现代企业文书写作教材

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1、商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 现代企业文书写作 文书写作培训资料 1 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 讲授目录 一、文书写作概述 二、中国公文写作 三、商务信函写作 四、经济文书写作 五、常用工作文书 六、社交礼仪文书 2 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 第一部分：文书写作概述 1、文书写作特点 2、文书写作要求 3、文书写作程序 3 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 1、文书写作特点 1、使用广泛，对象明确 2、约定俗成，格式固定 3、内容真实，实事求是 4、讲究时效，重视办理 5、语言明确，风格独特 4 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 文体多为陈述或说明式 以

2、叙述为基础对人或事的过程的交代， 反映情况侧重叙述，但要概括 以议论为手段对事情的评价，阐明道理 偏重议论，但要针对主题 以说明为目的摆出事情的真相，提出要 求多用说明，但要简明 5 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 按作用分类 指挥性文书指示 规范性文书章程 报请性文书请示 知照性文书通知 联络性文书信函 记录性文书会议记录 报导性文书新闻 法律性文书合同 6 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 2、文书写作要求 意思明确明白无误，让人一目了然 文理通顺即流畅表达，又显示写作水平 观点正确有道理，不搞歪理 实事求是真实，不掩饰，不夸张 及时迅速讲效率，讲效益，不拖拉误事 简明生动增加可

3、读性，防白话、套话、干巴巴 层次分明有先有后，段落清晰，不转圈 标点规范正确运用，防一逗到底 格式适宜不同文种用不同格式 7 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 l 简明用词简单明了，直截了当 l 准确用词含义明确，不会误解 l 朴实用词通俗自然，恰如其分 l 庄重用词严肃端庄，不多情感 l 规范用词符合语法，讲究逻辑 应用性文字要求 8 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 标点符号歌 一句话说完，划个小圆圈句号 中间要停顿，圆点加尾尖逗号 并列词语间，点个瓜子片顿号 并列分句间，圆点加逗点分号 总结导语前，上下两圆点冒号 疑惑或发问，耳朵坠耳环问号 9 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形

4、象 标点符号歌 命令感叹语，滴水下屋檐感叹号 引文特殊词，蝌蚪上下窜引号 文中要注解，两头各半弦括号 转折或注解，一横写后边破折号 意思说不完，六点紧相连省略号 特别重要处，字下加圆点着重点 10 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 努力提高写作能力 1、提高文字表达能力 2、积累相应专业知识 3、熟悉文书格式要求 4、掌握政策理论水平 5、具有严谨写作态度 11 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 3、文书写作程序 明确写作主旨给写作定位，目的？写什么？ 文种？怎么写？ 收集信息资料供写作参考，需要哪些？怎 么收集？如何整理？ 拟定结构提纲搭写作框架，通盘安排，强 化要点，有祥有简 完成

5、正文草稿填写作内容，按照提纲一步 步充实内容，加工成章 认真修改检查定写作终稿，反复推敲斟酌， 直至满意 12 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 二、中国公文写作 1、公文的作用特点 2、公文的范围、类型 7、通知和通报 3、公文的处理方法和程序 8、报告 4、公文的行文规则 9、请示 5、公文的通用格式 10、函 6、公文的种类 11、会议纪要 13 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 1、中国公文的作用 公文-国家机关、社团组织、企事 业单位在公务活动中行使职权制定的 公务文书。 公文性质工具 公文作用-1、贯彻政策、规范行为； 2、通报情况、指导工作； 3、方便查找、积累史料； 1

6、4 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 公文的特点 公文特点-1、制发者的法定性； 2、作用的权威性； 3、效用的现实性； 4、体式的规范性； 5、制作的程序性； 15 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 2、中国公文范围 按事业范围分-专用公文；通用公文 按行文方向分-上行文；下行文；平行文 按公文来源分-收进文；外发文；内部文 按发文性质分-问文；复文 按处理要求分-参阅性公文；承办性公文 按办文时间分-特急文（特急件）；急办文 （急件）；常规文（平件） 按机密程度分-绝密文；机密文；秘密文；普 通文 16 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 3、公文处理方法和程序 三大环节： 1、

7、发文处理： 拟稿-审核-签发-登记-缮印-用印-分发 2、收文处理： 签收-登记-分办-拟办-批办-承办-催办- 督办-办复 3、公文管理： 制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档- -销毁 17 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 4、公文行文规则 l 行文关系要和隶属关系一致 l 行文方式要根据工作需要灵活掌握 l 行文名义和内容要与发文机关的职权范围 相对应 l 行文线路要尽量缩短 l 处理好主送与抄送的关系 l 经过批准，有些文件可以通过新闻媒介公 开发布 l 如有必要，可以联合行文 l 党政之间的行文关系要按规定执行 18 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 5、通用公文的格式

8、1、排版自左至右 2、单位国家法定计量单位 3、字体发文单位初号宋体 标题2、3号宋体 4、用纸A4、B5 5、文头套红，占首页三分之一 19 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 文头部分格式（红头上1/3） 1、代码 5、收文处理章 、 2、份号 3、秘级 4、紧急程度 6、文件版头 7、发文字号 8、签发人 20 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 行文部分（下2/3） 1、标 题 2、题注 3、主送单位 4、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 6、发文署名 7、成文日期 5、附件说明 8、印章 21 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职

9、业形象 文尾部分（最后） 1、主题词 2、抄送单位 3、印发说明 4、页码（单右双左） 22 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 通用公文惯用语 一、开篇起首的惯用语 根据、遵照、按照、兹将（ 因、有、介绍、证明、就派）为了 、关于、敬悉等。 终篇收束的惯用语 此致敬礼、特此、恳请；妥否， 请、当否，请、以上如无不当 请、为盼、为荷、为感等 。 23 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 公文序码标示 第一层 -一、二、三、四 第二层-（一）、（二）、（三）、 第三层-1、2、3、4、 第四层-（1）、（2）、（3）、 第五层- 、 24 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 6、中国公文种

10、类12类13种 1命令发布重要行政法规，采取强 制 性 行政措施 2决定对重要事项或重大行动的安 排 3议案各级政府向同级人民代表大 会或 常委会提请审议事项 4指示对下级布置工作，阐明工作 活动 的指导原则 25 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 中国公文种类12类13种 5批复答复下级请示事项 6通告、公告 一定范围内公布应遵 守 或周知的事；向国内外宣 布重要 或法定的事 7通知批转下级、转发上级和无隶属 机关的公文；发布规章、任免， 传 达周知事项 8通报表彰先进，批评错误，传达得 要 精神或情况 26 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 中国公文种类12类13种 9报告向上级汇

11、报工作，反映情况， 提出意见、建议，答复询问 10请示向上级请求指示批准 11函无隶属关系商洽工作，询问答 复，向主管部门请求批准 12会议纪要记载和传达会议情况和 议 定事项 （ 1993、11修订） 27 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 7、通知 概念向特定的受文对象告知有关事项的 晓谕性公文 特点适用范围广，使用频率高， 知办时限强，运用种类多 格式：1、标题 2、上款 3、正文开头、主体、结尾 4、落款 28 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 通知的种类 l 指示性通知通知的依据，主体，结尾 l 转发性通知来文单位及来文名称，转 发，顺带要求 l 发布性通知发布的依据，内容要

12、求， 目的意义 l 事务性通知说清事项 l会议通知会议背景，有关事项，其他说 明 l任免通知任免依据，日期，人员，职务 29 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 通报 概念表彰先进、批评错误、传达重要 情况的公文 作用弘扬正气，抵制歪风，指导工作 格式：1、标题 2、上款 3、正文 4、签署和日期 注意：及时、真实、典型，突出教育性， 掌握政策性 30 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 8、报告 概念向上级汇报工作，反映情况， 提出意见、建议，答复询问时使用的陈 述性公文 特点只指上行文 只指行政机关公文 不同于一般调查报告、考察报 告、预测报告等 31 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业

13、形象 报告种类 |1工作报告总结工作经验、汇报工作进展、提出工 作意见，向上反映。 |2调查报告-调查概况、调查的情况、事后研究分析 、 建议和方案。 |3建议报告-提出工作中急待解决、需上级关注的意 见或建议，供参考。 4答复报告-如实汇报和答复上级有针对的询问问题 或催办工作。 |5报送报告-随着向上级报送文件、物件时写的说明 报送对象和目的报告。 32 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 报告 按要求分： 呈报报告-直接向上级汇报反映情况，不批 转。 呈转报告-呈送上级并建议批准转发有关单 位 执行或参照。 按性质分： 综合性报告-汇报全面或多方面工作的报告 。 专题性报告-汇报某项工

14、作、某一问题、某 方情况的单一报告。 33 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 报告格式 1标题-标准式标题 （公司上半年各类产品质量评比工作的报告） 2主送单位-多为发文单位的上级单位。 3正文-缘由：概括基本情况、原由，说明报告主旨、 目的、意义。 事项：系主体内容，情况措施、经验教训、 意见建议等。 结尾：惯用尾语 （特此报告，请审阅；如无不妥，请批转 ） 4发文单位和日期：同其他公文。 34 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 9、请示 概念向上级请求指示、批准时用的公文 分类： 请求指示的请示-遇有疑难问题、新情况、 不明确求上级指示或解释。 请求审批的请示-对不能做主的经济、物资 、 编制等问题请上级审批。 请求帮助的请示-完成工作需要在人、财、 物上得到上级的帮助。 请求批转的请示-解决某问题涉及其他部 门单位，请求上级批转执行 。 35 商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 请示格式 1标题标准式 （关于开展公司上半年产品质量评比工作的请示） 2主送单位-根据隶属关系主送一个上级，不可