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1、大型会议主持词范文 第一篇:大型会议第二篇:大型学术会议总结第三篇:组织大型会议流程第四篇:大型会议注意事项及流程第五篇:如何拍摄大型会议更多相关范文 一、大型会议 会务组: 1、通知2、材料准备3、会场布置文秘组: 1、记录2、录音3、4、纪要后勤组: 1、接送2、宾馆安排3、票务服务4、出行 二、小型会议 1、通知2、材料准备3、会场布置4、会议签到5、会议纪律6、会议记录(录音)7、会议纪要7、会议纪要分发8、检查、督办和落实9、汇总10、总结汇报 公司组织大型学术会议总结 会议主题 参考以下因素,重要程度依次降低: 公司年度计划确定核心推广主题,如乳腺增生还是抑郁,要做出选择; 省级会
2、议则参考区域内特点,开发为主还是上量为主,普遍存在的问题是什么?本次会议希望达到的目的是什么? 时间约定 会议时间的确定取决于: 1、核心专家时间安排; 2、公司具体计划; 3、了解相关大型会议或知名企业(直接竞争对手)时间,避免冲突。 一般,以邀请的最大牌专家(全国、省级专家)时间为最重要参考因素,因为大牌不到,会议质量会大打折扣。 大牌专家时间预约应在计划的前三个月开始初步预约,经过初步预约后,在会议正式时间前一个月约定准确时间。如xx年9月13日。 专家约定 一级专家前面已说,不再赘述。 二级专家时间约定一般在会议开始前12个月开始预约,一定要尽可能大面积的预约,避免某位专家临时有事,耽
3、误会议。原则上如果想邀请2位二级专家授课的话,至少提前预约3位(专家邀请人数=正式会议专家*1.5)。 在会议正式时间确定后,第一时间和二级专家正式约定、敲死。 邀请医生 明确目的:本次会议邀请医生的目的是为了开发新医生还是维护枪手医生。明确本次会议目的是需要分几个层级的,市场部层面、办事处层面、地区主管层面、医药代表层面要进行有机结合,不能断裂。 提供有效拜访机会:会议本身为销售人员提供了难得的有效拜访机会,拜访理由可以分解为会前和会后。 会前理由:第一次通知医生我司准备在大概某月开学术会;第二次通知医生我司准备在某月开学术会;第三次通知医生我司准备在某天开学术会;请医生提出会议上想解决的问
4、题;送邀请函;确定具体行程,代购车票、机票等。 会后理由:询问会议满意度,是否还有遗留问题需要解决;送会议通讯录、集体照片等。 会议预算 吃: 住: 行:医生往返交通、包车集体交通费 专家:全国级别、省级别分别考虑 礼品:1)人数*1.2=预备礼品份数;2)会议期间讨论用礼品1020份物料:条幅、易拉宝、茶歇 内部筹备 会议地点:要有一定的吸引力,确保会议出席人数。 会议时间:避开国内或省内竞争关系的大型会议,尤其是官方主办的会议。会议日程 内部分工:非常重要,没有明确的分工,会议注定要出问题。 内部筹备时间表:分工明确后,一定要指定时间表,尤其是需要一定时间才能完成的准备工作,一定要制定时间
5、表。 联谊项目:根据会议时间安排,是否需要安排一些联谊节目。如果需要,一定要提前准备甚至彩排。 专家资料:1)专家介绍;2)名牌制作;3)会议ppt内容沟通、确定;会前准备会前12天 行程表:核对各自客户的往返行程,并汇总到组委会,编制统一的行程表。如有突然改变,销售人员一定要提前通知组委会。 会议用餐:最终落实、敲定,一般由组委会组长负责本项工作。 客户住宿:专人负责初步编制客户住宿计划表,报到时由此专人统一安排住宿以及和住宿宾馆协调有关住宿问题。 水果、小提示物:用于放置到客户房间食用和提示会议、产品、企业的准备。会场布置:1)接线板、桌椅、水、笔记本、笔摆放、胶带、剪刀、裁纸刀、名片;2
6、)投影仪调试;3)音响调试;4)会议室灯光熟悉;5)主席台布置,主席、专家“名牌”布置;6)背景板、条幅悬挂、易拉宝布置、徽标布置。会议进行 所有医生入座 公司人员隆重介绍大会主席(详细、重点突出) 主席介绍第一位演讲嘉宾及题目 主席点评、参会医生提问 主席介绍第二位演讲嘉宾及题目;主席点评、参会医生提问。提前一定准备好托!。 会议结束,公司人员宣布晚餐时间及餐后活动 用餐 提前考察餐厅环境 约定用餐标准 协议自备酒水、饮料 祝酒、用餐开始、分别敬酒 如果需要,用餐后活动介绍和时间通知 注意:1)主席、演讲嘉宾最好坐在一桌,但是菜品不宜特殊化,免得其他客户反感。2)销售人员分别陪同自己客户用餐
7、,兼顾同桌其他客户。 娱乐 抽奖:会议期间或用餐期间可以做抽奖活动,抽奖礼品视预算而定一般是一二三等奖金额在20、50、100元左右。 晚会:销售团队预先准备小游戏和对应道具,如果团队内有特殊才能者,也可表演一些节目。重要的原则是一定要让医生参与进来,并留下深刻印象。会议结束 根据客户不同返程时间,安排送站。 陪同前来的销售人员无特殊情况,应陪同自己客户返程。返程中就会议过程中的 内容和客户进行讨论,反复加深客户的产品、公司的认知。 办事处经理短信感谢客户参会,并祝返程愉快。 会后跟进 重要性:会后跟进工作好坏决定了会议的整体效果,需要绝对重视!如何跟进? 询问客户对会议印象如何?是否有对会议
8、组织提出改进的意见?有没有会议上没有解决的疑问,需要我们协助解决? 送会议上讲的课件 送参会医生的通讯录 送集体合影照片 对疑问的回复等 针对我以后经常组织大型会议,根据这次培训班经验总结有关流程,以备参考。 一、人员分工明确 1、确定总负责人:临场负责突发事情,检查监督各项分工的进行。 2、确定会场布置负责人: ()会标:会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。 ()就坐安排及台牌:主席台就坐安排。台下就坐安排。台牌摆放次序符合礼仪。 ()鲜花:主席台后放翠绿花草主席台前放排鲜花台下放一排中高花。 ()面巾碟、面巾、面纸:主席台按座位全部摆放面巾碟、面巾、面纸,面巾要干净柔软。 台
9、下摆放一次性口杯。 ()音响准备:专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试,确保灯光、音响、投影仪设备正常。投影仪和电脑务必调试好。并且留有专人保证整个培训过程完整进行。 ()桌椅及室内卫生:会场桌椅要摆放整齐,卫生要打扫干净。 3、确定材料负责人: ()会议指南,人手一份。讲义材料准备:收集、印刷、分装,人手一份 ()领导讲话。人手一份。 ()会议主持词。包括会前、会中、会后讲话稿。 ()其他参会人员发言材料。 ()会议材料袋若干。 对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求:纸面干净、字体清晰、装订整齐、无错别字。 4、确定会场服务负责人: ()签到发材料
10、。签到时告诉与会者座次。 ()茶水。安排若干名服务人员倒水,保证会议供水充足。 ()空调。根据天气情况开放,但要事先调试好。 ()提出会议纪律要求 (5)会议记录。做好摄影留念。 5、确定用餐负责人: (1)用餐编组(地区式、课题式、自定式) (2)专家、领导用餐 (3)备用数量(人员增减) (4)专家餐后休息处 (5)早、晚自助餐用餐人数 (6)宴请的位置摆放、酒水、香烟。 6、确定宾馆接洽负责人: (1)宾馆业务接洽: (1)接待能力符合会议要求 (2)会议相关设施考察一遍、 (3)食宿收费标准 (4)就餐方式:自助、桌餐 (5)菜单模式与基本标准 (6)会议室标准 (7)付费结帐事宜:
11、(8)结算方式 餐:按餐卷,注意人数提前确定,或者按照餐券收费 按桌,或者每个人的标准确定 宿:按实际、按预定,退房时间允许延迟2个小时 (9)热水供应 (10)娱乐活动 (11)出现超员情况的应对方式 (12)宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅 (13)专家、重要领导特殊住宿要求(小型交流,写作,休息条件等) 7、做好经费预算 (1)餐费 (2)宿费 (3)资料费 (4)会场布置费 (5)交通费 (6)房间内水果、洗漱用品标准 (7)专家费用(食宿费、交通费、讲课费、活动费) (8)会务补助费 (9)通讯费 (10)不可预见费 8、专家、领导等安排 (1)确定专职人员服务。全程跟踪,听课、用餐、休息
12、等要全程陪同,发现问题随时解决。如中午休息要安排房间,上课前10分钟要敲门提醒等。 (2)迎接人、车辆安排 (3)住宿规格安排 (4)支付讲课费、交通费 (5)交通安排(包括机票订购、几点送往) (6)活动安排(非报告期间) (7)专家就餐(:)安排、专桌、环境安静 (8)送行人、车辆安排 二、流程安排 1、前期:各负责任人分头准备各自工作,及时向总负责人汇报进程,完毕后制作会议指南。 2、进行中:各负责人分头进行各自工作,发现问题能解决现场解决,不能解决要拿出方案立即向总负责人汇报。 当发现有不妥,要向总负责人二次表达不同意见。 (1)早餐时间 (2)上午会议时间、内容、主讲人、主持人 (3
13、)中餐时间 (4)主讲人、领导休息 (5)下午会议时间、内容、主讲人、主持人 (6)晚餐时间 (7)餐后活动安排 (8)休息时间 (9)返程票定购、发放 (10)离会时间 (11)交通介绍,宾馆位置及联系电话 大型会议注意事项及流程 一、前期的筹备。 1、确定会议主题、安排议事日程、确定参会人选。明确会务组成员并予以具体分工、落实责任。 2、根据会议层次及预算,考察会议场所及其配套餐饮、住宿、外部环境等,以选择最佳场所。 3、发布会议通知。注意通知的内容时间、地点、参加范围、人员、会议主要内容、参会要求等。如代表是否发言、着工装。会议通知一定要落实到人。 4、会议议程安排有参会代表发言的,应提前召集所有发言人开会或通过其他形式统一思想提出要求、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。 5、准备会议需要的文件资料。 6、准备领导讲话稿件,多位领导讲话的注意内容区分层次避免重复。 7、准备会议须知、会议日程表、会场、聚餐、座次表、参会人员信息表和其他相关辅助文件资料。 8、所有会务资料应严格审核后印制并装订成册。注意内页装订顺序。 9、按照参会人数准备文件袋、笔、记录本或礼物、会议餐劵等,并与会前安排妥当。 10、