商务文秘-时间管理

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1、商务文秘,时间管理,一生只有14年在工作,一生只有14年在工作,朱自清先生在匆匆里写到：“洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时候，日子从饭碗里过去；默默时，便从凝然的双眼前过去。我觉得他去的匆匆了，伸出手遮挽时，他便从庶挽着的手边过去；天黑时，我躺在床上，他便伶伶俐俐地从我身上踌过，从我的脚边飞过。等我睁大眼和太阳再见，这又算划走一日。我掩着面叹息，但是新来日子的影子，又开始在叹息里闪过。” 时间就是生命本身，再强调它的价值也不为过。对于时间的重要性，在职场人士体会很深刻，大部份人都会有这样的感概：就在不知不觉的上下班中，一周又一周的飞逝面过。的确，职场人士的时间单位不是以小时、天为单位计算

2、的，倏忽而过的一周才是他们可以清晰感觉到的时间概念。小时候无忧无累的孩子总是但心时间过得太慢，人到成年以后，随着生命节奏的加快，时间也突然由悠闲的踱步变成匆匆的急行军。实际上，人对时间的体验也遵循相对论，而不是一分一秒均匀流逝，一旦进入职场，时间就加速度运转。,有人曾统计过，一个活到72岁的美国人一生的时间分配： 睡觉21年 工作14年 人人卫生7年 吃饭6年 旅游6年 排队5年 学习4年 开会3年 打电话2年 找东西1年 其他3年,可见，尽管职场人士每天花在工作中的时间往往超过8小进，可是一生当中累积起来却只有不到20%。在这不到20%的工作时间里，你需要为自己整个一生积攒下必须的生活资料，

3、小到一日三餐，大到买房照顾家人。正常情况下，付出与回报是大体成正比的，当然，衡量付出的可不仅仅是投入的工作时间。人的精力有限，因而每个人花在工作上的时间大体是相当的，而收获确大不一样，差异显然在于不同的工作效能。时间对每个人都是公平的，没有人享受一天25小时的特权；人们强调在珍惜时间，说的其实就是提高工作效能。 我们无法挽留时间，但我们可以控制时间的“流向”，通过有效的时间管理，让时间流向有意义的地方。,控制时间的流向,事情的四个层次,每个人每天的事情，按照轻重缓急的和度，可以分为以下四个层次：重要且紧迫的事；重要但不紧迫的事；紧迫但不重要的事；不紧迫也不重要的事。 1.重要且紧迫的事情 这类

4、事情是你最重要的事情，而且是当务之急，有的是实现你的事业和目标的关键环节，它们比其他任何一件事情都值得你优先去做。只有它们都得到合理的高效地解决，你才有可能顺利地进行别的工作。比如，对于一个依赖电脑的美术编辑，修理坏了的苹果机；对于一个市场策划人员，做好市场调查和分析。,2.重要但不紧迫的事情 这种事情要求我们具有更多的主动性、积极性和自觉性。从一个人对这种事情处理的好坏，可以看出这个人对事业目标和进程的判断能力。因为我们生活中大多数真正重要的事情都不一定是紧急的。比如读几本有用的书、休闲娱乐、培养感情、节制饮食、锻炼身体。这些事情重要吗？当然，它们会影响我们的健康、事业还有家庭关系。但是它们

5、急迫吗？不。所以很多时候这些事情我们都可以拖延下去，并且似乎可以拖延下去，直到我们后悔当初为什么没有重视，没有早点来着手重视解决它们。对于重要但不急迫的事情，你最好腾出专门的时间，养成定时应对的习惯。,3.紧迫但不重要的事情 有这样的事情吗？当然，而且随时随地会出现。本来你已经洗漱停当准备休息，好养足精神明天去图书馆看书时，忽然电话响彻云霄起，你的朋友邀请你现在去酒吧聊天。你就是没足够的勇气回绝他们，你不想让你的朋友们失望。然后，你去了，次日清晨回家后，你头昏脑胀，一个白天都昏昏沉沉的，你被别人的事情牵着走了，而你认为重要的事情却没有做，这或许造成你很长时间都比较被动。高效能人士处理这类小事的

6、一般做法是，尽量做好工作安排，杜绝“骚扰”，有理有节地拒绝。,4.既不紧迫又不重要的事情 很多这样的事情会在我们的生活中出现，它们或许有一点价值，但如果说我们毫无节制的沉溺于此，我们就是在浪费大量宝贵的时间。比如，我们吃完饭就坐下来看电视，却常常不知道想看什么和后面要播什么，只是被动地接受电视发出的信息。往往在看完电视后觉得不如去读几本书，甚至不如去跑跑健身车，那么刚才我们所做的就是浪费时间。 你的时间都花费在哪里了？ 是A吗？要是那样，可以想象你每天的忙乱程度，这么做会耗费你巨大的精力，而一个又一个总是会像大浪一样向你冲来。要是经常这样，你早晚有一天会被击倒、压垮、焦头烂额、狼狈不堪。,要是

7、C的话，你的工作效率就可想而知了。不要以为这些是紧急的事就认为它们也很重要，实际情况是，这些事情的紧迫性常常是由别人的轻重缓急来决定的，你始终在被别人牵着鼻子走路。 要是D呢？很遗憾，如果长此以往，你将一事无成。你既没有工作效率，也没有丝毫的工作效能可言。它除了浪费了你很多时间以外，还证明是一个控制不住自己情绪的人。,只有B，它才是卓有成效的个人管理的核心。尽管这些事不紧急。但它决定了我们的生活质量、受教育程度、品味培养、工作业绩等等。只有养成“做要事不做急事”的良好状态，并且避免了临阵磨枪的紧张和尴尬。这也就是我们所提倡的。 著名管理大师彼得德鲁克通过大量研究发现，那些在工作中忙碌却效率低下

8、的人士（很不幸，这样的人比比皆是），他们把自己90%的时间花在了A类事务上，以应付那些看来永无穷尽的紧急事，又几乎把剩下的10%的时间花在D类事务上。他们的行为与那些高效能人士恰恰相反，这样的人基本上过着一种不负责的生活。,浪费时间有两种原因：一是因为对生命没有紧迫感，对时间不够重视，没有养成遇事马上做，今日事今日毕的好习惯。有些人总是习惯把今天应当而且可以完成的事情推到明天去做，以至于“明日复明日，明日何其多；我生待明日，万事成蹉跎。”殊不知，昨天是期票，明天是支票，今天才是现金，万事等明天必然养成懒惰、拖沓的恶习，最终落得虚度年华，闲白少年头。第二种原因是没有科学管理时间的方法与技巧，总是

9、低效率重复劳动，整天忙碌却成效甚微，甚至“累死磨旁。” 这两天原因进一步扩散为八大时间漏洞，造成在工作中时间的大量流失。,堵住八大时间漏洞,1、缺乏明确的目标；没有细致时间计划；仓促决策，造成计划不充分、中途经验常变更、修改；没有计划的等待。 2、习惯拖延，行动缓慢。处事优柔寡断，常常对预定结果抱怀疑态度。 3、缺乏优先顺序，想做的事情太多，同一时间里被多个想法策略困扰；作盲目无用的尝试；做事有头无尾。 4、缺乏条理与整洁，杂乱的办公室和工作桌、个人资料摆放无序。 5、与同事过多的争论、情绪性地沟通。 6、电话太多；被突然来访者打扰；过多的会议；缺少自律、不能控制闲谈；不会拒绝别人的请求。 7

10、、过多的文案工作、邮件、读物。 8、疲劳、压力、紧张忧虑、焦急心理损耗大。,旋转时间管理的魔方,成功等于目标的实现，时间管理的目的是让你在最短时间内实现目标。目标是你的工作头绪，你应当把年度要完成的任务列成若干个目标书写出来，找出其中的核心目标，依次排列重要性。然后，依照你的目标设定一些详细的实施计划。列一张总清单，把今年所要做的重大任务都列出来，并进行目标切割： 年度目标切割成季度目标，列出清单，每季度要做哪些事情。 季度目标切割成月日目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形时便及时调整过来。 每个星期天，把下周要完成的每件事例出来。 每天晚上把第二天要做的事情列出来 。

11、,设立明确的目标,80/20定律,用你80%的时间来做20%最重要的事情，因此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。事有轻重缓急，然而到底应重点、优先做哪些事情，却需要你自己判断。,每天腾出思考时间,每天至少要留给自己半小时到1小时的“不被干扰”时间，在这些时间里，可以依照当日的工作安排把工作思路再整理一下，或者在中途停下来反思一下自己做得对不对，还有没有更好的方法。,一次就做完,同一类的事情最好一次把它做完。假如你在做纸上作业，那段时间就都做纸上作业；假如你是在思考，那么索性把这一天需要思考的内容都检阅一遍；需要打电话时，最好把电话累积到某一时间一次打完。当人重复做一件

12、事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。,时间日志的作用不言而喻，它不仅让你更珍惜时间，提醒你注意办事效率，还能在你忙得失去头绪的时间给你最清晰的指点。你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录下来。从你苏醒的那一刻开始，对一整天行踪做一番有条理的跟踪报道。以事件为单位，着重记录花在每件事情上的时间，并可简约描述你办事的过程。一天做了哪些事，浪费了多少时间，哪些时间办事效率比较高，哪些时间适合作机械性的事务，时间日志都有详细记载。长期坚持下来，你就对自己的工作能力和工作方法有比较全面的了解，可为今后改进方法，制订适合自己的工作计划打下坚实基础。,做好“时间日志”,【自测自评】你的时间管理有效率吗？

13、 时间对任何人而言都是重要资源，对职场人士更是珍贵；然而在环境的压力下，一般人常会放弃自己职业上应做的事，而去解决一些突发状况或干扰最大的事，结果把生活步调弄得天天都在应付突发的紧急情况，无形中牺牲许多生活及工作上的乐趣和享受。 你是否有时间管理不良的征兆？看看以下这些问题： 1你是否同时进行着许多个工作方案，但似乎无法全部完成？ 2你是否因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前该做的事？ 3如果工作被中断你会特别震怒？ 4你是否每夜回家的时候累得精疲力竭又觉得好像没做完什么事？ 5你是否觉得老是没有什么时间做运动或休闲，甚至只是随便玩玩也没空？,评价 对这些问题，只要有两个回答“是”的话，那你的

14、时间管理就出了问题。有效的个人时间管理必须先对生活的目的加以确立。先去面对并发现自己生活的目标是什么，问问自己：“我每天在办公室的8小时究竟为什么而忙？”“到底想要什么？完成什么？”问自己这些问题也许不是挺舒服的事，但对自己的工作生活颇有启发作用。接下来应要求自己“凡事务必求其完成”，未完成的工作，第二天又回到你的桌上，要你去修改、增订，因此工作就得再做一次。不管有没有再拖下去，订单的退件率、客户的抱怨很可能因此随之而来。 【习惯训练】以结果为导向的时间管理训练 一个人之所以取得比别人更大的成就，时间管理是其中非常重要的因素；你若想在工作中取得更大的绩效，就必须从改善时间利用着手，切实对有限时

15、间资源做最精明的管理。绩效就是你的产出，在时间管理上，最关键的是履行以结果为导向的目标管理原则。,要把时间管理好，首先要作一番基础性的自我心理建设。 （1）认识：每一个人皆拥有一天24小时，而成功的人单位时间之生产力则明显地较一般人高。您要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望。充分认识到以结果为导向的时间管理是关于人生成败的重大战略事件。仅仅认识到时间等于金钱是不够的，实际上，对你来说，时间的价值高于金钱。这样在时间管理上下一番工夫，你才谈得上塑造自我理想，建立完美自我形象，不断地学习。若能每天节省2小时，一周就至少能节省10小时，一年节省500小时，则生产力就能提高25%以上。 （2）意志：有

16、了正确的认识还不够，你还必须不断强化这种认识，将它置于你严格的意志监督之下，切实树立时间管理的目标 （3）操练：时间管理既是一种观念，更是一种技巧。观念与行为之间还有一段差距，你必须经常地去演练，才能养成良好的时间运用习惯。 （4）决心：下定决心持续学习演练，直到能运用自如。,时间管理的心里建设,臂如射标，一定要有一个靶，才会射中标的。同样的，人生若没有目标，只会任由环境影响，而非自己影响环境，根据耶鲁大学研究，只有3%的学生为自己订下目标，而其他的学生则没有。长时间的跟踪研究发现，当初订下目标的3%学生，其成就远超过其余97%学生的总和。 一般人不愿为自己设定目标的三个原因： 恐惧：怕万一达不到怎么办？他们被想象中的失败吓住，没有承担夫败的勇气。 无此意愿：为何要设定目标，认为每天过得好好的就可以了，这种人得过且过。 将行动当成就：每天忙来忙去，好像很有成就感。其实行动不等于成就，有结果才算有成就，所以一定要参照目标设定成就目标。 在设定你的目标时一定要参照目标设定原则目标要具体；目标必须是可衡量的；目标是可能实现的；目标是切合实际的；一定要设定时间表。,策略性的目