如何做好EXCEL表格剖析

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1、品质改变世界 三一集团 2015年泵送春节培训 如何做好EXCEL表格 2 目录 第二讲 Excel使用技巧 第一讲 Excel简介 第四讲 Excel图表制作 第三讲 Excel函数与公式 3 目录 第二讲 Excel使用技巧 第一讲 Excel简介 第四讲 Excel图表制作 第三讲 Excel函数与公式 4 Excel简介 一、Excel界面 Excel是微软开发的一套功能完整、操作简易的电子计算表软体，提供 丰富的函数及强大的图表制作功能，有助于高效地建立与管理资料。 功能区 工作表编辑区 功能页次快速存取工具列 显示比列视图布局工作表切换标签 5 Excel简介 二、认识功能页次 E

2、xcel中默认功能操作分为8大页次，包括文件、开始、插入、页面布 局、公式、数据、审阅和视图。各页次中收录相关的功能群组，方便使用 者切换、选用。 6 Excel简介 1、文件功能页次 “文件”页次，可以执行与文件有关的命令，例如新建、打开新文件 、选项、权限、保存及传送文件、打印等。 7 Excel简介 1、文件功能页次 保护工作簿功能： 此工作薄是最终状态，只读，不能编辑 此工作薄需要密码才能打开，打开后，可编辑 此工作表某些项不能编辑 此工作薄结构或窗口不能编辑 可设置编辑权限，需要联机 8 Excel简介 2、开始功能页次 快速设置单 元格格式 常用字体格式、单元 格边框、拼音等设置

3、对齐方式、文 字方向、自动 换行、合并单 元格等设置 粘贴选 项、格 式刷等 设置 条件格式、表格 套用格式、单元 格样式设置 插入/ 删除单 元格、 行、列 ，单元 格大小 等设置 求和、排序 、筛选、查 找等设置 9 Excel简介 3、插入功能页次 插入迷你图、 切片器、超链 接等 插入图片、形状 、剪切画、固定 格式图表等 绘制柱形图、折线图、饼图 等各种类型图表 创建数 据透视 表/图 、插入 表格等 插入文本框、 页眉页脚、艺 术字、对象等 插入公式 、符号 10 Excel简介 4、页面布局功能页次 缩放打印的宽 度、高度、缩 放比例设置 设置页边距、纸张方向、纸张 大小、打印区

4、域、背景等 设置主题 版式、颜 色、字体 、效果等 网格线、标题 打印设置 图片的对齐、组合、旋 转等设置 11 Excel简介 5、公式功能页次 创建、编辑、删 除和查找工作薄 中使用的名称， 可在公式中使用 这些名称替代单 元格引用 插入财务、逻辑、文本、数学等函数显示公式、追踪公式 引用的单元格、错误 检查、显示监视窗口 等 指定计算公式的条 件、自动或手动等 计算 12 Excel简介 6、数据功能页次 刷新数据， 显示数据连 接等 从其它地方获取数据数据排序、筛选 、高级筛选等 将有规律的列分成多个 单独的列，删除重复项 、设置数据有效性、下 拉菜单、模拟分析等 创建组、取消组 合、

5、分类汇总等 13 Excel简介 7、审阅功能页次 简繁字体转 换、翻译等 拼写检查、信 息检索、同义 词库等 新建批注、批注显示等保护工作表、共享工作 薄、修订、保护指定单 元格等 14 Excel简介 8、视图功能页次 显示标尺、 编辑栏、网 格线、标题 视图选择、自定 义视图、全屏显 示等 显示比列调整 、缩放选定区 域 新建窗口、排列窗口、冻结窗格、拆分窗 口、并排查看、同步滚动窗口等设置 宏操作： 查看、录 制等 15 目录 第二讲 Excel使用技巧 第一讲 Excel简介 第四讲 Excel图表制作 第三讲 Excel函数与公式 16 Excel使用技巧 1、设置Excel文件自

6、动恢复的保存位置 当运行Excel时，出现意外情况，停止工作了，在Excel中可设置自动保存 ，并设置自动保存恢复的文件位置。 选择文件/选项，打开“Excel选项”对话框，然后在左侧选择“保存”选项， 在右侧界面的“自动恢复文件位置”文本框中可以看到恢复文件的默认保存位置，此时 在该文本框中可输入常用文件夹路径，保存到常用的文件夹中，方便查找。 2、设置工作簿中默认的工作表张数 在工作中经常使用的工作表一般在1-2张，其他的工作表用不上，为了让 工作界面看起来更加简洁，就需要设置工作薄中默认的工作表张数。 Excel工作簿默认的工作表数量是3张，如在实际操作中用不到这么多或需要更多 张的工作

7、表，此时可选择文件/选项组，打开“Excel选项”对话框，选择“常规” 选项，在右侧的“包含的工作表数”数值框中即可设置默认工作表张数。 17 Excel使用技巧 3、快速移动/复制单元格 快速移动和复制单元格，能有效快速地替换单元格和复制相同的数据，同 时也能提高编辑速度。 先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，显示 符号时，按下鼠标左 键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下 Ctrl键。 4、快速修改单元格次序 修改单元格次序，能迅速调换不同单元格的次序，在有多类数据的表格中 运用最为方便。 选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边

8、缘，显示 符号时，进行 拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉 时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化 。 18 Excel使用技巧 5、冻结单元格首行或首列 用户在处理数据量较大的表格时能根据自己的需要固定表格的某个区域， 方便数据的查看与对比。 选择视图/窗口组，单击“冻结窗格”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“冻结 首行”或“冻结首列”选项，可使用户在滚动工作表其他部分时保持首行或首列可见。 6、冻结拆分的窗格 为了方便固定和查看所需的单元格数据，可以运用冻结拆分单元格来实现 。 根据自己的需要选择冻结的单元格区域

9、，选择视图/窗口组，单击“冻结窗格” 按钮，在弹出的下拉列表中选择“冻结拆分窗格”选项，系统自动以被选择的单元格为 分界线，将工作表分为4个区域。 19 Excel使用技巧 7、不打印出表格的背景颜色 有时在打印表格时会连同表格的背景颜色一起打印出来，这时我们就可以 通过设置不打印表格背景颜色。 选择页面布局/工作表选项组，单击右下角的 按钮，打开“页面设置”对话 框，并选择“工作表”选项卡。选中“打印”栏中的 复选框，单击确认即可 。在“单色打印”下，字体颜色全部使用黑色打印，单元格底纹填充颜色不会被打印出 来。 8、将工作表的行号和列标也打印出来 有时在打印工作表时需要将行号和列标也显示出

10、来，我们就可以设置将行 号和列标一并打印出来。 打开“页面设置”对话框，选择“工作表”选项卡，在“打印”栏选中 复选框，然后单击确定按钮，再进行打印时便可打印输出行号和列标。 20 Excel使用技巧 9、让粘贴数据随源数据自动更新 在编辑表格数据时，有时修改一些统一性数据时，全部修改非常麻烦，这 时只需利用“粘贴连接”功能来粘贴修改数据。 复制需要的数据，选择需要粘贴的单元格后单击鼠标右键，选择选择性粘贴/粘 贴链接命令。可适用于在Excel之间、外部文件中的数据粘贴，使复制的数据与数据源 之间保持关联粘贴，让粘贴的数据始终跟随数据源进行自动更新。 10、用下拉列表快速输入数据 如果某些单元

11、格区域中要输入的数据很有规律，这时可以设置下拉列表实 现输入操作。 选择单元格，选择数据/数据工具组，单击“数据有效性”按钮 ，在弹出的 下拉列表中选择“数据有效性/设置”，在“有效性条件”的“允许”下拉列表框中选 择“序列”，在“来源”文本框中输入如“泵车、拖泵、车载泵”等，单击确认即可。 21 Excel使用技巧 11、绘制平直直线 在绘制平直直线时，可以运用快捷键来快速绘制。 在Excel绘制直线时，按Shift键，则绘制出来的直线就是平直的。另外，按下 Shift键绘制矩形即变为正方形、绘制椭圆形即变为圆形。 12、将图表另存为图片文件 将图表另存为文件，可以使图表能应用更多的格式进行

12、编辑。 打开“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表框中选择“网页（*.htm， *.html）”选项，然后单击保存，之后在保存位置打开工作簿生成的文件夹，打开该文 件夹（后缀名为.files），在其中便可找到图表对应的图片（后缀名为.png）。 22 Excel使用技巧 常用快捷键说明 Ctrl+Shift+(取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。 Ctrl+Shift+输入当前日期 Ctrl+1显示“单元格格式”对话框。 Ctrl+Y重复上一个命令或操作（如有可能）。 Ctrl+Z使用“撤消”命令来撤消上一个命令或删除最后键入的内容。 Alt+Enter 可在同一单元格中另起一个新行。 Ctrl

13、+9隐藏选定的行。 Ctrl+0隐藏选定的列。 Ctrl+Alt+V 显示“选择性粘贴”对话框。 Ctrl+N新建工作薄 Ctrl+O打开工作薄 23 Excel使用技巧 案例1 工资条打印 具体的操作方法如下： Step1：添加“辅助列”列。在单元格E2-E4 中输入等差序列1、3、5； Step2：复制表头到单元格区域A5：D7中， 并在单元格E5-E7中输入等差序列2、4、6 ； Step3：在E8-E10中输入等差序列3、5、7 ； Step4：将“辅助列”按降序排列即可。 24 目录 第二讲 Excel使用技巧 第一讲 Excel简介 第四讲 Excel图表制作 第三讲 Excel函

14、数与公式 25 Excel函数与公式 一、Excel常用函数 函数：是预定义的公式，通过使用一些参数的特定值来按特定的顺序 和结构执行计算。 函数的使用方式=函数名称（参数1，参数2，参数3) 函数的嵌套特性 一个函数可以引用其他函数的结果作为参数 Excel最多支持七层嵌套函数 常用函数有： IF ANDOR MID LEFT RIGHT 财务函数 26 Excel函数与公式 1、IF函数 如果指定条件的计算结果为 TRUE，IF 函数将返回某个值；如果该条 件的计算结果为 FALSE，则返回另一个值。例如，如果 A1大于10，公式 =IF(A110,“大于10“,“不大于10“) 将返回“

15、大于10”，如果 A1小于等 于10，则返回“不大于10”。 IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) 条件为真 条件为假 27 Excel函数与公式 2、AND/OR函数 AND函数所有参数的计算结果为 TRUE 时，返回 TRUE；只要有一个 参数的计算结果为 FALSE，即返回 FALSE。 AND(logical1, logical2, .) OR函数在其参数组中，任何一个参数逻辑值为 TRUE，即返回 TRUE ；任何一个参数的逻辑值为 FALSE，即返回 FALSE。 OR(logical1, logical2, .) 28 E

16、xcel函数与公式 3、MID LEFT RIGHT函数 MID 返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由 用户指定。 MID(text, start_num, num_chars) LEFT 根据所指定的字符数，返回字符串中第一个字符或前几个字符。 LEFT(text, num_chars) RIGHT 根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。 RIGHT(text,num_chars) 29 Excel函数与公式 4、财务函数 PMT：基于固定利率及等额分期付款方式，返回贷款的每期付款额。 FV：基于固定利率及等额分期付款方式，返回某项投资的未来值。 PV：返回投资的现值。现值为一系列未来付款的当前值的累积和。 NEPR：基于固定利率及等额分期付款方式，返回某项投资的总期数 。 RATE：返回年金的各期利率。 TY