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1、文件名称：采购控制程序文件编号：*-A-025发行版次：第1版第7页 共5页发行日期：2017-5-30佛山*有限公司FOSHAN * CO., LTD.采购控制程序文 件 修 订 履 历修订日期修订页次版本修订内容摘要提出人审查人批准人文件分发清单每页现行版本状态副本代码部门职位需分发标记页次首版版次1版次2版次301总经办总经理P1-P5102总经办副总经理P1-P5104采购部主 管P1-P515营销部经 理P1-P5106生产部经 理P1-P5107品管部主 管P1-P5108工程部经 理P1-P5109计划物控部主 管P1-P51部 门会 签副本代码编制人:审核人:正本保存文控中心批
2、准人:批准： 审核： 编制：1、目 的为配合生产作业，采购部按“适时、适地、适质、适价、适量”的原则采购原材料和零配件，以减少库存，缩短材料库存周期，使生产顺畅，特制定此办法。 2、适用范围 本公司所有原材料与加工后零件的订购作业。3、权责：采购部：负责采购单分配, 物料需求计划的分解,采购材料交期的确认与跟踪,采购材料交期异常时的反馈处理.，负责供应商的寻找开发，跟踪新物料的认可,同时负责全公司对供应商管理。计划物控部： 负责采购材料的物料需求及材料到厂状况的跟踪.仓库：负责材料之核对,清点及收、发、退等工作。IQC ：IQC品管员负责材料进料检验，同时负责检验异常材料之使用品质。IPQC：
3、IPQC负责线上材料品质检查。 工程部：负责异常材料之使用、代用技术确认及新材料的认可。4、作业程序:4.1 采购计划的的制定与分解 采购部收到计划物控部的物料需求计划表和工程部的BOM表后，将物料需求计划分类分解成采购材料明细表，并发放给各相关采购员，物控在当日下午向采购部提供物料需求计划，采购部必须在后日上午向物控提供交期答复。如没有答复则视为默认，有异常则以书面形式回复物控。4.2 选定合格供货商 采购员依据采购材料明细表下采购订单，下单时针对每一个材料确定是否有合格供货商,如已有则进入4.4作业,如无合格供货商,采购部应本着就近、优质、适价方针选择供货商, 依供应商管理程序执行。4.3
4、 新材料的开发4.3.1 若现有的合格供应商内不具备新材料的生产和技术能力时，由采购部实施开发新供应商。会签确认：批准： 审核： 编制：4.3.2 若现有的合格供应商内具备生产和技术能力者,由采购员直接实施新材料的开发；4.3.3 采购部根据工程部提供新材料的技术要求或样板，通知供应商打样,实施新材料的认可，新材料的认可依供应商样品评估表,并询价、议比价。4.3.3.1 每种材料原则上须有二家以上供应商报价,同时要考虑供应商交货期限、付款方式、供应商信誉品质等.如为独家供应商时,可以一家报价,此报价采购经办人应更加注意其合理性。4.3.3.2 发放给供应商的技术文件为受控文件，要求供应商按文件
5、控制的要求控制，必要时，在供应商例行检查时进行效果确认。如遇工程变更时，采购人员应将变更后的技术资料传真给相关供应商,并确认收到，同时告知工程变更的生效日期及旧技术资料的作废处理方法。4.4 采购单审核4.4.1 经批准的物料采购计划表或采购报告发放给各相关采购员，采购员负责填写采购单，采购主管批准后，传真到供应商。并以电话或回传传真形式确认供应商收到并接收订单。4.4.2 采购单上应注明订单序号、数量、规格、单价、交货日期及相关要求。4.4.3 采购主管应审核采购单的材料单价、交期、供应商分配是否合理。4.4.4 未经主管审批的采购单为无效采购单，不得发出。4.5 采购单发出4.5.1 经核
6、准后的采购单才可传真给相应的供货商，为防止订单漏传，采购员应在采购订单上编写流水编号，并追踪供应商收到每一个编号对应的采购单。4.6 交期确定4.6.1 采购员在制定交期要求时，须充分考虑生产和出货的时间要求，以及供应商的产能状况。为使供应商按期交货，采购员应密切注意可能交期有异常的订单，并在交期前三天开始催料。4.6.2 若供应商不能如期交货，并影响生产和出货时，采购部须及时通知生产部、计划控部和营销部。会签确认：批准： 审核： 编制：4.7 采购产品的验证4.7.1 供应商在送货时，须使用统一的送货单,并注明采购单号、序号、材料名称、材料规格、数量等信息；送货单应先由采购部采购员进行签字确
7、认后，仓库仓管员方可收货，具体依仓库管理程序执行。4.7.2 采购材料在入仓前须经品管部检验，合格后方可收货入仓。具体依来料检验控制程序执行。4.7.3 材料在交货过程中，因供应商未能按订单要求交货（如交期延误、交货错误、交货质量问题等），而造成本公司损失的，采购部应代表公司按双方签订的采购协议直接填写供应商索赔通知单，经采购部主管和总经办批准后，交采购员通知供应商办理索赔手续。4.7.4 材料在生产过程中，或交货后遭客户退货或客户索赔，按不合格品控制程序的要求，因供应商的原因，发生的品质问题而造成的损失，应由品管部提供供应商索赔通知单，经品管主管、采购部和总经办批准后，交采购员通知供应商办理
8、索赔手续。4.7.5 若材料检验需到供应商现场进行时，采购部在发出采购单或在签订采购协议时作出要求，并负责通知品管部安排品管人员，其检验程序、检验方法和检验结果依来料检验控制程序执行。4.8 采购异动处理4.8.1 根据客户要求订单异动或取消通知,采购员应立即查核并处理。4.8.1.1 采购部接到营销部发出订单变更通知单时，采购员应检查该订单相应材料是否进料；a) 若相应的材料尚未进料,采购员应及时填写异常信息反馈单，经采购经理审核后，通知供应商停止或延后交货，若属取消订单的异动，则采购负责与供应商协商处理因此造成的费用。b) 若相应材料已完成进料，则通用性材料转其它订单生产，非通用性材料按呆
9、滞料处理程序处理。4.8.1.2 若只是交期变动，由营销部发出订单变更通知,知会采购，采购依变更后的交期调会签确认：批准： 审核： 编制：整进料时间，如不能达成应知会相关部门。4.8.2 被取消订单的库存材料，按呆滞料处理程序处理。4.9. 材料代用出现如下情况时，由采购员负责填写材料处理申请单，经主管审核后，交工程部经理批准，必要时会签营销部同意后，通知生产、品管实施。a) 由于采购材料数量少，材料特殊且不易采购时；b) 由于生产线急需，供应商不能准时交货时；c) 代用的材料原则上与被代用的材料材质、规格、性能、功能一致或相近，且有足够库存，材料使用不会影响生产和产品品质及客户要求。4.10. 供应商的管理采购部应负责定期对供应商进行品质、交期、服务等方面的考核，以确保供应商能满足公司的品质要求，具体依供应商管理程序执行。4.11.外协加工的管理外协加工的管理依托外加工作业流程执行5.0 相关文件5.1仓库管理控制程序5.2来料检验控制程序5.3不合格品控制程序5.4呆滞料处理程序5.5供应商管理程序5.6托外加工作业流程6.0表单附件6.1 采购计划表6.2 采购单6.3 送货单6.4 供应商索赔通知单6.5 来料质量异常报告单会签确认： 佛山*有限公司
