办公软件应用(精)

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1、办公软件应用 一、 Office 2000总体介绍 二、各个组件的主要功能 三、Office 2000工具介绍 四、 Office 2000工具介绍 五、如何使用“快捷工具栏” 六、 操作简介 1.Office 2000是什么 v Microsoft Office是微软公司开发的办公自动化软件，以前使 用的Word、Excel等应用软件都是Office 中的组件。Office 2000 是最新的Office 版本，是第三代办公处理软件的代表产品，可以 作为办公和管理的平台，以提高使用者的工作效率和决策能力。 “工欲善其事，必先利其器”，Office 2000是一个庞大的办公软件 和工具软件的集

2、合体，为适应全球网络化需要，它融合了最先进 的Internet技术，具有更强大的网络功能；Office 2000中文版针 对汉语的特点，增加了许多中文方面的新功能，如中文断词、添 加汉语拼音、中文校对、简繁体转换等。Office 2000，不仅是您 日常工作的重要工具，也是日常生活中电脑作业不可缺少的得力 助手。 各个组件的主要功能 v使用Office，可以帮助我们更好地完成日常办公和公司业务。尽管现在的Office组件越来越趋向于集成化，但在 Office 2000中各个组件仍有着比较明确的分工：一般说来，Word主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打 印等工作；Excel主要用来进行有繁重

3、计算任务的预算、财务、数据汇总等工作；PowerPoint主要用来制作演 示文稿和幻灯片及投影片等；Access是一个桌面数据库系统及数据库应用程序；Outlook是一个桌面信息管理 的应用程序；FrontPage主要用来制作和发布因特网的Web页面。 v 针对大家的日常工作，我们对各个软件的使用提出如下建议： v 如果进行书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排版等一些文字集中的工作，可以使用Word 2000应 用程序； 如果要进行财务、预算、统计、各种清单、数据跟踪、数据汇总、函数运算等计算量大的工作，可以 使用Excel 2000应用程序； v 如果要制作幻灯片、投影片、演示文稿，甚至

4、是贺卡、流程图、组织结构图等，可以使用PowerPoint 2000应用程序； v 如果要建立图书、歌曲、通讯录、客户订单、职工自然情况等方面的数据库，并对数据进行管理和维护， 可以利用Access 2000应用程序； v 如果要为个人、公司制作网页，FrontPage 2000是最佳的选择，利用它来制作网页，简便、快捷、高效； v 如果要保存邮件的名单，包括E-mail地址和Fax号码，可以使用Word、Excel、Outlook等应用程序来保存 数据资料； v 如果要联系、跟踪客户，并建立表单以持续跟踪，可以使用Outlook 2000应用程序的联系管理功能建立联 系人列表、安排日程、打跟

5、踪电话等，使用Word 2000应用程序有选择地将客户联系资料并入Word文档中，并 由它进行打印、跟踪表单和信函等； v 如果要建立用于演示文档的金融、财会数据报表，可以先使用Excel应用程序制表，然后将报表嵌入到 PowerPoint 2000的幻灯片中，并且可以随时更新数据； v 如果为了征求反馈信息将文件发给一组人，并接收回复，可使用Word、Excel、PowerPoint等应用程序建 立文档、数据表或演示文稿，然后使用传递邮件功能发送文件； v 如果要建立、打印与分发部门的业务通讯或内部简报，可以使用Word 2000编写业务通讯或内部简报，然 后使用Outlook 2000的发

6、送功能分发通讯、简报； v 如果要提供数据年度报告、财政决算报告等，可以使用Excel 2000或Access 2000建立所需要的列表，使 用Word 2000建立年度报告文件，并将其数据进行链接； v 如果想把利用Word、Excel、PowerPoint、Access等应用程序编制的文档发布到网上，可以利用其存为网 页文件的功能； v 如果要使处于不同地方的小组人员进行会议讨论，可以直接在OFFICE 2000应用程序中进行会议安排、主 持会议、参加会议。 v Word、Excel、PowerPoint、Access等组件之间的内容可以互相调用，互相链接，或利用复制粘贴功能使 所有数据资

7、源共享。 v 当然，我们也可以将这些组件结合在一起使用，以便使字处理、电子数据表、演示文稿、数据库、时间表 、出版物，以及 Internet 通讯结合起来，从而创建适用于不同场合的专业的、生动的、直观的文档。 Office 2000工具介绍 v1) Office助手是什么？ v 在Word、Excel等组件中，如果窗口中有一个表情丰富的小卡通形象，那就是 Office为我们提供的一个小助手。如果你的窗口中看不到这个卡通形象，单击“帮助”菜 单，选择“显示Office助手”命令，小助手就出现了。 v Office助手是很通人性的，表情丰富，活泼可爱。它能根据你当前所做的操作，来 猜测你下一步想做

8、什么；遇到什么难题了，如果觉得有必要，小助手就会跳出来，给 你提供各种帮助信息。小助手有动画效果，如果它的形象不符合你的口味，你可以去 小助手的家里，选择喜欢的助手来帮助学习，使你在充满趣味的心境中学习和掌握 Office。 2) Office助手能做什么？ v 小助手能给我们哪些帮助呢？它可以提供建议、向导、提示、信息四种帮助。在 我们没有要求时，它能提供与正在进行的工作相关的建议；在我们激活向导时，小助 手会跳出来做向导，进行解说；平时它可以给我们各种提示，使你更有效地使用各种 功能或快捷键；当助手中出现黄色的灯泡时，就表示它想发言，单击灯泡就会看到提示 ；我们还可以在助手旁边的框中看到各

9、种程序和系统信息。 v3) 设置助手选项 v 通过选择快捷键菜单的“选项”命令，可以显示“Office 助手”对话框的“选项”选项卡 v 在这里我们可以设置许多与“助手”能力相关的选项，也可以设置控制提示显示方式 的选项。通过这些设置可以使我们的助手更聪明，更有人情味，更符合我们的习惯 v4) 隐藏助手 v Microsoft 的研究表明人们要么特别喜欢“Office 助手”，要么特别讨厌“Office 助手” 。如果觉得小助手有些爱显示自己的博学，又总是好打岔，可以炒它的鱿鱼，让它从 视野中消失。用右键单击“Office 助手”，从快捷键菜单中选择“隐藏”命令，“助手”就从 窗口中消失了，直

10、到再次选择“帮助”它才会出现。要防止“助手”重新出现，可以右键单 击“助手”，选择快捷键菜单的“选项”命令，清除“使用 Office 助手”复选框。 如何使用“快捷工具栏” v2.如何使用“快捷工具栏” v 如果你在安装时选择安装了Office快捷工具栏，那么在计算机启动后这个工具栏就会自动加载了。如果您 在安装Office 2000时没有安装快捷工具栏，可以插入安装盘，利用“添加或删除功能”来安装它。 v 1) 启动工具栏 v 单击任务栏上的“开始”按钮，选择“程序”项， 找到“Microsoft Office工具”，从弹出的菜单中选择“Microsoft Office快捷工具栏”命令，就可

11、以启动快捷工具栏了。 在第一次启动工具栏时会弹出一个提示框，提示你是 否让工具栏在Windows启动时自动启动，如果选择“是”，以后启动Windows后，工具栏会自动启动，这里先选 择“否”，出现工具栏的启动画面，过一会儿工具栏就出现了(如图15)。 v 图15 v 2) 工具栏的使用 v 使用Office快捷工具栏，可以方便地启动各个Office组件。用鼠标在工具栏上移动，工具栏会自动给出提示 ，显示各个按钮的作用。比如我们现在鼠标所指的按钮是新建Office文档，旁边就会出现相应的提示。 v 快捷工具栏可以拖动到屏幕的任意位置，还可以拖动到屏幕的边缘，变成和Windows的任务条相同的形式

12、 。用鼠标点住工具栏的标题栏，拖动鼠标，可以看到工具栏在屏幕四周时会自动变成长条状。这时用右键点标 题栏上的图标，选择自动隐藏，将鼠标在桌面上单击，快捷工具栏自动隐藏了。 v 任务栏上的每个按钮代表了一个任务，单击按钮，可以启动相应的程序，比如单击“新建Office文档”按钮， 可以启动新建Office对话框。(如图16) v v 图16 v3) 定制工具栏 v 在工具栏任意一个按钮上单击鼠标右键，可以弹出一个菜单(如图17)，加粗的选项是左键单击时的默认选 项，“属性”项可以察看按钮的位置，“隐藏按钮”可以将按钮从工具栏中消除，“重命名”则可以重新命名按钮的名 字，在显示提示时提示的内容也会

13、改变。 v v 图17 图18 v 在标题栏以外没有按钮的位置单击右键，我们看到另一个菜单(如图18)，这里的“自动隐藏”项跟我们前面讲 的自动隐藏是相同的，它只有在工具栏在屏幕周围时才有用。分隔线上面的选项是在快捷工具栏中可以显示的 工具栏的名称，我们单击“QuickShelf”项，在快捷工具栏中就出现了这个工具栏，用同样的方法可以把“附件”工 具栏打开。在“附件”工具栏中，单击“记事本”按钮，记事本就启动了。 v 单击“Office”按钮，回到了Office工具栏中，打开右键菜单，单击“自定义”项，弹出快捷工具栏的“自定义”对 话框(如图19)，默认的是“显示方式”选项卡，在这里我们可以详

14、细地设定工具栏的外观。首先看颜色一栏，这里 可以定制工具栏的背景色，单击“改变颜色”按钮，选择绿色，单击“确定”按钮，工具栏的背景色就变成了绿色， 注意这里只是改变了“Office”工具栏的颜色。我们再改变“附件”工具栏的背景颜色：单击“工具栏”下拉列表框旁 的下拉箭头，选择“附件”，单击“使用标准工具栏颜色”复选框，单击“确定”按钮，“附件”工具栏背景色变成灰色 的；双击工具栏中空白处，同样弹出了“自定义”对话框，我们来看一看右侧的选项。 v 操作指导 4.操作简介 Office 的各个成员都有一些相同的操作，比如对文本的剪切、复制、删除，对象的插入和图形的给制等。如果我们知道了在一个程 序

15、中如何移动、查找、更正文本和为文本添加批注，那么我们就会知道在其他程序中如何执行这些操作。例如，如果我们知道在 Word 中如何执行插入图片，就会知道在 Excel、Access、PowerPoint 和 Publisher 中如何执行该操作。 在Office 2000中有下面一些共用操作。 1)文件类： 同时打开多个文档； 文档的属性； 文档存为WEB页； 页面设置和打印。 2)编辑类： 复制、删除、剪切和移动； 利用拖动选定文本； 查找和替换； 撤消和恢复； 格式刷的使用。 3)格式类： 文字的字体、大小、颜色等； 文字或段落的对齐方式。 4)视图类： 改变显示比例。 5)对象类： 绘制图形； 插入艺术字； 插入剪贴画； 创建图表； 创建组织结构图。 6)自定义类： 工具栏的显示和隐藏； 智能菜单的显示； 工具栏按钮的添加和删除； 自定义工具栏和菜单。 知识回顾知识回顾 Knowledge Knowledge ReviewReview