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1、第2章 利用Excel 2007分类汇总数据,高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用,创建数据列表并使用记录单 数据列表的筛选与排序 分类汇总和列表的使用,高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用,创建数据列表并使用记录单,数据列表概述 创建数据列表 在记录单中输入数据 修改、删除和搜索记录,高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用,创建数据列表并使用记录单,Excel 2007中文版操作简洁，不要求用户具有特别强的专业知识，提供的服务功能强大，可以完成数据列表的筛选、排序、分类和查询等功能。 当然，Excel 2007中文版也仍然存在如下的局限性： （1）表格容量有限 数据表的
2、容量有限，不能胜任大规模数据库的管理，每张工作表最多可以容纳65536行256列单元，每个单元可以容纳最多32767个字符（Byte）。 （2）数据完整性差 在数据完整性方面还有很多不足，最常见的就是不允许把文本内容输入到数字序列中。 （3）数据存放占用存储空间大 在系统资源利用方面，整个数据列表内容都存放在内存中，每张数据表存放的不仅是数据内容，还包括数据格式等。相比纯数据而言，所占用的存储空间更大，降低了整个操作系统的工作效率，造成了资源的浪费。 另外，Excel 2007中文版提供了第3方数据库文件格式的转换和导入/导出功能，这样，就可以与各类专业数据库软件进行协同数据处理，弥补其自身的
3、不足。,数据列表概述,高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用,创建数据列表并使用记录单,创建数据列表,利用创建工作表的方法创建一张如图2-1所示的数据列表，其中，列项称为字段，行项称为记录，此工作表共有6列5行，即6个字段5个记录。 创建数据列表要注意如下所述的几个问题：,图2-1 数据列表,（1）不要在同一个工作表中建立多份数据表。 （2）为区分数据表和其他数据表（例如筛选条件数据表），其间要留有空行和空列，同时还要注意，不要在各记录（各行）和各字段（各列）之间放置空行和空列。 （3）为了便于区分字段名，字段名最好与数据库中其他数据应用不一样的格式。,高效办公“职”通车Excel数据图
4、表范例应用,创建数据列表并使用记录单,在记录单中输入数据,当行数和列数较多时，数据输入就很麻烦，此时在工作表中直接输入数据，既没有效率又容易出错，还不便与修改，但使用Excel的记录单功能则可以轻松解决这个问题。通过记录单操作不仅可以修改和删除数据，也可以查找记录，比直接编辑工作表还要方便很多。 利用记录单功能输入数据时，需要注意：在Excel 2007中的某些命令（比如记录单功能）只能从“Excel 选项”对话框的所有命令列表中访问。若要在Excel 2007 中使用“记录单”命令，则需要将其添加到快速访问工具栏。,在窗口上方单击菜单按钮，在弹出的下拉菜单中单击【Excel选项】按钮，选择【
5、Excel选项】对话框中的“自定义”选项卡。 在“从下列位置选择命令”下拉列表框中，单击“其他命令”选项，在下方的命令列表框中选择“记录单”选项。 在“自定义快速访问工具栏”框中，选择“用于所有文档(默认)”，选择要添加的命令“记录单”之后，单击【添加】按钮。 单击“上移”和“下移”箭头按钮，将这些命令在“快速访问工具栏”上将其按顺序排列。最后单击【确定】按钮，即可完成“记录单”命令在Excel 2007中的添加操作。,高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用,数据列表的筛选与排序,自动筛选与高级筛选 按列和多列排序 自定义排序和按行排序,筛选数据功能就是挑选符合条件的数据，并以特有的方式
6、表现出来。数据筛选是数据库中常见的操作，Excel 2007为用户提供了强大的数据筛选功能，允许用户根据需要选择自动筛选或高级筛选，方便地从庞大的数据库中挑出符合条件的数据。,高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用,数据列表的筛选与排序,当用户需要筛选的数据条件要求比较简单时，可以使用Excel2007中文版提供的自动筛选功能，比如要在如图2-12所示的数据库中，挑选出数学成绩是86分的记录。 具体的操作步骤如下： 单击如图2-12所示数据表中包含数据信息的任意一个单元格之后，选择【开始】【编辑】【排序和筛选】【筛选】命令项，此时数据库中每个字段名右侧将会出现一个向下的三角按钮，如图2-
7、12所示。 单击“数学”字段右端的向下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“86”命令项之后，单击【确定】按钮，此时工作表中将只显示数据成绩是86分的记录，其中作为筛选依据的字段和筛选出的行标题变为蓝色，如图2-13所示。,自动筛选与高级筛选,高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用,图2-12 筛选数据库,图2-13 筛选结果,高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用,数据列表的筛选与排序,建立条件域时需要注意以下几点： 第一行字段名要与目标域中字段名完全相同，否则在高级筛选时会出现不匹配的错误。条件域中只需包含筛选条件的字段名。 条件行所列出的条件必须在目标域数据允许范围内，而且数据类
8、型应该相符。 条件域与目标域之间至少要间隔一个空行,数据列表的筛选与排序,按列和多列排序,这里介绍一下Excel 2007版默认的升序排列优先级： 数字：从最小的负数到最大的正数进行排序。 字母：按ASCII进行排序。 逻辑值：FALSE排在TRUE之前。 错误值：所有错误值的优先级相同。 空格：空格始终排在最后。 汉字：可以根据汉语拼音的字母顺序或汉字的笔画多少进行排序。,高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用,分类汇总和列表的使用,简单的分类汇总 多级分类汇总 分级显示数据 创建并使用列表,分类汇总包括两部分：先对一个复杂的数据库进行数据分类，再对不同类型的数据进行汇总。使用Exce
9、l 2007版提供的分类汇总功能，可以使用户更方便地对数据进行分类汇总。,高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用,分类汇总和列表的使用,简单的分类汇总,对于需要进行分类汇总的数据库，要求该数据库的每个字段都有字段名，也就是数据库的每列都有列标题。Excel 2007版是根据字段名来创建数据组、进行分类汇总的。 另外，在对某一列进行分类汇总时，应该先对该列进行排序，这样对该列进行的分类汇总，究会按一定的次序给出排列结果，否则会出现偏离预期的结果。如图2-39所示即为先对“商品数量”列进行升序排列，再按照“订货单位”列进行汇总所显示的结果。,图2-39 分类汇总结果,高效办公“职”通车Exc
10、el数据图表范例应用,分类汇总和列表的使用,多级分类汇总,分类汇总后的结果如果仍不能满足用户的需要，则可以对汇总的结果进行再次分类汇总，从而满足用户的需求。一次分类汇总称之为一级分类汇总（或者简单分类汇总），再次分类汇总称之为多级分类汇总。 在对其进行分类汇总之前，需要先对“订货单位”数据组和“商品型号”数据组进行排序（升序或降序）。 按照一级分类汇总的方法，对数据库中的“订货单位”先进行分类汇总。 选择【数据】【分级显示】【分类汇总】命令项，即可打开如图2-40所示的【分类汇总】对话框。 在“分类字段”下拉列表中选择“商品型号”命令项，在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”命令项，并在“选定汇
11、总项”列表框中勾选“合计”复选框，并且选择下方的“汇总结果显示在数据下方”复选框，取消对“替换当前分类汇总”复选框的选择。 最后单击【确定】按钮，即可完成两级分类汇总，结果如图2-41所示。,高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用,图2-41 二级分类汇总结果,图2-40 【分类汇总】对话框,高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用,分类汇总和列表的使用,创建并使用列表,Excel所提供的列表功能和自动筛选功能有些类似，实际上就是自动筛选、排序和汇总等多个功能的集合。但列表功能在使用上有其独特的优点，使用更加灵活，能很方便地处理多组数据，且将数据库中的某个区域指定为列表后，用户就可以只对选定的区域（列表）内的数据进行分析和处理，而不会影响到列表之外的数据。,【注意】 在新的Excel 2007的功能区中，不再显示“Excel 列表”功能。其实“Excel 列表”功能仍旧存在，但名称已改变，“Excel 列表”现在称为“Excel 表”。,高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用,The end,高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用,
