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1、内部控制及企业资源计划系统效能关系 摘要：企业资源计划是企业信息化的重要内容。但在ERP系统的实践中，我国企业还存在相当程度的认识与使用上的障碍，许多失败的案例给我国的企业管理和信息化建设蒙上了阴影。文章以企业内部控制理论为理论基础，通过对部分企业ERP应用情况的实证研究，发现企业的内部控制管理水平的高低才是决定ERP系统效能的关键因素。 关键词：ERP；内部控制；关系 企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。在经济全球化和竞争白热化的时代，以ERP为代表的信息化
2、已经成为企业的命脉和核心竞争力。但目前中国企业大多数企业信息仍未集成，仍处于子系统应用或信息孤岛状态。花费重金的ERP系统往往起不到应有的效果，以至于企业界存在“实施ERP是找死，不实施ERP是等死”的说法。怎样才能让ERP系统发挥最大的效能？是一个长期困扰ERP业界的问题。现有ERP研究要么关注实施ERP时的风险控制，要么关注ERP具体实施方法的研究，而对于究竟是什么因素在驱动ERP系统的效能研究则相对缺乏。内部控制与ERP系统的关系研究揭示了内部控制对ERP系统效能的驱动作用。对企业内部控制与ERP系统的关系进行深入分析，有助于在信息化时代企业内部控制管理水平和ERP系统的效能的提高。 一
3、、内部控制的运行机理 对内部控制的关注最初源自企业自身对规范化管理和股东掌握企业运营的准确信息的需要。最重要的推动因素就是外部审计师审计财务报表的要求。内部控制的经济学基础有代理理论和交易成本理论两种观点。本文认为，上述两种观点是统一的。只不过代理理论从股权角度出发，而交易成本理论从企业实体角度出发。在过去很长时间内，内部控制的研究局限在审计领域。后来，内部控制开始脱离审计范畴的束缚，其面目焕然一新。本文采用交易成本理论的观点，从企业自身角度来讨论运用内部控制理论。 内部控制理论的发展经过了内部牵制、内部控制制度、内部控制结构与内部控制整体框架等几个不同的阶段。 内部牵制是内部控制的最初形式，
4、以账目间的相互核对为主要内容，并实施岗位分离，这在早期被认为是确保所有账目正确无误的一种理想控制方法。自COSO（Committee of Sponsoring Organizations）在1992年9月公布了内部控制综合性框架(通常被称为COSO报告)，在世界上第一次提出了一个系统的内部控制框架。被公认为是内部控制理论研究的最高成就。COSO将内部控制定义为：“内部控制是受企业董事会、管理层和其它职员共同作用，为实现经营效果性和效率性、财务报告的可靠性以及对适用的法律、法规的遵循性（简称三类目标）提供合理保证的过程。”它由相互关联的5个要素构成，分别是控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟
5、通和监督。三类目标是努力方向，而5个要素则是实现目标的必要条件，两者相互关联。5个要素之间相互协调，共同构成对不断变化的环境做出动态反应的一个整体。2003年COSO的企业风险管理框架拓展了内部控制的框架，将内部控制与企业风险管理相结合，提出了一个更广泛的风险管理框架。企业的目标是生存、发展和获利。COSO报告的内部控制所诉求的实现经营效果性和效率性、财务报告的可靠性以及对适用的法律、法规的遵循性的目标就是实现企业目标的必要条件。 二、内部控制与ERP效能关系 现代管理之父彼得德鲁克认为管理的关键不是工具,而是其背后所隐含的观念。他认为当今的信息缺乏一个与决策者相关的概念地图。企业领导者一定要
6、提高化数据为决策的速度，从而给竞争对手创造出一片为之奋斗的崭新局面，否则他们将迷失在茫茫的信息迷宫中。 管理职能一般是根据管理过程的内在逻辑，划分为几个相对独立的部分。划分管理的职能，并不意味着这些管理职能是互不相关、截然不同的。划分管理职能，其意义全在于理论研究上。为了实现企业的目标，管理者必须充分发挥管理各项职能，而不能将管理的各职能如计划和控制割裂成“二张皮”。 企业的理论寿命本是无限的。但目前我国企业内部控制制度对高层管理者控制薄弱，甚至严重失控，导致内部控制变成了“内部人控制”。我国的ERP系统，除了海尔等企业外，大都效益平平。企业的命运“其兴也勃焉，其亡也忽焉”。其主要原因，我国企
7、业对内部控制和ERP二大系统的应用大都没有领会其精髓而只知其皮毛。ERP系统和内部控制二者在理论上和实践上都有十分密切的关系。 ERP系统的核心是“计划”，ERP系统中的计划体系主要包括：主生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划。 内部控制的核心是“控制”。不仅仅是管理人员、内部审计活动参与者，组织中的每一个人都对内部控制负有责任。内部控制是企业经营过程的一部分，企业的经营活动永不停止，企业的内部控制过程因此也不会停止，内部控制是一个发现问题、解决问题、发现新问题、解决新问题循环往复的动态的过程。 计划是控制的重要依据，控制是执行计划的手段。
8、内部控制管理需要ERP系统这个管理平台，ERP系统必须用内部控制管理驾驭。ERP系统效能和内部控制水平正相关。千里之堤，溃于蚁穴，以内部控制驾驭ERP系统，让“经济人”不敢做“坏事”，才能真正驱动ERP系统效能。 （一）ERP系统是内部控制控制活动的主要内容之一 内部控制系统随着时间、环境条件、所应用的控制方法的变化而不断变化，ERP就是在内部控制系统发展的历程中某个时点上的一种相对完美的控制工具和手段。在COSO的内部控制框架中，内部控制的目标基本涵盖了企业经营活动的全部内容，COSO委员会在企业风险管理控制框架中将内控目标界定为四类：战略目标、经营目标、报告目标以及合规目标。已经远远超出以
9、往的内控规范。而ERP作为信息系统，是为企业经营目标服务的。内部控制五要素中控制活动的手段可以分为职能分离、实物控制、信息处理、业绩评价等，通过ERP实施控制活动就是典型的信息处理控制。ERP的流程再造的设计过程中，可以把相关的部分内部控制要求加以考虑，以致这些要求最终成为组织内部所共同遵守的标准。 （二）ERP系统是内部控制管理思想的载体 ERP是由主观意识的人设计和进行具体操作的，其最前端输入的数据决定其产出产品的质量，”垃圾输入决定了垃圾输出”。如果没有内部控制，若输入错误的数据，其影响也一样会遍及企业整个范围和相关角落，最终可能导致严重的管理决策错误。而如果没有象ERP这样的信息系统作
10、载体，则内部控制就成了光杆司令。ERP系统成为企业在信息时代生存、发展的基石。仅仅把ERP当成软件是一种误解。 著名的Motorola公司用三句话深刻地指出信息对控制的重要作用。 If we cannot express what we know in numbers，We dont know much about it.（如果不能以数字来表示我们所知道的，我们则对它所知道的就不多）。 If we dont know much about it，we cannot control it。（如果我们对它所知道的不多，我们就无法控制它）。 If we cannot control it，we ar
11、e at the mercy of hance。（如果我们不能控制它，我们就只有靠运气了）。 （三）以ERP为核心的信息与交流系统是整个内部控制的生命线 在COSO的内部控制框架中，信息与沟通是贯穿整个内部控制系统的要素，信息与交流系统是整个内部控制的生命线。ERP作为信息集成系统，可以承担量化信息的筛选、集输、沟通。在ERP系统的设计、开发、实施、运行、维护及管理中，可以把内部控制体系中对信息的总体控制和应用控制要求加以体现，比如在ERP的设计阶段就可以把信息安全、系统变更管理等思想和要求加以考虑。 ERP使得量化的信息沟通更便捷，并能达到全方位的信息共享。在企业内部，只要是ERP上的合法用
12、户，就可以随时享受共享的信息，从而帮助管理者及时识别、捕捉确切的与企业经营活动相关信息，抓住判断时机，实现信息沟通的目的。 从上面的分析可以看出，ERP就是一种管理和控制的工具和手段，它的优势在于最大化的信息集成，并把特定的管理要求固化，但是它本身并不创造控制体系；对内部控制体系而言，它是控制活动和信息与沟通的一个重要组成部分；对企业所面临的风险而言，企业仍需要通过建立内部控制体系，提高风险管理水平，规避和弱化企业经营管理过程中遇到的风险。 三、内部控制驱动ERP效能的运用 如前所述，我们要让ERP系统产生巨大效能必须有一个大前提，那就是必须深刻理解内部控制和ERP系统的内涵，理解内部控制和E
13、RP系统的控制和计划关系之本质。否则就会陷入纯粹ERP系统的效能的泥潭。以内部控制思想驾驭ERP系统，用ERP系统平台承载内部控制。这不是为了应对注册会计师的审计，而应是企业在信息化时代的主动作为。现就四种主要的控制活动如何与ERP系统结合做初步探讨。 （一）绩效考评 绩效考评是指用系统的方法、原理，评定、测量员工在职务上的工作行为和工作效果。绩效考评是企业发现不当行为的探测器。有效的考评有助于实现企业的盈利目标，而且有利于实现非财务目标，改善员工的工作表现，并提高员工的满意程度和未来的成就感。 绩效考评一般可分为公司、部门和员工三个层次。在公司层次评价上，杜邦分析体系（The Du Pont
14、 System）是一种比较实用的财务比率分析体系。它的所有指标可以从财务模块取得，可以完全融入ERP系统。要对员工进行精细的考核，平衡计分卡是一种较好的管理工具。由罗伯特卡普兰与戴卫诺顿发明的平衡计分卡在2004年被哈佛商业评论评为过去75年来全球最强有力的管理工具。 （二）ERP系统是企业最重要的信息处理系统 信用处理控制程序主要有两种类型：应用控制和一般控制。应用控制是指应用于交易发生、记录、处理及报告中的应用软件的控制。一般控制是通过确保信息系统持续恰当地运行来支持应用控制功能的有效实现的政策的程序。ERP系统必须具备高可靠性。要规避或减小ERP系统的风险，非有严密的内部控制不可。 （三
15、）职责分离 职责分离作为一个重要的控制活动，它可以把公司的每项任务分成独立的几个部分，安排不同的人负责一个部分，这样，任何人就不可能在没有别人帮助的情况完成交易。公司可将任何一个流程的授权、记录和保管职能分离。历史上一些重大欺诈案件就是因为没有很好地职责分离而导致的。如巴林银行的破产就是因为尼克利森一人身兼不相容的交易和清算两职以致内部控制失控引起的。职责分离控制必须融入ERP系统。通常在系统的实施阶段，应祥细分析企业的各种作业，在编码方案、参数设置、权限设置和审批流设置上准确定位。在应用阶段，则应随着企业情况的变化及时维护。 （四）实物控制是确保资产实物上安全的程序 资产及记录如果没有得到充
16、分保管，就容易被偷盗、毁损或灭失。在高度信息化的公司里，数据文件损毁的代价昂贵，甚至无法弥补。只有经授权的人才能接触公司的资产，贵重物品的接触控制要保持高度警惕性。对于存货等资产则需要定期盘点和重新估价，看是否有减损或贬值。实物控制也要融入ERP系统，ERP系统的存货模块和固定资产模块能提供祥细的实物资产信息。ERP系统存货的作业流程也要保证资产的安全为准。 参考文献： 1、里克海斯,罗杰.达森等著.审计学基于国际审计准则的视角M.机械工业出版社,2006. 2、张宜霞.企业内部控制:内涵与框架体系J.东北财经大学学报,2004(1). 3、默哈尼尔.平衡计分卡实战精要M.机械工业出版社.2006.
