文件材料归档范围及保管期限.

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1、文件材料归档范围及保 管期限 三明市档案局监督指导科 罗彩琴 *1 规定分为正文和附件二个部分。正 文共计15条。条文虽不多，但内涵深， 外延大，函盖广。 附件文书档案保管期限表涉及保管 期限界定的条款共84项。 Date2 1规定体现了国家档案行政管理部门 依法行政的意志 2规定将有力促进机关档案基础业务建设 3规定将有力推动国家档案资源建设 一、规定发布实施的意义 Date3 二、规定与1987年颁发的两个业务文 件相比具有哪些主要变化和特点？ （1）规定将1987年颁发的关于机关档 案保管期限、机关文件材料归档和不归 档的范围两个业务文件合成为一个文件。 规定中的附件文书档案保管期限表

2、实际上既是文书档案保管期限的具体划分， 也是机关文件材料的归档范围，具有一表两 用的功能。 Date4 （2） 改革了文书档案保管期限划分方法。 将原有的“永久”、“长期”、“短期”保 管期限的划分方法改变为“永久”、“定期 ”。定期中再实行标时制，一般分为30年和 10年。提出对其他门类文件材料归档范围和 档案保管期限要按国家有关规定执行。 （3）规定坚持“以我为主”的思想原则 ，在界定机关文件材料的归档范围和文书档 案保管期限方面，突出了立档单位的主体地 位。尽量避免机关文件材料重复归档，进而 避免将来档案的重复进馆问题。 Date5 （4）充实了一些文件条款。规定的附件 文书档案保管期限

3、表涉及保管期限界定的条 款共84项，与1987年规定的63项保管期限条款 相比，增加了21项。在具体内容方面主要充实 了如行政执法、行政审批、产权关系、公民权 益等方面的文件材料。 （5）与1987年规定相比较，对一些档案的保管 期限作了适当调整。比如凡涉及到与公民权益 有关的档案，绝大多数调整为永久保管，体现 以人为本的思想。 （6）加大了管理力度，将1987年规定中的“备 案制”改为“审批制”。 Date6 三、规定正文部分应注重理解 和把握的有关问题 Date7 1、规定的实施范围包括哪些单位 ？ 规定的第一条可以看出，规定的实施 范围是各级党政机关和人民团体（统称机关） 。规定第十四条

4、指出：“本规定适用于各 级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派 、企业事业单位可参照执行”。 Date8 2、如何理解“机关文件材料”的含义 ? 规定第二条指出：“本规定中的机关文件 材料是指机关在其工作活动过程中形成的各 种门类和载体的历史记录”。 Date9 3、机关文件材料归档范围包括了哪几 方面的内容? 规定第三条，机关文件材料归档范围包括四 个方面： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌 的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利 用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体 和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级

5、机 关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材 料。 Date10 4、 哪些机关文件材料不需要归档? 规定第四条，机关文件材料不归档包括四 个方面: （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本 机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工 作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； Date11 （二）本机关文件材料中的重份文件，无查 考利用价值的事务性、临时性文件，一般性 文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保 存价值的信封，不需办理的一般性人民来信 、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料 ，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本 机关无关的文件材料，有关工

6、作参考的文件 材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执 行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简 报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料 。 Date12 5、属于机关归档范围的文件材料为何要实 行集中统一管理? 规定第五条，“凡属机关归档范围的文件 材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作 的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不 得据为己有或拒绝归档”。 Date13 6、机关文书档案的保管期限如何划分？ 规定第六条，“机关文书档案的 保管期限定为永久、定期两种。定期 一般分为30年、10年”。 Date14 7、在确定文书档案保管期限时哪些应

7、划为永久保管? 规定第七条，永久保管的文书档案主要 包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料； (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形 成的主要文件材料； (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材 料； (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的 批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报 表等； Date15 (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同 协议、资产登记等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重 要文件材料； (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的 来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料 。 Date

8、16 8、哪些文书档案属于定期保管的范围? 规定第八条，定期保管的文书档案主要包括 ： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文 件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一 般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件 材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； Date17 （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机 关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统 计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的 一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主 管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问 题的来函、请示与本机关的复函

9、、批复等文件 材料； (九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总 结、统计、重要专题报告等文件材料。 Date18 9、规定对机关形成的人事、基建、 会计及其他专门文件材料的归档范围和档 案保管期限是怎样要求的? 规定第九条，“机关形成的人事、基建、 会计及其他专门文件材料归档范围和档案保管 期限，按国家有关规定执行”。 Date19 10、规定对电子文件和纸质文件材料 在归档时的组成要件有何要求? 规定第十条，“机关对应归档电子文件的元 数据、背景信息等要进行相应归档”。 机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿 纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一 并归档。 Date20 11、规定对两个

10、以上机关联合召开会 议、联合行文所形成的文件材料的归档有 何要求? 规定第十一条，“机关联合召开会议、联 合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档 ，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本 归档。 Date21 12、各机关编制的本机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限表应履行怎样的审 批程序？ 第十二条，“各机关应根据本规定，结合本 机关职能和各部工作实际，编制本机关的文 件材料归档范围和文书档案保管期限表，经 同级档案行政管理部门审查同意后执行”。 “有垂直领导关系的中央、国家机关应依据 本规定，结合本系统工作实际，编制本系统 的文件材料归档范围和文书档案保管期限表 ，并经国家档案局审查

11、同意后执行”。 *22 13、如何理解规定的施行时间? 第十五条，“本规定自颁布之日施行，1987 年颁发的国家档案局关于机关档案保管期 限的规定和机关文件材料归档和不归档 的范围同时废止”。 Date23 四、规定附件部分应注重理解和把握 的有关问题 Date24 1、 为何要对同一会议形成的文件材料区 分不同的保管期限? 文书档案保管期限表第1至6条，对同一会 议形成的文件材料在归档时区分为不同的保管 期限，这主要是根据各种文件材料的价值大小 确定的。 如第4条本机关召开工作会议、专题会议的文件 材料 4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、 讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 4.2典

12、型材料、代表发言材料、交流材料、简 报 30年 Date25 2、 对本机关承办的人大议案及答复 、政协提案及办理结果在归档时，如何确 定保管期限? 文书档案保管期限表第一条第2款中表 明，机关对人大议案及答复、政协提案及 办理结果归档时，其档案保管期限定为永 久。 其他协办机关归档时可以定为30年。 人大、政协机关对人大议案及答复、政协 提案及办理结果进行归档时，也应定为永 久。 Date26 3 3、机关联合召开会议、联合行文形成的、机关联合召开会议、联合行文形成的 文件材料，主办机关与协办机关在归档时文件材料，主办机关与协办机关在归档时 保管期限为何不同？保管期限为何不同？ 规定第十一条

13、，“机关联合召开会议、联 合行文所形成的文件材料原件由主办机关归 档，其他机关将相应的复制件或其他形成的 副本归档” 文书档案保管期限表第5条、第8条第5款 ，将机关联合召开会议、联合行文形成的文 件材料归档时，主办机关对档案保管期限的 划分明显高于协办机关。 Date27 4、以各级党委办公厅（室）、政府办公厅 （室）名义联合发文或召开会议，如何确 定主办机关和协办机关？ 按规定第十一条 , 机关联合召开会 议、联合行文所形成的文件材料原件由主 办机关归档，其他机关将相应的复制件或 其他形式的副本归档。 遵循职责分管原则。 Date28 5、 如何理解“上级机关、上级领导检查 、视察本地区、

14、本机关工作时形成的重要 或一般文件材料”? 文书档案保管期限表第七条，将上级机关 、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时 形成的文件材料分为“重要的”和“一般的” 两种情况，“重要的”定为永久保管，“一般 的”定为30年保管。 党和国家领导人，以及省部级以上领导检查、 视察本地区、本机关工作形成的文件材料，属 “重要的”； 省部级以下领导检查、视察本地区、本机关工 作形成的文件材料，属“一般的”。 Date29 6、 对业务文件材料如何区分其“重要” 与“一般”? 业务文件材料涉及法规性、政策性、方针性和 重大业务建设内容，属于比较重要的问题； 涉及基础性、常规性、技术性内容，属一般业 务问

15、题。 Date30 7、 如何理解“本机关代上级机关起草 并被采用的重要法规性文件、专项业务 文件的最后草稿”? 文书档案保管期限表第8条第4款本机 关代上级机关起草并被采用的重要法规性 文件、专项业务文件的最后草稿 30年 Date31 8、 如何划分有效证件办理、审批过程中 所形成档案的保管期限? 文书档案保管期限表第8条第7款，20年 （含）以上有效或未注明有效期的许可证、 执照、资历质证等的审批、管理文件材料， 机关在归档时要永久保管，20年以下有效的 许可证、执照、资质证等的审批、管理文件 材料，机关在归档时定为30年保管。 Date32 9、 如何区分行政处罚、处分、复议、 国家赔

16、偿等工作中形成的“重要的”和 “一般的”文件材料? 对行政处罚、行政复议中形成的文件材料， “重要的”和“一般的”应结合行政处罚的 种类来加以区分。原则上对“警告”类应视 为“一般的”文件材料；对受到没收非法所 得、没收非法财物，责令停产停业，暂扣或 者吊销执照，行政拘留处罚形成的文件材料 ，应视为“重要的”文件材料。 Date33 行政处分形成的文件材料，对受到“警告 ”处分的，应视为“一般的”，对受到“ 警告”处分以上形成的文件材料，应视为 “重要的”。 国家赔偿过程中形成的文件材料，一般来 说都属“重要的”。 Date34 10、 年度以下计划、总结、统计材料在归 档时如何把握? 文书档案保管期限表第8条第8款，将机 关年度以下计划、总结、统计材料在归档时 一