《秘书基础教案第九章(精)》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书基础教案第九章(精)（35页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第九章9-1 会议的概述教学目标知识目标： 1.了解会议的概念、要素和种类。 2了解会议的作用及加强会议控制的方法。能力目标 ：掌握常用的工作方法与要领德育目标：培养事业心和责任感教学重点：会议的要素教学难点：会议的种类教学方法：讲授法课时安排：一课时教学过程：【导入新课】 操办会议事务，为领导人安排会见、会谈、是秘书人员的一项重要工作，秘书人员要做好这项工作，应当了解哪些知识,具备什么能力呢？【讲授新课】一、会议概念 会，就是聚会，集合，回合；议，就是商讨，议论。会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式，如全体会议、工作会议；会议还是一种经常商讨并处理重要事务的常设机构和组织，如中
2、国人民政治协商会议，部长会议。二、会议的要素 构成会议的要素有：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持者、会议参与者、会议议题、会议进行的方式方法、会议的文件、会议的结果、会议的费用等。三、会议的种类 按规模分：特大型会议（万人以上）、大型会议（千人以上）、中型会议（几十人至数百人）、小型会议（几人至几十人）。 按会期分：定期会议、不定期会议。 按级别分：中央级、地方级。 按功能分：决策性会议、分工协调会议、动员会、总结评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会。 按召开方式分：集中会议、分散会议；电话会议、电视会议、广播会议、网络会议。 按涉外与否分：国内会议、国际会议。 按秘密等
3、级分：公开会议、内部会议、机密会议。 按内容分：综合性会议、专题性会议。四、会议的作用 交流信息，互通情报；发扬民主，集思广益；增进了解，促进团结；科学决策，协调行动。五、会议的控制 会议有很多积极作用，但会议不是实行领导的唯一手段，如果事事都必须开会才能解决，势必形成会海，造成时间和精力的浪费，经济的浪费，信息的重复和浪费，滋长不正之风。加强会议控制，秘书人员应该做什么？ 1改变会议观念，提高工作效率。摈弃凡开会必须请领导的旧观念，敢于负责，把问题解决在现场、基层。 2会议要有领导、有计划、有制度。 （）坚持一支笔审批制度，明确各种会议的审批权限和会议的职能范围。 （）明文限定一定时间内召开
4、的会议的次数、会议日期、会议地点。 （）不开无准备的会议。 （）会议决议的事项必须落实，不重复开会。 （）降低会务费用标准，不发高档纪念品，不组织集体照相和游览，不硬请领导参加。【课堂小结】 会议作为人类特有的活动方式，有它自身的构成要素。会议的种类各式各样，作用各不相同，会议的组织工作要求周密细致。会议包含大量的知识和技能，作为秘书人员，应该了解会议工作的知识，掌握基本办会的方法，在每次会议中做有心人，协助领导开好每一个会议。【课后练习】一、单选题 1按会期分，会议可分为（ ）和不定期会议。 A集中会议 B.综合性会议 C.专题性会议 D.定期会议 2.按内容分，会议可分为（ ）和专题会议。
5、 A.集中会议 B.综合性会议 C.电话会议 D.分散会议 3按召开方式分，会议可分为集中会议和（ ）。 A.电话会议 B.内部会议 C.机密会议 D.定期会议二、多选题 1构成会议的要素有（ ）。 A.会议时间 B.会议议题 C.会议事件 D.会议结果 2按规模分，会议可分为（ ）。 A.中央级 B.地方级 C.大型会议 D.中型会议 3按功能分，会议可分为（ ）。 A.专题性会议 B.信息交流会议 C.总结评比会议 A.专题性会议9-2 会议的前期准备教学目标 知识目标：掌握会议前准备工作的内容 能力目标：掌握会议前期准备工作的基本方法，常用的会议通知和会议管理性文件的写法 德育目标：培养
6、终于职守，乐于奉献的职业道德，培养踏实、细致、周到、一丝不苟的工作作风。教学重点：会议前准备工作的内容教学难点：会议前期准备工作的基本方法,常用的会议通知和会议管理性文件的写法教学方法：案例教学法、实验法课时安排：三课时教学过程：【导入新课】 办文、办会是秘书工作的内容，办会指的是办理会议事务的工作。办会，包括会议的前期准备、会中服务和会后服务几个环节内容。凡事预则立，不预则废，秘书在会议前期的准备中该做哪些工作？如何才能做好这些工作？这堂课我们告诉你这方面的知识，并帮助你掌握会议前期准备的方法。【讲授新课】 一、会议前的准备内容 会议前的准备工作内容有： 安排会议议题、确定会议时间、确定与会
7、人员、确定会议方式、确定会议场所、确定会议议程、确定会议日程、制发会议通知、准备会议必需品、布置好会场、准备会议文件资料。二、会议前期准备工作的基本方法 1安排会议议题 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议的议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。如果没有明确的议题，开会的时候会出现怎样的局面呢？ 案例一 ：跑题会 某部召开常委会议，学习上级下发的文件，与会的常委都是基层单位的领导，大家一段时间没有见面，聚在一起特别热闹，彼此都忙着交流信息，联络感情。开会前你争我抢地发言，会场静不下来。会议开始，主持人传达完文件的内容，让大家就文件内容表态时，会场上
8、却出奇的安静。看报的，喝茶的，交头接耳的，就是没人往正题上说。这时，某领导发言了，挑头说起了与会议内容不相干的内容。会场立即活跃起来，整个会场生发出去，热热闹闹地跑了题。会议的时间很快到了，主持人无奈地只好宣布散会。同时，他让秘书整理一份会议讨论情况，向上级汇报。秘书心里想，大家都跑题了，什么都没有说，让我怎么写呢？ 提问如何确定会议议题？（基本方法） 一是由领导提出； 二是由秘书部门上下广泛征求意见后，按重要程度、缓急程度提出，简要拟出近期会议安排议题的书面材料，送有关领导审定后纳入会议计划。这种书面材料一般按顺序逐条排列即可。 小窍门 一次会议的主要议题不宜过多。重大议题以一会一题为妥，议
9、题多了会出现多个主题。安排议题时，要考虑与会人员的心理，将最重要的、最复杂的议题先讨论。因为人对首先接触的事物会产生新鲜感，对后接触的事物缺乏新鲜感。 2确定与会人员 合理确定与会人员，应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件等，与会人员一般包括主持人、记录员、来宾、会议代表、列席代表听众等。对出席会议的人数要有精确的统计，以便做好其他准备工作。如果秘书人员工作不细心，就会给领导造成工作上的被动，不信你看： 案例二 ：漏了技术干部 某集团军传达中央工作会议精神，要求传达到师以上干部。会议刚结束，就有几位老干部接二连三地打电话找军政委，问为什么不让他们参加会议，有的老干部还
10、发起了牢骚，搞得军政委很窝火，还得一个劲地在电话里做检讨。放下电话一查，原来秘书处在通知参加会议名单中，忘记了这几位享受副师级待遇的技术干部。 3确定会议时间 会议起止时间，也称会期。确定会议时间力求科学，避免耗时费财，保证与会议有关的主要人员基本到会。确定会期的方法： （ 1）事先做一个调查，把握全体与会者都较方便的时间段。任意安排一个开会时间，可能会打乱某些人的日程安排。 （ 2）选择与会者中关键人物最佳的时间开会，以保证这些关键人物集中精力开好会议。 （ 3）避免会议召开期间与企业重要的经营活动冲突，或者避免打扰企业的正常运行。 4确定会议方式 根据会议议题和与会者的具体情况，考虑采用何
11、种方式召开会议；或集中开，或利用电话、广播等方式分散开。 5确定会议场所 案例三 ：会场太小了 某上市公司召开股东大会，会址选在公司的小礼堂。可是开会时来了很多股民，都是小股东。按以往情况，很少会有小股东来开会，会议人数一般按大股东预定，会场也不需要太大。现在小股东懂得行使自己的权利了，纷纷要求要求参加会议，这样一来，就出了麻烦，会场根本无法容纳到会的股东。面对指责。公司只得临时改换会址，搬到市体育馆，耽误了很多时间。 小窍门 如何确定会议场所？ （ 1）大小适中 会场的空间必须足够大，平均每个与会者拥有 2 平方米为宜。空间过大，彼此难以亲近，会议气氛会受影响。 （ 2）地点合适 宜定在与会
12、人员比较集中便利的场所，距离主办单位也不宜太远，以避免给会务工作造成不便。会期长的可尽可能靠近住宿处，以方便多数人为原则。还需考虑环境的清静，保证会议不受干扰。外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用支出，考虑衣食起居的舒适等等。 （ 3）附属设施齐全 桌椅、照明、音响、通风、网络、通信、安全、卫生、餐饮、住宿、服务、娱乐、供电、交通等均要考虑。 6确定会议议程 会议议程是对已确定的议题列出发言或讨论的先后顺序。议程应当简明概略，并冠以序号将其清晰地表达出来。 7制定会议日程 会议日程是结合会议期间的所有活动作逐日的具体的安排。拟订会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括：时间、地
13、点、内容。 小窍门 （ 1）重要的议程必须列在整个议事日程的前项。 （ 2）必须合理分配各项议案的时间，为重要的事项留足时间。 （ 3）注意效率，每次议程不必太杂，内容不必太长。 （ 4）议程是提醒与会者做好准备，所以议程要提前发，可以和会议通知、日程安排一起发。 （ 5）提前送发与议程有关的材料，可以减少会议讨论时间。 （ 6）会议持续两个小时以上者，安排中间休息；会后还要留出社交时间。 8制发会议通知。 发会议通知主要有书面（文件、信函、请柬、报纸、墙报、海报等）、口头、电话、传真、电子邮件、广电媒体等多种方式，根据会议范围、会期长短选用。 细节注意 在发会议通知时认真确定与会人员的范围，
14、保证给确定的每位与会者发送会议通知。通知的信封上应准确标明与会者的详细地址、工作单位、姓名等，并在显著位置上醒目地标出会议通知的字样。可将会议中使用的有关票证（入场券、代表证、座次号、编组名单以及就餐证、乘车证等）与会议通知一并发放。 9准备会议必需品 会议必需品有：纸、笔、本、签到册、座位名签；饮料、茶叶、茶杯、烟缸、纸篓；音响、录音、录像设备；通风、照明设备；电脑、投影、白板等演示设备；横幅、标语、气球、旗帜、会标、台布、花卉等宣传用品；磁带、票箱、奖品、代表证等特需用品。调配工作需要十分细致，关键是要做好登记，以免丢失，或者万一丢失，便于查找，以便购置。秘书人员可开列物品清单，以免遗漏。10布置好会场 如何布置会场？ （ 1）摆好会场座位 ：可以按不同的规模、主题选择不同的座位布局（各种座位的摆法见下图） A日常办公会、小型座谈会，宜采用圆形、椭圆
