诀 要事第一 自检：事务四分类 重要程度 M1M1M2M2 M3M3M4M4 紧急程度 ？ ？ ？ ？ 对我的时间进行梳理 重要，重要，
15、 非紧急非紧急 重要，重要， 紧急紧急 重要程度 M1M1M2M2 M3M3M4M4 非重要，非重要， 非紧急非紧急 非重要，非重要， 紧急紧急 紧急程度 尽量避免尽量避免 扩大扩大M1M1 尽量减少尽量减少 M3M3事情事情 多投资时间多投资时间 在在M2M2 尽量避免尽量避免 M4M4事情事情 优先计划管理总览 生活和工作的优先顺序 把主要精力和时间花在M2 从而减少那些M1 把M3合理地委托或授权 杜绝M4侵占你宝贵的生命 事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节 - - 哥德哥德 理想的时间规划 重要，重要， 非紧急非紧急 重要，重要， 紧急紧急 M1M1M2M2 M3M3M4M4 非重要，非重要， 非紧急非紧急 非重要，非重要， 紧急紧急 20% - 25% 65% - 80% 15% 1% 我不能决定生命的长度，但我可以控制它
