程序管理制度汇编.

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1、程序文件与管理制度汇编 HL-CX-2013 程序文件与管理制度汇编受控状态： 受 控版 本 号： 2/0分 发 号：部 门：编 制：审 核：批 准：持 有 者：福州沪菱电梯有限公司 - 41 -目录序号文件名称文件代号页码1HL-CX01-2013文件控制程序2HL-CX02-2013记录控制程序3HL-CX03-2013合同控制程序4HL-CX04-2013设计控制程序5HL-CX05-2013采购控制程序6HL-CX06-2013标识与可追溯性程序7HL-CX07-2013产品防护控制程序8HL-CX08-2013仓库管理制度9HL-CX09-2013检验与试验控制程序10HL-CX10

2、-2013检验记录和报告控制办法11HL-CX11-2013设备控制程序12HL-CX12-2013检验与试验装置控制程序13HL-CX13-2013不合格品（项）控制程序14HL-CX14-2013纠正与预防措施控制程序15HL-CX15-2013内部审核程序16HL-CX16-2013图书资料管理制度17HL-CX17-2013档案管理制度18HL-CX18-2013工艺控制程序19HL-CX19-2013焊接控制程序20HL-CX19-2013分包控制程序HL-CX01-2013 文件控制程序1 目的 确保本公司的质量管理体系文件得到有效控制，使各相关场所得到相应的有效版本，防止不适用文

3、件的误用。2 范围 适用于本公司质量管理体系文件包括外来文件的控制。3 职责3.1 办公室负责a) 在质保工程师领导下组织有关人员编写、修改本公司体系文件；b) 体系文件的标识、发放、修改、换版、归档和销毁等工作；c) 外来文件的收集、组织评审、分发控制。3.2 质管部负责技术文件的编制。3.3 质保工程师负责体系文件审核。3.4 技术负责人负责批准发布技术文件。3.5 总经理负责质量保证手册（含程序文件）、企业管理条例等文件批准。4 程序4.1 文件分类与文件编号4.1.1 体系文件分类与文件编号4.1.1.1 质量保证手册代号规则本公司质量保证手册代号为HL -SC-20134.1.1.2

4、 管理文件代号HL-CX/ZY 发布年号程序文件/作业文件顺序号企业管理文件代号本公司代号注：本公司企业管理管理文件分程序文件与作业文件为其中程序文件汇编代号HL-CX-2013，作业文件汇编代号为HL-ZY-2013，安全性文件汇编代号为HL-AQ-2013。4.1.2 外来文件外来文件包括法律、法规、安全技术规范、标准、设计文件，设计文件鉴定报告、型式试验报告，监督检验报告，分供方产品质量证明文件、资格证明文件等。外来文件的编号按其自身的编号，管理编号按类、按册（本）进行编号。例：B001为标准的第一册（本）。4.2 文件编制、审核、批准和发布4.2.1 文件编制a) 程序（管理制度）文件

5、由办公室在质保工程师领导下组织相关部门进行编制；b) 作业（工艺）文件由质管部负责组织相关技术人员进行编制；4.2.2 文件审核、批准和发布文件的审核包括本公司编制的所有文件和外来文件，审核和批准按以下规定：a) 质保工程师负责质量手册与程序文件的审核会签，总经理会签批准和发布；b) 工艺责任人负责作业（工艺）文件的审核会签、技术负责人会签批准和发布.4.3 文件控制和管理4.3.1 文件登记和归档办公室负责按以下规定进行统一登记：a) 本公司编制的文件经审批后用【受控文件清单】进行登记；b) 外来文件相关部门根据文件的分类按册进行编号，归档登记分别为： 1） 外来标准：用【外来（标准）文件一

6、览表】进行登记； 2） 外来法规：用【外来（法规）文件一览表】进行登记；3） 外来书籍：用【外来（书籍）文件一览表】进行登记；4.3.2 文件的标识与分发 各相关场所应确保得到相应的有效版本文件，文件的分发按以下规定进行控制：a) 办公室负责填写【文件分发回收控制清单】经质保工程师批准，文件管理员依据【文件分发回收控制清单】发放；b) 在文件封面上的标识分发号，文件管理员应按4.5规定在分发前注明；c) 文件封面上的持有者，文件管理员应在文件分发时督促其标识持有者或部门；d) 分发的文件，接收部门或个人应在【文件分发回收控制清单】上签收；e) 文件按规定发放外，复制均需经批准。不准随便复制、分

7、发、拆散文件； f) 经修改的文件分发时将作废文件及时收回，确保作废文件不致发生误用。 4.3.3 电子媒体承载的文件管理电子媒体承载（包括计算机系统文件）文件的管理应确保：a) 计算机承载的文件与外部相应的文本（包括更改后的文本）应保持一致；b) 在电脑中存贮应按文件的分类和结构进行编目，便于录入、输出、检索；c) 对质量管理文件应进行备份（采用光盘或软盘），备份文件（包括光盘、和软盘的文件）应采取措施进行适当的防护，确保安全，以防丢失，并做好标识；d) 防止病毒侵袭，每周至少杀毒一次。4.3.4 外来文件管理办公室负责收集购买与接收上级主管部门的外来文件及相关法律法规；质管部负责收集与购买

8、与产品有产的标准；有关部门收集相关的涉及质量管理体系的外来文件，按4.2.1要求进行审核，以确保其有效、适用；凡是作为信息了解、不需执行的或与质量无关的参考文件，作为非受控文件；4.4 文件受控标识4.4.1 文件受控及标识a) 文件分为“受控文件”和非“受控文件”(非受控文件持有者在文件更改时不予通知)。在文件发放时一律由文件管理员负责标注“受控”或“非受控”标识进行统一发放。由文件管理员负责注明文件分发号；b) 标注有“非受控”的文件不编分发号；c) 不适用的作废文件（包括外来文件）应及时收回盖上“作废”章并销毁，需要保留的应盖上“保留文件”章，并在【受控文件清单】或在相应的“外来文件一览

9、表”上加以标注。4.4.2 文件分发号规定文件分发号：按附表规定。4.5 文件借阅文件原则上不准外借，因业务或工作需要借阅时，由借阅者填写【文件借阅登记表】，经部门领导审批后借阅，程序文件和管理标准文件不得对外提供和借阅。4.6 文件保管文件要保持清晰，易于识别和检索，当使用的文件破损严重、影响使用或文件丢失时，使用者用【文件申领单】提出申请，说明并查明原因，经部门领导批准后办理更换手续。新文件沿用原文件分发号，文件管理员负责销毁原文件。4.7 文件更改、换版和作废与回收4.7.1 文件更改管理文件的更改，由更改申请者填写【文件更改申请单】，经相应的授权的批准人批准后进行更改，应按4.14.5

10、条款要求进行控制，并在【受控文件清单】上作相应的登记。修改后的文件应重新批准。更改后的文件重新分发时，应收回相应作废文件。4.7.2 文件换版文件经多次更改(一般为10次)，或需进行大幅度修改时应进行换版，换版时按4.4、4.5条款要求发放新的版本，同时收回旧版作废的文件并将其作废。4.7.3 作废文件作废文件需留用的由留用人提出并填写【文件留用登记表】，经部门领导审批，由文件管理员盖上“保留文件”章后进行管理。借阅时应按4.6要求办理有关手续。4.7.4 文件回收 对更改、换版前的文件袋和作废文件应进行回收，并在原【文件分发回收控制清单】中注明。4.8 记录记录是一种特殊类型的文件，其控制按

11、记录控制程序执行。5 相关文件记录控制程序6 记录表式序号代 号名 称保存期限1JL CX01-01受控文件清单长 期2JL CX01-02外来（标准）文件一览表长 期3JL CX01-03外来（法规）文件一览表长 期4JL CX01-04外来（书籍）文件一览表长 期5JL CX01-05文件分发回收控制清单长 期6JL CX01-06文件借阅登记表5 年7JL CX01-07文件申领单5 年8JL CX01-08文件更改申请单5 年9JL CX01-09文件留用登记表长 期附表：文件分发号编制规则序号部 门分 发 号 规 则备 注部门代号岗 位岗位代号职 务姓 名1总经办010101总经理2

12、0102副总经理3办公室020201主任（兼）4经营部030301经理（兼）50302业务员60303业务员70304业务员80305业务员9工程部040401经理100402技术员11质管部050501经理120502质检安全员130503质检安全员14财务部060601经理150602会计160603出纳17其 他0707010702HL-CX02-2013 记录控制程序1 目的 对记录进行控制，为质量管理体系运行提供有效证据。2 范围 适用于本公司质量体系运行过程中产生的各项记录、外来记录的控制。3 职责3.1 办公室负责记录的标识、收集、编目、归档、贮存、保管、查阅、检查和处置。3.2

13、 各部门负责记录的标识、收集、编目。4 程序4.1 记录编号JL - - 表示同一年或月的顺序号表示记录月份表示记录年份表示同一条款的顺序号表示所属条款/文件代号表示记录例： 用JL1.4-01质量保证手册第1.4条款“管理评审”第一个记录【管理评审计划】；用JLCX01-01，表示文件控制程序第一个记录为【文件现行修改状态清单】；用JLZY01-01，表示电梯安装作业指导书第一个记录为【施工方案】。注：记录顺序号：记录数量多的以月为一个连续顺序号，记录数量少的以年为一个连续顺序号，可由记录部门或记录者自行决定。4.2 记录的填写与确认a) 记录必须有标题、代号、编号或顺序号等标识b) 所有记录的填写都应字迹清楚、正确，并严格按各文件规定的项目填写完整；c) 数据要真实，并有签名确认和日期等；d) 负责记录的人员只能用钢笔、圆珠笔、签字笔填写记录，不得用铅笔填写；e) 保持记录版面清晰、完整无缺；4.3 记录收集与归档管理办公室统一负责本公司记录的控制与管理，按以下规定进行：a) 各部门应将收集整理后的记录提交给办公室；