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1、河北天唯投资集团有限公司档案管理标准20140501 发布 20140501 实施河北天唯投资集团有限公司 发布目次前 言 范围 1 规范性引用文件 1 术语和定义 1 管理职责 3 管理内容和要求 4 检查与考核 9 附录1天唯集团公司文件分类、归档范围保管期限 12 附录2档案移交清册 20附录3 档案查阅登记表 22附录4 档案借阅登记表 22前言档案管理是公司管理的基础性工作，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。为进一步加强集团公司的档案管理工作，有效地保护和开发利用档案，更好地为集团的建设、发展和提高经济效益服务，集团公司对原档案归档制度、 档案保管制度、档案借阅及
2、保密制度、档案统计、鉴定、销毁制度档案利用制度、会计档案管理制度档案管理岗位职责进行了归纳及修订。 本标准由天唯集团公司综合管理部负责起草。首次发布于2011年10月，2013年5月进行了第一次修订，2014年5月进行第二次修订。本标准主要修订人：审核人：批准人： 本标准由天唯集团综合管理部负责解释。 档案管理标准1 范围本标准规定了公司档案管理的职能和范围，管理内容和要求，检查与考核。本标准适用于公司文书、会计、科技、人事、实物、声像等档案管理工作。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包
3、括所有的修改单）适用于本文件。国务院 1998年1月1日 中华人民共和国档案法国家档案局1999年6月7日第5号令 中华人民共和国档案法实施办法国家档案局 2002年7月22日 总字20026号 企业档案管理规定中华人民共和国会计法DAT22-2000 归档文件整理规则国家档案局、财政部1998年8月 会计档案管理办法档发 20044号 国有企业文件材料归档办法GB/T 11822-2000 科技档案案卷构成一般要求档案局令第6号文件 电子公文归档管理暂行办法DA/T151995 磁性载体档案管理与保护规范电力工业企业档案分类表（05大类）火电企业档案分类表（69大类）修订本中共中央组织部档案
4、管理条例企业档案工作规范实施指南3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1档案国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。3.2 企业档案企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。 3.3 企业档案工作 企业在履行档案管理职责过程中的活动。 3.4 文件 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 3.5 电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 3.6 文书档案反映党务、行政管理等活动的档案。 3.7会计档案
5、反映会计凭证、会计账簿和财务会计报表等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 3.8 科技档案反映项目管理、生产、基本建设等活动的档案。 3.9实物档案反映公司在社会活动中获得的有价值的各种荣誉证据。 3.10 声像档案记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。4管理职责4.1部门职责 4.1.1 综合管理部负责文书、科技、会计、实物、声像档案的管理，并对各部门档案工作进行指导、监督、检查和考核。 4.1.2各公司财务部负责会计档案的整理并保管上年度的会计档案，往年的档案交由综合管理部管理4.1.3公司各相关部门要积极配合档案管理工作，确保公司档案的齐全完整
6、。4.2人员职责 4.2.1 档案人员应遵守档案法，依法管理本企业档案，确保档案完整、准确和安全。 4.2.2 贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，根据工作需要制定本企业档案管理的相关制度、标准。 4.2.3统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。 4.2.4负责建立公司各部门兼职档案员体系，监督、指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。 4.2.5兼职档案员的职责 4.2.5.1 负责本部门档案资料的收集、登记、移交归档工作。 4.2.5.2 档案资料按规定妥善保管，做到帐物相符，避免散失、污染、泄密。 4.2.5.3 接受档
7、案管理人员的业务指导监督，及时反映对档案管理工作的意见、要求和有关情况,并每年年末向档案主管部门填报兼职档案管理员备案表。 5 管理内容和要求 5.1 档案收集 5.1.1档案归档范围及归档时间 5.1.1.1 文书档案、科技档案、会计档案归档范围见附录 A 集团公司档案归档范围 5.1.1.2 文书档案、声像档案在第二年的4月底移交档案主管部门。公司员工外出参加公务活动形成的文件材料以及所获市级以上荣誉应在活动结束后交本部门兼职档案员，由兼职档案员在 15天内移交。 5.1.1.3会计档案应在会计年度终了后由财务部整理、保管，一年后移交档案主管部门。 5.1.1.4 电子档案移交实时进行，物
8、理移交应与纸质文件移交时间一致。 5.1.1.5 实物档案应在工作结束后十五个工作日内移交档案主管部门。 5.1.1.6 科技档案应在项目完成后三个月内移交，周期长的可分阶段，单项移交。5.1.2 归档要求 5.1.2.1 文件材料应使用符合档案要求的载体和记录方法，使用碳素、蓝黑墨水书写，不能有热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯篮墨水、复写纸等书写的字迹。 5.1.2.2 归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，其制成材料应有益于长久保存；各项档案归档应达到归档率、准确率100%，完整率98%的目标值要求。 5.1.2.3 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档。
9、5.1.2.4 文书材料一式一份；科技文件材料一式两份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 5.1.2.5 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档，而电子文件的载体必须是光盘等稳定性较好的存贮工具。电子公文归档依据2003年国档案局令第 6号文件电子公文归档管理暂行办法执行。 5.1.2.6 实物、声像归档必须是原版原件，实物必须完好无损，声像清晰完整，底片和照片一一对应，质量好，并编制说明，包括时间、地点、人物、事件、背景及摄制人。重要的声像材料母片和拷贝一并归档。 5.1.2.7 各部门的兼职档案人员应检查本部门文件材料的齐全、完整与准确情况。材料整理完毕
10、填写移交清册一式二份。 5.1.2.8 移交清册由部门负责人签字核准后向各档案主管部门移交。5.1.2.9 档案部门接收档案时，要认真核对移交清册，并检查整理质量。移交清册双方各保留一份。 5.2 档案整理 5.2.1 档案分类依据各类档案的分类规则进行整理编目。 5.2.2 整理档案要遵循文件材料的形成规律和特点，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 5.2.3 会计档案每月会计报表报出日一周内，会计人员按照归档要求，将上月的凭证、报告、银行存款余额调节表、银行对帐单等整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，妥善保管。每年形成的会计档案，由会计人员按照归档要求，在年度终了90日内整理
11、立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。采用微机进行会计核算时，应当保存打印出的纸质会计档案。已移交的会计档案，应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同会计人员共同拆封整理。 5.3 档案保管 5.3.1 档案由综合管理部接职责要求进行保管，并由专职档案人员保管。 5.3.2档案入库前应去污、保持干净、整洁。 5.3.3 档案库房应有防护措施,库房内应有防盗门、灭火器、干湿度计等设备。 5.3.4 库房内严禁吸烟和存放易燃物品，不准堆放杂物，走道畅通无阻；库房要清洁卫生。 5.3.5 无关人员不准进入库房，库房钥匙不准随身携带，备用钥匙由专人妥善保管，无特殊情况不得动用。
12、5.5.6 档案专用柜架要在专设库房中存放，专档专库不准交叉混存；档案库房、办公室应分开。 5.3.7 根据档案数量和性质，要设置足够的库房面积和房间，底图与蓝图分别保管。底图应平放或卷放在专用底图柜内，并设专门库房保管。 声像档案必须在专用装具内存放，不同载体的声像材料采用不同的专用装具保管。 5.3.8 月度会计数据电子介质保存一年，年度会计数据电子介质要按正式会计档案进行保管，并每年复制一次。 5.3.9 对档案数据应及时备份保管，并做好计算机的病毒防范工作。 5.3.10 及时补救或修复受损档案。 5.3.11 档案库房为机要重地，档案管理人员下班前要巡视档案库房、检查安全情况，节假日
13、做好安全防范工作。 5.4 档案鉴定 5.4.1 企业档案鉴定委员会由综合管理部部长、专业技术人员和档案管理人员组成，负责对到期档案的鉴定。 5.4.2 企业档案的保管期限一般分为永久、定期（长期、短期）。 永久，30年以上长期，10年以上至 30年以下（含 30年） 短期，10年（含 10年）以下 。5.4.3 企业档案鉴定委员会应对已满保管期限的档案进行鉴定。其中已无保存价值的应进行审核，需继续保存的应重新划定保管期限。 5.4.4 保管期满确无保存价值的档案应登记造册，经企业法人代表批准后进行销毁。 5.4.5 档案的具体销毁工作由档案主管部门、档案鉴定委员会共同派员执行销毁。 5.4.
14、6 销毁档案要严格执行保密制度。 5.4.7 销毁清册永久保存。 5.4.8 会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告集团公司董事长。 5.4.9 正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。 5.4.10保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证和会计档案中涉及产权等重大事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 5.4.11 档案销毁必须实行两人以上监销。 5.5档案统计 5.5.1 档案统计内容主要包括：档
