专题7采购合同管理汇编

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1、1 采购管理实务 专题7：采购合同管理 目 录 2 任务1 采购合同管理 任务2 采购交货检验 任务3 采购货款结算 任务4 采购纠纷处理 一、合同履行原则一、合同履行原则 任务1 采购合同管理 采购合同的履行就是采购双方当事人按照合同的约定或 者法律的规定，全面地、正确地履行自己所承担的义务。 采购合同的履行主要包括订单管理（或签订合同）、进 货验收、货款支付和违约处理对采购管理等几个环节。 二、履行采购合约的督导二、履行采购合约的督导 uu履约督导的一般规定履约督导的一般规定 （1）为了供应商能如期交出合格的品质、数量，在签约后 需要进行督导； （2）履约督导要由验收单位或技术人员主办；

2、（3）督导发现问题应立即要求供应商改进、否则请采购单 位采取补救措施； （4）对于特殊采购案的采购，如紧急采购、大宗采购、精 密设备采购等要加强督导。 任务1 采购合同管理 二、履行采购合约的督导二、履行采购合约的督导 履约督导方式履约督导方式 （1）整体督导。整体督导是指自生产开始至交货验收 为止，买方派专人进行督导； （2）重点督导。重点督导是指视合约需要，到达供应 商工厂做抽样检查或检查合约内规定及要求事项。 任务1 采购合同管理 二、履行采购合约的督导二、履行采购合约的督导 国内采购对制造商履约督导要点 （1）物料准备是否充分，不足者有无补充计划； （2）设备工具是否齐全； （3）生产

3、计划与合同所列出品名、规格、数量是否相符； （4）预定生产进度的安排是否妥当，是否配合合同的交货期。 任务1 采购合同管理 二、履行采购合约的督导二、履行采购合约的督导 国外采购时履约督导要点 对贸易商的督导 与国外制造商的联系 是否通畅； 是否对生产进度有定 期的报告； 预期交货的数量及船 期的安排是否合理； 进口日期是否确定； 国外供应商如果无法 如期交货，有无补救措施 外购案由国外供 应商直接报价 外购案由国外供应 商直接报价的履约 督导，可寻求政府 驻外单位协助办理 或委托国外征信机 构办理。 外购案由本公司驻 外采购单位督导 外购案由本公司驻 外采购单位的履约 督导可视该国实际 情况

4、，依照国内采 购案的规定进行。 任务1 采购合同管理 三、合同执行三、合同执行 1、交货期管理 1）交期的概念 PO（发出订单） 到货 T（交货期 ） 任务1 采购合同管理 2 2）交）交期管理中买卖双方的责任期管理中买卖双方的责任 价格条款 买方 卖方 EX-WORK 指定地点至买方工厂 在指定地点交货 FCA 指定地点至买方工厂 在指定地点交货 FOB 启运港至买方工厂 卖方工厂至启运港 CIF 目的港至买方工厂 卖方工厂至目的港 DOOR TO DOOR 无 卖方工厂至买方工厂 工厂交货 “货交承运人（指定地点 ）”是指卖方只要将货物在 指定的地点交给买方指定的 承运人，并办理了出口清关

5、 手续，即完成交货 ex-work全名是工厂交货，简称EXW 买方责任：负责安排 包装（按买方要求）装车（买方自雇）运输（买方 自定运输路线并承担运输风险）出口报关（买方在出口国自行安排报关） 海运/空运（买方自行排船并承担海运险）进口报关（买方在进口地报关） 内陆运输至目的地（买方自行安排陆路运输）。 卖方责任：负责提供符合买方要求的货物。 EXW的好处在于，买方完全控制价格，可以最大限度的压低成本。 坏处在于，买方不熟悉出口地的通关环境以及运输条件，会造成很多不必要的风 险，有可能不但成本不会降低还会因为风险发生，而产生更多的费用 2 2、影响交期的主要原因、影响交期的主要原因 1）供应商

6、不能如期交货的原因： 超过产能或制造能力不足 转包不善 缺乏责任感 制造过程或品质不良 材料欠缺 报价错误 任务1 采购合同管理 2 2、影响交期的主要原因、影响交期的主要原因 2）买方造成供应商延迟交货原因 u采购时间不足 u规格临时变更 u生产计划不准确 u紧急订购 催货不积极 u技术指导不利 低价订购 任务1 采购合同管理 3 3）其它）其它因素因素 u战争 u罢工或停工 u自然灾害 u经济因素 u政治或法律因素 任务1 采购合同管理 2 2、影响交期的主要原因、影响交期的主要原因 3 3、交货期管理原则、交货期管理原则 1）事前规划 确定交货期 了解供应商生产能力 卖方提高生产日程及交

7、货时间 给予供应商合理的交货时间 了解供应商物流管理及生产管理能力 准备替代来源 任务1 采购合同管理 3 3、交货期管理原则、交货期管理原则 2）事中执行 了解供应商备料情况 提高必要的材料或技术支持 了解供应商生产效率 加强交货前的催促工作 交期及数量变更的通知 买方尽量减少规格变更 任务1 采购合同管理 3 3、交货期管理原则、交货期管理原则 3）事后考核 对迟交货原因进行分析 与供应商交换意见，提出改进要求 检讨是否必须更换供应商 选择优良供应商签定长期合同 任务1 采购合同管理 4 4、交货期对总成本的影响、交货期对总成本的影响 1）库存成本 缺货成本 隐形 成本 显性 成本 任务1

8、 采购合同管理 1）显性成本 成本项目 每年大约百分比 资金利息 10 税收 5 保险 3 仓库使用费 5 库存废弃 7-20 30 任务1 采购合同管理 2）隐性成本 成本项目 每年大约百分比 人工费用 15 固定设备折旧 7 计算成本：硬件+软件 3 二次质量成本 10 重新处理、处理损坏、额外损失 10 45 任务1 采购合同管理 3）缺货成本 u追加订货的运费及相关费用 u生产计划变更损失 u不能及时交货失去现有客户和潜在 u客户带来的损失 任务1 采购合同管理 6 6、交货期改善的方法、交货期改善的方法 u在供应链中更好地相互沟通 u通过谈判降低供应商的交货时间 u明确期望的交货期

9、u应用ERP管理与供应商达到信息共享 u将交期管理纳入供应商测评管理内容 任务1 采购合同管理 四、采购合同的修改四、采购合同的修改 u作业错误而经调查原始技术资料可予证实 合同签订后，如果发现作业错误而需加以更正时， 得以原始技术资料为准而经买卖双方协商同意后加 以修改，并将修改情况通知相关单位。 任务1 采购合同管理 u生产条件的改变而导致卖方不能履约的 由于合同履行督导期间发现因生产条件的改变，判定 卖方不能履行，但在物料的供应不能终止合同或解约 ，重新订购无法应急时，买方可以协商适度地修改原 合同后要求卖方继续履行合同。 四、采购合同的修改四、采购合同的修改 任务1 采购合同管理 u以

10、成本计价签约而价格修改有修订的必要 以成本价格的合约，由于成本的改变并在超过合同价格以不 再改变为原则，但是如有下列情况可以协商加以修改。 （1）由于生产物料的暴跌致使卖方获取暴利时，可以协商 修订价格； （2）由于生产物料的暴涨致使卖方履约交货困难，解约重 购对买卖双方不利时，可以协商修订价格。 四、采购合同的修改四、采购合同的修改 任务1 采购合同管理 五、采购合同的取消五、采购合同的取消 1.违约的取消 （1）卖方不履行合同 例如，交货的规格不 符、不按时交货，其违 约的原因可能是敌意、 无能力履行或其他无法 控制的因素所造成。 （2）买方的违约 例如，不按时签发信用 证而取消合约。 2

11、.为买方方便而取消 例如，买方由于利益或其 他原因不愿接受合同的物 料而取消合同，此时卖方 可要求买方赔偿其所遭受 的损失。 3.双方同意取消合约 在发生不可抗力的情形下 ，双方会同意取消合同。 任务1 采购合同管理 六、采购合同的终止六、采购合同的终止 1.采购合同终止的时机 在履行合同期间，因受天灾人祸或其他不可抗力的因素，使 供应商丧失履约能力时，买卖双方均可要求终止合同。 有以下情况时，买方可要求终止合同。 （1）发现卖方报价不实，买方可要求终止合同； （2）有严重损害国家利益的； （3）在履行督导时，发现严重缺点，经要求改善而无法改 进以致不能履行合同； （4）有违法行为而经查证属实

12、者。 任务1 采购合同管理 2.合同终止的赔偿责任 （1）因需要变更而由买方要求终止合约者，卖方因而遭受的损失，由买方 负责赔偿； （2）因卖方不能履行合同，如果属于天灾人祸或不可抗力因素所引起的， 买卖双方都不负赔偿责任。但如果卖方不能履行合同是人为因素，买方的 损失由卖方负责赔偿。 （3）因特殊原因而导致合同终止的，买卖双方应负何种程度的赔偿责任， 除合同中另有规定外，应会同有关单位及签订双方共同协商解决，如无法 达成协议时则可采取法律途径解决。 六、采购合同的终止六、采购合同的终止 任务1 采购合同管理 3.国内采购合同终止程序 买方验收单位根据规定终止合同时，应立即通知卖方，并在通知书

13、上说明 合同终止的范围及生效的日期。 合同终止责任如属买方时，卖方在接获合同终止通知书后，可在60天内申 请赔偿。如卖方未能在规定的时间提出请求，则买方依情况决定是否给予卖 方赔偿。 合同终止责任如属卖方时，卖方应在接获合同终止通知书后，在规定时间 内履行赔偿责任。如果终止合同仅为原合同的一部分时，对于原合同未终止 部分应该继续履行。 六、采购合同的终止六、采购合同的终止 任务1 采购合同管理 4.国内采购合同终止程序 卖方获取通知后，应立即按下列程序办理： （1）依照买方终止合同通知书所列范围与日期停止生产； （2）除了完成未终止合约部分的工作的所需外，不再继续进料、雇工等 ； （3）对合约

14、内被终止部分有关工作的所有订单及分包合约，应立即终止 ； （4）对于卖方对他人的订单及分包合同终止所造成的损失，可按终止责 任要求赔偿； （5）对于终止合同之前已生产的各种成品、半成品及有关合同的图样、 资料，依照买方要求送到指定的地点。 六、采购合同的终止六、采购合同的终止 任务1 采购合同管理 5.国际终止采购合同的程序 采购合同规定以收到信用证为准，并订明在收到信用证以后 多少日起为交货日期，由于其在签发信用证以前尚未具体生 效，此时不论买卖双方是否要求终止合同，可以直接通知对 方而不负任何赔偿责任。 六、采购合同的终止六、采购合同的终止 任务1 采购合同管理 6.国际终止采购合同的程序

15、 信用证有效日期已过而卖方未能在有效日期内装运并办理押 汇时，买方可以不同意延长信用证日期而终止合同，此时买 方不负有任何赔偿责任。 如果在交货期中终止合同时，除合同另有规定外，合同的终 止需经买卖双方协商同意后方可生效，否则可视实际责任要 求对方负责赔偿。 六、采购合同的终止六、采购合同的终止 任务1 采购合同管理 一、进货验收一般流程 厂商送来货物，仓管员需对照订 购单上订购物品的名称规格及 其他要求进行签收， 没有订购单 或超订购单送货（非免费部分） 原则上不允许签收， 特别情况需 由主管经理指示处理。 供应商送货 收货员凭订单验收 录入/列印商品验收单 审核商品验收单 验收单交供应商验收单交财务 任务2 采购交货检验 二、事先对交料做出限制 订购信息的处理 订购信息的范围应包含订单内容、 替代品、供应商评审等级及生产制 造能力等相关资料 限制提早交料 提早交料不仅会使库存增多，而且 扰乱遵守交料期的规则，避免提前 付款。 验收的速度 验收的延迟，会使： 供应商的交货期意识降低， 占用验收场地，使物品下落不够明确； 生锈、腐蚀、变质等而引起品质劣化 交料流量的平衡 交料时间和物品的流量应尽可能地 保持均衡，防止物品产生堆积、验 收时间延长。 在订购阶段，就必须考虑交料时间 及数量，避免劳逸失衡 任务2采购交货检验 物品的