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1、会议秘书工作范文 会议秘书工作一、会议的作用与种类会议是社会生活、政治生活中一种经常的广泛的活动形式。各国各界、各行各业、各党各派无不使用这种活动形式。国外一些社会学家断言,人类进入了一个会议的时代。全世界每年举办的各种会议数十万个,与会者约上亿人次。法国是世界上最大的会议中心。至于全国基层单位举行的会议就更多了。原来我认为中国的会议多,资本主义会议不多,其实不然,据说日本的国家工作人员40的时间在开会,真正成为会议的海洋。在我国,会议已成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一,已经成为各级党政机关、企事业单位进行民主决策和处理日常工作的一种重要方式,是宣传、贯彻、执行党和国家的
2、路线、方针、政策,统一思想,提高认识,交流经验,布置工作,统筹协调,解决问题的重要手段。它体现着党的民主集中制原则,集体领导原则和群众路线原则。我们党的历史上,凡重大问题都是通过会议认真讨论才进行决策的。如在浙江南湖召开的第一次党代表大会、遵义会议、三中全会都是决定中国前途和命运的历史性会议。概括的讲会议主要有5大功能。一是决策功能,如三中全会通过认真研究,制订了党的一个中心两个基本点的基本路线。二是执行功能,如自治区4月中旬召开社会治安工作会议,这个会议传达贯彻中央召开的全国社会治安工作会议精神,制订了我区开展“严打”整治斗争的方案。三是沟通职能,如各种形式的交流会、情况通报会。四是协调功能
3、,各种形式的汇报会、协调会。五是监督功能,总结、评比会,都能起到监督的作用。会议的种类很多,一是工作会议,研究解决工作中的问题,推进各项任务的完成;二是业务会议,研究解决某个业务系统中的问题,如劳资会议、财政会议;三是座谈会议,如茶话会,不决定重大事件,主要是交流经验,统一认识;四是会议,如中国共产党成立80周年的大会。二、秘书在会议的各个阶段要做的工作会议秘书工作是秘书部门的一项基本职能。秘书要做的工作很多,概括起来就是办文、办事。会议秘书工作既办文,又办事,是一项综合性的工作,又是经常性的工作。这里有大量的文字工作,组织协调工作和事务性工作要做,是对秘书人员能力水平的检验,如果能把会议组织
4、好协调好,这说明你这个秘书是合格的。(一)要做好会议的准备工作。准备工作很重要,准备是否充分,直接影响会议的质量和效果。一个会议,可能一两天就开完了,但准备工作可能要一两个月,甚至更长。不同的会议,准备的内容不同,如党代会、人代会,主要是工作报告和人事的准备;工作会议主要是材料的准备,庆祝大会主要是讲话稿和会场的准备等。一般的说,准备工作包括以下内容:拟定会议工作方案;选定会议议题;拟定会议议程、日程、程序;准备会议文件;确定出席、列席会议人员;与会人员编组;选定、布置会场;排列座次;制作分发证件;发会议通知;制定会议须知;负责会议报到;会议秘书机构的置设及分工;申请会议经费。会议工作方案:包
5、括会议名称,会议内容,会期,会议的规模,日程、议程,会议的开法,会议的组织领导,宣传报道,会议文件准备,经费预算,食宿安排,保卫和保密工作等。会议的议题:就是会议需要研究解决的问题,是会议的主题和灵魂,其他准备工作都要围绕议题来进行。有的会议如最近在乌苏召开的教育转化“”痴迷者现场会议,议题就是一个,就是学习推广乌苏市教育转化人员的经验。有的一个会议有几个议题,如县委常委会,讨论职工下岗再就业问题,大学生的分配问题,财政问题。会议的议题要和会议的内容相适应,如县委常委会讨论的问题,就是在全县有指导意义和带有全局性的问题,那些下一级会议可以解决的问题或者个别单位可以解决的问题,不要拿到常委会议上
6、解决。党委的会议和政府会议讨论的问题也要有区别,党委会议讨论的问题多是政治问题、干部工作、党的建设及重大经济工作。具体的经济工作、行政事务应交给政府会议研究解决。会议议程:是会议解决问题的概括安排。会议日程:是指在一段时间内会议进程的具体安排,它可以使与会人员了解每天会议的安排情况。会议日程一般用日程表来表达。会议程序:是一次会议按照时间先后依次安排的步骤。会议程序主要是供主持会议的同志掌握会议进程之用,不需要发给与会者。会议文件的准备:在会议准备工作中,起草好会议文件是最重要的准备工作,花费的时间最长,投入的精力最多。文件的质量往往决定会议的质量,传达贯彻会议精神主要传达会议文件。会议的文件
7、往往比较多,有主要文件、参考文件、阅读文件。一般说来,领导讲话和工作报告是主要文件,要下大功夫写好。关于会议文件如何写,这里不能详细讲了,有几个同志专门讲这个问题。关于会议通知,会议准备工作基本就绪以后,要尽早发出通知,以便与会人员提前作好准备。通知由标题、正文、落款三部分组成。标题由会议的种类文种(通知)组成。正文:写清楚会议的名称、开会日期、地点、会期、议题、参加会议人员范围等。比较大型的会议有外地同志参加要写清楚报到地点,是否提供交通工具,可否带工作人员。落款:包括发文单位和发出日期,有的要加盖公章。关于与会人员的编排分组,分组的目的是便于讨论问题,一个会议,如果只开大会,就不必编组,如
8、果要讨论,人又很多,就要编组。编组的方法,一是按照地域分组,如召开自治区党委扩大会议,一个地区一个组;二是按行业分组,如党群口一个组,农业口一组,宣传文教口一组,政法口一组等,三是既按地域又按系统行业分组,按地区分几个组,机关按行业分几个组。领导同志可根据平时的分工,分到各组,主要领导可以不分组,愿意到那组都可以。小组召集人可以由二人担任,一般指定职务较高,组织能力较强同志担任,要有代表性,有民族的,有汉族的,有地区的,也有部门的。分组名单下面,还要注明讨论地点和小组秘书。关于会议秘书机构的设置和工作人员的调配。规模较大的会议都成立会议秘书处,指定几名负责人,秘书处下设几个组,如秘书组:负责值
9、班、组织协调、印发文件;会务组:负责会场的布置、管理、服务;宣传组:负责宣传报道和对记者的组织管理;翻译组:负责翻译成几种文字;保卫组:负责安全警卫;总务组:负责接送、食宿、文娱活动、医疗保健等。会议规模小,不要设这么多的小组,可以由会务组统一管起来。会议须知:一般包括5个部分。1、作息时间表;2、日程表;3、分组名单;4、会议秘书机构人员名单及房间号;5、注意事项,包括保密制度、请假制度、会客制度、安全要求及其他注意事项。会场布置:会场的布置直接影响会议的效果,会场的布置要与会议的规模和内容相适应,党的代表大会要朴素大方,人民代表大会庄严隆重,庆祝大会要喜庆热烈,追悼大会要肃穆庄严,座谈会要
10、和谐融洽,性会议要隆重典雅,工作会议要简单舒适。主席台一般安排主席团成员或者职务比较高的同志,座次可以按职务或姓氏笔划排列。主席台根据人数多少,可以设一排或二排、三排以上。座谈会可以不设主席台,主持会议同志座位在正对会场门口的地方。主席台上方可以挂会标,一般为红底黑字,字体庄重。如开党代会、人代会、团代会等还要挂会徽,会徽两边挂红旗,红旗一边五面为宜,为调节会议气氛,主席台前可以摆鲜花,会场的四周可以张贴标语口号。另外座位前桌子上要摆座签,有的只摆主席台,有的全体与会人员都摆座签。音响麦克风、译风都要准备好,会前要试试响不响。会议证是出席会议的凭证,上面标明会议名称,使用者姓名、性别、发证日期
11、、号码,有的还要贴照片。会议证又分出席证、工作证、记者证,可用不同颜色区别。(二)会议进行阶段要做的工作在进行阶段,要按照各自分工,做好会务工作和各项服务工作,确保会议的顺利进行。这里着重介绍会议记录和简报工作。会议记录是为起草会议简报、会议纪要乃至正式文件奠定基础,也是为会后进一步研究问题,总结工作提供重要参考材料,也为查考历史提供依据和凭证。如遵义会议是历史上具有重大意义的一次会议,但因没有记录,对会议的重要情节长期没有搞清楚,1984年发现陈云同志在长征途中传达遵义会议的手稿,手稿是根据会议记录的,为搞清遵义会议的真实情况提供了依据。搞好记录,要本着三个原则,一要按照会议的真实情况,忠实
12、的记录,凡记下来的要符合原意,不能根据自己的好恶,歪曲人家的发言,听不清的要问一下,核对一下。二是要快,字要小,字距要短,可以使用简称。三是择要而记,记录一小时只能写3000多字,而说话可以达10000多字,无论如何记不下来,记录要抓住要点,记主要观点、精辟论述、结论性意见以及有争议的问题,一般性的内容可以不记。比较大型的会议,一般都出简报,简报的作用有:一是便于领导同志了解会议全貌,掌握会议进程,对会议进行指导,发现问题及时解决;二是便于各与会人员交流经验,沟通情况;三是为日后研究工作提供可靠的资料。写简报要做到四点。一是简报要简,要突出重点,精练内容,最好不超过1000字,有的简报不简,有
13、言必录,把发言的全部内容都写上了,使人看了头痛;二是要快,一般情况,上午的发言,下午要写出来,下午的发言晚上要写出来,第二天上午要送到与会人员。有的简报几天写不出来,会议开完了,简报才出来,成了马后炮;三是真实客观,包括人名、地名、时间、数字、引文,都要准确无误。对事实不能有任何夸大、缩小、虚构,更不能把自己的观点强加于人。为了做到真实,写好后,要交当事人过目;四是突出重点和特点,现在简报通病就是没有特点,空话,套话太多,泛泛的一般表态,给人千篇一律,千人一面之感,这种简报实在不愿意看。简报要舍弃一般的内容,在开头交代某某组在谁主持下讨论,哪几位同志发言,然后开门见山,把最精辟的内容写出来。(
14、三)会议结束阶段,这阶段时间短促,要做的事情比较多,秘书这个阶段也比较忙,搞不好容易出差错,这个阶段要清理文件,哪些可以带走,哪些要收回,要开出单子,对走的人需要帮助买机票、车票。对会议形成的文件,有些需要会后修改定稿印发。有的会议会后要写纪要。关于会议纪要的写作,有同志专题讲,我不重复。三、改进会风,提高工作效率开会是进行决策,指导工作不可缺少的方式。但如果过多过滥,形成会海,也会劳民伤财,造成灾难。会议太多,特别是无关紧要的会也要领导参加,使领导宝贵的时间淹没在会海里,没时间深入基层,调查研究,解决问题。开会就要花钱,有限的经费被无用会议占用,使该解决的问题解决不了,也给交通和宾馆造成紧张
15、。有的利用开会之机大吃大喝,乱发品,有的以开会之名,搞公费旅游,在群众中造成不良影响。这些现象必须克服。如何改进会风,提高会议效率,首先要控制会议的规模、规格和会期。一是从会议内容上控制。凡是可开可不开的会议坚决不开,不解决问题的会议坚决不开,可以合并的会议不单独开;二是从会议规模和规格上控制。本着宁少勿多,宁小勿大的原则,严格控制会议规模和规格,参加会议的人数减少到最低限度。凡能开小会解决的问题就不要开大会,凡参加一个人能解决的问题,就不要来两个人,少带或不带工作人员。部门能解决的问题,不要以党委或政府的名义开会。部门的会议不要都请领导参加,确有必要,可只请主管领导参加,其他领导不要陪会;三
16、是从会议时间上控制。本着宁短勿长的原则,开一天能解决问题的会,不要开成两天,开半天能解决问题的会,不要开一天。时间安排要紧凑,不要搞得松松垮垮。有的会开的长与讲话不精练有关,废话、空话、重复的话太多。一件事情张书记讲了,李书记讲,托乎提县长讲了,买买提县长又讲,讲话的角度差不多,观点差不多,内容差不多,浪费时间。一个人讲清楚了就可以了,别人不要重复,如果要讲要有新内容;四是从会议形式上控制,可以用电话、电视、广播等手段办到的事情,如表彰先进等,可以不开会,能用电话会、电视会解决的问题,就不要把人召来开会;五是从会议经费控制。规定会议经费标准,不得突破,不得挤占其他经费,不得摊派,转嫁负担。(二)会议要俭朴节约,禁止以开会之名大吃大喝,铺张浪费,乱发钱物,禁止以开会之名搞公款旅游,国家明文规定不得到黄山、桂林等风景区开会。(三)会议内容要实在,要确能解决问题。反对搞形式主义,作表面文章或会而不议,