归档文件材料的整理.

《归档文件材料的整理.》由会员分享，可在线阅读，更多相关《归档文件材料的整理.（38页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、归档文件材料的整理 一、概述 1、归档文件：立档单位在其职能活 动中形成的、办理完毕、应作为文书档案 保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件的整理方法：按卷整理 （2000年之前）和按件整理（2001年之后 ）两种方法 3、标准依据：归档文件整理规则 (中华人民共和国行业标准 DA/T 22-2000 国家档 案局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施) 4、件：归档文件的整理单位。 1、文件正文与定稿为一件。 2、正文和附件为一件。 3、原件与复印件为一件。如传真和复印件。 4、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。 5、转发与被转发件为一件。 6、正文与文件处理单、拟办单

2、、领导签批单等为一件。 7、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。 8、一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动 的文件装订在一起作为一件来处理。如果文件太多可集中排列，作多 件来处理。 9、干部职工调动通知书、党员关系介绍信、存根，以一人为一件或 几人为一件。 10、文件的中文与外文为一件，文件的汉文本与少数民族文本为一件 。 5、归档文件整理：将收集齐全完整的归 档文件进行鉴定，以件为单位进行装订、划分 保管期限、分类、排列、编号、编目、装盒、 上架排列，使之有序化的过程。 6、整理原则：遵循文件的形成规律，保 持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于 保管和利用

3、。 7、质量要求： （1）归档文件应齐全完整。已破损的文件 应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制 。 （2）整理归档文件所使用的书写材料、纸 张、装订材料等应符合档案保护要求。 二、归档文件整理的步骤 收集鉴定装订划分保管期限分 类排列编号编目装盒上架排列 （一）文件材料的收集 1、本单位工作中形成的文件材料 2、上级单位下发的文件材料 3、不相隶属单位之间抄送的文件材料 4、下级单位上报的文件材料 （二）文件材料的鉴定 主要是对收集的文件材料进行“资格审定” ，确定其是否属于归档的范围，剔除没有保 存价值的文件材料。 文件材料的归档范围： 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值 的文件

4、材料均属归档范围。 1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的 ，对本单位工作具有利用价值的文件材料； 2、工作活动中形成的在维护国家、集体和公民 权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位 的文件材料；下级单位报送的重要文件材料； 4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料 。 不属于归档范围的文件材料： 1、上级下发的文件材料中，普发性不需本单位办 理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件 材料，供工作参考的抄件等； 2、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价 值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿 、各次校对稿，不需办理的一般性电话记录

5、，单位内 部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职 务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的 文件材料； 3、同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件 材料，不需办理的抄送文件材料； 4、下级单位上报的文件材料中，供参阅的简报、 情况反映，抄报的文件材料等。 （三）装订 归档文件应按件装订。装订时，正本 在前，定稿在后；正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后；转发文在前，被 转发文在后；来文与复文作为一件时，复 文在前，来文在后。 装订方法： 1、粘贴法。2-3页的文件采用此种方法 ，要求左、上侧对齐。 2、使用不锈钢装订。4-10页的文件的可 采用此种方法，要求左、上侧对齐。

6、 3、线装法。10页以上的文件可采用此 种方法，采用“三孔一线”选择粗细适中的棉 线进行装订，要求左、下侧对齐。 4、特殊情况，如装订成册不便拆钉的 书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其 中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。 （四）划分保管期限 1、永久 2、定期：30年、10年 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局 8号令，2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，12月28日公 布起施。） 永久保管的文件材料： 1、本单位的党组、党委、行政工作会议的记录 2、本单位的各项工作计划、总结、责任制、大事记、年 鉴、规章制度 3、本单位召开的重要会议材料 4、本单位制

7、发的方针、政策性和规范性文件 5、本单位的机构演变、启用、人事任免和奖惩文件 6、本单位的录用、转正、调资、定级、离退休、抚恤工 作文件 7、本单位干部职工、党员花名册和统计年报 8、本单位签定的合同、协议文件 9、本单位重要的请示、报告、批复文件 10、上级单位或领导对本单位的重要批示 11、上级下发需本单位贯彻执行的重要文件 定期（30年）保管的文件材料： 1、本单位制发的一般性的文件 2、半年、季度工作计划、总结、报告 3、本单位内部科室的工作报告、计划、总结 4、上级单位发来的需要贯彻执行的文件 5、下级单位报来的年度计划、总结、统计报表 6、本单位编印的刊物 7、本单位的重要典型、汇

8、报材料 定期（10年）保管的文件材料： 1、本单位一般事务性、临时性的文件 2、本单位每月的工作安排 3、上级发来的有价值的普发性文件 4、单位之间协商工作的来往文书 （五）分类 1、年度分类法 2、问题分类法 3、保管期限分类法 1、保管期限年度问题分类法 此时分类方案为： 永久：2009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类 2010年党务类、政务类、劳动人事类、业务类 30年：2009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类 2010年党务类、政务类、劳动人事类、业务类 10年：2009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类 2010年党务类、政务类、劳动人事类、业务类 2、保管期限年度分类法

9、此时分类方案为： 永久：2009年、2010年、2011年 30年：2009年、2010年、2011年 10年：2009年、2010年、2011年 一般机关文件材料分类纲目 一、党务类 1.党组（委）会议记录、会议纪要 2.党组（委）民主生活会议记录 3.党员大会、支部会议记录、材料 4.党组（委）工作计划、总结 5.党组（委）决议、规定、报告等 6.领导讲话、批示等 7.评选、奖惩材料 8.党员管理 9.党组织关系介绍信 10.党组织、党员统计报表、名册 11.其它（党务宣传包括理论学习、党员培训、精神文明建设等、纪 检监察、统战工作包括民主党派、宗教、侨务等、群团工作包括工 会、共青团、妇

10、联及其他社团组织） 二、政务类 1.综合性工作会议材料 2.行政办公会议记录、纪要 3.一般工作会议、专题会议材料 4.本单位工作规划、计划、总结 5.领导讲话、批示 6.上级机关、领导检查、视察形成的材料 7.上级对本单位的奖惩材料 8.上级机关制发的、需要本单位贯彻执行的材料 9.本单位制发的政策、法规性文件材料 10.本单位的请示与上级的批复 11.下级单位的请示与本单位的批复 12.本单位制发的一般性工作文件 13.人大代表建议、政协提案办理材料 14.工作制度、大事记 15.工作信息、简报 16.机要、保密、档案、信访、统计等材料 17.其它（教育培训、财务审计、计划生育、安全保卫（

11、治安、消防、法律事务 等）、后勤福利（房产、土地、车辆、绿化、水、电、暖等）、对外交流（出国 、外出考察、接待来访等） 三、劳动人事类 1.机构设置、人员编制、名称更改、印信启用和作废材料 2.人事任免、奖惩材料 3.干部职工录用、转正、职称评聘、干部任免、调配、辞职等材料 4.离退休、死亡、抚恤等材料 5.人事考核材料 6. 行政关系介绍信 7. 干部、职工统计报表、花名册 8. 工资定级、晋级、调资、统计报表等 9. 其它 四、业务类 1. 2. 3. （六）排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内， 按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件 、统计报表等成套性文件可集中排列。 （七）编

12、号 归档章 （八）编目 件号责任者文号题名日期页数备注 1日照市 *局 日*发 2011 1号 2010年全市*工作总结 及2011年工作计划 2011012020 （九）装盒 装盒就是将编好归档文件目录的归档文 件，按照件号的顺序装入档案盒。其基本 要求是：在同一年度、同一保管期限条件 下，装满盒为止。不同年度不同保管期限 的档案不能装在一个盒内。 归档文件装盒后，即可填写档案盒封面 、盒脊及备考表等项目。 （十）上架排列 归档文件装盒并完成档案 盒封面及盒脊的填写后，即可 将整理好的档案排列上架。档 案上架排列方法应与分类方案 一致，排列的顺序从上到下， 从左到右。 档案的排列方式 文书档

13、案文书档案 （永久）（永久） 文书档案文书档案 （3030年）年） 文书档案文书档案 （1010年）年） 归档文件整理的步骤回顾 收集鉴定装订划分保管期限分类 排列编号编目装盒上架排列 1、收集、划分保管期限：国家档案局8号令； 2、分类、排列：一般机关文件材料分类纲目 党的群众路线教育实践活动 文件材料的收集整理 （一）收集范围 纸质文件材料、照片、音像材料、电子文件、实物等， 纸质文件材料主要包括： 1、关于成立教育实践活动领导机构和工作机构的文件； 2、领导同志有关教育实践活动的指示、批示和讲话； 3、教育实践活动领导小组及办公室印发的各种文件印制稿 、签发稿； 4、教育实践活动领导小组

14、及办公室召开的各类重要会议的 会议纪要、录音、录像、照片； 5、教育实践活动领导小组及办公室作出的决定，以及教育 实践活动的实施方案、总结、报告、简报、大事记等； 6、教育实践活动督导组在工作中形成的工作方案、情况报 告等； 7、党委（党组）和党员干部个人的对照检查材料、整改方 案（措施）等材料； 8、教育实践活动领导小组及办公室制作、受上级表彰的实 物； 9、其他具有保存和利用价值的文件材料。 （二）整理方法 需要归档的纸质文件材料作为2014年度文书 档案的一个专题，按时间或重要程度排列，以 件为单位进行装订，集中放在党务类永久部分 。 （三）工作要求 1、活动办公室应明确专人负责文件材料

15、的收 集，确保完整、系统； 2、在活动结束后一个月内，完成文件材料的 收集、初步整理，并向本单位档案部门移交； 3、档案工作人员应主动配合活动办公室做好 文件材料的收集、整理、归档等工作。 档案管理违法违纪行为处分规定 （30号令） 由监察部、人社部和国家档案局联合发布，自2013年3 月1日起实施。共22条。 第二条 有档案管理违法违纪行为的单位,其负有责任的 领导人员和直接责任人员，以及有档案管理违法违纪行为的 个人，应当承担纪律责任。属于下列人员的（以下统称有关 责任人员），由任免机关或者监察机关按照管理权限依法给 予处分： （一）行政机关公务员； （二）法律、法规授权的具有公共事务管理

16、职能的组织中 从事公务的人员； （三）行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中 从事公务的人员； （四）企业、社会团体中由行政机关任命的人员。 事业单位工作人员有档案管理违法违纪行为的，按照事 业单位工作人员处分暂行规定执行。 第三条 将公务活动中形成的应当归档的文件材料、 资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的 ，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予 记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职 处分。 第四条 拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交 档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情 节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给 予撤职处分。 第五条 出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送 档案的，对有关责任人员，给予撤职或者开除处分。 第六条 利用职务之便，将所保管的档案据为己有的 ，对