最全电脑办公自动化教程(中).

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1、6.1 Excel 2003的启动和退出 启动Excel 2003中文版的方法很多，常用的有： （1）从开始菜单启动：单击【开始】【程序】 【Microsoft Office Excel 2003】【Excel 2003】命令。 （2）用已有的Excel文档启动：单击已存在的 Excel电子表格文件，同时也打开了该文件。 （3）从桌面快捷方式图标启动：如果桌面上有 Excel 2003快捷方式图标，则双击该图标。 6.1.1 启动Excel 2003 工作簿名 列标签 行标签 活动单元格 全选按钮 名称框 工作表标签 编辑栏 任务窗格 状态栏 图6. 1 Excel 窗口界面 6.1.2 Ex

2、cel 2003 窗口介绍 标题栏：用于显示当前使用的应用程序名称和工作簿名称。 菜单栏：Excel 2003的命令集合，几乎所有的Excel 2003命令都可以 从菜单栏中选择执行。 常用工具栏：Excel 2003编辑过程中最常用的工具集。工具栏中的每 个小按钮都对应一种操作。例如：单击【新建】按钮，就可创建一个 新的工作簿。 格式工具栏：Excel 2003中常用的编排工具集之一。包括字体格式设 置、对齐格式设置、数字格式、缩进量、边框样式和颜色设置等工 具。 编辑栏：位于 Excel 窗口顶部的条形区域，用于输入或编辑单元格或 图表中的值或公式。编辑栏的名称区与编辑区中有 “”、“”、

3、“fx”三个 按纽，分别表示取消、确认和插入函数操作。 行、列标题：用来定位单元格，例如：A1代表第1行，A列。其中行 标题用数字显示，列标题用英文字母表示。 工作表格区：用来记录数据的区域。 状态栏：位于底部，可提供有关选择命令或操作进程的信 息。 工作表标签：用于显示工作表的名称，单击工作表标签将激 活相应的工作表。 水平、垂直滚动条：用来在水平、垂直方向改变工作表的可 见区域。 任务窗格：任务窗格相当一本Excel的操作手册，它包括“开 始工作”、“帮助”、“搜索结果”等11项，单击任务窗格右上角 “”符号从拉列表框中选择。通过快捷键Ctrl+F1、右击菜单 栏勾选或单击【视图】丨【任务

4、窗格】等方法均可显示或取 消任务窗格。 Excel 在窗口中显示包含工作表的工作簿。默认情况下，菜 单栏、常用、格式和编辑栏显示在窗口顶部。在窗口底部， 状态栏显示不同的指示器指示当前的工作环境。 下面介绍几个常用的术语： 单元格 工作表中行列交汇的小格子，用于保存数值、文字、声音等数 据，它是Excel处理信息的最小单位，一个单元格最多容纳32000个字 符。 单元格地址（编号） 表示单元格在工作表上所处位置的坐标。例如， 第 C 列和第 3 行交叉处的单元格，其编号为“C3”。行号范围165535 ，列标范围AZ，AAAZ， BABZ，IAIV共256列。 活动单元格 当移动鼠标到工作表内

5、时形状变为空心十字架，单击某 单元格，这时该单元格四周框线变粗，该单元格又称为当前单元格，俗 称激活单元格。用户只能向活动单元格内写入信息，编辑栏的名称框显 示的是当前单元格（或区域）的地址，编辑区显示的是当前单元格的内 容（或公式）。 工作表 用于存储和处理数据的主要文档，即电子表格。工作表由排列 成行或列的单元格组成，一个工作表最多含16777216个单元格（ 65536256）。工作表总是存储在工作簿中。Excel允许同时在多张工作 表上输入并编辑数据，并且可以对多张工作表的数据进行汇总计算。 区域 工作表上的两个或多个单元格，这些单元格可以相邻或不相邻。 通过对区域的引用实现工作表的主

6、要操作，如计算、生成图表等。 工作簿 包含一个或多个工作表的文件（扩展名.xls），该文件可用来组 织各种相关信息，其默认文件名为Book1.xls。一个工作簿最多包含255 个工作表，默认情况下一个工作簿含3个工作表（默认名称Sheet1、 Sheet2、Sheet3），工作表可以重命名、增加、删除。 6.1.3 退出Excel 2003 退出Excel 2003的方法也很多，常用的有： （1）单击应用程序标题栏最右端的“关闭” 按钮。 （2）单击【文件】菜单【退出】命令。 如果退出前文件被修改过，系统将提示是 否保存修改的内容，单击“是”按钮保存，单 击“否”按钮则不保存。 6.2 工作簿

7、、工作表 工作簿是计算机和存储数据的文件，一个 工作簿就是一个Excel文件，其扩展名为 XLS，相当于Word中的文档概念。一个工 作簿可包含多个工作表，这样可以将若干 相关工作表组成一个文件，操作时不必打 开多个文件，而直接在同一文件的不同工 作表中方便地切换。 6.2.1 工作簿和工作表的基 本操作 1、新建工 (1)新建空白工作簿：空白工作簿是其工作表 中没有任何数据资料的工作簿，可以通过 以下方法创建。 选择【文件】菜单【新建】命令。 按下快捷键Ctrl+N 在任务窗格中选择“空白工作簿”选项，如图6.2 所示。 图6.2 选择“空白工作簿” 选项 图6.3 新建的空白工作簿 根据模

8、板新建工作簿 Excel 2003提供了一系列丰富而实用的模板，利 用这些模板可以新建模板结构工作簿。模板工作 簿可以通过以下操作创建。 在任务窗格中单击“本机上的模板”，如图6.4所示 在弹出的“模板”对话框内，先单击“电子方案表格” 标签，打开“电子方案表格”选项卡，然后在选项列 表中选择所需要模板，如图6.5所示。 图6.4 用模板创建工作簿图6.5 “电子方案表格”模板 2、打开已有的工作簿文件 单击常用工具栏中的“打开”按钮或单击【文 件】菜单【打开】命令，系统会弹出“打 开文件”对话框，选择要打开的文件后单击“ 打开”按钮。 3、工作簿的保存 当完成工作簿文件的编辑和修改后，就要保

9、存。其 操作步骤如下： （1）单击【文件】菜单【保存】命令，弹出另 存为对话框。如果是新文件，Excel将会要求输入一 个文件名，否则将采用缺省的文件名（Book1.xls ）。 （2）单击“保存”按钮 如果不想将旧的内容冲掉，可以单击【文件】菜单 【另存为】来保存当前的内容。 4、选取工作表 工作簿默认由三个工作表组成，最多可创建255个 工作表。可能通过单击工作表标签来选取工作表。 要选取多个连续的工作表，可以先单击第一个工作 表，然后按信Shift键并单击最后一个工作表；要选 取多个不连续的工作表，可以选单击第一个工作表 ，然后按信Ctrl键并单击其他工作表。多个选中的 工作表组成一个工

10、作组。选择工作组的作用是：在 其中一个工作表的任意单无格中输入数据或设置格 式，在工作组的其他工作表的相同单元格中将具有 相同数据或相同格式，即同时编辑多个工作表。 5、插入工作表 插入工作表有如下两种方法： （1）单击【插入】菜单【工作表】命令。 （2）右击要插入工作表的后一个工作表，在 弹出的快捷菜单中选择“插入”命令。 6、删除工作表 删除工作表也有两种方法： （1）选择要删除的工作表或工作组，再单击 【编辑】菜单【删除工作表】命令。 （2）右击要删除的工作表，在弹出的快捷菜 单中选择“删除”命令。 7、重命名工作表 重命名工作表有三种方法： （1）双击工作表标签，使之处于选中状态，输

11、入新的名字将原名字覆盖。 （2）将鼠标指针指向工作表标签，右击鼠标， 在弹出的快捷菜单中单击“重命名”命令，输入 新的名字将原名字覆盖。 （3）单击需重命名工作表的标签，单击【格式 】菜单【工作表】【重命名】命令，输 入新的名字将原名字覆盖。 8、工作表的复制与移动 用户可以在一个或多个工作簿中复制或移动工作表，如果在不同的工作簿 中复制或移动工作表，这些工作簿都必须是打开的。 （1）使用菜单命令复制或移动工作表 操作步骤如下： 打开需要操作的所有工作簿。 激活要复制或移动的工作表。 单击【编辑】菜单【移动或复制工作表】命令，右击要移动或复制的 工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工

12、作表”命令也会弹 出该对话框。 在“工作簿”下拉列表框中选择要移至或复制到的工作簿（目标工作簿）。 在“下列选定工作表之前”列表框中选择希望把工作表插在目标工作簿的哪 个工作表之前。 如果是复制操作请选中“建立副本”复选框，否则执行的是移动操作。 单击“确定”按钮。 （2）使用鼠标复制或移动工作表 移动操作：单击需要移动的工作表标签，按 住鼠标左键（这是鼠标箭头前带一个小矩形 ），拖到所希望的位置。 复制操作：复制操作与移动操作基本相同， 只是在拖运的同时要按住Ctrl键。 6.2.2 工作表数据的输入 工作表由单元格组成，单元格内的数据由格式和值两部分 确定，所以输入数据时可以先设置格式再输

13、入值，也可以 先输入值，再将其转换为指定的格式。 无论Excel用在电子政务、商务等各行业，均必须明白数 据的类型。Excel提供12种数据类型（常规、数值、货 币、分数、文本、时间、日期、特殊等），最常用的是字 符串、数值、时间、日期、逻辑类型的数据。 数值型、时间型或日期型右对齐，字符型左对齐，逻辑型 居中对齐，这是Excel默认的对齐方式。 特殊数据的输入 1. 单元格宽度有限，怎么输入长字符串？ 若右侧单元格无内容则当前单元格自动扩宽， 成为宽单元格； 若右侧单元格有内容，则超宽部分自动隐藏（ 可通过双击列标后的竖线或选择【格式】菜单 【列】【最合适的列宽】，将隐藏内容显示出 来）；

14、用Alt+Enter强制断行，实现在一个单元格内输 入几行数据。 2. 数值字符串怎么输入？ 数值字串是数字的组合，不具有数字的含义（如 编号、身份证号），不能进行数学运算，如求 和、求平均等。其输入方法有两种：先输入单引 号“”，再输入数字（如在A3格输入编号“001”，直 接输入001结果变成了1，应该输入001）；或先 设单元格格式为文本，然后再输入数字串。设置 单元格格式的方法是在“单元格格式”对话框中选 择“数字”页框。 3. 分数的输入。 分数有真分数和假分数两种：输入真分数时，先输 入数字0和空格，再输入内容；输入假分数时在系 数和分数之间还要输入一个空格。 4. 大数值的输入。

15、 比如输入身份证号510802198501250719，变成了 科学计数法的形式5.10802E+17，降低了精度。 5. 逻辑型数据输入。 Excel中某条件成立用“TRUE”表示，否则用 “FLASE”表示。如在A2内输入“=52”，则显示值为 “TRUE”。 6. 时间和日期型数据的输入。 先试验一下：在某单元格内输入3-2时，显示结果“3 月2日”；在某单元格内输入=3-2，显示结果为1。 这说明当输入的数据符合某种格式时，Excel将自 动以该种格式存储数据。所以当输入3/2、3-2时， 系统认为是3月2日；当输入8:30、21:45时，系统 认为是时间；也可以在单元格内同时输入日期

16、和时 间，二者之间以空格分隔。 7. 智能填充数据。 智能填充主要是指快速输入按规律变化的数据序列 ，如等差数列、等比数列、医院药品名称、单位职 工姓名等，这个功能非常实用。Excel已经自带的数 据序列有“一月，二月，十二月”、“星期一、 星期二，星期日”等等。用户也可以根据需要 自定义一些数据序列，并且一劳永逸。 查看或自定义数据序列的方法：单击【工具】菜单 【选项】【自定义序列】，出现如图6.7所示的 页面。当选择左框中的新序列时，在右侧“输入序列 ”框中输入完欲定义的数据序列后（以回车结束每一 个数据项），单击“添加”按纽，再“确定”退出。图 6.7添加了六个姓名。 图6.7 自定义序列对话框 填充柄 活动单元格右下角的小黑块，拖运它可以实现智能填充。 具体填充方法：在当前单元格中