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1、高校办公自动化系统使用管理制度 学校办公自动化系统（以下简称OA系统）是实现网上办公和信息资源共享的重要平台，是我校信息化建设的重要组成部分。为加强我校OA系统的管理，提高工作效率，节约成本，结合学校实际，制定本制度。 第一章 组织职责第一条 行政中心是OA系统的管理部门。主要职责为： 1.制定OA系统具体规章制度； 2.确定、管理二级OA系统管理员及全校教职员工的权限；负责各部门功能模块书写权限的设置。 3.设计及审核系统内各部门工作流程、审批表单；4.检查、监管、督办系统内信息和工作流程的工作流转；5.监督系统内各功能模块信息内容的更新；6.指定校级公文收发员，负责校级文件的登记、传阅、审
2、核、印发、归档、督办工作；第二条 网络安全与数据部是OA系统的后台维护和技术服务部门，保障系统服务器端的日常运行。第三条 其他部门主要职责为： 1.制定本部门OA系统管理制度； 2.指定部门OA系统管理员，参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立、本部门OA系统终端的日常维护及人员培训；3.负责本部门公文签收、传达、督办、反馈工作；4.对学校制度、报告、考核、档案、报表等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，避免信息丢失；5.负责本部门工作审批表单及流程的归档，并提供查询。第二章 公文管理及传达第四条 各部门发出、报送的各类文件（包括通知、请示、报告、简报、函件等）原则上统一采用
3、OA系统办理。 第五条 电子公文与纸质公文要素一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同；拟稿人、处室负责人和主管校领导应在公文首页上依次签署意见，拟稿部门重点对是否需要信息公开及会签做出明确标注，对公文的紧急程度和定密提出说明。第六条 电子公文与纸质公文具有同等效力，各部门可通过OA系统打印正式文件。第七条 办理工作业务使用本系统设定的工作流程，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。第八条 公文办理及传达。相关人员应及时处理OA系统内各类文件：传阅公文为
4、我校内部印发的公文（流程及表单见附件1）；外来文件是上级部门或校外单位印发的公文（流程及表单见附件2）。第三章 OA系统安全第九条 全校教职员工应养成每天自觉使用OA系统的习惯，保证公文系统及各类业务表单的正常流转和信息的及时传送。 第十条 OA系统用户不得在系统上制作、传播危害安全稳定和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据，不得在OA系统上传带有病毒的文件、图片等。第十一条 OA系统用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。第十二条 系统用户保护好个人登陆密码并定期更换，暂停使用OA系统时注销或退出系统，确保账户安全。第十三条 未经管理人员的同意，任何人不得随意让学校无关人员及外部人员登录并查看OA系统中的内容。 第四章 奖惩与考核第十四条 相关人员按职责及时查看、回复信息。 第十五条 每学期进行OA系统管理员通报表彰。因工作责任心不强，出现公文泄密、出错、传达不及时、办理不主动等问题，造成不良后果的，将严肃处理。第十六条 本办法自发布之日起实施。- 3 -
