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1、公文应用及OA系统 使用培训 陈艳琦 2014年5月27日 一、公文应用 二、OA系统使用 三、常见问题 四、现场答疑 一、公文应用 公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定 的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又 称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都 要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调 各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。 决议：会议讨论通过的重大决策事项。 决定：对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者 撤销下级机关不适当的决定事项。 命令（令）：公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准 授予和晋升衔级、嘉奖有关
2、单位和人员。 公报：公布重要决定或者重大事项。 公告：向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 意见：对重要问题提出见解和处理办法。 通知：发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 ，批转、转发公文。 通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 一、公文应用 报告：向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 请示：向上级机关请求指示、批准。 批复：答复下级机关请示事项。 议案：各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表 大会常务委员会提请审议事项。 函：不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答
3、复 审批事项。 纪要：记载会议主要情况和议定事项。 一、公文应用 公文行文关系： 上行文：下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务 主管部门的一种行文。 平行文：同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关 系的机关、部门、单位之间的一种行文。 下行文：上级领导机关或业务主管部门对所属的下级机关 的一种行文。 一、公文应用 公文格式：公文规格样式，是指公文中各个组成部分的 构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直 接关系到公文效用的发挥。包括公文组成、公文用纸和装 订要求等。 一、公文应用 一、公文应用 一、公文应用 正文：公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重 要的部分。正文
4、内容要求准确地传达发文机关的有关方针 、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是， 合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不可 一文数事。文中的结构层次序数应准确掌握和使用。 一、公文应用 一、公文应用 一、公文应用 打开系统步骤 二、OA系统使用 二、OA系统使用 必填！必填！必填！ 发文流程： 提交任务 部门主要领导审核 办公室主任核稿 分管领导签批/主要领导签发 拟稿人校稿 提交任务 文件管理员下发 二、OA系统使用 部门发文使用范围： 1.发布本部门职能范围内的一般性信息。 2.交办中心支公司对口职能部门直接办理的日常性事项。 3.向总公司相关部门请示、报告部门工作事项。
5、 4.不能使用部门发文。 向上级公司行文、转发公司级文件 1.直接影响中心支公司经营的重要批复。 2.涉及分公司级的评比、考核、奖励等重大方案。 3.涉及分公司基础性管理制度建设。 4.以中心支公司或总公司为主送对象的文件。 二、OA系统使用 二、OA系统使用 1.标题不规范 （1）遗漏文种。公文的标题由发文机关+事由（内容）+ 文种构成。 （2）文种混淆。报告以陈述情况为主，不要求上级批复； 请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。请示可 含有一定情况的汇报，报告中不能夹杂请示事项。 （3）标点符号滥用。公文标题中除了法规、规章名称加书 名号外，一般不使用标点符号；如果标题事由部分有多个
6、 机关、人名并列，应用顿号分开，不能使用空格，标题尽 量少用标点符号。 三、常见问题 （4）发文字号使用不当。发文字号应使用六角括号。 （5）转发类通知标题不规范。标题一般是由“发文机关+ 关于转发+原文标题+文种”组成。 例：D单位关于转发 C单位关于转发的通知的通知 D单位转发A单 位关于某某事项的紧急通知。 三、常见问题 1.字体字号使用不规范。 正文应采用仿宋-GB2312 体3号字，一级标题采用黑体3 号字，二级标题采用楷体-GB2312 体3号字，三、四级标 题采用仿宋-GB2312 体3号字。 2.结构层次序数使用不规范。 正文结构层次序数依次为“一、”“（一）”“1.”和“ （
7、1）”，这里要注意，可视情况省略第二层次“（一）” ，就是“一、”的下一层可以直接是“1.”，但是数字 “1”后面必须是“”，“（一）”和“（1）”后不应 带标点。 三、常见问题 3.标点符号使用不规范。 一是正文中第一层次标题应不加标点符号，第二层次以下 的标题均应加标点符号。二是当引文完整且独立使用，句 号保留。三是当使用书名号时，其内应写全称。 4.引文不规范。 “完整的引文标题+发文字号”，例如“ 根据关于中华财险服务评价预评估情况的通报（中华 财险发20161号）”。 5.使用错别字。如“截止三季度末”、“截止目前”，“ 截止”均应为“截至”。 三、常见问题 6.段落不规范。“特此通知”作为正文的一部分，应紧接 上一段另起一行，不能与上一段之间空一行，也不带标点 符号，不要跟“。”、“！”。 三、常见问题 电子信息、文件报送： 1.说明报送电子文档类型。 1.说明报送时间。 2.说明报送要求：通过何种通讯渠道报送至何级单位。 3.报送至外单位材料，均须本级单位班子成员领导同意。 三、常见问题 四、现场答疑 谢谢！
