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1、目录第章 账务处理系统1.1案例背景描述1.2 账务处理系统业务流程2.2.1 账务处理系统业务流程图2.2.2 账务处理系统业务流程分析21. 新建账套22. 初始设置23. 日常业务处理2.3 账务处理系统功能分析3.3.1 账务处理系统功能结构图3.3.2 账务处理系统功能分析3.4 账务处理系统数据流程8.4.1 账务处理系统数据流程图81. 新建账套82. 初始化设置93. 日常业务处理9.4.3 数据字典91. 数据项描述92、外部实体描述143. 数据流描述154. 数据存储描述155. 数据处理描述17.5 账务处理系统数据库设计19.5.1 表设计191. 码表192. 基本
2、信息表233. 单据表【20140210修改】284. 账表305.凭证视图34.5.2 物理数据模型341. 码表342. 基本信息表354. 账表36复习思考题3738第章 账务处理系统.1案例背景描述本账务处理系统案例可根据用户需求建立多套账套；系统可使用两种三级会计科目编码结构方案，一级会计科目可以为4位（AAAA）或3位（AAA），二级会计科目为2位（BB），三级会计科目为2位（CC），即：【AAAA-BB-CC】与【AAA-BB-CC】；系统可对收款、付款、转账等凭证类型进行判断控制；账簿包括会计科目余额表、明细账、总账。系统主要包括新建账套、账套管理、系统码表管理、操作员管理、会
3、计科目管理、科目余额初始化管理、试算平衡、凭证录入、凭证审核、凭证记账、期末结账以及账簿查询等功能模块。本账务处理系统案例的目标要求如表-1所示。表-1 账务处理系统目标要求目标目标描述账套管理新建账套、账套管理，能有效控制企业会计分期、会计科目编码结构以及账套使用状态。操作员管理对操作员信息，尤其是操作员密码、权限进行有效管理。码表管理对科目性质、科目类别、凭证类型、币种等系统码表信息进行初始、查询以及维护。科目管理对账套的会计科目进行有效管理，能控制科目编码合法性、科目性质、类别、末级标记、以及上下级科目的对应关系等。余额初始对会计科目余额进行初始化管理，能实现从末级科目自动向上级科目进行
4、汇总计算。试算平衡对会计科目余额进行试算平衡处理。主要判断借/贷方金额是否相等、上下级科目余额数据是否平衡、是否满足“资产=负债+所有者权益”等。凭证管理对会计凭证进行输入、查询、修改。凭证审核对会计凭证进行审核、取消审核处理。凭证记账正确、有效地登记明细账、总账以及科目余额表。 期末结账完成期末结账处理工作，将本期的期末数据结转到下期的期初数据。账簿管理能方便查询会计科目余额表、明细账、总账等账簿信息。.2 账务处理系统业务流程.2.1 账务处理系统业务流程图 本账务处理系统案例的业务流程图如图-1所示。图-1 账务处理系统的业务流程图.2.2 账务处理系统业务流程分析1. 新建账套在系统启
5、用初期，由具有最大权限的超级用户新建账套。账套内容主要包括账套号、账套名称、所属行业、本位币、期间数、起始日期、结束日期、启用日期、账套状态、会计科目结构方案以及会计期间等信息。账套名称一般使用单位名称，企业根据所选行业可预设对应的会计科目体系。本系统提供两种会计科目编码结构方案：【AAAA-BB-CC】与【AAA-BB-CC】。在新建账套过程中，用户可先设置账套的起始日期、结束日期以及期间数，然后由系统自动计算出各会计期间的起始与结束日期。2. 初始设置当新建账套完毕后，超级用户需要对该账套进行初始化操作。包括对操作员信息以及科目性质、科目类别、凭证类型、币别、余额方向、末级标记、行业、操作
6、员权限等系统码表进行初始化处理。同时还需录入账套会计科目、进行科目余额初始化以及试算平衡等操作，为日常业务操作处理奠定基础。3. 日常业务处理日常业务处理主要包括凭证录入、凭证审核、凭证记账、期末结账以及账簿管理等操作。制单人员根据原始凭证录入记账凭证，交由审核人员进行审核。如果审核通过，则对记账凭证作已审核标记，否则，将审核未通过的凭证返还给制单人员进行修改。记账人员将已审核通过的凭证进行记账处理，此时，系统将根据已审核凭证中的数据自动进行相应处理，更新会计科目余额表、明细账、总账。对于已记账的错误凭证，系统提供凭证冲销功能，可以生成金额取相反数的红字凭证，再交由审核人员审核后记账，冲销原错
7、误凭证。期末结账，即会计期末结账人员进行结账操作，系统自动根据系统设置的凭证模板生成记账凭证，供记账使用；当所有凭证都记账后，系统自动计算出相关账簿数据且将本期的期末数据结转到下期的期初数据。.3 账务处理系统功能分析.3.1 账务处理系统功能结构图本账务处理系统案例的主要功能如图-2所示。图-2 账务处理系统功能结构图.3.2 账务处理系统功能分析账务处理系统功能分析如表-2所示。表-2 账务处理系统功能分析模块子模块功能描述备注新建账套新建账套新建账套，主要内容包括账套号、账套名称、所属行业、本位币、期间数、起始日期、结束日期、启用日期、账套状态、会计科目结构方案以及会计期间等信息。系统维
8、护账套管理删除选中的账套，修改账套信息表（账套名称、所属行业、本位币、期间数、起始日期、结束日期、启用日期、账套状态、会计科目结构方案等信息）、会计期间表（每一会计期间的起始日期与结束日期）、结账表（年会计期间、月会计期间、结账日期与结账标记）由于账套号为关键字，因此不能修改账套号。码表初始化第一次启用系统时对系统码表进行初始化操作，即将账务处理系统所涉及的各类码表常用数据进行初始化设置，以方便用户使用。账套启用后，相关码表可以根据需要进行修改。操作员管理操作员信息输入录入操作员的编码、姓名、密码、所属部门和权限。第一次使用空数据库时，系统默认增加一超级用户（账套号为“00”、编码为“0”、名
9、称为“超级用户”、密码为“0”、部门为“01”、权限为“00”）,便于启动系统。在新建账套完毕时，系统默认增加一个编码为“1”、名称为“管理员”、密码为“1”、部门为“01”、权限为“00”的操作员。用户在进入系统后进行操作员信息输入时，不能重复输入操作员编码为“1”的操作员。操作员信息查询可以查询出所有账套的操作员信息。操作员信息修改对操作员信息进行修改、删除操作。账套号及操作员编码不能修改。更改密码更改当前操作员密码。只能修改自己的密码。码表维护、查询科目性质用于定义会计科目的科目性质。系统默认有六种科目性质：现金、银行、应收、应付、存货以及其他。科目类别用于定义会计科目的科目类别。科目类
10、别包括资产、负债、权益、成本、损益。系统预设会计科目编码表根据这五类科目类别进行分类。凭证类型用于定义账务处理系统所用的各种凭证类型。即定义制单时允许使用的凭证类型。如收款凭证、付款凭证、转账凭证。凡是在“凭证处理”功能中所涉及的凭证类型，都应在该功能中定义相应的凭证类型。该功能的运行时序应是在“输入凭证”功能前。系统凭证类型码表可针对系统的两种会计科目结构方案分别设置借贷方必有或必无科目进行控制，同时设置相应的提示信息，用于在凭证输入、修改时进行科目判断控制。币别定义企业所涉及到的货币种类。如人民币、美元、欧元等。余额方向定义会计科目的余额方向，包括借、贷两种。根据企业会计准则，一般资产类会
11、计科目余额在借方、负债类会计科目余额方向为贷方、所有者权益类会计科目余额在贷方，成本费用类余额方向为借方。末级标记如果该会计科目不存在下级明细科目，则该会计科目末级标记为“是”，否则为“否”。本系统中会计科目最多有三级。行业根据行业分类的不同，预设会计科目编码体系。系统默认工业企业，商品流通企业和运输业三个行业。每一个行业均包含两种科目结构方案。操作员权限定义操作员权限，防止无关人员进入系统。本系统中，控制权限为“超级用户”的操作员才能进行“新建账套”和“账套管理”操作。“超级用户”权限编码对应“00”。系统未对其他权限进行控制。部门定义企业包含的部门。如财务部、办公室等。往来定义与企业有经济
12、往来关系的企业，以便进行往来账目管理。会计科目管理会计科目增加、修改、查询 会计科目主要包括科目编码、科目名称、科目类别、科目性质、科目级别、上级科目、余额方向、末级标记、数量辅助核算、数量单位、币种辅助核算、单位辅助核算、部门辅助核算、职员辅助核算、使用标记、停用标记等内容。科目设置必须按照账套设置中会计科目结构设定的级次和位长进行。该功能的运行时序应是在“凭证处理”功能前。科目增加、修改过程需要进行严格控制，包括会计科目编码控制、科目级别、上下级科目、末级标记处理等。系统提供科目编码、名称、类别等多项条件查询功能。科目余额初始管理科目余额初始用于输入所有末级科目的期初余额。 系统自动计算期
13、末余额。同时，系统自动汇总计算其相应的上级科目余额。科目余额初始查询系统提供多项条件查询功能。默认只能查询当前会计期间的期初数据。科目余额初始完毕进行科目余额初始完毕后，不能再进行科目期初余额修改操作。初始完毕操作时序必须在科目余额初始之后。系统在余额初始完毕处理时，自动进行试算平衡操作，若试算平衡检验不通过，则不能进行完成余额初始处理。试算平衡试算平衡检验按照会计制度的要求进行余额试算平衡检查。该功能的运行时序应是在“凭证录入”功能前“科目设置”功能后，并且只能在建账会计期间使用一次。主要判断检查借方金额之和是否等于贷方金额之和；上、下级科目余额数据是否平衡，即“上级科目金额=下级明细科目金
14、额之和”；是否满足“资产=负债+所有者权益”；科目余额与科目性质是否相符；科目期末余额是否与期初及发生额相符。凭证处理凭证录入输入未审核的凭证数据，凭证录入是账务处理系统中使用最频繁的功能。凭证主要包括以下数据：凭证号、凭证类型、日期、附单据数、制单人、制单日期、复核人、审核标记、复核日期、记账人、记账日期、记账标记，以及科目编码、摘要、借方金额、贷方金额。凭证号自动生成。会计人员通过键盘录入记账凭证，与手工方式不同之处是：在凭证录入过程中，系统会对会计科目进行正确性检查；在保存凭证数据正确时，将根据凭证类型检查会计科目是否符合设置要求、借贷方金额是否相等。凭证修改查询未审核的需要修改的凭证。
15、如果凭证已经审核，则需要取消审核后才能进行修改；如果凭证已经记账，则需要进行凭证冲销并重新录入正确凭证处理。凭证列表查询实现凭证主表条件查询。凭证列表查询出凭证主表数据。只能条件查询凭证主表中的数据。凭证查询实现凭证主表及明细表条件查询。凭证列表查询出凭证视图（包含凭证主表及明细表）数据。可以条件查询凭证主表及明细表中会计科目、凭证摘要的数据。凭证审核审核人员应该按照会计制度的要求，对制单人员填制的记账凭证进行审核，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确、记账凭证内容是否完整无缺等。审核人员不能直接修改会计凭证，如发现有错，应先取消审核，然后交由制单人员修改。只有经过审核无误的记账凭证，才能作为记账的依据。凭证
