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1、专业技术人员沟通与协调能力的提升(二)北京航空航天大学 王悦一、专业技术人员的组织沟通 （一）会议沟通 1. 会议的概念与分类 （ 1 ）什么是会议 会议是有组织、有领导地商议事情的集会，一些无领导、无组织、无目的的聚合议论、闲聊，则不能称之为会议 . （ 2 ）形成会议的主要条件 有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。 （ 3 ）会议的类型 按照会议的组织形式分：常务办公会议，办公扩大会议，员工大会或员工代表大会； 按会议的内容性质分：研讨会议，培训会议，社团会议，展览会议。 2. 高效会议的组织 （ 1 ）会前准备工作 1 ）明确会议的必要性； 2
2、）确定会议议题与目标； 3 ）确定会议场所； 3 ）安排会议时间； 4 ）确定与会人员； 5 ）制定会议议程：按照轻重缓急安排事项的处理顺序，将每一个议题的处理时间明确标示出来； 6 ）发放会议举办通知。 （ 2 ）会议现场的组织控制 有效控制会议议题和议程，合理控制与会人员的行为，加强对会议的组织协调。 （ 3 ）做好会后工作 整理会议纪要，报道会议消息，监督检查执行情况。 （二）书面沟通 1. 书面沟通概说 （ 1 ） 书面沟通的含义 书面沟通是人们按照社会交往规则而进行的文书性写作活动 . （ 2 ） 书面沟通的特点 应时 按时代的规则写作 ； 应人 按对象的需求写作 ； 应事 为解决问
3、题而写作 。 （ 3 ）书面沟通的种类 行政公文，计划类文书，报告类文书，法律性文书，新闻性文书，日常事务类文书。 2. 书面沟通的基本要求 制发文书要符合身份，书面沟通要符合法律法规，按照逻辑顺序安排文体结构。 （三）组织中的人际沟通 1. 上级 下属人际沟通 （ PPT11 ）上级沟通行为模式类型的辨别：一个明智的沟通者，应当对自己和沟通对象都有一个事先的了解和判断，以使自己主动采用合适而有效的方式与对方沟通。 （ 1 ）支配一温和型：理想的上一下级人际沟通行为模式。 在组织中，一个支配温和型的领导，往往以任务的完成和问题的解决为关注焦点，注意调动组织中的所有成员的积极性和自觉性，试图发挥
4、每一个成员的潜力。 一个支配一温和型的领导，是一个在下属心目中温和而坚决、友好而强有力的领导。 2. 下属上级人际沟通：面对不同类型上级的沟通准则 （ 1 ）与支配敌意型上级的沟通准则 尊敬，但不要表现出对其权力构成威胁的迹象； 概括表达自己的理解时，谨慎措辞；如有可能，将自己所理解的付诸文字，并注意表述的得体谦卑； 愿意让他居功；将结果与上级的权力和形象挂钩； 使他了解你工作中的最新情况； 适度开放，表现你直率、坚定的形象。 （ 2 ）与顺从敌意型上级的沟通准则 不要过于咄咄逼人而对上级的安全感造成威胁； 不要过于热衷于社交和显得太活跃； 通过实际的行动赢得信任（而不是夸夸其谈）； 不要在工
5、作态度和工作业绩上造成过于急速的变化； 将结果与其安全感的需求（如单位运作、顺利完成上级任务等）结合起来。 （ 3 ）与顺从温和型上级的沟通准则 对与上级漫无目标的沟通行为不予控制； 将结果与上级的受欢迎度及认可度结合起来； 帮助他管理，实行进度督查； 提议和报告始终简洁明了； 留出一定的时间进行社交。 （ 4 ）与支配温和型上级的沟通准则 强调任务目标的实现； 坦诚、直率的表达自己的观点（感受）； 对异议坦然接受。 （ 5 ）支配温和型：理想的下上级人际沟通行为模式 在态度上确立自己支配温和型的沟通行为模式； 在具体的沟通活动中注意基本的沟通技巧。 3. 同级之间的人际沟通 （ 1 ）不同沟
6、通行为模式对待同级关系的态度 1 ）支配敌意型对于同级关系的看法 通常很了解同级之间的权力状况，并且不满意于这种状况，试图获得对同级的控制权。 2 ）顺从敌意型对于同级关系的态度 针对同样属于顺从敌意型的沟通对象，其评价多为“懵懂，不知道自己在做什么”，并认为由于他们缺乏能力和技术，和这种同级共事是很危险的事情。 针对顺从温和型的漫谈和无目标，他（她）会以“不安分的”、“拒绝严格按章办事”来评价同事，并同样将与这种同级共事视作是有很大风险的事情。 针对支配敌意型和支配温和型的同事，其通常会认为对方是“能干”而“有野心”的。 3 ）顺从温和型行为模式对同级关系的态度 通常对权力并无太大兴趣，重要
7、的是大家和睦相处。 4 ）支配温和型行为模式对同级关系的态度 不将同级视为有威胁的竞争者，也不视其为亲密朋友；他们的目标指向合作问题解决和目标实现。他们希望通过共同配合和努力来完成任务，并使每个人的优势都得到发挥。 5 ）与支配敌意型行为特点的同事争夺控制权；对顺从敌意型行为特点同事的犹豫观望提出警告；对顺从温和型行为特点同事的散漫及盲目乐观加以引导 二、专业技术人员的大众媒体沟通 （一）以合作心态对待媒体 1. 媒体是我们的“工作伙伴” 第一，新闻媒体可以通过其广阔的传播覆盖面，向公众传递党和政府以及各行各业的有关信息，唤起公众对决策内容和各类信息的关注和参与，减少公众对事件真相及有关决策的
8、误解和抵触。 第二，新闻媒体通过提供真相，反映情况，可以促使决策层更加了解真实情况，特别是当某些政府机构或部门欺上瞒下、官僚主义等原因而造成信息流失或失真时，新闻媒体通过行使其舆论监督功能，打破消息封锁和撕破谎言，就可能唤起上级领导对有关问题的关注，从而加快某一问题的解决。 第三，新闻传播机构拥有专业性的人员队伍和技术设备，它的时效性、客观性等职业特性所带来的社会信任度，比之当事单位自身的传播，具有更有效的说服力。 第四，新闻媒介可以运用自己独特的表现方法，把传播者传统的组织传递方式转化为生动逼真、感染力强的传播手段，从而让公众心悦诚服地接受传播者的政策法规和处置措施。 2. 与媒体沟通的原则
9、 （ 1 ）遵循新闻传播规律，尊重记者的工作责任和职业特性 尊重记者维护事实真实的立场和维护社会良性发展的责任心 了解记者关注的新闻点 1 ）未来将要发生的事件； 2 ）当事方不让报道或对报道有争议的内容； 3 ）与受众切身利益相关的事情； 4 ）拓展公众想象空间的话题等。 尊重媒体的立场和新闻策划 （ 2 ）接受采访是最好的媒体沟通方式 1 ）以时效性抓住媒体的眼球； 2 ）新闻的时效性决定新闻发布的若干时态法则； 新闻发布要写明事件发生的具体时间，向记者报告特定的时间，最好精确到“时分”，突出事实的“现在进行时”； 新闻发布的事实时序不能颠倒，否则就会歪曲事实的因果关系，改变事实的性质。叙
10、述事实可以运用倒叙或插叙，但不能违反事实因果关系的顺时态； 要把事实发生或发现与新闻发布的“时间差”缩小到最低程度，时间差越小，新闻发布的时效性就越高。 要注意纸质媒介的截稿时间。比如报纸，日报的截稿时间是晚上 12 点，晚报的截稿时间为上午 10 点，电视新闻的截稿时间是在下午 6 点。 3 ）用事实与细节给记者“喂料”； 4 ）用新闻语言与媒体共鸣。 （ 3 ）真实坦诚 1 ）永远讲真话 真话才具有权威性和公信度，才能体现受访者坦诚开放的形象。 2 ）采用前门策略 3 ）通过提供事实材料显示坦诚态度 （ 4 ）建立长期的友谊与合作 1 ）建立媒体档案； 2 ）给记者留下联系人的电话号码；
11、3 ）开通与媒体沟通的多种渠道。 （ 5 ）与媒体沟通信息的不同方式 1 ）新闻通稿，由当事单位拟定好的对某一事件的报道，供新闻媒体在报道中使用。只发新闻稿就不用回答记者提问，避免了回答难以回答的问题。 2 ）新闻发布会（广义）：从广义上来讲，各类组织就重大事项向社会公布消息、发表意见并接受记者提问的信息发布活动。具体又分为： 新闻发布会（狭义）：以新闻发言人公布事件和意见为主，不安排记者提问； 记者招待会：以记者提问、新闻发言人回答为主要内容； 媒体吹风会（背景吹风会）：对即将举行的活动、会议、各种计划或将要发生的事变提前向记者透露某些信息； 媒体见面会：由国内外高层首脑或杰出知名人士接见记
12、者，并应邀发表简短讲话、回答记者提问。 3 ）接受记者的采访，通过接受媒体的集体采访、单独采访（专访），来发布解释有关事件的新闻。 3. 不同情境下与媒体沟通的方法 （ 1 ）突发事件中与媒体的沟通 1 ）抢第一时间发布信息 在事件刚刚发生、外界还不知道有关信息时，当事方就发布第一批信息，成为权威的“消息源”，而且要尽量把最主要的信息、立场提供给媒体，让记者抢发的第一篇稿子就是出自当事方发布的新闻稿，或者其中重要的内容就是出自当事方提供的信息。 2 ）尽量为媒体的采访提供方便 明确接待记者的人员安排，认定对外发布信息的责任部门和人员，掌握接待记者的程序 对一些有延续性的突发事件，要设立新闻中心
13、，并及时向记者提供情况和采访方便。 3 ）把握好事件刚发生时的传播要点 第一，告知公众事件已经发生；第二，对于受害者我们深表同情和关注；第三，我们正全力以赴采取措施。 4 ）关键问题的回应须慎之又慎 5 ）不断更新传播内容 6 ）控制不良、不实信息的扩散 及时发现谣言，准确做出判断；抓住要害，组织驳斥；要尽量避免重复谣言本身，以防公众只获取信息中的谣言片段而强化对谣言的信任；根据当时谣言的传播情况来决定辟谣的传播面。 （ 2 ）负面事件中与媒体的沟通 正视事件，表明态度；第一个宣布坏消息；严肃查处，堵塞漏洞；向媒体提供正面因素或者是富有人情味的故事。 （ 3 ）如何面对媒体的不实报道 冷静应对
14、； 分析事件：从哪些角度来指出？除了正面回应以外，是否还有其他的选择？ 与合适的人进行沟通 先与记者本人进行沟通；再逐级联系；联系其他媒体；直接影响公众 乱选择诉求 要求撤销或更正；要求刊登后续报道；要求道歉；要求存档；要求亲自阐述己方的立场和观点。 （二）与记者的现场沟通 1. 接受采访前的准备 （ 1 ）了解媒体 前来采访的媒体的有关情况；前来采访的记者的个人情况。 （ 2 ）确定传播的目的和内容 确定需要向其传达信息的受众及有关问题；审定接受采访的具体目标；针对上述问题，制作三条核心信息；确立一个主题，将其作为连接所有信息的主线；起草一份定位陈述，为整个采访确立框架或基础；准备答问提纲；
15、准备一些实例说明资料，以及一些可供引用的引言对所有的信息进行修订和简化。 2. 与记者现场沟通的技巧 注意把握发布信息的走向；确立底线法则；研究敏感的、难以回答的问题；易于为记者报道、编辑编排。 3. 注意不同媒介有不同的采访要求 （ 1 ）纸质媒体的采访 1 ）印刷媒介的采访通常更有深度，所以一定要做好充分准备。 2 ）记者向你联系采访事项时，就应问记者就此问题采访过哪些人，还打算采访哪些人，以对采访所涉及到的内容和观点做到心中有数。 3 ）确定记者是否录音，如果是，要假定你说的每一句话都会被记录下来；同时，还要注意形体语言和形象，因为记者完全可以用绘声绘色的文字描写你的言行。 4 ）注意说话的逻辑性和说理性，要重在讲事情的来龙去脉和道理所在；语言表达要准确明晰；同时向记者提供一定的文字资料和背景信息。 5 ）如果你希望审阅记者的采访稿，向他明确提出来。 （ 2 ）电
