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1、办公自动化之Access快速入门 主讲人：李刚 为了进一步提高办公自动化水平，经广大办公自动化爱 好者共同努力，于2010年12月10日成立了哈尔滨工业大 学（威海）办公自动化协会，旨在给大家提供一个学习 交流、进步提高的平台，欢迎大家加入我们的协会。 加入方式：加入QQ群填写申请表缴纳会费 (50/年)理事长批准成为会员享受会员服务 协会QQ群号：1265-76067 欢迎大家加入一起探讨学习、共同进步！ 更多协会详情，到QQ群里查看。 1.Excel的无奈10m 2.Access的使用70m 3.什么时候要想到使用数据库5m 4.Access数据处理的优势2m 5.初学常见问题10m 6.
2、优势互补（Access和Excel协同）3m 单元格的无奈单元格格式不严谨，造成表象与 实质的脱节（文本格式、日期格式） 行列顺序的无奈工作表中，行与行、列与列之 间的移动会导致物理内存数据的变化，而某些操 作又是基于这些变化的（分类汇总、空行空列） 工作表的无奈工作表之间无法建立关系，无法 进行多表核对、匹配、查错（部门数据交流） 数据完整性约束低（如：学号为空、学号重复、 无效值、同名列） J1 初识数据库35m Access数据库对象5m Access数据库的基本应用（表、查询、报表）20m Access数据库的中级运用（计算与操作查询）10m 数据库介绍（数据库、数据库管理系统）10m
3、 关系数据库（数据模型，关系模型的概念、性质 和操作，关系数据库分类）20m 数据库（Data Base 简称 DB）：数据库是以一 定的方式组织并存储在计算机存储设备上，能够 为不同用户所共享的、与应用程序彼此独立的相 互关联的数据的集合。也就是说，数据库中的数 据按一定的模型进行组织，在数据库中不仅要存 储数据本身，还要存储数据与数据之间的联系。 它就像一个仓库，不过存放的东西是信息数据。 数据库管理系统（Date Base Manager System 简称 DBMS）：数据库管理系统 是专门用来创建、操纵、管理、维护和监 控数据库的大型软件系统，它对数据库提 供安全访问机制和操纵、管理
4、机制，它是 数据库系统的核心和基石。所有对数据的 操作都要通过管理系统进行。 数据库定义功能：DBMS通过向用户提供数据定义语言（ Data definition language，DDL），用来定义数据库的结 构和数据库的存储结构、数据库中数据之间的联系，以及 数据的完整性约束条件和保证完整性的触发机制等。 数据库操纵功能：DBMS提供数据操纵语言（Data manipulation language，DML），用户通过DML可以完 成对数据库中数据的操纵，可以装入、删除、修改数据， 可以重新组织数据库的存储结构，可以完成数据库的备份 和恢复等操作。 数据库查询功能：DML还为用户提供了各种
5、方式灵活的查 询功能，使用户可以方便的使用数据库中的数据。 数据库控制功能：DBMS还承担对数据库的安全控制、完 整性控制、多用户并发控制等各方面的控制。 数据库定义功 能：就像仓库 根据货物种类 来制作和维修 货架（容器） 的功能。 数据库控制功 能：就像仓库 的安保系统， 门禁系统等。 数据库操纵功 能：就像将货 架上（容器中 ）的东西存放 、取走、包装 、加工等操作 。 数据库查询功能 ：就像是我们建 立的材料卡片和 台帐，上面有材 料的增减变化情 况，使我们一目 了然。 数据库定义功能：就像仓库根据货物种类来制 作和维修货架（容器）的功能。 数据库操纵功能：就像将货架上（容器中）的 东
6、西存放、取走、包装、加工等操作。 数据库查询功能：就像是我们建立的材料卡片 和台帐，上面有材料的增减变化情况，使我们 一目了然。 数据库控制功能：就像仓库的安保系统，门禁 系统等。 数据库应用系统（Database application system ，DBAS）：是数据库系统开发人员根据用户的 需求，在DBMS的支持下，以数据库为基础和核 心，面向某一类实际应用问题而开发的应用软件 。 DBAS的开发过程一般分为两个阶段： 1）设计并创建数据库； 2）开发应用程序。 数据模型10m 关系模型中的基本概念5m 关系的基本性质4m 关系模型的基本操作5m 关系型数据库分类1m 层次模型：它是用
7、树状结构来表示实体以及实体 之间的联系的。（如：单位组织机构图、族谱、 文件系统） 网状模型：它是用网状结构来表示实体及实体之 间联系的模型。 关系模型：它是建立在严格的数学（集合理论） 基础之上，运用二维表（关系）来表示实体及实 体之间的联系的，它的运算对象和结果都是二维 表。 根据上列信息建立Access数据表格 J2 关系：对应一张由行和列组成的二维表格。每个关系有个名字， 称为关系名或表名。一个关系对应一个实体集或实体集之间的联 系。 元组：关系对应的二维表格中的每一行称为关系的一个元组，它 对应实体集中的一个实体，在数据库中也成为记录。在Excel表 格中称为行。 属性：表中的每一列
8、称为关系的一个属性。关系的每个属性（字 段、列）都必须有一个属性名（字段名、列名）和一个特定的数 据类型。 值域：每个属性的取值范围称为它的值域，关系的每一个属性必 须对应一个值域，不同属性的值域可能相同或不同。 主码（主键）：能够唯一定义或标识关系中一个元组（一条记 录）的属性或者属性的组合成为主码（主键）。关系中的主码不 能为空值（NULL）。 外码（外键）：在关系模型中，为了实现表与表之间的联系， 通常将一个表中的主码放到另一个表中，作为两张表联系的纽带 ，这个起联系作用的属性称为外码。即在一个表中是主码，再另 外一个表中不时主码的属性或属性的组合称为外码。 J3 关系一般表示为： 关系
9、名（属性名1，属性名2，属性名n ） 例如： 学生（学号，姓名，性别，出生日期，专业，奖学金）； 课程（课程号，课程名，课程类别，课时，学分，教师工号）； 成绩（学号，课程号，成绩）； 教师（工号，姓名，职称，教研室）。 注：其中加下划线的属性表示主属性或主码。 关系中不允许存在两个完全相同的元组，即各行 相异，不允许出现相同的行。 元组（行）的顺序无关紧要。 关系中每一列上，属性值（字段值）应取自统一 个值域。 关系（表）表中的每一列都是不可再分的基本数 据项。 关系中个列的名字不能相同。 列的顺序无关紧要，但不能重复。 J4 选择（selection） 选择操作是指根据给定的条件，从一个关
10、系（表）中选出一个 或多个元组（行、记录）。被选出的元组（行、记录）组成一 个新的关系，这个新的关系是原关系的一个子集。选择园选是 关于行的运算，它是关系中最基本、最重要的运算。 投影（projection） 投影操作是指从一个关系（表）中选择某一些特定的属性（ 列），重新排列组成一个新的关系。投影后新关系中的属性比 原关系中的少，新关系中若有相同的重复行，则重复的行将被 删除，仅保留一行，因此，投影运算时关于列的运算。 连接（join） 连接运算是从两个或多个关系中选取属性间满足一定条件的元 组，形成一个新的关系。连接操作主要用于表与表之间的关联 。 关系模型的这3种运算可以分别进行 也可以
11、组合在一起进行。 J5 大中型数据库，如IBM DB2、Oracle、SQL Server、SyBase、Informix等； 小型数据库有Access、Paradox、Foxpro等； 现在个人用户比较常用到的数据库是SQL Server 和Access，而Access是最流行的桌面型数据库， 操作起来象Word和Excel一样简便。 表：存放数据的容器（建立、修改、删除、字段 定义） 查询：数据操作工具（计算、汇总、批量维护） 窗体：数据输入和功能表现工具 报表：数据表现工具，输出我们需要的报表 页：网页表现工具，在没有安装access的机器上 查看access数据库的数据。 宏：批处理模
12、块 模块：自定义功能模块（VBA） J6 快速生成表（向导、导入、链接、粘贴、设计、 输入） 查找重复项（利用向导） 查找不匹配项（利用向导） 利用关系查看延伸信息（利用连接） 交叉查询 汇总查询 条件查询（IN,LIKE,%,*,#） 参数查询 报表制作（善用向导） J7 数据计算产生新列（+、-、*、/、&) 数据操作（删除查询、更新查询、追加查询、生 成表查询） 函数的运用（数学SUM、判断IIF、日期DATE 、极值MAX、字符串MID） J8 数据量大而且需要不断维护 信息系统之间的数据交流核对 周期性提供基于数据统计的报表 存在比较固定的反复的功能性操作模式 需要存放历史数据，以备统计分析用的 多人操作同一个表或要合并相同类的表，需要 规范基础数据 经常用Excel处理的日常事务 有很多格式相同的卡片和表格要填 一次定义、任意运行 动态输入，选择运行 关系匹配，条件运行 行、列、域的关系 关系建立的基本要求 有效性规则的运用 自动编号问题 数据保存问题 关系匹配 数据库文件增大 查询和表 查询里的字段问题 空值问题 J9 交叉报表的遗憾 横向较长的报表 J10 时间短，内容多，有什么不明白地方可以提出来 。也欢迎大家加入我们的协会。 协会QQ群号：1265-76067 欢迎大家加入一起探讨学习、共同进步！ 谢谢大家！
