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1、中国石化销售企业充值卡运营管理制度 24 / 24中国石化销售企业充值卡运营管理制度（试行）V0.1中国石化销售企业2013-08-31目录V0.111中国石化充值卡卡片管理办法51.1总部卡片管理51.2省级卡片管理51.3地市级卡片管理51.4充值卡售卡网点卡片管理62中国石化充值卡系统运营管理办法72.1总部充值卡运营管理职能72.1.1零售管理部门职能72.1.2财务部门充值卡运营职能72.1.3信息部门充值卡运营职能82.2省公司管理部门运营管理职能82.1.4省零售管理部门职能82.1.5省财务部门充值卡运营职能92.1.6省信息部门充值卡运营职能92.3地市管理部门运营管理职能9
2、2.1.7地市零售管理部门职能92.1.8地市财务部门充值卡运营职能102.1.9信息部门充值卡运营职能103中国石化充值卡财务及核算管理办法113.1总部、省（市）及地市公司财务职责113.1.1总部财务职责113.1.2省级公司财务职责113.1.3地市公司财务职责113.2基本概念及科目设置113.3售卡充值网点业务流程及账务管理113.3.2清户退款业务流程（待定）133.3.3充值卡卡片进销存业务流程143.3.4异地结算业务流程153.3.5.充值卡促销业务流程173.3.6月末结账前账务处理193.3.7 非常损失处理的规定203.3.8其它业务203.4发票管理（增票部分内容待
3、定，需与财务确认，充值卡是否能开具增票）214中国石化充值卡售卡网点管理234.1充值卡售卡网点岗位职能234.1.1网点负责人岗位职能234.1.2网点营业员岗位职能234.1.3网点核算员岗位职能234.1.4网点卡片管理员岗位职能244.2售卡网点管理规范244.2.1安全管理244.2.1.1人员管理244.2.1.2密码管理244.2.1.3系统管理244.2.2卡片管理244.2.2.1卡片领用244.2.2.2卡片保管244.2.2.3卡片上缴、回收操作254.2.3发票管理254.2.3.1发票领用254.2.3.2发票登记、入库254.2.3.3发票保管254.2.3.4发票
4、填开264.2.4设备管理264.2.4.1设备管理内容264.2.4.2设备维护管理264.2.4.3设备维修管理264.3售卡网点业务操作规范274.3.1充值卡库存管理274.3.1.1卡领用申请274.3.1.2卡领用入库274.3.1.3未售卡退还274.3.1.4坏卡回收284.3.1.5卡库存盘点284.3.2充值卡服务294.3.2.1售卡294.3.2.2批量售卡申请294.3.2.3支票到账管理304.3.2.4卡当日撤销304.3.2.5卡隔日退货314.3.2.6充值卡消费314.3.2.7充值卡退款申请314.4充值卡日结321 中国石化充值卡卡片管理办法中国石化充值
5、卡卡片管理涉及总部卡片管理部门、省（市）卡片管理部门、地市级卡片管理部门、片区和售卡网点。其各自工作职能主要如下：1.1 总部卡片管理负责制订中国石化充值卡卡片管理办法，监督检查各级卡片管理部门的落实情况；根据各省级卡片管理部门上报的制卡申请，高效、有序、及时的做好卡面个性化、卡产品维护、制卡审核、预制卡等卡片物流工作。根据省级公司提出的制卡申请在系统中生成加密后的制卡文件，并将制卡文件交由制卡厂商进行制卡。根据卡片质量协定，对制卡厂商制卡流程、卡片质量、制卡进度进行监督检查，保证各分公司正常的卡片库存量。根据制卡商提供的交货单进行卡片数量清点,组织人员对充值卡进行系统验收、入库操作，确认无误
6、后接收卡片。在系统中根据省公司的卡领用申请单请进行各类卡片的实物发放。1.2 省级卡片管理省级卡片管理部门：按规定向总部卡片管理部门提交本省所需卡片的制卡申请，并及时到总部卡片管理部门领取成品卡；结合本省的实际需求做好各类卡片的领用、保管和对下级卡片管理部门的监督和管理，并制订具体管理办法。根据省公司库存和实际需求，及时在系统内向总中心提交制卡申请，并在制卡成功后进行申领、入库。在系统中根据地市公司提交的卡领用申请单进行卡领用审核和卡片发放操作。根据系统中领用单的卡片种类、数量和卡号进行实物发放；打印出库单，待领用人确认实物卡无误后共同签字确认。每月月末要对卡片进行系统和实物库存盘点，盘点完成
7、后打印盘点表签字确认，并将盘点结果录入系统，如有差异执行卡片差异处理流程。1.3 地市级卡片管理向上级卡片管理部门上报本地区所需卡片的品种、数量。结合本地区的实际情况做好各类卡片的领用、保管和对下级充值卡售卡网点的监督和管理，并制订具体管理办法。根据本地市库存和实际销售情况，及时在系统内向省公司提交卡领用申请。在系统中根据充值卡售卡网点提交的卡领用申请单进行卡领用审核和卡片发放操作。根据系统中领用单的卡片的种类、数量和卡号进行实物的发放；打印出库单，待领用人实物卡确认无误后共同签字确认。每月月末要对卡片进行系统和实物库存盘点，盘点完成后打印盘点表签字确认，并将盘点结果录入系统，如有差异执行卡片
8、差异处理流程。1.4 充值卡售卡网点卡片管理向上级卡片管理部门上报本网点所需卡片的品种、数量。结合本网点的实际需求，做好充值卡的领用、退还、盘点等库存管理工作。根据本网点实际需求，及时在系统内向上级卡片管理部门提交卡领用申请。根据系统中领用单的卡片种类、数量和卡号进行实物入库。 每次班结，对当前登录操作员上一次日结后、本日日结前所做业务进行库存小结，统计操作员的预收款、退款、服务费的收支与库存情况。每日营业结束后要对卡片进行系统库存和实物库存盘点，盘点完成后打印盘点表签字确认，并将盘点结果录入系统，如有差异执行卡片差异处理流程。每日盘点结束后要对本网点操作员上一次日结后所做业务进行日结，统计本
9、网点操作员的预收款、退款、服务费的收支与库存情况。2 中国石化充值卡系统运营管理办法2.1总部充值卡运营管理职能2.1.1 零售管理部门职能 1、负责中国石化充值卡系统运营管理相关制度的制定、发布和监督实施。2、对各省（市）石油分公司中国石化充值卡系统的日常运行、管理工作进行检查、指导和监督。3、总体策划全国中国石化充值卡的市场营销活动，管理、协调各省市中国石化充值卡的市场营销活动。4、组建客户服务全国总中心，制定充值卡客户服务（中心）管理制度，对各省（市）客户服务中心日常工作实施监督和管理；提供业务咨询，及时处理跨省、跨地区的咨询和投诉。5、负责分析充值卡系统运营相关业务数据，会同财务部门一
10、起做好充值卡相关分析工作。6、负责汇总、审核省市公司上报的新增项目改造计划（包括自营、联营、特许、参股站），与发展规划处、信息处、财务处等相关部门一起做好新增项目改造计划的审批，组织建设工作。7、负责审定充值卡系统零售管理相关的业务功能及业务需求。8、负责中国石化充值卡制卡中心、密钥中心的管理工作，按照省市公司的制卡需求，组织制卡工作，并建立制卡、下发、库存管理台账。9、建立、完善中国石化充值卡系统培训制度，组织、落实各层级管理人员培训，对各省（市）石油分公司人员培训工作进行监督。2.1.2 财务部门充值卡运营职能1、制定并实施中国石化充值卡业务会计核算及财务管理制度。2、定期对中国石化充值卡
11、系统进行各层级的审计工作，确保业务数据一致性。3、汇总、分析充值卡异地交易数据，负责与各省（市）石油分公司核对充值卡的异地交易数据。4、负责监督、管理中国石化各省（市）石油分公司之间异地消费的票据交换和资金结算等工作。5、与零售等相关部门一起做好新增充值卡改造项目的审批工作。2.1.3 信息部门充值卡运营职能1制定发布中国石化充值卡系统运行维护管理办法及相应的工作流程，监督、检查执行情况。2负责充值卡系统相关的技术管理工作。组织和管理以总集成商为技术核心，各省（市）系统运行维护单位为基础，各系统软件和硬件设备供应商为技术支持的运行维护队伍，对中国石化充值卡系统的核心软件、系统软件和系统硬件进行
12、系统级的维护、优化和升级，以及功能拓展工作。3组织并监督总集成商做好中国石化充值卡系统全国总中心的运行维护工作，保障软硬设备的正常运行，协调并监督相关通讯网络的维护工作，保证充值卡数据传输的安全与通畅。4负责对各省（市）石油分公司信息部门充值卡的日常运行维护管理工作进行检查、指导和监督，确保数据传输的准确性、安全性和完整性。5与零售管理处、发展规划处、财务处等相关部门一起做好新增充值卡需求改造项目的审批、组织建设工作。2.2省公司管理部门运营管理职能2.2.1省零售管理部门职能1负责全省充值卡运行管理实施细则的制定、发布和实施。2负责全省充值卡管理，建立卡片领、发、存台账。3对地市分公司零管部
13、门充值卡的日常运行管理工作进行检查、指导和考核。4贯彻、实施总部关于中国石化充值卡的市场营销活动，管理、协调各地市中国石化充值卡的市场营销活动。5配合财务部门对中国石化充值卡系统进行各层级的审计工作，确保业务数据一致性。汇总充值卡业务数据，做好市场分析工作。6、组织、落实各层级管理人员培训，对各地市石油分公司人员培训工作进行监督。7、负责汇总、上报地市分公司对充值卡系统的需求，会同基建、发展、信息等相关部门做好项目审核工作并上报总部。8、负责组织机构的日常维护，岗位的新建、编辑、维护，角色的新建、编辑、维护，以及下属管理用户、售卡网点操作员的新建、编辑、维护。对用户人事变动做及时的维护调整，保
14、证充值卡系统用户能与持有者信息一致。2.2.2省财务部门充值卡运营职能1、根据总部充值卡财务制度制定并实施本省充值卡业务会计核算及财务管理实施细则。2、负责全省充值卡销售、充值、资金汇划、资金结算（含跨省业务的结算）与回笼、票据传递的管理。3、检查网点充值款资金记账内容4、充值卡消费财务记账核对5、会同零售、信息进行争议交易进行仲裁。6、负责充值卡发售、消费等业务核算的管理工作。7、负责与省公司零售管理部门核对充值卡相关交易数据。8、负责各地市分公司以及控股、联营等独立核算单位的账目核对。9、 与零售管理部门一起做好新增充值卡改造项目申请的审核工作。10、定期对中国石化充值卡系统进行各层级的审计工作，确保业务数据一致性。2.2.3省信息部门充值卡运营职能1制定并落实本省充值卡系统维护工作流程及相应的管理办法。2负责组织管理本省（市）充值卡系统的日常升级、维护工作。3依据充值卡系统维护合同文件，组织并监督充值卡系统运行维护单位，做好系统的日常运行、维护工作。保证充值卡系统相关的各级客户服务中心、充值卡售卡网点软硬件设备的正常运行。4协调并监督相关通讯网络的维护工作，保证充值卡数据传输的安全与通畅。5与零售管理部门一起做好新增充值卡改造项目申请的审核工作。6负责实施总部批准的新增充值卡需求升级。2.3地市管理部门运营管理职能2.3.1地市零售管理部门职能
