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1、文件系统、质量管理系统的自检 主要内容 第一单元：文件系统的自检 -规范对文件的要求 -如何实施文件管理 -如何进行文件系统的自检 -案例分析 第二单元：质量管理系统的自检 -规范对质量管理的要求 -如何实施质量管理 -如何进行自检 -案例分析 第一单元：文件系统自检 n规范对文件的要求 n为什么要建立文件系统 n文件的作用 第一部分 规范对文件的要求 nEUGMP关于文件的条款 nFDAGMP关于文件的条款 nWHOGMP关于文件的条款 nSFDAGMP关于文件的条款 EU GMP关于文件Chapter4 4.1 确定产品、物料标准，这是对质量的基本评价。 制备处方、工艺过程及包装规程-描述
2、所有起始物料 及工艺及包装操作。 程序-指导进行某个操作，如 清洁，更衣，环境控制 ，取样，检验，设备操作 记录-提供每批产品的历史记录，包括发放、最终产品 质量相关信息。 4.2. 文件应精心设计，准备，评价和发放，并符合生产 和市场相关规定。 4.3. 文件应得到授权人的批准，并签名和日期。 EU GMP 关于文件Chapter 4 4.4. 文件内容明确：题目、种类及目的描述清楚，按顺 序排列，检查起来容易，复制的文件应清晰、易读。 4.5. 文件应定期复查，保持最新版本。文件一旦修改， 系统应能防止新版文件未被使用的情况。 4.6. 文件不能是手写的。填写数据或记录信息应清晰， 易读，
3、不易除掉。应有足够的空间。 EU GMP 关于文件Chapter 4 4.7 填写内容的任何更改都应签名和日期，并可以读出 原来的信息，如空间允许，可以注明更改原因。 4.8 每次操作时，及时记录，便于对生产相关的重要操 作追踪，至少在有效期后一年。 4.9 数据可以用电子记录系统，照相或其他可靠的方法 ，但应有与系统相关的详细程序，应检查记录的准确 性。用电子数据处理的文件只能由授权人输入数据或 更改，计算机应能记录这些操作,都应严格使用 passwords或其他方法登录，重要数据的输入应能被独 立的检查。批记录的电子储存应备份。 EU GMP 关于文件Chapter 4 n质量标准 4.1
4、0 原料、包材、成品的质量标准应予批准并有日期，若可能，应 制定中间体或半成品的质量标准。 原辅料、包装材料的质量标准 4.11原辅料、内包材、印字包材的质量标准应包括： a).材料描述，包括：指定的名称、内部编码：依据，药典专论; 批准 的供应商，若有可能，材料原厂家：印字包材的样张； b).取样及检验描述，或参考的程序； c).按可接受限度要求定性定量； d).贮存条件与注意事项； e).最大贮存期限，复检 FDA关于文件 每一个药品生产商都应建立并维护用来控制所有必要的 文件的程序。这些程序应提供以下内容： (a)文件批准、发放 (b)文件变更 cGMP 211.100 成文的规程 偏差
5、 (a)编写为包装药品的均一性、含量或获效价、质量及 纯度而设计的生产和加工控制程序，这些程序包括 本部内容全部要求。这些成文程序（包括任何变化 ）须经有关部门起草、复查和批准，然后再经质量 控制部门复查和批准。 (b)在实施各种生产和加工控制功能中，遵循已制定的 生产和加工控制程序。并在执行时以文件加以证明 。程序中出现的任何偏差，应作记录，并提出证据 。 WHO GMP 关于文件 良好的文件是质量保证体系必不可少的基本部分，应涉 及GMP的各个方面，其目的是确定所有物料的规格标 准、生产及检验方法： 保证所有从事生产人员知道应该做什么、什么时候去做 ，确保具备药品释放所必须的全部资料；提供
6、审查线 索，以便对怀疑为不合格产品的历史进行调查。 SFDA GMP 关于文件 药品生产企业应建立文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印制 及保管的管理制度。分发、使用的文件应为批准的现行文本。已 撤销或已过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。 制定生产管理文件和质量管理文件的要求： -文件的标题应能清楚地说明文件的性质 -各类文件应有便于识别其文本、类别的系统编码和日期 -文件使用的语言应确切、易懂 -填写数据时应有足够的空格 -文件制定、审查和批准的责任应明确，并有责任人签名 GMP (98)对“文件”的检查条款要求 6101企业是否有生产管理、质量管理的各项制度和记录 6102企业
7、是否有厂房、设施和设备的使用、维护、保养、检修等制度和记录 6103企业是否有不合格药品管理、物料退库和报废、紧急情况处理等制度和 记录 6104企业是否有环境、厂房、设备、人员等卫生管理制度和记录 6105企业是否有对人员进行本规范和专业技术等培训的制度和记录 6201企业是否制定产品生产管理文件，包括:工艺规程、岗位操作法或标准操 作规程、批生产记录，其内容是否符合规定。 6301企业是否制定产品质量管理文件，包括：药品的申请和审批文件：物料 、中间产品和成品质量标准及其检验操作规程：产品质量稳定性考察： 批检验记录等。其内容是否符合规定。 文件管理的基本要求： n实施GMP必须有良好的文
8、件系统 n文件系统能够避免信息由口头交流所可能引起的差错 ，并保证批生产和质量控制全过程的记录具有可追溯 性。 n企业必须有质量标准、生产方法、指令、标准操作规 程以及各种记录。 为什么要进行“文件管理” n良好的文件管理系统是质量保证体系的重要组成部分 。 nGMP的基本要求：生产活动中涉及产品质量的每一行 为都应有文件加以规定;每一行为的结果都有文件加以 记录。 n质量保证体系的有效与否，是通过指令和记录来反映 的。 n若没有良好的文件管理系统对指令和记录进行规范， 是很难进行质量保证的。 n批的历史应具有可追溯性 GMP的基本精神 n一切行为有标准 n一切行为以书面作业为准则 n有防范未
9、来任何可能造成污染或失误的措施 n证明如此做法是有效与正确的 n定时检讨或有任何异常现象时会有追踪原因行为 GMP的实施的基础 文件管理的目的 GMP 有章可循 照章办事有据可查 文件的作用 n规定、指导生产活动的依据； n记录、证实生产活动的依据； n评价管理效能的依据； n保证质量改进的依据； n员工工作培训的依据； 文件是 n文件是一个产品 n每天工作的一部分 n“if it is not documented, it is not done!” n是法规的要求，是安全措施 文件是质量保证活动的基石 质量保证活动 计划 执行 检查 培训 改进 文件 第二部分：如何实施文件管理 n文件与生
10、产质量管理活动的关系 n文件管理系统的重点工作 nGMP文件部分检查中发现的问题 GMP各要素关系 GMP 人员 软件 硬件 机人法料环 机构与人员 厂房与设施 物料 设备 卫生 验证 生产管理 文件 质量管理 产品销售与 收回 投诉与不良 反应报告 自检 文件与生产管理活动的关系 物料 生产加工活动 输出 输入 产品 文件是整个生产质量管理活动的准绳 文件 GMP概念中的文件是指一切涉及药品生产、管理 全过程中使用的书面标准和实施过程中产生的结 果的记录。 如何实施文件管理 n按满足文件编制要求的原则，建立良好的文件系 统，并以此作为生产质量活动的准绳，实施生产 质量管理活动。 文件管理系统
11、的重点工作（1） n建立完善文件管理系统，保证文件的权威性、系统性 -有一套完善的文件体系、规范、指导、证实生产、质量管理活动； -文件目录是否完整、文件分类便于识别； -所制的文件种类、文件名称、文件内容应覆盖、符合GMP条款要求 ，包括: -厂房设施、设备管理制度 -物料管理制度 -卫生管理制度 -验证管理制度 -文件管理制度 -生产管理制度（生产工艺规程、SOP、批生产记录） -质量管理制度（产品审核、质量标准、检验操作规程、产品稳定 性考察、批检验记录等） -其他管理制度（职责、培训等） 文件管理系统的重点工作（2） n建立有效文件的管理流程，维护文件的有效性 -制定相应的文件管理程序
12、 -文件实施前由授权人审批适用性： -防止使用失效或作废的文件，防止误用： -工作需要的场所应能得到相应的文件的有效版本： -保留已作废、过时的文件，应进行适当的标识： -文件的更改要对更改的内容的审批、更改防方法、更 改的标识要进行控制。 文件控制流程 收回失效、作废文件 有无必要保留 销毁 编制文件 会签文件 审批文件 发布文件 使用有效版本 发放到使用单位 有无更改 文件和资料分类 获得必须的背景资料 更改申请 编制更改申请 文件更改 更改会签 是否原部门审批 标识防误用 存档 不是 是 有 有 无无 文件管理系统的重点工作（3） 文件编制要保证文件内容的适宜性、一致性 -文件的制定要结
13、合实际的需要 -文件中的标题、类型、目的、职责、适用范围、原则应 有清楚的陈述： -文件内容准确，不得模棱两可，可操作性强； -文件编写要求条理清楚，容易理解，使用者能够及时、 准确地执行书面文件； -文件审核要注重文件的法规的符合性、实际的适宜性、 文件间的一致性。 文件管理系统的重点工作(4) n设计相关配套的记录文件，保证文件的执行“有据可查” -指导生产管理、质量管理活动的有效执行； -证实生产管理、质量管理活动过程和结果； -便于追溯和总结分析，制定预防和纠正措施。 -记录文件的内容要与相对应的文件保持一致性 -记录文件的内容对关键的活动控制要求、活动过程 以及控制结果要有记载、能够
14、进行证实和追溯。 GMP现场检查文件部分缺陷 3801 27.5%物料的管理制度不完善 6001 81.2%验证文件内容制定不合理 6501 79.4%部分文件的制定可操作性不强 6801 41.7%批生产记录的填写不合理或无复核 7503 72.5%质管部对实验室的管理职责规定不完善 8401 23.8%自检记录及内容不全自检报告内容不全 缺陷分析 n6501 文件的制定是否符合规定（缺陷出现79.4%） 文件的质量反映一个企业的管理水平，目前国内企业 的GMP水平尚在一个初级阶段，因此文件方面的缺陷 较多。从检查员的缺陷项目记录表所反映的事例分析 ，目前企业存在的主要问题如下： -文件可操
15、作性较差 -流程描述与实际不符 -缺乏异常情况下处理流程 -文件制定前没有事先充分征求管理人员和使用者意见 -文件发放控制体系不严密，随意变更。 -未定期进行文件复审 案例1-不合格品管理程序 链接 不合格品处理管理规程1 不合格品处理程序2 案例分析不合格品管理程序 法规 要求 第四十二条 待验、合格、不合格物料要严格管理。不合格的物料要专区存放，有易 于识别的明显标志，并按有关规定及时处理 第七十五条 质量管理部门的主要职责；.审核不合格品处理程序： 4202 不合格的物料是否专区存放，是 否有易于识别的明显标志，并按规定 及时处理。 1.检查相应的管理文件 2.分区管理的设施、条件和标识
16、。 3.色标管理（除绿色表示放行、黄色表示待 检，红色表示不合格外，另有相应文字说明 ）的实施是否可靠。 4.退货是否有有效隔离设施，标识，并有相 应处理记录。 5.不合格的有效隔离的设施、标识、处理记 录 1.不合格物料的专区存放，基本原则 是有效隔离。 2.有明显的状态标识（色标管理）。 3.及时处理并有相应记录。 4201 待验、合格、不合格物料是否严格 管理 案例分析-不合格管理及处理 法规要求 定义不明确 规定储存区域明确 色标和状态标识清楚 有管理和处理要求 责任：质量管理部门审核 不合格品处理程序 及时处理 不明确：处理过程的 相关要求 引用实施指南 进行定义 案例2 有 有色标和状态标识描述 管理和处理要求表述明确 符合 有 有相关描述 评价：符合性？ 适宜性？ 案例1 未定义 有 无色标和状态标识描述 描述不全，程序不够详细 符合 无 描述不全，程序 不够详细 何谓及时？有时 间限制吗？ 处理方 式？ 财务入账？ 案例分析不合格品管理及处理 n自查： n不合格品处理程序评审意见 n？ n 案例分析不合格品管理
