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1、1/23 华华 艺艺 印印 刷刷 厂厂 组织结构组织结构 及各部门职责划分及各部门职责划分 慧泉国际管理顾问机构慧泉国际管理顾问机构 20072007年年7 7月月 第二模块提交成果秘密 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 2/55 导 读 综述取得成果 组织结构及各 部门职责划分 建议 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 3/55 第二模块工作综述 1、第二模块持续时间：07年7月2日7月21日共三周时间。 2、本阶段主要工作项目包括五个：关键管理和业务流程的调整建议、 确定组织结构、中层管理人员竟聘上岗、各部门职责划分、各部门岗 位设置和人员编制。 3、本阶段五
2、个方面的工作项目的开展主要采用的是改革推动小组与各 部门负责人共同研讨的方式，确保了工作效率和决策的准确度，使各 项工作的开展顺利进行。 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 4/55 导 读 综述取得成果 组织结构及各 部门职责划分 建议 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 5/55 部门的撤并： 1、现有公司一级部门9个，调整后可以 变成7个。 2、现有二级管理部门10个，调整后可以 变成6个。 3、现有三、四级管理部门16个，调整后可以 变成10个。 人员的精减： 1、调整前员工总人数是498人，调整后可以减少到437人， 精减比率为12%。不包括行政后勤外包人
3、员18人,净减人员 总数为43人。 2、现有各级管理人员及文职人员共计143人，占员工总人 数的比例是28.7%。 3、调整后各级管理人员及文职人员可以减少到90人,可以净 减少53人,精减幅度为37%,调整后占员工总人数的比例是 20% 华艺印刷优化后岗位体系 取得的重大成果(一) Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 6/55 华艺印刷优化后岗位体系 取得的重大成果(二) 调整前调整后 中高级管理人员2315 基层管理人员3022 文职人员9053 技术工人140113 普通工人215234 合计人数498437 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 7/55 华艺
4、原有岗位体系 总办/ 行政 统计财务采购研发品质仓库/ 估价 生产营业合计 中高层21111248323 基层管 理 112319530 文员66524417143390 技工141912932140 普工4271812214 合计277645276331545498 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 8/55 华艺岗位体系优化后人员对照表 （按现在隶属关系统计） 人事行政 部/总办 财务部技术部品质部物控部生产部营销部合计 中高层211143315 基层管理2341322 文员611431541053 技工313121273113 普工21213234 合计111220195
5、630613437 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 9/55 导 读 综述取得成果 组织结构及各 部门职责划分 建议 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 10/55 总经理 （人） 总办秘书 （人） 文员 （人） 总经办 现有岗位体系现有岗位体系分析 总经办现有岗位3个，总经理、总办秘书及 文员各一人。 我们发现： 1、原来总经办秘书及文员承担了大量的其 他部门重复性的审核工作，如工资表等，前 不久已经将重复审核的工作转移到相关部门 ，所以现有秘书的主要职责是转呈、整理、 分发各部门呈签的文件，工作负荷一般。 2、文员现几乎没有承担多少工作，工作负 荷不到20%
6、。 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 11/55 1、设置总办秘书1人， 整理、分发、转呈需要 总经理审批的文档及其 他总经理安排的各项临 时工作。 2、取消总办文员岗位。 总经办 优化后岗位体系 总经理（1人） 总办秘书（1人） Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 12/55 统计部主管 （人） 专员 （人） SA8000专员 （人） 计件工资核算员 （人） 材料统计员 （人） 统计部 现有岗位体系 统计部现有岗位5个，主管1人、ISO专员1 人、SA8000文员1人、计件工资核算文员 2人、材料统计员2人，共7人。 经分析后发现： 1、统计部存在严重因人设岗现
7、象，简 直就是一个”杂货铺”。 2、部门名称和实际承担的职责相差甚 远。实际上承担的职责涉及到了 ISO9000（原本应该归属品管部）、 SA8000体系（原本应该归属集团总部人 力资源部）、计件工资核算（原本应该 归属财务部）、生产日报表（原本应该 归属生产部）、材料统计（原本应该归 属原料仓）等5个部门的工作，还有其 他行政工作。 3、该部门现有各岗位人员工作负荷都 比较饱满。 4、由于人为将各部门的职能分拆开来 ，导致相关部门的数据不能共享，使流 程变得不顺畅，加大了沟通的成本和管 理难度。 现有岗位体系分析 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 13/55 1、撤消统计部，
8、减少总经理管辖幅度。 2、ISO9000分流到品管部 3、SA8000分流到行政人事部(属集团总部编制) 4、计件工资核算分流到财务部 5、生产日报表分流到生产部 6、材料统计工作先分流到财务部待ERP完善后划归 原料仓 统计部 优化后的岗位体系 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 14/55 行政主管 （人） 前台 （人） 文员 （人） 保安队长兼后勤 （人） 司机 （人） 保安员 （人） 清洁工（人） 木工 （人） 废纸打包 （1人） 外包 行政部 现有岗位体系 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 15/55 行政部现有岗位7个，在岗人员23人，其中木工1人及废
9、纸打包工3人属 外包性质。 经分析后发现： 1、行政部缺乏专业的人力资源工作人员、人力资源管理职能缺失，只 做了很初级的事务性工作，无法适应公司快速发展的需要。 2、现有2个文员的职责不同，但没有在岗位名称上分开，统称文员， 不规范。 3、保安队长兼后勤管理工作，岗位名称不规范。 4、清洁工只有3人，劳动强度很大，导致车间洗手间等区域卫生状况 极差。 5、前台工作负荷明显不足，但流动率却很高，会在一定程度上影响公 司形象。 现有岗位体系分析 行政部 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 16/55 人事行政 经理 （人） 后勤组长 （人） 招聘培训 专员 （人） 薪酬绩效 专员 （
10、人） 行政文员 （人） 保安员 （人） 清洁员 （5人） 木工 （人） 废纸打包 （1人） 前台文员 （人） 网管 （人） SA8000 专员 （人） 司机 （3人） 后勤部分由 总部物业公 司统一管理 1、行政部应加强对人力资源、企业文化、办公用品采购及管理、车辆调度、固定资产维护、 计算机维护等事项的统筹管理管理。 2、将行政部更名为人事行政部 。 3、设经理一人、招聘培训专员及薪酬考核专员各1人 4、重新定位前台文员的岗位职责，除接线外可安排办公用品的保管及发放、行政事务类各种 初级数据的统计和汇总以及人员离职手续办理等事项，可适当提高待遇，降低流失率。 优化后的岗位体系 人事行政部 属
11、集团编 制 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 17/55 财务主管 （人） 应收会计 （人） 材料会计 （1人） 制单会计 （人） 出纳 （人） 财务部 现有岗位体系 财务部现有岗 位5个，在岗 人员6人。 经分析后发现： 1、重要财务管理职能如货款回收、预算管理、财务报表、成 本分析等严重缺失，导致公司成本居高不下，浪费十分严重。 2、现任财务主管刚上任不久，正着手完善各项制度。 3、现有财务部工作人员电算化水平不高，会影响工作效率。 4、由于财务部没有开通ERP功能，所以工作负荷都比较饱满。 5、出纳（兼计时工资核算）的工作负荷有一定空间。 现有岗位体系分析 Copyrig
12、ht 2007慧泉国际管理顾问机构 18/55 财务经理 （人） 应收会计 （2人） 材料会计 （人） 制单会计 （人） 出纳 （人） 成本会计 （人） 材料统计员 （2人） 核薪文员 （人） 估价员 （2人) 财务部 优化后的岗位体系 1、财务部应加强预算管理、成本控制、报表分析、货款回收等重要管理 职能。 2、设经理1人，除日常管理工作外，需要加强的职责是完善财务管理制 度、负责预算管理及财务报表分析等工作。 3、增设成本会计1人，主要负责成本分析及成本价格的核算工作。 4、将计件工资的核算纳入财务部统一管理。 5、将材料统计工作纳入财务部管理过渡，时机成熟后划归原料仓管理。 6、应收会计
13、现在是2人，待ERP完善后应该是1人。 7、估价员现在是2人，待ERP完善后应该是1人。 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 19/55 集团采购部经理 采购部主管 （人） 采购组长 （人） 原纸采购员 （人） 坑纸采购员 （人） 采购部 现有岗位体系现有岗位体系分析 采购部现有岗位4个，在岗人员4人。 经分析后发现： 1、采购主管隶属关系不明确，有人说归 集团采购经理管理，有人说归华艺总经 理管理，影响沟通协调和工作效率。 2、采购部只有4个人，却有3个管理层级 ，更加使采购工作的管控效率和效果不 理想。 3、办公用品及非生产用耗材现在归采购 部采购，且流程复杂，一方面影响了采
14、 购效率，另一方面严重影响了其他部门 的工作士气，造成了时间的大量浪费。 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 20/55 采购部主任 （人） 原纸及辅料采购员 （人） 坑纸采购员 （人） 1、明确采购主管的隶属关系，直接归集团采购部管理。集团采购负责 大宗原材料及主要生产设备的供应商选择和合同条款的谈判，华艺采购 负责辅料和设备零配件的供应商的选择和合同条款的谈判及所有采购事 务的执行。 2、减少管理层级别，设置组长岗位，直接对物控部经理负责，提高管 控效果和工作效率。 3、办公用品及非生产用耗材划归行政部采购，重新设计采购流程，减 少时间的浪费。 4、将对外采购的工作纳入采购部
15、统一管理，简化外采流程，加快交货 速度。 优化后的岗位体系 采购部 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 21/55 生产部经理 （人） 印刷主管 （1人） 后加工 主管 （人） 裱纸组 组长 （2人） 啤机组 组长 （2人） 清废组 组长 （2人） 手粘组 组长 （2人） 机粘组 组长 （2人） 折页组 组长 （2人） 印刷领班 （2人） 经理助理 （1人） 版房主管 （人） 文员 （人） 技工人 普工人 领班 （2人） 生产工程部 主管 （人） 设备部 主管 （人） 计划部 主管 （人） 表面处理 组长 （人） 包装组 组长 （2人） 文员 （人） 生产部 现有岗位体系 Cop
16、yright 2007慧泉国际管理顾问机构 22/55 生产部现有岗位18个（版房、设备部、生产工程部、计划部、包装组及各 班组技术工人和普通工人除外），在岗人员27人。 经分析后发现： 1、生产部的管控效果特别薄弱，不知道6个文员隶属关系，印刷主管不清楚自己 的隶属关系。 2、管理层级太多，从生产经理到普工竟多达6个层级，主管、领班、组长等职务 不规范。 3、部门设置及重组的随意性大，缺乏沟通，搞拉郎配，影响工作士气，比如印刷 房、表面处理及版房之间的合并。 4、各层管理人员承担的管理职责很少，把生产线异常反馈、打样等重要责任交给 查数文员、打稿员来承担。 5、由于生产部的管控力度严重不足，计划部、生产工程部、设备部及版房等部门 实际上形成无人管控的局面，大多数凭主管自己的安排开展工作。 生产部 现有岗位体系分析 Copyright 2007慧泉国际管理顾问机构 23/55 1、减少管理层级，撤消经理助理
