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1、档案管理实际 操作知识 主 要 内 容 v一、档案管理制度、分类方案的制定 v二、立卷归档管理的具体要求 v三、档案提供利用 v四、档案统计 v五、档案编研工作 企业档案管理工作定义： v把企业在生产经营过程中形成的有价值 的档案资料进行标准化、规范化的分类 立卷和整理，把分散的资料通过有序的 归档过程转变为档案进行合理管理，从 而保证档案资料的完整、安全和有效地 提供利用 档案管理制度的主要内容 v第一、总则部分。 v第二、各类档案管理具体规定。 v第三、档案管理责任制度和考核制 度的内容 。 总 则 部 分 v一、制度制定的依据。 v二、档案管理在组织机构、人员上的要 求。 v三、档案管理
2、机构的具体职责 各类档案管理具体规定 v一、归档时间的要求。 v二、各类档案的管理规定和要求。 v三、档案分类、类目设定的要求。 v四、档案保管期限的规定。 v五、档案保管装具、档案库房的要求。 v其它，包括档案管理中的保密、提供利用、 借阅、鉴定销毁、统计、编研等方面的内容 鄂尔多斯控股集团团档案一级类级类 目分类类表 一级类目代码一级类目名称 0党 群 工 作 类类 1行 政 管 理 类类 2经经 营营 管 理 类类 3生 产产 技 术术 管 理 类类 4产产 品 类类 5科 学 技 术术 研 究 类类 6基 本 建 设设 类类 7设设 备备 仪仪 器 类类 8会 计计 档 案 类类 9干
3、 部 职职 工 档 案 类类 一级类目：0党群工作类 v二级类目：1党 务 工 作 v二级类目： 2组 织 工 作 v二级类目： 3宣 传 工 作 v二级类目： 4工 会 工 作 v二级类目： 5共 青 团 工 作 v二级类目： 6协 会 工 作 一级类目：1行政管理类 v二级类目： 1行 政 事 务 v二级类目： 2保 卫 监 察 v二级类目： 3人 事 管 理 v二级类目： 4教 育 卫 生 v二级类目： 5后 勤 服 务 v二级类目： 6外 事 工 作 一级类目：2经营管理类 v二级类目： 1经 营 决 策 v二级类目： 2计 划 统 计 v二级类目： 3财 务 管 理 v二级类目： 4
4、物 资 管 理 v二级类目： 5产 品 销 售 v二级类目： 6企 业 管 理 一级类目：3生产技术管理类 v二级类目： 1生 产 调 度 v二级类目： 2质 量 管 理 v二级类目： 3劳 动 管 理 v二级类目： 4安 全 环 保 v二级类目： 5能 源 管 理 v二级类目： 6科 技 管 理 v二级类目： 7标 准 计 量 v二级类目： 8档 案 信 息 管 理 一级类目：4产品类 v二级类目： 1洗 净 绒 v二级类目： 2无 毛 绒 v二级类目： 3羊 绒 纱 v二级类目： 4羊 绒 衫 v二级类目： 5羊 绒 面 料 v二级类目： 6服 装 v二级类目： 7其 它 一级类目：5科学
5、技术研究类 v二级类目： 1分 梳 设 备 v二级类目： 2梳 纺 设 备 v二级类目： 3编 织 设 备 v二级类目： 4成 衣 设 备 v二级类目： 5其 它 设 备 一级类目：6基本建设类 v二级类目： 1 生产及辅助设施 v二级类目： 2公用设施 v二级类目： 3办公生活设施 v二级类目： 4其它 一级类目：7设备仪器类 v二级类目： 1分 梳 设 备 v二级类目： 2梳 纺 设 备 v二级类目： 3编 织 设 备 v二级类目： 4成 衣 设 备 v二级类目： 5质 检 仪 器 v二级类目： 6染 色 设 备 v二级类目： 7其 它 设 备 一级类目：8会计档案类 v二级类目： 1 会
6、计凭证 v二级类目： 2会计账簿 v二级类目： 3会计报表 v二级类目： 4其它 一级类目：9干部职工档案类 v二级类目： 1 干部档案 v二级类目： 2工人档案 v二级类目： 3离退休职工档案 v二级类目： 4其它 一级类目：6基本建设类 二级类目：1生产及辅助设施 v三级类目：01伊盟羊绒衫厂工程 v三级类目：02鄂绒公司工程 v三级类目：03原料公司工程 v三级类目：04电子公司、奥伊勒公司工程 v三级类目：05东昊公司工程 v三级类目：. v三级类目：18东华公司工程 v三级类目：19库区工程 v三级类目：20 档案工作的定义： v狭义上理解档案工作就是指具体的档案 业务工作，它包括档
7、案的收集、整理、 鉴定、保管、统计、检索、编研及提供 利用等几个方面的具体内容。 归档工作的内容： v归档工作第一步档案资料收集 v归档工作第二步档案的鉴定。 v归档工作第三步档案的分类。 v归档工作第四步档案的立卷。 v归档工作第五步档案检索。 v归档工作第六步档案保管 工 具 清 单 v1、档案装具：档案库房，档案柜或密集架， 各种规格的档案盒。 v2、档案目录：案卷目录、卷内目录、文件归 档目录、备考表、移交清单、借阅登记表等 。 v3、印章及工具：归档印章、数字印章、保管 期限印章、棉线或不锈钢订书钉及装订工具 。 归档文件材料范围及保管期限表 类 别 序 号 归档文件材料名称重要 程
8、度 保管 期限 党 群 工 作 类 1上级机关指示、决议 、纪要、报告、通知 等 针对本 企业 永久 重要长期 一般短期 2 3 4 档 案 的 收 集 v按照一定的接收制度和征集办法， 把分散在各个部门、各个机构及个 人手中的档案资料及时、准确地集 中到档案管理部门，实行统一管理 。 文件材料移交清单单 移 交 者 移 交 单 位 名 称 移 交 时 间 移交文件目录 接 收 者 备 注 案 卷 序 号 文 件 序 号 文件名称页 数 档 案 的 鉴 定 v对档案资料的保存价值、保管期限 进行鉴定，确定档案资料是否要归 档存放，存放的期限如何确定或者 是否可以直接销毁。 档 案 号 的 构
9、成 一个完整意义上的档案号由全宗号、目录号 、分类号、案卷顺序号、件号、页号组成， 它用于综合档案管理机构比如综合档案馆对 多个单位的档案进行管理时使用，企业在编 制档案号的时候需要使用的就是分类号、案 卷顺序号这个部分。 档案号的标示方法 一级类目二级类目号案卷顺序号 案 卷 v案卷就是把相同大类下相同问题的文件资料 组织在一起进行立卷，放入同一个档案盒这 就形成了一个案卷 。 案 卷 顺 序 号 v对每一个案卷依据一定的类目级别 编制的顺序号 例：企业2005年成立至今，共形成经营管理类案卷10卷 一级类目：2经营管理类 年度数量 二级类级类 目 数 量 案卷顺顺 序号 档号 2005 3
10、卷 1经营经营 决策 1卷 1 2.1.1 2计计划统计统计 2卷 22.2.2 32.2.3 2006 7卷 2计计划统计统计 3卷 42.2.4 52.2.5 62.2.6 4物资资管理 2卷 72.4.7 82.4.8 6企业业管理 2卷 92.6.9 102.6.10 一级类目：6基本建设类设类 年 度 数 量 二级级 类类目 三级类级类 目数量 案卷顺顺 序号 档号 2 0 0 6 7 卷 1 生产产 及辅辅 助设设 施 18东华东华 公司工程 2卷 136.1.18.13 146.1.18.14 20东东益 公司工程 3卷 16.1.20.1 26.1.20.2 36.1.20.3
11、 4其 他 02基建 审计审计 2卷 1036.4.02.103 1046.4.02.104 档 案 立 卷 v把零散的文件材料按照它的来源、内容或者形式等 特征之间的联系组成案卷的过程 。 v具体内容：档案的组卷，填写档案盒封面，加盖档 号章、保管期限章，装订卷内档案，加盖件号章， 编排件号、页码，填写案卷目录、卷内目录、卷内 备考表 。 档 案 组 卷 原 则 v年度原则 v级别原则 v机构原则 v问题原则 v期限原则 档 案 盒 案 卷 封 面、侧 封 档 号： 档案馆（室）号： 缩 微 号： 案 卷 题 名 编 制 单 位 编 制 日 期 保 管 期 限 密 级 档 号 案卷题名 案卷
12、题名的结构 v 作者问题形式 卷内档案的装订要求 v第一、要求去掉金属物，用不锈钢钉书钉或 者棉线打孔装订 。 v第二、要求一件一件分开装订订 。 卷内档案排列原则 v按时间顺序排列 的原则 v按作者时间相结合的原则 v按作者问题时间排列的原则 v按重要程度排列的原则 件 号 章 全宗号档 号件号 页码的编排要求 v单面有字的在这一页的右上角标页号。 v双面有字的正面在右上角标页号，反面在左 上角标页号。 v空白页不标。 v同一卷所有档案的页码从第一件的第一页开 始编，按件号的先后顺序连续编制。 档案案卷文件目录 类别： 全宗名称 目录录 号 档案 号 页页 数 编编制单单位 编编制 日期 归
13、归档 时间时间 存放 地点 题题 名 保 管 期 限 卷 内 文 件 目 录录 顺顺 序 号 文 件 名 称日 期 文件号 代号 所在 页页号 备备注 卷 内 目 录 序 号 文件 编号 责任 者 文件材料题名日期 页 次 备 注 卷 内 备 考 表 本卷情况说明 立卷人： 检查人： 立卷时间： 案卷检索目录封面 档案案卷检索目录 档案类别： 归档单位： 起止年度： 起止档号： 保管期限： 档 案 库 房 “八防” 防火、防盗、防潮、防光、 防虫、防鼠、防尘、防污染 档案入柜排列要求 v1、按一级类目分开排列。 v2、每一类按案卷顺序号排列。 归档文件整理规则 2000年12月发布的中华人民共
14、和国档案标 准归档文件整理规则 关于“件”的规定 v正本与定稿为一件 v正文与附件为一件 v原件与制印件为一件 v转发文件与被转发文件为一件 v来文与复文可以为一件 v报表、名册、图册等一册或者一本为一件 归档文件整理原则 v文件在整理时应当遵循文件的形成规律，保 持文件之间的有机联系，区分不同价值，便 于保管和利用。 文件装订要求 v归档文件应当按件装订 v装订时，正文和定稿为一件时，正文在前，定稿在 后；转发文件时，转发文在前，被转发文在后;原件 和复制件为一件时，原件在前，复制件在后；来文 和复文为一件时，复文在前，来文在后。 v文件装订的位置要求30页以内在文件左上角空白处 斜装订，3
15、0页以上在文件左侧装订。 归档文件分类原则 v年度机构或问题保管期限原则 v保管期限年度机构或问题原则 例：控股集团2007年收集文件550件 年 度数量机构或问题问题数量保管期限数量件号 200550件 2006500 件 控股集团发团发 文 100 件 永久20件120 长长期30件2150 短期50件51100 控股集团团各 职职能部门门 发发文 150 件 永久10件101110 长长期80件111190 短期60件191250 产业产业 集团团 及所属企业业 上报报文件 50件 永久5件251255 长长期10件256265 短期35件266300 收行政单单位 来文 200 件 永久80件301380 长长期70件381450 短期50件451500 文 件 归 档 章 全 宗 号年 度室 编编 件 号 机 构 或 问问 题题保 管 期 限馆馆 编编 件 号 归档文件目录 件号责责任者文号题题 名日期 页页 数 备备注 归档文件目录封面式样 归归 档 文 件 目 录录 全宗名称： 年 度： 保管期限： 机 构： （问题问题 ） 文件归档盒封面及侧封
