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1、单位名称 1 1 无纸化供应商培训 财务共享中心 2015.07.22 单位名称 2 2 供应商新平台推广 01 02 0304 目 录 无纸化概述无纸化上线背景 无纸化业务改变 细节 无纸化上线准备 工作 05 供应商无纸化操作 说明06 注意事项与问题 解答 单位名称 3 3 01 无纸化上线背景 单位名称 4 4 人工操作，效率低 等待时间长 丢单率高 寄单不完整 整单时间长 沟通成本高 快递成本大 我们的现状 单位名称 5 5 1. 通过供应商对账和结算流程的优化，实现对账无纸化，减少纸质单据传 递环节，减少供应商邮递和人工成本； 2. 通过新平台的电子签章功能加强供应商对于账单数据的
2、认可效力，提高 账单数据确认过程的效率，避免账单数据不一致导致的后续纠纷； 3. 通过对现有付款账期流程的梳理，规范付款条款约定与执行，增加供应 商付款环节的透明度，提高供应商服务满意度； 4. 通过建立共享客服中心，向供应商开放统一、高效的共享服务窗口；同 时规范客服中心标准流程及操作规范，缩短服务响应时间，提升服务水 平； 。 无纸化实现目标 单位名称 6 6 02 无纸化概述 单位名称 7 7 对账无纸化票核自动化付款自动化 什么是无纸化 你以为无纸化只是对账无纸化吗？ 其实，无纸化是 单位名称 8 8 供应商 永辉共享中心 对账日登 录VSS平 台对账 VSS 10 开始 电子签章 对
3、账单 VSS 20 按照对账 单进行开 票 金税系统 30 进行发票 匹配 发票平台 40 打印匹配 通知单 发票平台 50 寄送匹配 通知单和 发票到共 享中心 人工 60 签收包裹 发票平台 70 发票二次 匹配完成 票核 发票平台 80 根据账期 安排付款 资金系统 90 结束 无纸化供应商结算流程总框架 一、无纸化简化结算流程 单位名称 9 9 有纸化供应商结算流程总框架 供应商 共享收发岗 共享对账组 票核付款组 开始 提交信息采 集表至共享 邮箱 结束 登记供应商 信息资料情 况表 核对对账单 据后邮寄共 享 登记单据接 收情况上传 VSS公告栏 移交对账单据 到对账人员 对账确认
4、 下载对账信 息单并打印 盖章 邮寄发票和 对账信息单 接收发票和对账 信息单并在VSS 公告栏发布 共享资金组 接收发票进 行发票审核 生成确认付 款单至资金 系统 付款 录入并提交 发票信息 单位名称 10 10 透明的信息查询：对账、发票、付款 状态时时查询； 透明的规则设置：系统自动化，无人 工干预，统一规则 ； 快 省透 无纸化 快速对账：供应商进行确认后，系统自动完成 财务确认，无需寄单据等待财务确认 快速票核：系统自动进行票单匹配，邮寄发 票至共享最多2天就能完成票核； 快速付款：系统自动生成付款单，自动付款， 无需人工干预； 省快递费用：无需邮寄业务单据； 省人工费用：无需本人
5、至窗口办理业务； 省丢单费用：无纸化对账，没有丢单问题； 省等待时间：对账、票核、付款系统自动完成， 大大节省结算时间； 无纸化特点 优势 单位名称 11 11 支持支持 发票管理系统电子签章 VSS系统 无纸化实现方式 单位名称 12 12 电子签章系统上线前后对比 上线前 浪费纸张、浪费时间 每页盖章，工作量大，效率低，耗 时长 单据过多，存储不便 必须打印对账单 上线后 节约纸张，节省时间 简化永辉财务的审核工作，提升结 算效率 附件减少，存储方便 不需打印对账单 保障电子信息真实、完整、安全1 减少纸张流转，减少打印成本2 无需折叠与盖章，节约时间3 付款更准时顺利，货款无需久等4 使
6、用电子签章优势 单位名称 13 13 抽取发票信息、减少发票手工录入工作； 提升了发票信息准确率，避免后期的因发票错误退回， 影响付款； 随时查询发票的全生命周期状态，掌握付款周期，如发 票是否匹配通过，永辉是否收到发票，发票是否验证通 过； 在线申请开服务发票（后期上线） 高速扫描仪，发票到永辉即可完成票核； 票核系统自动完成，大大节约付款等待时间； 供应商发票统一管理、统一查询，提高服务效 率； 永辉使用发票管理系统，实现以下功能： 供应商使用发票管理系统，实现以下功能： 发票管理系统 高速扫描仪 使用发票管理系统优势 单位名称 14 14 03 无纸化业务改变细节 单位名称 15 15
7、在VSS上勾单确认后，需将所有的纸 质单据寄送到共享中心进行财务确认 ； 对账日登陆VSS上勾单确认后，只需 等2-3个小时，由系统自动做财务确认 ，无需寄纸质单据； 给供应商带来的价值： 对账加速，不需要邮寄纸质单据至共享等待财务人工确认，整个周期缩短到半天以内 减少纸质原单的寄送，降低丢单率，同时节省每年的快递费用以及人工送单的费用 有纸化供应商无纸化供应商 纸质单据邮寄改变点 无纸化上线后，供应商在对 账时如果所对的单据既有8 月份以前的单据也有8月份 以后的单据，针对8月份以 前的单据仍然要寄纸质单据 至共享中心对账，8月份以 后的单据无需邮寄。否则会 影响到供应商的无纸化对账 ，所以
8、供应商8月份之前的 单据必须处理清楚。 非常 重要 ！ 单位名称 16 16 供应商只有对对账信息单盖完公章并 寄至共享后，才完成对账确认 供应商只需要使用电子签章在VSS进 行签章即可完成对账确认，无需邮寄 对账信息单 对账确认一步到位：只需用电子签章在VSS签章即可，省去打印和寄单麻烦； 供应商可以申请多个KEY，随时随地可以进行对账确认，不受公章存放地点的影响； 通过下载实现对账信息单的保存和归档。 给供应商带来的价值： 有纸化供应商无纸化供应商 对账确认改变点 单位名称 17 17 供应商根据对账信息单开完票后，需 要手工录入到VSS的开票单界面。 系统会通过发票抽取软件直接将发票信息
9、抽取到发票 管理系统中，不需供应商根据对账信息单开票时，只 需在发票备注栏填写对账信息单号，无需手工输入 发票录入 供应商在抽取发票时就能检查发票是否符合永辉要求，减少退票的可能性； 发票信息抽取可以帮助供应商快速录入发票信息，减少手工录入，降低出错概率 给供应商带来的价值： 有纸化供应商无纸化供应商 无需手工录入发票信息 单位名称 18 18 发票匹配由财务人工进行： 效率低； 出错率高； 供应商等待时间长； 发票匹配由供应商在系统中完成： 在供应商端就能确保供应商开具的发票与对账 信息单要求的信息一致； 若因特殊原因不一致，可申请强制匹配； 打印匹配通知单，表明匹配成功，只需邮寄匹 配通知
10、单和发票即可； 有纸化供应商 无纸化供应商 发票匹配 供应商减少因为票核问题而导致的反复沟通以及单据传递 给供应商带来的价值： 发票匹配改变点 单位名称 19 19 寄送盖章的对账信 息单和发票到共享 中心 在发票管理系统中 将快递单号信息输 入到对应的匹配通 知单上，寄送发票 和匹配通知单到共 享中心 有纸化供应商 无纸化供应商 给供应商带来的价值： 供应商可以在发票管理系统中追踪包裹状态确认共享中心的签收状态 节省供应商大量不可控费用 追 踪 快 递 情 况 追踪单据邮寄和费用情况 丢单费 快递费 人工成本费 资金占用费 技术维护费每 年15003500 不等 有纸化供应商 无纸化供应商
11、费用不可控 费用可控 单位名称 20 20 发票票核 财务人工 票核 系统自动 票核 无 纸 化 有 纸 化 单据状态 业务单据 和发票状 态在VSS 查看 业务单据在 VSS查看， 发票状态在 发票管理系 统查看 有 纸 化 无 纸 化 新平台将提供高速扫描发票以及发票校验的功能，将大大提升发票票核的效率，从而加快整个 结算支付流程 对于发票状态，供应商可以非常清晰查询到 给供应商带来的价值： 发票票核和单据状态特点 单位名称 21 21 对供应商的付款更加透明更加规范 供应商可以随时查询到付款的进度 给供应商带来的价值： 按与供应商签订的合同账期， 以票核过账日期作为账期的起 算点，系统自
12、动生成付款单， 减少付款单等待时间 无纸化 付款单 有纸化 票核完成后，由财务人员凭 对账信息单手工生成付款单 ，速度慢，供应等待时间 长。 付款单业务改变点 单位名称 22 22 上线前，供应商需要拿着 开服务发票申请单到当地 财务处申请开服务发票 无纸化后，供应商只需要 在发票管理系统上进行在 线申请开服务发票即可， 无需再到当地财务处申 请。 无纸化 有纸化 申请开服务发票 供应商不需要再到当地财务处申请开发票，省时省力； 给供应商带来的价值： 注：该系统模块还未开发完成，后期开发完成后，会另行通知供应商。 单位名称 23 23 共享中心沟通方式 联系地址：福建省福州市金山桔园四路33号
13、永 辉超市总部二楼共享中心 共享热线：0591-86298162 0591-86298151 0591-86298154 公用邮箱： 800049564 前期沟通方式 QQ：800049564 电话打到共享 具体岗位 为供应商提供更多元化的更优质的服务，提高供应商的满意度 给供应商带来的价值： 沟通方式改变点 注：有些 单位名称 24 24 04 无纸化结算准备工作 单位名称 25 25 供应商无纸化结算的准备工作 操作步骤： （一）、下载信息采集表； 供应商登陆VSS系统消息管理公文接收，下载信息采集表EXCEL文件，如果下载不到，可通过关注 QQ号800049564，找永辉QQ客服人员索要
14、信息采集表； （二）、填写信息采集表： 因需要在系统中维护供应商信息，所有与永辉合作的供应商必须按照信息采集表的要求，将供应商信息补充 完整，填写要求如下：（1）同一个公司有不同供应商编码的，需按供应商编码分别填列；（2）纳税人名称和纳 税人识别号为必填项，且必须准确填写，以免影响发票匹配和付款时间； （三）：发送信息采集表至共享中心： 供应商将准确且完整的信息采集表通过邮件的形式发送至永辉财务共享中心客服邮箱：800049564 或直接邮寄至财务共享中心，邮寄地址：福建省福州市金山桔园四路33号永辉超市总部二楼共享中心 应付组（ 收） 电话： 准备工作一：发送新的信息采集表至共享中心 填写信
15、息采集表，发送至共享中心 单位名称 26 26 准备工作二：具备VSS系统权限、发票管理系统权限、安装抽取软件、制作电子签章 一、VSS系统登录 登陆界面： 登陆帐户：供应商编码； 登陆密码：初始密码为888888，如果后期有更改，以更改后密码为登陆密码； 注：还未开通VSS系统的供应商可以向采购申请开通 单位名称 27 27 二、发票管理系统登陆： 登陆界面： 登陆帐户：供应商编码； 登陆密码：初始密码为888888，供应商使用初始密码登陆后，为了帐户安全，应及时修改登陆密码 ； 注：还未开通发票管理系统的供应商可以向永辉财务共享中心客服部申请。 单位名称 28 28 三、安装发票抽取软件：
16、 软件下载地址：登陆发票管理系统下载专区点击下载 安装方法： （一）在解压开的的文件夹中双击 ，进入以下页面： 登录用户名：001 密码：123 单位名称 29 29 供应商登陆抽取软件系统后，应首先做好系统维护 维护供应商注册信息：登陆抽取软件系统维护注册信息注册验证 输入供应商税号，发送密码（密码可以自己设置，以后发票抽取和上传都是这个密码），然后点击 “确定”，若出现如下对话框，则表明注册信息成功。 单位名称 30 30 维护供应商注册信息：登陆抽取软件系统维护网络设置 网络设置说明： 服务器网址：服务器网址，后期会给供应商 是否为百旺开票系统：如果供应商使用的开票系统为百旺金赋的系统，则打，如果不是为百旺金赋 的系统，则不勾选； 开票系统安装目录：即供应商税控系统的
